8 つのステップで効果的な会議を行う方法

会議は、仕事の生産性と効率を高めるための強力なツールですが、多くの場合、正反対の結果をもたらします。私たちは皆、本当の目的や目標がなく、永遠に続くように見える苛立たしい会議に行き詰まっています。ありがたいことに、非生産的な会議は、計画、構成、および適切なツールを少し使用することで回避できます。会議の運営方法を再構築すると、会議中に費やされる時間だけでなく、会議後に達成される実行可能な計画や目標にも大きな影響を与えます。これらの XNUMX つの会議管理手順を利用すると、会議とチームの効果と生産性が向上します。

みんなの最悪の悪夢=機能不全の会議

仕事中に生産性を下げる最善の方法は、機能不全に陥った会議に座っていることです。

401(k) に数年間貢献した後、企業が主催する 401(k) 財務計画会議に出席し、賢明な金融投資を行いました。熱心に学び、最前列に座ってメモを取る準備をしました。会議の冒頭で、何人かの人々がスピーカーに 401(k) の目的とアカウントの設定方法に関する非常に初歩的な質問をしました。基本を乗り越えることは決してないだろうということを理解するためだけに、私はほぼXNUMX時間立ち往生しました. 会議全体は、財務計画に不慣れな少数の人々からの質問で占められていました。少しの計画と構成があれば、この会議は誰にとっても有益だったでしょう。

によるウルフ経営コンサルタント、すべての会議時間の半分が浪費されており、専門家の 73% が関係のない仕事をしていることを認め、39% が会議でうたた寝さえしています。非生産的な会議に関連する会社の実際のコストについて考えてみてください。時間が経つにつれて、無駄になる金額は天文学的になります。

8 つのステップで効果的な会議を開催する方法

効果的な会議は、議題にとどまる必要があり、通常はスケジュールやリストから外れます。つまり、成果を生み出す効果的な会議議題が必要そして構造。明確に定義された目標、魅力的で焦点を絞った対話、およびフォローアップの指示により、各会議がスムーズかつ効果的に進行し、あなたとあなたのチームメンバーの時間とお金を節約できます。

1.明確な目標を定義する

アンケートの作成効果的な会議の議題事前に送信することで、会議の雰囲気と焦点を設定できます。厳密に固執する固定されたアジェンダを持つと、有機的な会話の邪魔になる可能性がありますが、会議の主要なセグメントの目標とトピックの概要を示した明確な開始時間と終了時間を設定することで、会議を順調に進めることができます。

2. 適切な人だけを含める

効果的な会議を運営するための重要な側面は、会議に積極的に貢献できる適切な人を出席させることです。真のゲームチェンジャーとして、会議にさまざまな視点や経験をもたらすことができる可能性がある、直接のチーム外の参加者を考えてみてください。さらに、必ずビデオ会議会議の説明にリンクを招待して、リモートの従業員が簡単に通話に参加し、顔を合わせて参加できるようにします。

3. 参加者を引き付ける

会議を明るく魅力的なものに保つことで、会議室の全員が注意を払い、会議の目標に貢献できるようにします。出席者をペアまたは小さなグループに分けて、一緒に取り組むタスクを持たせることで、全員が積極的に会議に参加できるようになります。また、グループ間で切磋琢磨することで会議を活性化することもできます。リモートの従業員は、直接会議に参加しているのと同じように自分が含まれていると感じられるようにします。 Lifesize を使用すると、リモートの参加者が簡単に会議に参加する画面を共有します。また、対面式のやり取りにより、通話中に集中して従事することができます。

4. 安全な会議スペースを作る

多様な視点と洞察を得るには、会議の全員が参加する必要がありますが、多くの場合、会議は少数の率直な人々によって支配されます。時には最高のアイデアが大人数で話すのが苦手な物静かな従業員から生まれることもあります。参加のバランスを取ることで、誰もがフィードバックや意見を歓迎する環境を醸成します。定期的に意見を求めたり質問をしたりして、会議中に各人が話す機会を提供します。

5. 会話に集中する

人々がコースから外れた複数の会話トラックを開始すると、チームは勢いを失います。これが、アジェンダが重要であるもう XNUMX つの理由です。議題にないトピックが持ち上がった場合は、時間がある場合は会議の終わりまでそのトピックを保存するか、別の会議でそのトピックに対処するよう出席者に依頼します。会議が軌道から外れ始めたときに、議論されているトピックを穏やかに思い出させる会議の司会者を使用することを検討してください。

6. フィードバックを受け入れる

会議をより効果的にする方法を見つけるよう、出席者に奨励します。フィードバックを求めることを事前に伝えて、彼らが考えをまとめ、役立つ提案をできるようにします。フィードバックは短く、シンプルでポジティブなものにしてください。「何がいけなかったの？」と尋ねるのではなく、「どうすれば改善できますか？」と尋ねます。これにより、グループは欠点を指摘するのではなく、ミーティングの改善に集中できます。最後に、会議がより生産的になる可能性があると思う具体的な例を出席者に挙げてもらいます。

7. 次のステップの概要

人々が同じ会議から離れて、議論された内容についてまったく異なる解釈をすることはよくあることです。混乱を避けるために、会議を簡単に要約し、全体像の目標を全員に思い出させ、会議が終了する前に次のアクションアイテムが何であるかを各自が確実に把握できるようにします。打ち合わせ後、発送会議のメモ、全員が同じページにいることを確認するために与えられた責任と締め切り。

8.会議を記録して共有する

多忙なスケジュール、個人的な休暇、相反するイベントにより、招待されたすべての会議にすべての従業員が出席することは不可能です。マネージャは、会議中にレビューされた文書やデッキを共有することがよくありますが、プレゼンテーション資料は、会議中に実際に行われたことのほんの一部しか反映しておらず、有機的な会話や下された決定は完全に除外されています. Lifesize の記録と共有会議に参加しなくても、会話に参加できます。会議に出席できなかった人々にループし、出席した人々の参照または復習として機能します。 Lifesize Record and Share を使用すると、堅牢なビデオライブラリを取得して、ブラウザから簡単に閲覧、整理、保存、共有できます。

会議を効果的に行うための 8 つのヒント

会議を改善するために、会議の手順を完全に見直す必要はありません。会議を生産的で楽しいものにする簡単な方法があります。次の会議を改善するためにすぐに実行できる XNUMX つの簡単な手順を次に示します。

議事録を取る人を指名する
プレゼンテーションやメモを取る場合を除き、ラップトップは閉じたままにしてください
携帯電話を会議から遠ざける
ビデオ会議通話で顔を合わせて会う
タイマーを設定する
要約して責任を割り当てる
より短い会議をスケジュールする
ミーティングに参加するためのスナックや楽しいインセンティブを提供する

効果的な会議のために WP Engine が Lifesize を使用する方法

WordPress デジタルエクスペリエンスプラットフォームである WP Engine には、XNUMX つの大陸にまたがる XNUMX つのオフィスがあります。多数のマネージャーとチームメンバーがさまざまなオフィスで働いているため、地理的な隔たりを埋めるために Lifesize を検討しました。各オフィスとすべての従業員のラップトップに Lifesize を配置することで、同僚はすぐに互いにつながり、マネージャーはリモートの従業員を XNUMX 対 XNUMX のビデオ通話で効果的に管理できます。

対面でのやりとりにより、従業員は何千マイルも離れたマネージャーやチームメンバーと魅力的な会話や個人的なつながりを持つことができます。 WP Engine はまた、Lifesize を毎週使用していますタウンホールミーティング会社全体をまとめて、すべてのオフィスが同じページにあり、XNUMX つのユニットとして連携していることを確認します。

「Lifesize を利用できるようになったことで、まるで XNUMX つのチーム、XNUMX つのオフィスがシームレスに連携しているかのように感じられます。」

— Sarah Jones 氏、WP Engine のシニア HR ビジネスパートナー

まとめ

会議は XNUMX 週間のうちの多くの時間を占めるため、できるだけ効果的で生産的な会議にすることが重要です。効果的な会議には議題があり、特定の目的のために適切な人々を集め、具体的な結果をもたらすオープンな議論の場を提供します。これらの要因がなければ、会議は全員の時間の無駄になる可能性があります (私たちのミーティングミーム私たちが何を意味するかを見るために投稿してください）。決定事項、タスク、優れたアイデアは、会議後に共有する必要があります。

さらに良いことに、Lifesize を使用すると、会議を簡単に記録して共有できるため、出席しなかった人がすぐに理解できるようになり、出席した人には優れたリファレンスが提供されます。適切な会議ツール、構造、および会議参加者からの関与があれば、プロセスをスピードアップし、チームの精神と生産性を向上させる効果的な会議を行うことができます。