多くの企業が対面式の会議を減らし、電子メールやチャット アプリを使ったデジタルな会話を増やすことを選択するなど、現代のテクノロジーは私たち人間とのやり取りの風景を永遠に変えました。 これは物事を成し遂げるためのより迅速な方法のように見えるかもしれませんが、実際には特定のタスクの代替にはなりません。 対面コミュニケーション が最適です。 このブログでは、チーム ミーティングのアイデアを提供し、次のミーティングをキャンセルするのではなく改善するための役立つ方法を概説します。
リモート チーム ミーティングとは
リモート チーム ミーティングは、すべてのチーム メンバーを集めて情報を伝え、プロジェクトの重要なマイルストーンを追跡する仮想ミーティングです。 それらはチームのコミュニケーション戦略の不可欠な部分であり、正しく活用されると、チームの目標、意思決定、および問題解決に秩序をもたらします。 効果的なチームミーティングは 議題主導、明確なチームリーダーと整然としたアプローチ。
リモート会議で生産性を最大化していますか?
技術的な問題、長時間の会議、非生産的な会議、会議の前後の会議、前回の会議で行われたことを確認するための会議はすべて、会議の疲労につながる可能性があります。 時間の経過とともに、従業員の生産性と満足度が低下する可能性があります。 また、物理的な会議を最小限に抑えるかキャンセルすることで会議の疲労と闘い始めた企業もあれば、より優れた効果的なチーム会議戦略で会議の問題を解決している企業もあります。 リモート会議文化の悪さを示す XNUMX つの兆候を次に示します。
1. よくある技術的な問題
バーチャル チーム ミーティングには、対面でのミーティングと同じ問題がありますが、技術的な問題が別の難しさを加えます。 従業員はコミュニケーション ツールの使用方法を十分に理解していないため、これらの会議では多くの時間が無駄になります。 ビデオ会議通話は、同僚がマイクをミュートしたり、注意を払ったり、一般的な礼儀を使用したりしない場合、座っているのが特にイライラする可能性があります。 私たちのブログをチェックしてください ビデオ会議のエチケット 役立つヒントとベスト プラクティスについては、
2. 目標が達成されない
勤務時間中に生産性を下げる最善の方法は、明確な目的がなく、何も達成せずに終わる機能不全の会議に参加することです。 すべての会議には、議題項目のリストと特定の目標が必要であり、出席者は会議の終わりまでにその目標を達成するために努力する必要があります。 私たちのブログをチェックしてください 8 つのステップで効果的な会議を開催する方法 チーム ミーティングを開催するためのより良い方法です。
3. 時間切れ
30 分間の予定された会議が XNUMX 時間以上続く可能性があり、すべての出席者にとって貴重な時間が無駄になります。 開始時刻と終了時刻を厳密に設定し、その時刻を守ることで、チーム メンバーは自分の時間を尊重し、大切にしていることを示し、日常業務にすばやく戻ることができます。
4. メールやチャットを装った会議
一方、 マイクロソフトのチーム、Slack とメールでの会話は、迅速な更新とチェックインに最適です。チーム全体が同じ目標に向けて協力していることを確認するには、対面式の会議がまだ必要です。 ミスコミュニケーションは、職場での非効率の主な原因の XNUMX つです。 これらの問題の多くは、書面によるコミュニケーションや、メールやチャット メッセージのさまざまな解釈に起因する可能性があります。
リモートチームにとって対面式のミーティングが重要な理由
研究によると、 コミュニケーションの93%は非言語的. チームメイトと顔を合わせて会話し、彼らの反応を解釈する能力を持つことは、チームが効果的にコミュニケーションをとる能力において非常に重要です。
人間関係は生まれながらの欲求
テクノロジーの進歩により、デジタル通信によるコミュニケーション方法が高速化されましたが、対面でのやり取りを通じて他の人とのつながりを感じたいという生来のニーズがまだあります. メールやチャット アプリは、そのニーズを満たしていません。
誤解に立ち向かうことができる
人間は自然にあらゆるシナリオに意味を割り当てます。特に、メールや書面によるチャットの会話に関してはそうです。 多くの場合、これらのメッセージは誤解される可能性があります。 誰かがあなたの詳細なメールに短い回答で返信した場合、実際には彼らは忙しく、一言の返信で十分だと思っていたのに、動揺したり、あなたに同意しないと思うかもしれません. 研究 対面での依頼は、メールでの依頼よりも 34 倍効果的であることが示されています。
従業員の離職率が低い
による フォーブス, 従業員の 66% は、自分が評価されていないと感じたら辞めます。 対面式の会議は、従業員が注目され感謝されていると感じるのに役立ちますが、リモート チームのメンバーはどうでしょうか? 特に、ほとんどのチームメイトが同じメイン オフィスで一緒に働いている場合は、孤独を感じやすくなります。 対面式のビデオ コミュニケーションは、彼らがチームに含まれ、つながっていると感じるための優れた方法です。
もっと効率的
対面式の会議は、より魅力的で効率的である傾向があります。 チーム全体を集めて、クイック シンク ミーティングや定期的にスケジュールされた対面ミーティングを行うことは、全員を同じページにすばやく配置するための優れた方法であり、宣伝するための優れた方法でもあります。 チームの友情. 複雑なプロジェクトを電子メールで説明し、質問に答えるのに何時間も費やす代わりに、XNUMX つの対面式のチーム ミーティングを開催して、プロジェクトの詳細を提示し、すべての質問に同時に答えることができます。
実際に機能するリモート チーム ミーティングを行う 5 つの方法
による inc.com、すべての会議時間の半分が無駄になっています。 少しの計画と構造で、チームは生産的で魅力的な会議を行うことができます。
1.議題を作成する
An 効果的なチームミーティングの議題 生産的なチーム会議を行うための最も重要な要素の XNUMX つです。 会議の前に会議の議題を全員に送信することで、会議の雰囲気と焦点を設定できます。 これにより、議論されているトピックと会議の目標を全員が理解できるようになり、無知な会議に参加する人がなくなります。 会議中に議論されるすべてのポイントを含めるようにしてください。 バーチャル チーム ビルディング アクティビティ、重要なチームの最新情報、およびフィードバック。
2. リーダーを任命する
チーム ミーティングのリーダーを指名することは、ミーティングを順調に進めるための優れた方法です。 議題にないトピックが持ち出された場合、チーム リーダーは、会議が順調に前進し続けるように、会議のトピックと目標のグループに穏やかに思い出させる必要があります。
3.最適な時間を見つける
昼食の直前、昼食の直後、午後 4 時 30 分に会議を開くのはいつでもやめてください。特に金曜日はやめましょう。 人々が最も注意を向ける時間を選んでください。 午前と午後のどちらも最適なオプションです。 によって行われた調査によると、平日に会議をスケジュールするのに最適な時間は火曜日の午後 2 時 30 分です。 Workfront.
4.時間通りに開始および終了する
ニュースサイエンティスト.com すべての会議の半数が 10 分遅れて開始することがわかりました。 座って担当者が現れるのを待っていると、部屋からエネルギーが消耗し、間違った足で会議が始まります。 従業員は、会議が時間どおりに開始および終了することを知っていると、会議中に集中力を維持し、会議の終わりまでに決定を下す可能性が高くなります。
5.アクションで終了
すべての会議の最後の数分を残して、会議中に議論されたことをすばやく要約し、次のステップについて話します。 会議の各参加者は、次のアクション アイテムと、そのタスクを完了するためのタイムラインを把握しておく必要があります。 打ち合わせ後、発送 会議のメモ、与えられた責任、および全員が同じページにいることを確認するためのフォローアップ計画。
リモート チーム ミーティングの最後のパズル ピース: 統合技術
メールとチャットのアプリは、チーム メンバーとのコミュニケーションをすばやく簡単にしますが、あまり個人的でも魅力的でもありません。 チーム全体とつながり、対話するためのより良い方法は、対面式のビデオ会議です。
ビデオ会議
音声のみの通話では、もはや十分ではありません。 チームミーティングの真のメリットを享受するには、従業員は顔を合わせて会う必要があります。 ビデオ会議通話を使用すると、リモート チーム メンバーを確認して、彼らを真に理解し、本物の関係を築くことができます。 Lifesize を使用すると、ビデオ会議通話をこれまで以上に簡単に接続できます。 会議の招待リンクを XNUMX 回クリックするだけで、チーム メンバーは次のことができます。 ブラウザから直接参加 アプリをダウンロードすることなく、携帯電話、タブレット、またはラップトップで。
スクリーン共有
すべてのミーティングの最初の 5 ～ 10 分を適切なドングルを探して無駄にし、次のプレゼンターにドングルを渡すために余分な時間を無駄にするのはやめましょう。 代わりに、ワイヤレス画面共有テクノロジを使用して会議の効率を最適化します。 Lifesize Share™ 会議でのプレゼンテーションが非常に簡単になります。 モバイル デバイスやラップトップからワイヤレスでリアルタイムに画面を共有し、ビデオを再生し、プレゼンテーションを制御します。
ホワイトボード
ホワイトボード セッションは、ブレインストーミングやチーム全体との共同作業に最適です。 それらはコンテンツを視覚的に魅力的にし、吸収と保持を容易にします。 Lifesize Share と カプティヴォ ホワイトボード カメラ システムを使用すると、ホワイトボードの画像から人、反射、まぶしさ、影を取り除くことで、標準のホワイトボードからコンテンツをキャプチャしてビデオ会議通話の全員に共有できます。 通話中の全員がリアルタイムで表示できるホワイトボード コンテンツのクリーンで鮮やかなデジタル イメージを取得します。
チームミーティングをキャンセルするのをやめて、代わりに改善する
多くの企業は、頻繁なスタッフ会議を非公式のチャット会話と長い電子メール チェーンに置き換えています。 この種のコミュニケーションには場所と時間がありますが、チーム ミーティングの代わりにはなりません。 より良いコラボレーションとより高い生産性を得るために、チームと顔を合わせてみてください。 リモートの従業員がいるチームの場合、ビデオ会議通話は、チームの全員が XNUMX つのユニットとして一緒に作業している間、見たり聞いたりできるようにする、協力的で刺激的な環境を作成するための優れた方法です。
