Intervista con GEVERS

Ecco come un gruppo specializzato in proprietà intellettuale ha iniziato a collaborare mediante video, risparmiando tempo.

“La funzionalità di aggiornamento automatico fa risparmiare molto tempo al nostro reparto IT, perché il personale non è più costretto ad aggiornare ogni singolo sistema”.

Il GEVERS Group è specializzato nella proprietà intellettuale e si occupa della protezione, gestione e sfruttamento dei diritti di proprietà intellettuale, come brevetti, marchi, design e nomi di dominio. Il gruppo opera in 180 paesi del mondo , con cinque sedi in Belgio, tre in Francia e due in Svizzera, e con oltre 250 dipendenti totali.

Abbiamo incontrato Laurent Petit, IT Manager del gruppo GEVERS, che ci ha spiegato come la sua società utilizza soluzioni di videoconferenza per mettere in contatto la sua ampia rete di partner e fornire un accesso istantaneo ad avvocati e specialisti di tutto il mondo.

Quali problemi volevate risolvere con un sistema di videoconferenza?

Prima di passare ai sistemi di videoconferenza professionali, per collaborare ai progetti e condividere idee con gruppi di persone più ampi eravamo costretti a fare la spola tra le varie sedi, con notevoli perdite di tempo. Abbiamo provato ad adottare altre soluzioni, come le chiamate individuali con WebEx e Skype, ma abbiamo avuto diversi problemi di riservatezza e sicurezza. Avevamo bisogno di una soluzione più adatta, capace di migliorare la sicurezza e insieme la qualità audiovisiva delle nostre videoconferenze.

Cosa l'ha spinta a scegliere Lifesize?

GEVERS promuove l'innovazione e noi intendiamo continuare a investire in questo senso nella nostra azienda. Desideravamo una soluzione di conferenze video e audio di qualità e abbiamo trovato in Lifesize un sistema cloud pienamente sviluppato, caratterizzato da una necessità di investire in materiale hardware davvero minima rispetto ad altri sistemi. In questo modo il sistema è molto più mobile, caratteristica fondamentale per noi, visto che stiamo per traslocare in una nuova sede.

Attualmente la dirigenza, lo staff dell'assistenza e i nostri avvocati possono collaborare in modo ancora più semplice indipendentemente dalla propria ubicazione, riducendo i tempi e incrementando la partecipazione alle riunioni, specie da parte di chi non disponeva del tempo necessario per spostarsi.

Quali funzioni usate di più e perché?

Nelle nostre sale riunioni, utilizziamo sempre la funzione di condivisione dello schermo, in particolare per mostrare presentazioni o appunti durante una chiamata. Questa funzione permette alle persone di seguire più facilmente la conversazione e di essere sempre aggiornate sul calendario delle riunioni. Inoltre, consente di evitare i problemi legati alle presentazioni su carta.

Anche la sala riunioni virtuale viene utilizzata abbastanza spesso, dal momento che ci consente di organizzare periodicamente delle riunioni senza interferire con altre videoconferenze, cosa che invece succedeva con il sistema WebEx. Il nostro team, inoltre, considera molto utile la possibilità di assegnare un nome alle sale riunioni: in questo modo, infatti, è più facile conoscere il tema della riunione.

Che consiglio daresti a chi sta cercando una soluzione di videoconferenza?

Prima di tutto, è fondamentale prendere in considerazione le diverse esigenze esistenti all'interno dell'azienda, da quelle dei singoli utenti fino a quelle delle sale riunioni, dato che questi bisogni tendono a variare. Per una sala riunioni, per esempio, la qualità video e audio dovrebbe essere più alta, dato che bisogna capire un maggior numero di persone che parlano nello stesso momento e da luoghi diversi.

Le aziende che mirano a eliminare i costi operativi possono considerare una soluzione nel cloud, poiché consente di eliminare le spese legate all'acquisto di server e data center. Abbiamo iniziato con 10 licenze individuali per poi scoprire che per funzionare al meglio avevamo bisogno di molti più abbonamenti. Così, in meno di una settimana siamo arrivati a 25 licenze, distribuite rapidamente e senza fatica.

Com'è stata gestita l'abilitazione e come hanno reagito i dipendenti alla nuova soluzione?

Erano tutti entusiasti della migliore qualità video e audio dei sistemi Lifesize, rispetto a quella dei nostri sistemi precedenti. I dipendenti hanno addirittura richiesto un'ulteriore sala riunioni dotata di sistema Icon, per collaborare più facilmente con i colleghi all'estero.

Per l'abilitazione, abbiamo organizzato sessioni di formazione per i responsabili della gestione delle sale riunioni usando i video forniti da Lifesize. È tutto molto intuitivo, e l'interfaccia a icone elimina la necessità di un manuale, quindi è stato un processo molto semplice.

In che modo la soluzione di videoconferenza ha rivoluzionato il modus operandi dell'azienda?

Uno dei nostri punti di forza è la possibilità di fornire l'accesso a una rete di specialisti in ambiti diversi presenti in tutto il mondo. Ora i nostri clienti possono contattare immediatamente questi esperti, indipendentemente da dove si trovino. Da oggi è possibile collaborare ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo: computer portatile, cellulare, computer fisso o sala riunioni. Sia che i partecipanti siano bloccati nel traffico e debbano collegarsi via telefono, sia che siano in ritardo in ufficio e debbano passare da un dispositivo all'altro, la comunicazione video può avvenire senza interruzioni.

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