Il servizio di videoconferenze su cloud di Lifesize rende
la formazione presso CareFlight un gioco da ragazzi

CareFlight

CareFlight è un ente di beneficenza australiano per la medicina aeronautica, che usa elicotteri, aerei e jet medici per fornire a oltre 5000 pazienti all'anno cure e trasporti urgenti nel Nuovo Galles del Sud, nel Territorio del Nord e nelle acque internazionali al largo delle coste dell'Australia. Il servizio di CareFlight si basa sul lavoro di squadra tra equipaggi, team di medici e coordinatori, che operano a stretto contatto per garantire che malati e feriti gravi ricevano cure di livello ospedaliero il più rapidamente possibile.

Il servizio richiede anche un impegno continuo nel campo della formazione. Tutti i medici e gli infermieri di CareFlight sono appositamente formati in medicina e trasporto preospedalieri. L'organizzazione è accreditata per fornire formazione negli ambiti di anestesia, terapia intensiva e medicina d'urgenza. Nel corso degli anni, ha offerto corsi di formazione in medicina e trasporto preospedalieri a centinaia di specialisti di terapia intensiva appartenenti a una vasta gamma di istituzioni sanitarie.

“CareFlight ha una forza lavoro molto distribuita, e abbiamo sempre pensato che la videoconferenza potesse essere uno strumento importante da utilizzare sia per lo sviluppo professionale delle persone, sia per la comunicazione di base, senza i costi aggiuntivi degli spostamenti, come il viaggio o l'alloggio”.

La sfida

CareFlight impiega una forza lavoro diversificata di 500 persone, tra medici, personale di volo e amministrativo in tutto il Nuovo Galles del Sud e nel Territorio del Nord. Molte persone lavorano solo per un turno al mese, o anche meno, quindi mantenere tutti i dipendenti in contatto tra loro e sostenere una cultura di coesione è una priorità importante. Altrettanto importante, se non di più, è la necessità di offrire ai dipendenti una formazione sempre aggiornata e di rispettare gli obiettivi di sviluppo professionale. Da sempre, il più grande ostacolo al raggiungimento di questo risultato è il problema della difficoltà e del costo degli spostamenti di studenti e insegnanti.

Il Chief Information Officer Gary Williams spiega: “Non corro mai il rischio di esagerare quando parlo di quanta formazione viene offerta dal CareFlight alla nostra divisione aviazione e medica. Siamo un ospedale di formazione accreditato per l'assistenza medica di emergenza, quindi le persone vengono spesso a studiare da noi per sei mesi, fanno il corso accreditato e poi se ne vanno. La formazione è continua”.

Per queste ragioni, CareFlight ha intuito già da tempo il potenziale offerto dalle soluzioni di videoconferenza. In passato ha tentato più volte di sfruttare questa tecnologia, anche mediante l'utilizzo di soluzioni web come Skype® da parte dei dipendenti. Tuttavia, sebbene Skype sembrasse un servizio di videoconferenza accessibile, le porte internet e le connessioni dati strozzate si sono rivelate poco funzionali.

In seguito, CareFlight ha tentato di sfruttare i servizi offerti da una piattaforma di videoconferenza basata su web. Tuttavia, in seguito al fallimento del fornitore, l'azienda si è ritrovata priva di soluzioni video. Data l'esigenza di soddisfare gli impegni di formazione in remoto, Williams ha deciso che era giunta l'ora che CareFlight adottasse un nuovo approccio per l'erogazione dei servizi di formazione e di videoconferenza.

La soluzione

Williams ha analizzato il mercato, cercando un servizio ibrido basato sul web. “Idealmente avevamo bisogno di endpoint, oltre alla possibilità di far partecipare gli utenti in remoto dal proprio computer, smartphone o tablet. Volevamo il meglio dei due mondi. Ho trovato molte buone soluzioni con l'una o l'altra funzione, ma poche consentivano agli utenti di partecipare senza dover inserire tutta una serie di codici. E quando gli utenti devono fare clic sui pulsanti o caricare file, è facile che le cose si complichino”.

“Non è possibile impiegare più tempo nella formazione dei dipendenti sull'utilizzo delle apparecchiature che nella partecipazione effettiva alle videoconferenze, come non è possibile disporre di un esperto per ciascuna sede. Alla fine, ci sono volute circa sei settimane per capire che Lifesize poteva soddisfare tali esigenze sia in modo economico che intuitivo per i nostri utenti”, ha dichiarato.

Williams ha scelto Lifesize Cloud, una soluzione ad alta definizione completamente integrata per conferenze video, audio e presentazioni, che richiede un impegno minimo in termini di risorse IT o di installazione e manutenzione di strutture.

“Abbiamo fatto un test usando Lifesize Cloud su un sito basato su Internet. Dato che molte soluzioni di videoconferenza funzionano bene solo finché non inserisci un qualche tipo di presentazione multimediale, il nostro obiettivo era vedere come avrebbe reagito il sistema se un utente avesse avuto bisogno di mostrare un video nell'ambito di una sessione di formazione. Abbiamo detto a Lifesize: ‘Vogliamo vedere un video di YouTube™ con i gatti’, e loro ci hanno subito dimostrato quanto fosse semplice: un paio di clic e il video ha funzionato perfettamente”, dice Williams con un sorriso. A dicembre 2014, sono stati installati tre sistemi di videoconferenza: due nella sede centrale di Sydney e un terzo nella sede amministrativa di Darwin.

Per quanto riguarda l'hardware in sé, Williams aggiunge: “I sistemi sono indubbiamente robusti. Infatti, abbiamo piazzato un terminale Lifesize Icon 600 sul retro di un camion pieno di attrezzatura medica. Lo abbiamo posizionato e collegato , e si è registrato da solo a Lifesize Cloud, funzionando già da subito. Per installarlo, non c'è stato neanche bisogno di Lifesize, e da allora ha sempre funzionato perfettamente”.

Risultati

Già dai primi mesi del 2015, la divisione per la formazione di CareFlight ha fatto ampio uso della funzionalità di videoconferenze nel cloud. Le apparecchiature consentono all'organizzazione di adempiere ai propri impegni di formazione in remoto, facilitando anche l'accesso degli studenti ai corsi.

“Il nostro obiettivo era semplificare l'uso delle videoconferenze nelle sessioni di formazione, in modo che diventasse abituale. Credo che ci siamo riusciti. Il reparto formazione può programmare, organizzare e gestire corsi in autonomia e i formatori sono liberi di concentrarsi su quello che stanno facendo piuttosto che sprecare tempo con la tecnologia. Non devono nemmeno spostarsi da una sede all'altra o raggiungere gli studenti”, afferma Williams.

“In teoria, chiunque abbia un iPhone®, un iPad® o un laptop è in grado di partecipare. Tutti hanno gli strumenti giusti a portata di mano. Il nostro prossimo passo è quello di rendere le videoconferenze un elemento della nostra vita quotidiana. Stiamo incoraggiando i manager a usarlo, invece di viaggiare e presentarsi fisicamente alle riunioni. Ci aspettiamo che venga sfruttato molto e speriamo che riduca le spese di viaggio e del trasporto aereo”, ha detto Williams.

Anche se il potenziale per la comunicazione video è grande, Williams è realistico sul suo utilizzo. “Quando si tratta di presentazioni, mi piacerebbe vedere Lifesize sostituire almeno i vecchi telefoni fissi”, dice.

Dal punto di vista dell'IT, l'affidabilità del sistema di videoconferenze di Lifesize Cloud ha ridotto il numero delle chiamate di utenti che avevano bisogno di supporto da questo reparto. Inoltre, grazie all'assenza di problemi, la formazione non subisce ritardi.

“È ancora un po' presto per quantificare tutti i vantaggi delle videoconferenze, ma quello più importante è chiaramente il riconoscimento continuo del nostro reparto di formazione, che sostiene l'intera struttura della nostra azienda. Qualsiasi altra somma risparmiata sarà un bonus, ma dato che spendiamo cifre elevate per gli spostamenti, non penso sarà difficile trovare un ROI [ritorno sugli investimenti] nel tempo”, conclude Williams.

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