Sette modi per migliorare le riunioni plenarie

by in Lifesize, Best Practices, Streaming and Recording

In media, una persona passa un minuto su tre di ogni giorno lavorativo in riunione e il tasso di engagement dei dipendenti negli Stati Uniti ha subito un'impennata, raggiungendo il 33 % nel 2017 (un bel salto rispetto al 32,6 % del 2016 e al 32 % del 2015). Rendere interessanti le riunioni e mantenere vivo l'interesse dei dipendenti è una priorità assoluta.

Sette modi per migliorare le assemblee plenarie

In ufficio, i dipendenti si disinteressano quando non si sentono necessari o legati all'azienda. Se invece hanno la possibilità di connettersi e di fare parte di un progetto che esula dai loro cubicoli, si sentono riaffermati nei propri ruoli individuali e, al contempo, sentono di appartenere a un sistema più ampio. Per combattere i problemi legati alla mancanza di coinvolgimento, alcune aziende moderne hanno iniziato a tenere assemblee o riunioni plenarie: più o meno una volta al mese, i dipendenti dei vari settori si connettono per una breve riunione aziendale durante la quale si discute degli obiettivi dell'azienda, dei risultati ottenuti e dell'allineamento alla missione aziendale.

Abbiamo stilato un elenco dei sette modi in cui rendere le riunioni aziendali più accattivanti e interattive, per consentirti di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e motivarli a dare il massimo nel ruolo che ricoprono in azienda.

1) Rendi omaggio ai vincitori

I premi piacciono a tutti: che si tratti di un paio di calzini di marca o di una targa, conferire riconoscimenti ai dipendenti è una maniera efficace di incrementare la motivazione sul lavoro, facendo sì che chi viene premiato si senta riconosciuto nel proprio ruolo. Infatti, i dipendenti incoraggiati a lavorare sui propri punti di forza mostrano un aumento del 23 % nel tasso di coinvolgimento. Tuttavia è importante premiare non solo chi ha effettuato il maggior numero di vendite o ha guadagnato di più, ma anche chi mostra la propria gentilezza ed è in linea con la missione aziendale .

2) Evita di coinvolgere troppi dirigenti

Dare sempre la parola al CEO è giusto e prevedibile, ma ai dipendenti piace ascoltare anche altre persone. Includere oratori che non fanno parte della dirigenza nei meeting aziendali rende le riunioni più rilassate e meno faziose. In questo modo è possibile offrire prospettive diverse e, al contempo, creare un maggiore senso di trasparenza e un'apertura verso ciò che succede all'interno dell'azienda.

3) Parla anche di ciò che non funziona

Non esistono aziende prive di difetti, e cercare di apparire impeccabili non spinge i dipendenti a lottare per perseguire i propri obiettivi. Ammettere pubblicamente eventuali intoppi e offrire ai dipendenti la possibilità di dar voce ai problemi riscontrati in ufficio rappresenta un'opportunità di apprendimento e, allo stesso tempo, dà all'azienda un volto più umano.

4) Vai dritto al punto

Non c'è niente di peggio che andare a una riunione e non essere in grado di capire una parola di ciò che viene detto, soprattutto quando si ha una serie di incontri a cui partecipare e una lista infinita di cose da fare. Troppe abbreviazioni e termini tecnici, diapositive che affaticano la vista e argomenti esageratamente complessi sono tutti elementi da evitare: prepara una riunione aziendale che vada dritta al punto, in grado di fornire un messaggio chiaro e comprensibile.

5) Sfrutta i vantaggi di Live Stream

Quando la riunione è rivolta a centinaia o migliaia di persone, il live stream ti consente di far uscire il messaggio dalle pareti della sala riunioni: i partecipanti possono infatti connettersi ovunque si trovino e ottenere la stessa esperienza interattiva e coinvolgente che avrebbero se si trovassero lì in persona. Trasmettere uno streaming video è semplicissimo: basta inviare un link ai partecipanti, che potranno connettersi dal proprio browser. Per maggiori informazioni sul modo in cui lo streaming può cambiare il modo in cui funziona la tua azienda, dai un'occhiata alla nostra guida “Sei metodi di trasmissione in streaming e registrazione che cambieranno il tuo modo di lavorare”.

6) Evita i monologhi

Assicurati che le riunioni si svolgano sempre come conversazioni dinamiche tra relatori e partecipanti. Il live stream è solo uno dei diversi modi di essere interattivi e coinvolgere i dipendenti, aumentandone la partecipazione durante le riunioni. Altri metodi includono: l'invio dell'ordine del giorno in anticipo, in modo che chi è invitato alla riunione possa preparasi e annotare eventuali domande; qualche battuta per rompere il ghiaccio all'inizio; uno spazio riservato a domande e risposte durante la presentazione o semplicemente la presenza di un portale dedicato alle domande nel corso della riunione.

7) Registra e condividi

Creare una presenza video per la tua azienda è semplicissimo: con la giusta tecnologia puoi davvero lasciare il segno, creando un vero e proprio “YouTube aziendale” che consenta a chi non può partecipare alle riunioni plenarie di rivedere il relativo video quando ne ha il tempo. La possibilità di accedere a importanti riunioni aziendali online in qualunque momento abbatte ogni barriera temporale. Per saperne di più sul modo in cui la registrazione e la condivisione tramite Lifesize ti aiutano a rafforzare la tua presenza video online, leggi l'articolo del nostro blog sui video aziendali “Cool Uses of Video: Your Company’s Own ‘Corporate YouTube”.

Riunioni aziendali su Lifesize

La cosa peggiore che può capitare durante una riunione aziendale è incorrere in problemi tecnici. I sistemi di Lifesize sono stati progettati per essere usati in tutta semplicità, senza preoccuparti dei dettagli tecnici, per concentrarti meglio sul messaggio che vuoi diffondere. La serie Lifesize® Icon™ 800 è stata realizzata appositamente per spazi di grandi dimensioni: vanta un design adatto al montaggio su rack, che ne permette la collocazione su piattaforme rialzate o chassis per server, e offre molteplici ingressi audio e video per collegare senza sforzo i microfoni di più oratori. Lifesize® Live Stream consente di trasmettere agilmente in streaming le riunioni aziendali con un massimo di 10 000 partecipanti e l'add-on per la registrazione e condivisione permette di registrare le sessioni delle riunioni e di condividerle con tutti coloro che non hanno potuto partecipare in diretta.