Case study dell'Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW)

L'Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW) è un'organizzazione associativa professionale leader nel mondo che promuove, sviluppa e supporta più di 148 000 membri in 154 paesi. Trattandosi di un ente che opera su scala internazionale, deve disporre di una collaborazione istantanea con colleghi, partner e sottocomitati per garantire comunicazioni personali e produttive. Abbiamo parlato con Martin Amos, Responsabile dell'infrastruttura IT/AV di ICAEW, per capire come Lifesize aiuti l'organizzazione a dominare il settore affari e finanza.

Logo ICAEW
“Mi è stato chiesto di sostituire il nostro precedente fornitore di servizi di videoconferenza e ho scelto Lifesize per l'assistenza internazionale, la facilità d'uso, l'interoperabilità e la qualità complessiva. [...] Lifesize ha consentito al nostro team IT di risparmiare parecchio tempo e agli utenti di partecipare a una chiamata in modo rapido e intuitivo, senza bisogno di assistenza”.
- Martin Amos, Responsabile dell'infrastruttura IT/AV di ICAEW

In che modo ICAEW usa i sistemi Lifesize?

Usiamo le soluzioni Lifesize da ormai più di sei mesi, per fini interni ed esterni all'azienda, e abbiamo introdotto i sistemi di telefono e videocamera HD Lifesize nelle nostre sale riunioni, come previsto dall'abbonamento alla piattaforma Lifesize basata nel cloud. La tecnologia di collaborazione viene usata con frequenza da più di 700 dipendenti in nove diversi uffici, da Londra e Milton Keynes a Dubai. La sede dell'ICAEW a Londra dispone anche di un Auditorium presso One Moorgate Place, una location che ospita eventi commerciali ogni giorno. Da quando abbiamo cominciato a utilizzare Lifesize, siamo riusciti a offrire ai nostri ospiti in remoto, come gli enti regionali, l'opportunità di partecipare agli eventi tramite video.

L'uso di Lifesize ha portato anche a una notevole riduzione nelle tempistiche e nelle spese di viaggio, poiché ci consente di collaborare con potenziali candidati, membri, partner e sottocomitati internazionali (incluso Chartered Accountants Worldwide) dall'Australia alla Russia e dagli Stati Uniti all'India.

C'è qualche caso d'uso che le piacerebbe condividere?

Al di là dell'applicazione quotidiana delle videoconferenze per una collaborazione istantanea, usiamo Lifesize anche per i seguenti progetti:

Premi Finance for the Future

Riconoscimenti assegnati alle aziende del settore finanziario che mirano a ottenere risultati sostenibili. I concorrenti che superano l'iniziale processo di due diligence sono invitati a partecipare a riunioni di valutazione come parte del processo di assegnazione dei premi. Dal momento che riceviamo un numero sempre maggiore di richieste ogni anno, i sistemi di videoconferenza di Lifesize ci hanno aiutato a gestirne l'incremento già nella fase di iscrizione, intervistando i candidati tramite video.

Progetto di trasformazione dei sistemi aziendali

Si tratta del nostro principale progetto informatico di quest'anno, in grado di rivoluzionare completamente l'attività dell'azienda. Semplificare e standardizzare le nostre procedure e modalità di lavoro ci consentirà di operare in modo più agile, rispondendo in maniera più facile e veloce a opportunità e alle sfide future. Il team di progetto della sede di Milton Keynes usa Lifesize ogni giorno per comunicare con la controparte situata in India: il sistema, infatti, consente di presentare demo dal vivo e registrarle con la funzione Registra e Condividi per averle a disposizione in ogni momento.

Webinar migliorati con Lifesize

Per il nostro programma di webinar utilizziamo ON24, una piattaforma di marketing basata nel cloud. Questi eventi online hanno finalità che spaziano da aggiornamenti tecnici a briefing tra i soci. Inoltre, vengono utilizzati come veicolo commerciale e per lo sviluppo e la formazione. Il pubblico di questi eventi è molto vario, tra membri, personale esterno, studenti e molto altro ancora: utilizzando Lifesize, i partecipanti possono finalmente vedere in faccia gli oratori, aggiungendo un tocco umano a ogni webinar.

Perché Lifesize?

Mi è stato chiesto di sostituire il nostro precedente fornitore di servizi di videoconferenza e ho scelto Lifesize per l'assistenza internazionale, la facilità d'uso, l'interoperabilità e la qualità complessiva. Oltre a essere davvero facile da usare, questa soluzione fa risparmiare parecchio tempo al nostro team IT, consentendo agli utenti di partecipare a una chiamata in modo rapido, intuitivo e senza bisogno di assistenza. Grazie ai numeri di accesso locale, gli utenti finali possono comporre un numero senza lasciare la propria posizione, da qualsiasi dispositivo, oltre a invitare ospiti esterni a partecipare tramite un semplice link. Ho testato la soluzione Lifesize in prima persona e sono rimasto molto colpito dalla sua facilità d'uso: il mio capo l'ha provata senza alcuna preparazione ed è stato in grado di connettersi immediatamente. Da lì abbiamo capito che Lifesize era il fornitore che volevamo.

Per noi la facilità d'uso è un criterio fondamentale nella scelta di un fornitore di servizi di videoconferenze, ma non bisogna dimenticare l'interoperabilità. La soluzione di Lifesize si è integrata senza alcuna difficoltà nei sistemi già in uso, senza nemmeno richiedere plug-in per desktop. Inoltre, è molto più veloce e stabile della nostra soluzione precedente, in cui il servizio cloud era fornito tramite un partner del Regno Unito.

Tra i fattori che mi hanno portato a prendere la decisione sottolineerei anche l'eccezionale qualità audio e video, la scalabilità e l'affidabilità di Lifesize: abbiamo ottenuto un sistema infinitamente superiore a quasi la metà del costo del precedente.

Come hai introdotto il nuovo sistema al personale?

Il team informatico ha inserito nel nostro sito intranet una procedura dettagliata che ne illustrava l'utilizzo. Inoltre, abbiamo selezionato gli utenti che sapevamo avrebbero usato maggiormente la soluzione in ogni reparto per testarla e aiutarci a formare i membri dei loro team. Grazie alla Console di amministrazione di Lifesize, siamo in grado di monitorarne l'usabilità e risolvere quasi ogni problema in tempo reale, garantendo un'esperienza ideale a tutti gli utenti.

Il nostro personale ha accolto Lifesize di buon grado, trovando hardware e software di collaborazione affidabili e facili da usare. Gli utenti sono stati in grado di utilizzare la soluzione senza grossi sforzi fin dalla prima volta, e già dalla seconda ogni esitazione era sparita.

Che impatto hanno le videoconferenze sulla vostra attività?

In poche parole, l'uso dei video consente un'esperienza migliore e ben più personale del solo audio. Il video ci consente di conoscerci faccia a faccia, non solo a voce, aumentando istantaneamente la qualità e la produttività delle nostre riunioni.

Le nostre procedure di comunicazione interne sono un processo in continua evoluzione e miglioramento, in cui credo molto. A volte basta una sola esperienza negativa per pensare di non utilizzare mai più un sistema di videoconferenza, ma tutti coloro che hanno provato Lifesize ne sono rimasti molto colpiti, perciò penso che si diffonderà sempre di più. Abbiamo già sperimentato una notevole riduzione delle spese di viaggio, con grandi benefici anche per l'ambiente.

A nostro modo di vedere, Lifesize svolge un ruolo fondamentale nella creazione del nostro profilo aziendale globale e nella nostra capacità di influenzare e sostenere i nostri membri. Grazie a una tecnologia basata nel cloud sempre all'avanguardia, siamo in grado di offrire soluzioni a membri, partner e sottocomitati, adattandoci alle loro esigenze (registrazione delle chiamate, uso dei tablet, condivisione di contenuti, numeri di accesso locale e una vasta gamma di altre funzionalità) senza dover ricorrere al nostro centro dati.

Cosa avete in serbo per il futuro?

Uno dei nostri obiettivi chiave è l'integrazione con le soluzioni già in uso presso ICAEW, come Skype for Business. Il rapporto tra Lifesize e Skype for Business è reciproco e favorisce comunicazioni e collaborazioni senza soluzione di continuità.

Non vediamo l'ora di usare Lifesize Live Stream per riunire i membri del nostro staff in ogni parte del mondo nelle riunioni trimestrali. La soluzione è ideale per riunioni con un grande pubblico a livello aziendale, poiché consente di coinvolgere fino a 10 000 spettatori e 50 location per chiamate video da diversi browser.

Vorrei incrementare l'uso esterno per formazione, eventi e servizi per i soci in remoto. Internamente, l'applicazione di Lifesize ha avuto un tale successo che mi piacerebbe replicarlo anche all'esterno.

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