議事録の取り方: 例と議事録のテンプレート

会議を記録することは、効果的なビデオ会議通話を成功させるための重要なステップです。 あなたが会議の神聖な筆記者として選ばれた場合は、会議の議事録を効果的に、直感的に、同僚と簡単に書き、共有することの詳細を理解することが重要です。 ここでは、会議の議事録について知っておく必要があるすべてのことと、会議の最も重要な部分をキャプチャする方法に関するいくつかのヒントとコツを紹介します。

議事録とは何ですか？

会議議事録は、会議中に議論された内容を出席者と非出席者に通知し、会話またはプロジェクトを順調に進めるために必要な次のステップを定義するために使用される、会議で取得された具体的な記録です。 議事録は、会議に出席しなかった人々が議論されたことに追いつくことを可能にします。 この要約された文書は、どのトピックを再検討し、フォローアップ ミーティングで将来の決定を通知するかについても示唆しています。

議事録を取る4つの理由

会議の議事録は、会議で議論された重要なトピックのベンチマークとして使用されるだけでなく、記録としても使用されるため、会議に参加していない人や会議室にいない人が、偏見や雑談を除いて、議論された内容に追いつくことができます。 議事録が会議の方法を強化するいくつかの正当な理由を以下に示します。 

会議の全体的な目的を把握する

人々は楽しみのために会うのではありません。 会議が招集されることには、常に根本的な目的があります。 優れた会議議事録は、そもそも会議が開催された理由を人々に伝えるだけでなく、実行する必要のあるタスクの記憶を呼び起こします。 

行われた決定に対する投票を記録する

ミーティング中に下された重要な決定を書き留めておくことで、あなたと同僚はフォローアップ ミーティングの一歩先を行くことができます。 会議室で行われた動議や投票をキャプチャして、出席者と非出席者に対して、これらの決定がいつ、なぜ、どのように行われたかを明確にします。

今後の会議の次のステップを計画する

ミーティングは決して XNUMX つのミーティングではありません。フォローアップの同期と、人々が行う必要があるタスクが常に存在します。 次の会議が始まる前に何をする必要があるかを記録することで、同僚は次の電話に備えるために何をする必要があるかを簡単に追跡できます。

アクション アイテムの追跡

ミーティング全体で実行可能な項目をログに記録することで、出席者は、現在話し合っている内容から注意をそらすことなく、ミーティングが終了したときに何をする必要があるかを簡単に知ることができます。

効果的な議事録の書き方6ステップ

1.事前計画

を設定して送信することにより、 会議の議題 事前に同僚に伝え、会話を導き、発生する可能性のある接線を切り取ることができます。 会議の議事録を使用して会議の構造を設定したり、簡単にメモを取ったり、トピックを変更したりできます。 これにより、会議に適した形式で議題を作成することもできます。 

2. 議事録を構成する

議事録に含める重要事項は次のとおりです。 日付と時刻 会議の 参加者の名前 電話会議で、 行われた決定, 新しいトピック 育ち、そして 次の会議 日付と時刻。 参加できなかった人がいる場合は、その名前も書き留めて、ループ内にいることを確認してください。

3. メモを明確にする

会議でメモを取っていると、後れを取りがちです。会話はペースが速く、ついていくのが難しい場合があります。 会議が客観的になり始める前に心に留めておき、判断や偏見を避けてください。 会議の後に戻って議事録を編集し、意味をなすようにし、時制を修正して一貫性を保ち、参照された可能性のある追加の文書や情報を添付することもできます。

4. 承認を得る (必要な場合)

会議の議事録を取るのが初めての場合は、必要に応じて上司の承認を得てください。 組み立てたものを別の目で見てもらうのはいつでもいいことです。

5.議事録を共有する

議事録を編集したら、同僚と共有します。 会社に議事録用の包括的なフォルダーがある場合は、それらをアップロードして簡単にアクセスできるようにします。 会議の出席者が紙のコピーを要求した場合は、それらを提供し、自分用にコピーを保管してください。これらのドキュメントは自慢できるものです。

6. 議事録を将来のレビューに利用できるようにしておく

議事録を次のフォローアップ ミーティングに必ず持って行き、要約でミーティングを開始できるようにします。 このようにして、タスクが達成されたかどうかを確認し、これらの議事録を使用して会議の進行状況をガイドできます。

議事録テンプレート

効果的な会議 優れたリーダーシップ、協力的なチーム、最小限の雑談、優れたメモ取りの成果です。 この基本的な議事録テンプレートを使用して、会議の議事録を最大限に活用してください。 以下のテンプレートをコピーして、次の会議で使用してください。

会議の目的

[チームまたは組織名] の [会議の種類] の会議が [日付] に [場所] で開催されました。 それは [時間] に始まり、[会議のリーダー、会議を招集した人] によって [書記名] を書記として招集されました。 

出席者

【出場メンバー一覧】

【登壇者一覧】

【欠席者一覧】

トピックス・発表

[トピック/プレゼンテーション名] は [プレゼンター/スピーカー] によって発表されました。

• 主なポイント

フォローアップ タスク

タスク: [タスク実行者名] の [名前] から [日付] までに [タスクを完了する] に呼び出されました

会議の議事録を記録するための便利なツール

Lifesize のようなビデオ コラボレーション ツールを使用すると、議事録用のテンプレートと追加の追加情報を提供できます。 これらの Lifesize の機能とソリューションを使用して、簡単にメモを取ったり記録を保存したりして、会議を最適化します。 

Lifesize の記録と共有

等身大 記録して共有する ユーザーは、自分のデバイスまたは会議室システムからビデオ会議通話を安全に記録できます。 ワンクリックで共有コンテンツとプレゼンテーションをキャプチャし、ビデオ会議ソリューション内で会社の個人用ビデオ チャネルの作成を開始します。 そうすれば、会議の議事録と一緒に完全な記録を送信できます。

Lifesize Share ワイヤレス画面共有

ライフサイズシェア はワイヤレス画面共有およびルーム オートメーション ソリューションであり、会議のプレゼンターが会議室でプレゼンテーションをワイヤレスで共有できるようにすると同時に、自分のプライベート画面でメモ作成ツールや参考資料にアクセスすることもできます。 このソリューションを使用すると、XNUMX つのデバイスから別のウィンドウでプレゼンテーションを共有し、同時にメモを取ることができます。

Microsoft、Google、Slack との統合

Lifesize では、使いやすさがすべてです。 Lifesize ソリューションを次のようなツールとシームレスに統合します マイクロソフト、グーグル、スラック 毎日の会議ワークフローをサポートおよび強化します。 会議のスケジュール設定、ドキュメントの送信、同僚とのグループ チャットの開始をすべて XNUMX つのソリューションから実行できます。

結論

会議の議事録を書くことは難しいことではありません。 動的で録画可能なビデオ会議ソリューションを使用すると、ツールを利用できます。 会社全体の電話会議を記録している場合でも、現在進行中のプロジェクト チームと同期している場合でも、よりスマートに会議を行い、組織化され、優れた会議議事録を保持することで、時間を最大限に活用できます。 会議の生産性に関するブログを定期購読してください。