従来の対面式会議は、遠隔地のチームを雇用する新興企業やその他の中小企業にとっては問題外です。費用がかかり、非現実的であり、信頼できるビデオ会議ソリューションに簡単に置き換えることができます. そして、COVID-19 のパンデミックの影響で、すべての中小企業が仮想化されたように見えます。 ハングアウトや Skype などの無料の消費者向けアプリは、最初は非常に便利ですが、成長するにつれてより良いオプションを見つける必要があります。 この記事では、中小企業向けの主要なビデオ会議機能とツールの概要を説明し、会社に最適なビデオ会議ソリューションを選択できるようにします。
中小企業向けのビデオ会議機能
小規模ビジネス向けのビデオ会議ソリューションを選択する前に、まず一歩下がって、成長中の企業として必要となるすべての機能について考える必要があります。 ビジネスに最適なビデオ会議テクノロジーを選択する際に考慮すべき機能の包括的なチェックリストを次に示します。
1. 通話サイズとスケーラビリティ
チームの規模と、毎日対応するクライアントの種類を見てみましょう。 内部通話で接続するには何人の人が必要ですか? 外部のベンダー、パートナー、または顧客とはどうですか? ほとんどの無料のビデオ会議サービスは最大 8 ～ 10 人の参加者であり、多くは 30 ～ 40 分の通話時間に制限されています。 VoIP 通話にも同様の制限があり、 対面コンポーネント ビデオ会議の。 ウェビナーのような大規模なオンライン ミーティングを開催することは、企業がミッション クリティカルなビデオ通話のために有料サブスクリプションに移行する最大の理由の XNUMX つです。
2. 映像・音声の品質と信頼性
離れた場所にいるチームをつなぎ、ビジネスを成長させるためにビデオ通話を利用する場合、ビデオ通話の品質は最も重要です。 最も必要なときに信頼できるソリューションが必要です。 ビデオ会議や音声会議中に接続が失われたり、信号が不安定になったりすると、生産性が低下するだけでなく、潜在的な顧客を遠ざけることにもなります。 顧客や見込み客との通話を行う企業は、第一印象に大きな影響を与えるため、通話の品質と信頼性に特に注意する必要があります。
3. 会議室のカメラとシステム
会議室でのチーム ミーティングは、リモートの参加者をサポートする必要があり、古い音声会議通話に戻す必要はありません。 緊密に統合されたハードウェアおよびソフトウェア ソリューションは、品質と使いやすさの両方で最高のエクスペリエンスを提供します。 リモート チームは、定期的に顔を合わせてビデオ会議を行うことで、同僚のことをよりよく知ることができます。 実際には、 従業員の89％ ビデオ会議を行っている人は、つながりを感じるのに役立つと言っています。
4.統合された画面共有
画面共有は、ビデオ会議通話でのプレゼンテーションの重要な部分です。 これがないと、プレゼンテーションの効果が制限される可能性があります。 リモートワーカーの90％ ビデオ会議により、チームに自分の意見を簡単に伝えることができると言っている。 ビデオ通話中に画面を共有できると、同僚はあなたが説明しようとしていることを簡単に理解できます。 統合されたワイヤレス画面共有を備えたビデオ会議ソリューションを使用すると、ドングルやコードを探して渡す必要なく、会議中にドキュメントをリアルタイムで簡単に提示および共有できます。
5. チャット、メール、カレンダーの統合
すべてのチームで真の生産性を発揮するには、コラボレーションが重要です。 しかし問題は、シームレスでなければならないということです。 これは、チャット、電子メール、およびカレンダー ツールをビデオ会議ソリューションと簡単に統合する必要があることを意味します。 チャット アプリと電子メールのビデオ統合により、ワークフローを中断することなく、テキスト交換からビデオ通話に簡単に移行できます。 マーケティングおよび営業チームの場合、追加 Eメールマーケティング ワークフローへの統合により、ビジネスを成長させるための勝利の方程式が得られます。 ビデオ会議ツールに必要なもう XNUMX つの重要な統合は、合理化されたカレンダーの統合です。 別のビデオ会議アプリを開かなくても、仕事のカレンダーからビデオ会議をスケジュールして追跡できます。 カレンダーの統合により、同僚の利用可能なスケジュールを知ることができるため、各チーム メンバーがいつ空いているかを尋ねるのではなく、ビデオ会議を主催するのに最適な時間を見つけることができます。
6. 自分のデバイスを持ち込む機能
ビデオ通話であなたと会うためだけに、クライアントや見込み客がアプリをダウンロードしたり、アカウントを作成したりする必要はありません。 Android を使用しているかどうかにかかわらず、会議招待リンクを 323 回クリックするだけで、SIP/H.XNUMX ビデオ システムを介して、または携帯電話、タブレット、またはラップトップから直接、誰でも通話に参加できる標準ベースのソリューションを見つけてください。 、Mac、またはその他の種類のデバイス。
7。 録音
電話会議の録音 この機能は、トレーニングや文書化の目的、またはスケジュールされた通話に参加できなかったチーム メンバーとの有用な会議の要約の共有に最適です。 優れたビデオ会議ソフトウェアには、通話中に簡単に録音できる機能があります。 また、記録をチーム メンバーと簡単に共有するオプションもあります。 これは、会議後に特定の議論のポイントを確認する必要がある場合や、ビデオを使用して新入社員をトレーニングする必要がある場合に特に役立ちます。
8.テクニカルサポート
リモート従業員の 48% 技術的な問題は、ビデオ コミュニケーションの経験を損なうことが最も多いと述べています。 技術サポートが基本的な質問に答えられない場合、ビデオ会議プロバイダーを使用する意味はありますか? さらに悪いことに、何かが壊れた場合に誰も電話をかけない無料サービスはありますか? ビデオ通話がビジネスに不可欠な場合、ビデオ会議プロバイダーのサポート連絡先が必要です。 これにより、技術的な問題が発生した場合に連絡先を確保できます。 また、ダウンタイムを最小限に抑え、邪魔されることなくビデオ会議を楽しむことができます.
9。 セキュリティー
セキュリティは、大企業と同様に中小企業にとっても重要です。 セキュリティの脆弱性は、会社にとって壊滅的な後退になる可能性があります。 Zoom などの企業のセキュリティ脆弱性に関する最近のニュース記事では、セキュリティ要件とリスク許容度を評価することが重要です。 これは、ビジネス用のビデオ会議プロバイダーを選択する際の最も重要な基準の XNUMX つです。
10. 価格とROI
従業員が在宅勤務を年間の半分の時間だけ行った場合、 節約額で$ 11,000 一人当たり。 つまり、従業員が 25 人の小規模な会社は、従業員が自宅で仕事をしていても生産性が高く、ビデオ会議を通じてつながっているため、年間 275,000 ドルを節約できることになります。 さらに、ビデオ会議により、従業員は物理的な場所に関係なくチーム ミーティングに参加できるため、移動時間とコストが大幅に削減されました。 ビデオ会議自体によって多くの企業のコストが削減されましたが、予算が少なく、会社の成長に合わせて拡張できるものを選択することが依然として重要です。
中小企業向けの 5 つの便利なビデオ会議ツール
これらすべての機能を念頭に置いて、チームがより個人的で生産的な会議を行うのに役立つ XNUMX つの優れたビデオ会議ツールのリストをまとめました. これらのツールは無料または最小限の投資で利用できるため、収益を重視する中小企業や新興企業に最適です。
1.等身大ダッシュ
ライフサイズ ダッシュ™ は、任意の会議室にビデオ会議を追加するための無料で簡単な方法です。 この無料の会議室キット コネクタは、Aver、Huddly、Logitech、Polycom などのメーカーのサードパーティ USB ビデオ カメラおよびオーディオ デバイスと統合できます。 Chromebox と Windows PC をサポートし、オフィスにある既存のハードウェアを自由に使用できると同時に、Lifesize サービスの優れたユーザー エクスペリエンス、信頼性、集中管理を提供します。 Lifesize Dash を使用すると、部屋ごとの隠れたライセンス料をなくすことで、部屋ごとに年間最大 1,000 ドル節約できます。
2.等身大アイコン300
Lifesize® アイコン 300™ は、2,000 ドル未満のオールインワン ハドル ルーム ソリューションです。 その超広角視野 (FOV) は、小さな会議室でもテーブルに着席している全員を捉えるために完全に最適化されています。 Lifesize Icon 300 は比類のない 4K 画面共有品質を提供するため、品質を犠牲にすることなくハドル ルームでプレゼンテーションを行うことができます。 セットアップはプラグ アンド プレイで、コントロールは直感的で、すべての通話はデフォルトで暗号化されます。
3. Microsoft との Lifesize 統合
多くの中小企業は、電子メール、予定表、およびリアルタイム コミュニケーション ソリューションをマイクロソフトのツールで標準化しています。 の Microsoft の Lifesize 統合 クラス最高のオーディオおよびビデオ品質を既存の Microsoft® Teams および Microsoft® Outlook® ワークフローに追加して、永続的なコラボレーションを実現します。 Microsoft Teams または Microsoft Outlook から直接 Lifesize 会議を簡単にスケジュールして参加できます。 さらに、Lifesize は、会議室やグループ通話で優れたビデオ エクスペリエンスをユーザーとそのゲストに提供することで、Microsoft Skype for Business 環境を強化します。
4. Kaptivo デジタルホワイトボード
ホワイトボード セッションは、ブレインストーミングやチームとの共同作業には最適ですが、リモートのチーム メンバーがボードを見て、ビデオ会議通話中に参加するのは難しい場合があります。 Lifesize Share と Kaptivo によるホワイトボード共有 では、スマートボードや独自のデジタル ホワイトボードを購入することなく、インタラクティブなホワイトボード セッションをキャプチャできます。 Kaptivo は、標準のホワイトボードまたはガラス ボードに取り付けられ、ホワイトボード セッションをデジタルでキャプチャし、Lifesize Share と組み合わせると、会議中または通話中の全員にリアルタイムでクリアでシャープで正確な画像を表示します。
5. Lifesize アカウント
ビデオ会議のより良い方法を探している、真にコスト意識の高い中小企業の経営者のために、 等身大 最大 10 人の参加者との無料のインスタント ビデオ通話をホストできます。 個人のミーティング ID を送信して出席者を招待し、顔を合わせてミーティングを行い、画面を提示し、完全に暗号化されたネットワークを介して携帯電話またはブラウザーから直接コラボレーションします。 他の無料のビデオ会議サービスとは異なり、Lifesize では会議の長さに制限がなく、無制限の無料会議を利用できます。 また、COVID-19 のパンデミックに対応して、Lifesize はすべての企業に 6 か月間無料で提供しています。 に移動するだけです サインアップ.lifesize.com 無料アカウントを取得します。
まとめ
リモートチームで小規模ビジネスを運営する場合、定期的な対面ミーティングは、チームを結び付けるだけでなく、より効果的にコラボレーションするためにも重要です. 会社の成長と拡大に役立つビデオ会議ツールを選択する前に、このチェックリストに目を通して、ツールに必要な機能があるかどうかを確認してください。 このツールを使用して、チーム メンバー全員が定期的なビデオ会議に参加できますか? ビデオ会議ツールは、ワークフローを合理化するのに十分堅牢ですか? チーム メンバー間で同期し、ビジネスとしてスムーズに機能するために必要な統合を利用できますか?
オプションを慎重に検討し、最高の ROI を約束し、会社の成長に合わせて拡張できるツールを使用する必要があります。 Web 会議は、リモート チームのつながりと関与を維持するための不可欠な要素であり、小規模ビジネスにとって最適な投資の XNUMX つであることを忘れないでください。
