組織で使用されているすべてのコラボレーション ツールを発見、評価、分析すると、コミュニケーション ソリューションをより良いものに変更するプロセスが少し面倒になることがあります。
Lifesize では、特にアウトソーシングやアドホック ソリューションを導入した場合に、技術スタックがいかに複雑になるかを理解しています。Spiceworks と実施した最近の調査では、 平均的な IT 意思決定者は、4.4 つの異なるプロバイダーで約 XNUMX のソリューションを管理しています. これらすべてのソリューションを使用すると、組織全体で各部門が使用するさまざまなツール、アプリケーション、およびシステムのすべてを簡単に把握できなくなるだけでなく、会社の財布にもかなりの負担がかかる可能性があります。
そこで、私たちは数人の IT 専門家と協力して、現在のコミュニケーション スタックを適切に組織化され、適切に機能し、IT 主導のコラボレーション エコシステムに変換するためのいくつかの手順をまとめました。
1. 現在のコラボレーション テクノロジーとその使用頻度を把握する
少し時間と労力がかかるかもしれませんが、組織全体で使用されているさまざまなツールすべてを特定してインベントリを作成することは、より優れたコミュニケーションおよびコラボレーション ソリューションを探す上で重要なステップです。 さまざまな部門とのオープンな対話を作成することは、技術的な会話を開始するのに間違いなく役立ち、最終的にはどのツールが使用されているかを簡単に特定できるようになります.
2. 必要のないツールを特定する
オフィスで使用されているさまざまなツールをすべて追跡しながら、実際に使用されているものと、オフィスの隅にあるほこりを集めているものを見つけます。 時間をかけて現在のツールを評価するだけで、コストを削減し、コラボレーション スタックを簡素化することができます。
3. 可能な場合は統合する
この時点で、おそらく、組織全体で使用されている機能の重複を見つけ始めるでしょう。 そして、ここからソリューションの統合を開始して、サインアップしている契約、ベンダー、およびサービスの数を減らすことができます。 これにより、コストが削減されるだけでなく、すべての部門での制御、管理、展開が容易になります。
4. 各部門の主要な利害関係者を集めて、新しいツールの採用を促進する
次にやるべきことは、組織内の全員を同じ認識に導くことです。 それぞれの分野で導入を担当できる担当者を各部門に見つけることで、エンド ユーザーを遠ざけるような大きな後退を回避しながら、より良いソリューションを使用するように会社全体をスムーズに移行できます。
