Best practice per le soluzioni di videoconferenza

La tecnologia per videoconferenze ha fatto passi da gigante. Ormai è estremamente facile registrare o trasmettere chiamate video a migliaia di utenti, effettuare chiamate con più partecipanti tramite smartphone o tablet e vedere i propri interlocutori ad altissima definizione, anche quando sono dall'altra parte del globo. Ma, come con qualunque altra tecnologia, ci sono ancora elementi umani e ambientali che possono compromettere l’efficacia di una chiamata. Ecco qualche procedura utile per essere certo che la tua videochiamata sia quanto più produttiva possibile:

1. UTILIZZA LE CUFFIE

Potrebbero sembrare un po' ridicole, ma migliorano notevolmente la qualità delle videochiamate, con notevoli vantaggi: si elimina l'eco e gli altri partecipanti possono sentirti più chiaramente, perché il microfono è più vicino alla bocca rispetto a una webcam incorporata o USB.

2. VALUTA SE USARE LUCI AGGIUNTIVE

L'illuminazione della tua stanza può essere sufficiente per lavorare a casa, ma potrebbe non esserlo per una videochiamata. Perché l'inquadratura risulti ben illuminata e visibile, potrebbe essere necessaria un'illuminazione supplementare. Una semplice lampada da tavolo o da terra puntata verso il viso (da dietro la videocamera) può aggiungere la quantità di luce necessaria per renderti perfettamente visibile agli altri partecipanti. Se funziona per i presentatori TV, andrà benissimo anche per te.

3. STAI LONTANO DALLE FINESTRE

Le finestre sono ottime per diffondere luce naturale nell'ufficio, ma non per le videochiamate. Di fatto possono avere effetti negativi sulla qualità delle immagini, con una luce troppo intensa (immagine troppo chiara) o con una retroilluminazione eccessiva (immagine troppo scura). Per ottenere risultati accettabili, accertati di di avere alle spalle un muro e non una finestra.

4. ELIMINA LE DISTRAZIONI

I microfoni delle webcam, sia incorporate sia USB, sono estremamente sensibili e possono amplificare i rumori di fondo che distraggono i partecipanti durante una chiamata. Così come per fare una telefonata cerchi una stanza tranquilla, devi assicurarti che anche la stanza in cui si svolge la videochiamata sia abbastanza silenziosa da permettere a te e agli altri partecipanti di concentrarsi su ciò che conta di più: la riunione.

5. SE NON STAI PARLANDO, DISATTIVA L'AUDIO

Se non usi le cuffie, è consigliabile disattivare il microfono nei momenti in cui non sei tu a parlare (soprattutto se stai partecipando a una chiamata con più di due utenti). In questo modo, ridurrai notevolmente il rischio di distorsioni e ritorni acustici. Anche se usufruisci della tecnologia più sofisticata, è consigliabile fare attenzione a particolari come questo per migliorare la qualità acustica.

6. EFFETTUA UN TEST DELLA QUALITÀ AUDIO E VIDEO PRIMA DI UNA CHIAMATA UTILIZZANDO LA VISUALIZZAZIONE VIDEO LOCALE

Se vuoi verificare la qualità di una videochiamata, effettua prima un test. Molti sistemi video prevedono la funzione “Visualizzazione locale”, per vedere come appari durante una chiamata, che è il modo migliore per verificare illuminazione e sfondo.

7. INFINE ECCO UNA SERIE DI CONSIGLI DA TENERE PRESENTI QUANDO CI SI TROVA IN UNA SALA RIUNIONI CON PARTECIPANTI A DISTANZA:

  • Ricordati di non dare le spalle allo schermo quando parli al resto del gruppo; è importante che chi partecipa da remoto abbia l'impressione di trovarsi nella sala conferenze quanto più possibile.
  • Poiché il micpod o il telefono vengono generalmente posizionati sulla scrivania, evita di far tamburellare la penna, mischiare fogli o scrivere al pc, poiché il suono che producono può essere avvertito in modo intenso dai partecipanti alla conferenza.
  • Alla fine della riunione, assicurati che nessuno dei partecipanti in remoto abbia ulteriori commenti o domande prima che gli altri lascino la stanza.
  • Ricorda di salutare i partecipanti sullo schermo come faresti in una normale riunione. È una questione di cortesia.

L'ASPETTO UMANO

Ogni forma di comunicazione necessita un elemento umano per funzionare correttamente. Un'e-mail è inefficace se piena di errori, una telefonata può rivelarsi disastrosa se effettuata in un ambiente rumoroso e una videochiamata non è produttiva con se l'illuminazione e l'acustica sono inadeguate. Questi semplici consigli ti daranno la certezza di realizzare una videoconferenza di qualità.

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