事業継続計画: 定義、例、および作成方法

COVID-19 の危機は世界中の組織を驚かせ、企業は、完全にリモートの従業員と新しいビジネス プロセスを同時にサポートしながら、運用を継続する方法を見つけ出すことに奔走しました。 最近の 事業継続調査 業界調査会社ガートナーの調査によると、コロナウイルスの影響に対して十分な準備ができていると感じている組織はわずか12%でした。 「この自信の欠如は、多くの組織が時代遅れで効果のない方法でリスク管理に取り組んでいることを示しています。 「準備が整っている組織は、準備が整っていない組織よりも、コロナウイルスによって引き起こされた混乱をはるかにうまく管理できます。」

コロナウイルスのパンデミックのような壊滅的な出来事は予測できないため、組織は事前に事業継続計画を準備する必要があります。 事業継続計画は、壊滅的な事態が発生した場合のリスクを軽減するのに役立つだけでなく、従業員と資産を保護し、事業を可能な限り迅速に回復できるようにします。 危機への備えが不十分であると、企業にとって非常に大きな損失となる可能性があります。 ガートナーの推定では、平均して、 企業はダウンタイム中に毎分 5,600 ドルを失います、これは 140,000 時間あたり $540,000 ~ $XNUMX の範囲に相当します。 このブログでは、最新のテスト済みの事業継続計画を策定する根拠を説明し、危機が発生した場合に会社を保護する事業継続プログラムを作成するためのヒントを提供します。 

 

黄色のブロックが倒れているが、指が紫色のブロックを XNUMX つ持ち上げている 

事業継続計画とは

事業継続計画 (BCP) は、計画外の混乱、災害、または危機の際に、運用を維持するため、または運用を迅速に再開するための手順を概説する文書です。 BCP は通常、主要な緊急対応者を特定し、重大な混乱が発生した場合に組織が従わなければならない詳細な指示を含んでいます。

 

計画が必要な理由: ビジネスが直面する可能性がある 5 つのタイプの危機

危機とは、会社に不安定で危険な状況を引き起こす予期せぬ出来事のことです。 遅かれ早かれ、規模や業界に関係なく、すべての組織が何らかの危機に直面します。 以下は、ビジネスが直面する可能性のある最も一般的な XNUMX つのタイプの危機です。 

1.金融危機 

金融危機は、企業がその資産の価値を失い、企業が合理的に支払うことができるよりもはるかに多くのお金を借りているときに発生します。 通常、これは、市場に突然の変化があった場合、または会社の製品やサービスに対する需要が劇的に減少した場合に発生します。 たとえば、類似しているがより優れた製品をより安価な基本コストで競合他社が発表すると、製品の需要が大幅に低下し、会社にかなりの経済的損失が生じる可能性があります。 金融危機は、企業価値の損失に直接つながり、従業員、投資家、顧客の間で企業の信頼を損なう可能性があります。 

2. システムの停止またはダウンタイム

情報技術 (IT) は、不可欠なビジネス アプリケーションやシステムと同様に、日常業務やビジネスの円滑な運営に不可欠です。 技術的な障害、サイバー攻撃、機能停止、またはセキュリティ侵害は、企業の業務を大幅に妨げたり、完全に停止させたりして、組織に莫大な損失をもたらす可能性があります。 よくあるニュース記事 データ侵害 このタイプのリスクがエンタープライズ企業にとってどのように増大する懸念であるかを示しています。 IT の機能停止や違反は、製品やサービスの評判に大きな打撃を与える可能性もあります。

3. 主要な人員の予期せぬ喪失

人事危機は、従業員または組織に関連する主要な個人が、健康、不正行為、またはその他の予期しない状況のために突然会社を辞めたときに発生します。 重要な従業員、特に指導的役割を担っている従業員の予期せぬ喪失は、多くの場合、業績に永続的かつ悪影響を及ぼします。 さらに、従業員の退職が不正行為によるものである場合、違反が会社の文化を反映していると見なされた場合、会社は反発を受け、評判が損なわれる可能性があります。 ソーシャル メディアは、人事の不正行為による否定的な報道の速度と範囲を拡大しています。 

4. 組織上の不正行為

組織的な不正行為は、会社の経営陣が、株主、従業員、または顧客に悪影響を与えるような方法で、意図的かつ故意に行動する場合に発生します。 この種の危機には、企業が重要な情報を差し控えたり、従業員を搾取したり、誤解を招くようなポリシーを採用したり、管理権限を乱用したり、企業の製品やサービスを誤って伝えたりすることが含まれます。 ブレーキが故障した最新モデルの車を販売する自動車メーカーは、組織的な不正行為を行っている企業の一例です。 この不正行為が意図的でないか計画的であるかにかかわらず、不正行為が一般に知られると、ほぼ確実に会社の評判または財務上の損害が発生します。 

5.自然災害

自然災害とは、火山、地震、洪水、ハリケーン、竜巻、ウイルスの発生など、会社に悪影響を与えるあらゆる激変現象です。 これらの災害によって引き起こされる損害は通常、大規模であり、地域全体や産業、さらには世界経済にさえ影響を与える可能性があります。 最近の COVID-19 パンデミックは、世界中の経済、従業員、および組織に悪影響を及ぼした自然災害の一例です。 

 

5 つのステップで事業継続計画を作成する方法

事業継続計画を作成することで、資産と人員を保護し、予期しない危機をうまく乗り切る可能性を最大限に高めることができます。 壊滅的な出来事がいつ、どのようにビジネスに悪影響を与えるかを予測することは誰にもできませんが、危機管理は、事前に準備するのに役立つため重要です。

事業継続計画のブレインストーミングと起草を開始するには、事業の機能とプロセスに関する深い知識を持つスタッフで構成されるチームを編成します。 どのような戦略と計画が実行可能かを判断するには、IT、人事、財務にまたがる機能横断的な代表者を含めることが特に重要です。 

事業継続計画をまだ作成していない場合は、以下の手順に従ってください。 また、 事業継続計画テンプレート 起草プロセスをガイドするのに役立ちます。 

ステップ 1: ビジネスへの影響分析を実施する 

組織全体の事業継続計画を策定するための最初のステップは、 ビジネスへの影響分析 リスク評価の演習。 最初のレビューでは、組織に対する脅威を特定し、それぞれの危機がビジネスに与える影響を判断します。 極端な天候や市場の急激な変化による建物への物理的な損傷などの明白なリスクと、伝染性ウイルスの発生などのあいまいな脅威を含む網羅的なリストを作成するようにしてください。 災害や危機による運用時間の損失や遅延を判断するときは、最良のシナリオと最悪のシナリオを考慮することが重要です。 完了したら、各イベントがビジネスに与える可能性のある財務上の影響を定量化して、それに応じて計画できるようにする必要があります。

ステップ 2: 復旧オプションについて話し合う

チームは、危機から回復するための戦略と、各シナリオのビジネス オペレーションを回復する最善の方法について話し合う必要があります。 緊急対応を実行するために必要なリソース、各復旧オプション、およびそれらのリソースがどのように機能するかを含めます。 物理的な建物への損害やウイルスの拡散を減らすために、 技術スタックを実装する リモート ワーカーをサポートし、オフィス外での運用を維持できる IT 戦略。 

さらに、多くのサードパーティ企業が、重要なビジネス機能のビジネス継続性と情報技術の回復戦略をサポートしています。 IT の停止や違反については、専門のベンダーと契約することを検討してください。 データ損失防止サービス あらかじめ。 組織の規模と利用可能なリソースに応じて、イベントごとに調査できるさまざまな回復オプションが存在する場合があります。

ステップ 3: 継続計画を改善する

次に、それぞれの危機シナリオを復旧計画にマッピングして、リストを最適なオプションに絞り込みます。 従業員と資産を安全に保ちながら、ビジネスをできるだけ早く回復するのに役立つ戦略を決定します。 最善のシナリオと最悪のシナリオの計画を立てる必要がある一方で、わかりやすい指示で計画を簡素化することが不可欠です。 緊急対応者と従業員は、災害が発生したときにすぐにこれらの計画を実行する必要がある場合があることを忘れないでください。

ステップ 4: チームをトレーニングする 

優れた計画は、その実行と同じくらい優れています。 そのため、危機に対応する方法についてスタッフを教育し、訓練することが重要です。 まず、緊急事態が発生した場合に最初に支援し、事業継続計画に従う主要な担当者を特定します。 これらの従業員は、計画における特定の責任と役割を知っている必要があります。 指定された緊急対応者には最も多くのトレーニングが必要ですが、直接影響を受けなくても、スタッフ全員が BCP に関与する必要があります。 継続性トレー​​ニングを企業文化に組み込み、すべての従業員がさまざまなシナリオへの対応方法と緊急時の連絡先を理解できるようにします。 

事業継続文化の必要性について議論している MHA Consulting の リチャード・ロングの著書、「組織に継続性の文化がある場合、その従業員は常に次の質問を自問します。災害が発生した場合に、このプロセス、アプリケーション、または機能が (機能が低下した状態であっても) 利用可能であることを保証するにはどうすればよいでしょうか?」

ステップ 5: 移行フェーズを計画する

最後に、移行フェーズを計画して、通常の運用に戻り、危機後の作業を行います。 ビジネス オペレーションを再開する前に満たす必要がある要件を決定します。 物理的な建物が損傷した場合、従業員が安全にオフィスに戻る前に、どのような手順を完了する必要がありますか? 組織に関連する主要な個人が不正行為のために突然退職した場合、従業員にこれをどのように伝え、通常のワークフローに戻るのを支援しますか? 一部のイベントの影響は、スタッフにとって非常に個人的なものであり、最初のショックをはるかに超えて広がる場合があります。 危機が発生した後、事業運営がいつ、どのように通常の状態に戻るかについて、さまざまなシナリオを計画することが重要です。

 

COVID-19時代の事業継続計画

COVID-19 のパンデミックは、世界中の個人、企業、経済全体に深刻な脅威をもたらしています。 多くの企業が義務化を実施 在宅勤務ポリシー 従業員全体がウイルスの拡散を遅らせるために。 コロナウイルスをめぐる不確実性が続く中、組織は現在、従業員を安全に職場に戻す方法と時期という新たな課題に直面しています。 最初の焦点は従業員をオフィスに戻すことかもしれませんが、従業員の安全、快適さ、幸福を念頭に置いておく必要があります。 COVID-19 時代の事業継続管理計画に関する XNUMX つの推奨事項を以下に示します。

1. 在宅勤務+オフィスのハイブリッドモデルを目指す

COVID-19 が抑制された後、すべての従業員がオフィスに戻る準備ができているわけではありません。 医療上または個人的な理由で在宅勤務を続ける必要がある人もいるため、計画プロセスで考慮する必要があります。 他の従業員は、フルタイムのオフィス生活に戻る準備ができており、熱望している場合もあれば、リモートで働き続けたいが、毎週数日はオフィスに通勤したい場合もあります。 を制定することを検討してください ハイブリッド作業モデル 一部の従業員はオフィスで働き、他の従業員は自宅で常勤またはローテーションで働いています。 これにより、スタッフは最も快適な場所から柔軟に作業できるようになり、この移行段階で全員の生産性と関与を維持できます。 ビジネスの目標復旧時点を決定し、チーム メンバーにとって何が最適かを決定します。 完全なリモート、ハイブリッド ワーク モデル、または従来のオフィス設定。  

2. リモートワークをサポートする技術スタックを構築する

リモートの従業員とオフィス内の従業員で構成される分散した従業員をサポートするには、次のことに投資する必要があります。 シームレスな作業とコラボレーションを可能にするツール 従業員の場所に関係なく。 クラウドベースのテクノロジーにより、従業員はインターネットに接続できる場所ならどこからでも効果的に仕事をすることができます。 生産性とコラボレーションは、もはや XNUMX つのオフィスの場所では実現できません。 クラウド経由で配信され、 ビデオ会議、メッセージング アプリ、プロジェクト管理ツールにより、物理的に一緒にいなくても、分散したチーム メンバーが集まり、アイデアを共有し、シームレスに共同作業することがかつてないほど容易になります。 

3. ビデオファーストの文化を作る 

従業員の満足と幸福は、協力的で包括的な文化と密接に関係しています。 これは、リモート ワーカーとオフィス ワーカーで構成されるハイブリッド ワーク モデルに移行する場合に特に重要です。 リモートの従業員は、オフィス内の同僚と同じように情報を入手し、仲間に含まれていると感じる必要があります。 作成する ビデオファーストの文化 音声のみの電話会議やテキストベースのツールではなく、すべてのチーム ミーティングでビデオ会議ツールを使用することを優先します。 対面式のやり取りは、リモート ワーカーとのチームが会議中に関与を維持し、協力的で信頼できる関係を構築するのに役立ちます。 

4. オフィスでのコロナウイルス感染を減らす

職場でのウイルスの拡散を防ぐ最善の方法は、そもそも細菌をオフィスから遠ざけることです。 これは、COVID-19 の兆候と症状について従業員を教育し、従業員が気分が悪い場合は家にいるように奨励することから始まります。 さらに、従業員は従う必要があります CDCガイドライン オフィスでの社会的距離を確保し、XNUMX 日中徹底的に手を洗うことにより、良好な衛生状態を実践します。 ウイルスの拡散を抑えるために、ワークステーションは適切な間隔で配置し、毎日徹底的に消毒および清掃する必要があります。 

5. コンティンジェンシー戦略を作成する

COVID-19 後の職場復帰のための事業継続計画には、オフィスでウイルスが発生した場合の緊急時対応戦略を含める必要があります。 ウイルスの拡散を迅速に食い止める確固たる危機管理戦略の鍵は、準備とコミュニケーションです。 従業員がウイルス陽性であるか、感染者と接触した場合は、すぐにスタッフに連絡してください。 従業員は、すぐにリモートで作業を開始できる必要があります。 これは、従業員がラップトップを持ち帰って、毎日自宅で仕事をする必要があることを意味します。 

 

まとめ

壊滅的な出来事が起ころうとしているという事前通知を受け取ることはめったにありません。 いくらかのリード タイムがあっても、イベントが予想外に展開するにつれて、複数のことがうまくいかない可能性があります。 効果的な事業継続計画は、危機に直面している組織にとって最良のセーフティ ネットです。 計画の作成にはコストと時間がかかりますが、BCP は会社にとってかけがえのないものです。 よく考えて実行された計画は、危機の際にタイムリーに運用を維持または復元しながら、従業員と資産を安全に保つための最良の機会を会社に提供します。