Le riunioni del municipio e altre discussioni a tutto tondo a livello aziendale sono l'ideale per riunire tutti nella tua organizzazione allo stesso tempo per condividere importanti aggiornamenti aziendali, decisioni strategiche, grandi vittorie di clienti e progressi verso obiettivi a livello aziendale. Ma con un numero maggiore di dipendenti che lavorano in remoto come mai prima d'ora, potrebbe essere impossibile riunire tutto il personale nello stesso luogo fisico. Per fortuna, la videoconferenza rende relativamente facile ospitare ed eseguire riunioni del municipio virtuale. I dipendenti ottengono molti degli stessi vantaggi di un evento di persona, come l'interazione faccia a faccia, con il vantaggio di poter partecipare al municipio da qualsiasi parte del mondo. Inoltre, i municipi virtuali ti danno la possibilità di condividere facilmente i contenuti, interagire con il pubblico in modi nuovi e registrare la discussione per la riproduzione in seguito.

Fino alla riapertura di molti uffici negli Stati Uniti e in altri paesi e con l'incertezza in corso sulla pandemia di COVID-19, le riunioni del municipio virtuale sono più importanti che mai. Sono un modo prezioso per i dipendenti di ascoltare i leader, creare un senso di comunità e rafforzare la missione, gli obiettivi, i valori e la cultura dell'azienda. In questo post, forniamo suggerimenti e strumenti suggeriti per ospitare riunioni del municipio virtuale utili e coinvolgenti.

Cosa sono le riunioni del municipio virtuale?

Una riunione del municipio virtuale è in genere un evento online a livello aziendale durante il quale la leadership fornisce ai dipendenti aggiornamenti su notizie di grande portata per tenere tutti informati e sincronizzati con la missione e gli obiettivi dell'organizzazione. Se fatte bene, le riunioni del municipio virtuale aiutano a creare un senso di comunità e a creare fiducia nell'organizzazione.

10 suggerimenti per riunioni del municipio virtuale più efficaci

Ricerca mostra che i dipendenti si disimpegnano dal lavoro quando non si sentono necessari o collegati alla loro organizzazione. Le riunioni produttive virtuali del municipio consentono ai dipendenti di ascoltare direttamente i leader per comprendere meglio come i loro ruoli contribuiscono al successo dell'azienda. Queste discussioni promuovono anche un senso di comunità, fornendo un contesto importante sulle priorità dell'azienda e sulle aree di interesse. Di seguito, abbiamo raccolto un elenco di dieci suggerimenti per rendere più interessante e interattiva la tua prossima riunione del municipio aziendale.

1. Festeggia i tuoi vincitori

Che si tratti di un ringraziamento da parte di un collega, di una ricompensa trimestrale per prestazioni eccezionali o di un riconoscimento per aver mostrato valori aziendali, il riconoscimento dei dipendenti è un modo efficace per coinvolgere i dipendenti durante le riunioni del municipio e rafforzare il valore dei contributi di ogni persona. Prendi in considerazione la possibilità di dedicare una parte di ogni riunione del municipio al riconoscimento dei dipendenti. Le nomination tra pari sono anche un ottimo modo per mettere in evidenza l'ottimo lavoro in ogni reparto, coinvolgendo anche un gruppo più ampio e diversificato di presentatori.

2. Avvia una conversazione bidirezionale con i rompighiaccio

Assicurati che le riunioni del municipio virtuale siano sempre conversazioni bidirezionali tra dirigenti e dipendenti. Poiché questi incontri sono in genere più estesi, dovrai trovare un modo efficiente per consentire la partecipazione durante la sessione. Prendi in considerazione l'idea di inviare l'agenda della riunione in anticipo in modo che le persone vengano alla riunione preparate, fai in fretta rompighiaccio all'inizio della riunione per creare l'atmosfera, condurre sondaggi rapidi per ottenere feedback in tempo reale o dedicare una parte della riunione dopo ogni relatore per incoraggiare le domande.

3. Creare un'agenda della riunione prima della riunione video

Creazione di un agenda delle riunioni è una delle componenti più essenziali per avere un municipio produttivo ed efficiente. Il leader della riunione utilizzerà l'ordine del giorno come guida per mantenere il municipio sull'argomento e andare avanti. Quando viene fornito in anticipo ai partecipanti, un grande programma di riunione stabilisce anche le aspettative appropriate davanti al municipio in modo che tutti abbiano una chiara comprensione degli argomenti che vengono discussi e degli obiettivi dell'incontro.

4. Controlla la tua tecnologia

Uno dei modi più rapidi per far deragliare una riunione del municipio virtuale è avere difficoltà tecniche o non sapere come utilizzare varie funzionalità di videoconferenza. Prima di avviare la riunione, assicurati che video e audio funzionino correttamente, sai come condividere lo schermo e disponi di larghezza di banda sufficiente per ospitare o partecipare alla videochiamata. Prendi in considerazione una rapida sessione a secco della riunione in anticipo chiamando alcuni dipendenti prima dell'inizio del municipio per controllare la qualità video e audio. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un municipio virtuale, consulta il nostro blog Requisiti per la configurazione della videoconferenza: l'elenco di controllo per hardware e software.

5. Consenti a tutti di partecipare facilmente alla riunione video

Con alcuni dipendenti che lavorano dall'ufficio e altri che lavorano in remoto, è necessaria una soluzione di videoconferenza che consenta ai dipendenti di accedere facilmente al municipio virtuale dai propri smartphone, tablet, laptop o da una sala conferenze e avere la stessa esperienza utente su tutti i diversi dispositivi . Con Lifesize, puoi semplicemente inviare un URL per consentire agli utenti di partecipare alla chiamata; nessun download richiesto. Qualsiasi dispositivo in grado di accedere a Internet o a una rete cellulare può partecipare alla chiamata. Assicurati che il passcode della riunione sia fornito nell'invito alla riunione in modo che i dipendenti e gli ospiti approvati possano partecipare senza ulteriore complessità.

6. Usa un moderatore

Per riunioni comunali e altro videoconferenze per gruppi numerosi discussioni, assegnare a moderatore della riunione per garantire che tutto funzioni nel modo più fluido possibile. I moderatori dispongono di controlli avanzati durante la chiamata, che consentono loro di disattivare o riattivare i singoli partecipanti, nonché di disattivare tutti o riattivare tutti i partecipanti per limitare il rumore di fondo. Questa funzionalità è particolarmente utile quando gli utenti dimenticano di disattivare l'audio durante la riunione. Per una maggiore sicurezza, i moderatori possono anche bloccare o sbloccare la riunione, interrompere la presentazione di un partecipante e rimuovere dalla chiamata una persona non invitata o disturbante.

7. Avere un leader chiaro

Mentre il moderatore della riunione è responsabile di assicurarsi che il municipio funzioni senza intoppi dietro le quinte, il leader della riunione, o l'organizzatore della riunione, è il volto della riunione. Questa persona svolge un ruolo fondamentale nel mantenere il municipio in pista e in tempo. I compiti del leader della riunione includono dare il via al municipio, spiegare l'ordine del giorno, presentare i relatori, passare da un relatore all'altro, gestire le domande e risposte e il feedback del pubblico, nonché chiudere la riunione. Un ottimo leader della riunione dovrebbe lavorare a stretto contatto con i relatori per garantire che il contenuto sia allineato agli obiettivi della riunione e mantenere i relatori responsabili del tempo loro assegnato, fornendo promemoria se necessario quando è il momento di concludere la presentazione.

8. Utilizzare una varietà di altoparlanti

Usare sempre lo stesso oratore in ogni municipio è prevedibile e monotono. Per ravvivare le cose, usa una varietà di presentatori di diversi dipartimenti e livelli di gestione. Cerca di includere almeno un nuovo oratore a ogni riunione del municipio a livello aziendale. Ciò non solo consente di rappresentare prospettive diverse, ma crea anche un senso più vero di ciò che sta accadendo nell'intera organizzazione.

9. Non essere timido riguardo a ciò che non funziona

Nessuna organizzazione è impeccabile e ignorare le opportunità di miglioramento mina la tua capacità di motivare i dipendenti a lottare per i loro obiettivi. Affrontare pubblicamente i tuoi problemi e dare alle persone la possibilità di dare voce ai problemi che vedono in ufficio crea opportunità di apprendimento e umanizza l'azienda.

10. KISS: Mantieni le cose semplici, stupide

Non c'è niente di peggio che andare a una riunione e non riuscire a capire una parola che qualcuno sta dicendo. Che si tratti di troppo gergo aziendale o diapositive che affaticano gli occhi, cerca di evitare argomenti eccessivamente complicati per le tue riunioni a tutti i costi e mantieni il messaggio semplice, comprensibile e al punto.

4 strumenti chiave da incorporare nelle riunioni del municipio virtuale

Troppe volte, le riunioni a tutti i livelli si trasformano in un'esperienza noiosa e a senso unico. Quando i dipendenti sentono di non avere un ruolo attivo in una riunione, controllano e completano altre attività mentre il municipio virtuale suona in background. Per organizzare una riunione del municipio virtuale di successo, è necessario disporre degli strumenti giusti per ospitare e gestire la riunione. Ecco quattro strumenti da incorporare nel tuo prossimo municipio virtuale per rendere la riunione più coinvolgente e interattiva.

Condivisione dello schermo

La condivisione dello schermo può trasformare completamente il tuo municipio da una riunione monotona a una sessione a tutte le mani veramente interattiva. Dalla condivisione dello schermo del tuo laptop alla riproduzione di video in full-motion fino alla guida di una presentazione direttamente dal tuo cellulare, Lifesize ti offre molta flessibilità nella modalità di presentazione in modalità wireless. Per ulteriori informazioni sulla condivisione dello schermo, consulta il nostro blog Come condividere lo schermo in 4 semplici passaggi con Lifesize Share.

Mani alzate

Ottenere un rapido feedback da tutti i dipendenti durante un municipio virtuale può essere difficile e richiedere molto tempo. Con Lifesize funzione alza le mani, i dipendenti possono fare clic su un pulsante per mostrare il pollice in su o alzare la mano per indicare se supportano una proposta. Sondare silenziosamente i tuoi dipendenti con la funzione alza la mano è molto meglio di oltre 100 persone che intervengono contemporaneamente. Inoltre, durante la sessione di domande e risposte del municipio, puoi chiedere ai dipendenti di alzare virtualmente la mano per indicare che hanno domande. Ciò fa andare avanti la riunione e consente al moderatore della riunione di chiamare ogni dipendente individualmente.

Streaming live

Quando entri tra le centinaia o migliaia di partecipanti alla riunione, lo streaming live ti consente di estendere ulteriormente l'esperienza. Trasmettere un flusso video a un massimo di 10,000 partecipanti è semplice come inviare un collegamento a cui gli spettatori possono connettersi dai loro browser web. Puoi anche abilitare le domande basate su testo durante il live streaming in modo che i partecipanti alla chiamata possano digitare le loro domande invece di interrompere il relatore. Per saperne di più, dai un'occhiata al nostro blog Come eseguire lo streaming live: guida passo passo all'hosting e alla registrazione di streaming live.

Registra e condividi

Trovare l'orario perfetto per la riunione quando ogni dipendente è disponibile può essere impossibile, soprattutto per le aziende con uffici remoti e dipendenti sparsi su più fusi orari. Per i dipendenti che non hanno potuto partecipare al municipio dal vivo, puoi semplicemente registrare la riunione e condividere un collegamento al termine dell'evento. Insieme a Registra e condividi Lifesize, i video vengono automaticamente crittografati, indicizzati e facilmente condivisibili internamente o per la visualizzazione pubblica (se necessario) al di fuori dell'organizzazione.

Usa Lifesize per la tua prossima riunione del municipio virtuale

La cosa peggiore che può succedere a una riunione virtuale a livello aziendale è incorrere in difficoltà tecniche. Con Lifesize, i nostri sistemi sono costruiti pensando alla semplicità, così non devi preoccuparti delle piccole cose e puoi invece concentrarti sul messaggio che stai cercando di diffondere. Il Lifesize® Icon™ serie 800 è realizzato appositamente per un vasto pubblico in quanto il suo design montabile su rack si adatta facilmente a un podio o a un contenitore per server e offre più ingressi audio e video per microfonare facilmente più altoparlanti. Streaming live di Lifesize® semplifica lo streaming delle riunioni aziendali fino a 10,000 partecipanti e il nostro componente aggiuntivo di registrazione e condivisione ti consente di registrare sessioni a tutte le mani da condividere con chiunque non abbia potuto partecipare all'evento dal vivo.

Conclusione

C'è di più in una riunione virtuale del municipio oltre alla semplice condivisione di aggiornamenti e notizie a livello aziendale. Le tue riunioni a tutto tondo possono svolgere un ruolo fondamentale nella costruzione e nel rafforzamento della cultura della tua azienda. Puoi utilizzare queste riunioni per entusiasmare i tuoi dipendenti per la missione e gli obiettivi dell'azienda e per celebrare le loro vittorie e risultati. Con gli strumenti e le strategie giusti, puoi rendere la tua prossima riunione virtuale del municipio tanto emozionante quanto istruttiva e coinvolgere i tuoi dipendenti dall'inizio alla fine.