COVID-19 の発生により、企業は世界最大のリモートワーク実験への参加を余儀なくされています。 その間 米国の企業の 63% がリモート ワーカーを使用していた パンデミックが発生する前は、大多数が正式なリモートワーク ポリシーを導入していなかったため、何万もの企業と何百万もの労働者が、新しいスタイルの働き方への突然の移行に続いて何をすべきか疑問に思っていました.
事実上すべての重要でないビジネスは、従業員をわずか数週間に短縮して自宅にとどめるよう求められており、多くの企業が次のような新しい問題に積極的に取り組んでいます。
- 従業員に必要な設備とツールを用意する
- 会社全体の内部および外部コミュニケーションの標準化
- オフィス外でのデータ保護の保証
- 部署ごとの時間管理方法の確立
ここで、気密性の高いリモート ワーク ポリシーの出番です。 リモート ワーク ポリシーと正式なガイダンスは、会社の規範を確立し、当て推量を排除し、在職中の従業員と新入社員の両方に期待を伝える上で重要な役割を果たします。 リモート ワークのポリシーが設定されていない場合、従業員は、会社または直属の上司が、リモート ワークがオフィスでの生活にどの程度似ていると期待しているのか疑問に思うことになります。 これは、従業員と管理者の間の誤解につながる可能性があるだけでなく、管理者がリモートワークポリシーの空白を独自の指示で埋めるため、同僚とは異なる扱いを受けているという一部の従業員の認識に必然的につながります.
このブログ投稿では、次のことを学びます。
- リモートワークポリシーが重要な理由
- リモート ワーク ポリシーに含める必要があるすべてのこと
- 10 分以内に会社用に作成する方法
始めましょう！
COVID-19 とリモートワークの台頭
COVID-19 コロナウイルスは、これまで抵抗してきた企業に、 仕事の未来 準備する時間がほとんどないリモートワーク環境に適応する。 世界中の国々が不要不急のビジネスを閉鎖する中、リモート ワーク ポリシーのない国は、セキュリティ リスクとワークフローの非効率性にさらされたままになっています。
リモートワークポリシーとは?
リモート ワーク ポリシーは、従業員がいつ、どのようにリモート ワークできるかを概説する一連のガイドラインと境界線です。 自宅で仕事をする または他の遠隔地。 これらのリモートワークポリシーは、従うべきベストプラクティスを伝えており、会社が秩序を維持し、あなたの前に明確な期待を設定するのに役立ちます. 職場復帰 コビッドを投稿します。
リモート ワーク ポリシーが重要な理由
まず第一に、調査によると、在宅勤務ポリシーは次のことが可能です。 従業員の離職率を 50% 削減! ギャラップによると、 従業員を置き換える平均コスト 年俸の半分からXNUMX倍程度。 言い換えれば、リモートワークポリシーを持つことは、単に良いビジネスです.
19 つのステップで COVID-7 パンデミック中にリモートワーク ポリシーを作成する方法
COVID-19 は、世界中の従業員や企業に多くの恐怖と混乱をもたらしています。 リモート ワーク ポリシーを導入することで、従業員が新しい働き方に適応できるよう支援しながら、他の人への対応方法や、データを安全に保つための手順について明確なガイドラインを設定できます。
1.従業員の労働時間を決定する
リモート ワーク ポリシーでは、可用性の期待値と労働時間を定義する必要があります。 それがなければ、従業員は勤務時間が不規則になり、マネージャーは重要な時期にチーム メンバーと連絡を取ることができなくなります。
ポリシーが次の質問に答えていることを確認してください。
- リモートの従業員は、毎日または毎週何時間働く必要がありますか?
- 従業員がオンラインになる時間帯は?
- 従業員は、地理的な優先順位に基づいて特定のタイム ゾーンを順守する必要がありますか?
- 厳密なまたは柔軟な勤務スケジュールはありますか?
- 従業員は、一般的な可用性の要件を満たすことができない場合、どのように、どこで同僚に通知する必要がありますか?
生産性の面では、労働時間を定義することで作業効率が向上します。 なんで？ 就業日を定義すると、従業員の就業週に切迫感が生まれます。
さらに、従業員はよく組織化された週の勤務を持ち、一貫した時間に勤務日を開始 (および終了) します。 これは、健全なワークライフ バランス、より良いメンタルヘルス、さらには 一貫した睡眠スケジュール (生産的な従業員の週の労働の重要な要素)。
2.出席ポリシーを作成する
時間給の従業員と請負業者の場合、欠勤と、従業員が勤務時間を追跡する方法を定義するリモートワーク ポリシーも必要です。 必要に応じて、パートタイムの従業員とフルタイムの従業員に個別の出席ポリシーを作成してください。 多くの雇用主が COVID-19 により柔軟な勤務形態を許可しているため、リモートワークへの出席ポリシーには次の内容を含める必要があります。
- 出席の定義（例：毎週の日数または時間数）
- 出席を追跡する方法 (例: 時間追跡ソフトウェア)
- 休暇、短期障害などの休暇の申請方法
- 臨時休業・無断欠勤の手続き
3.データを保護します
Shred-it'sによると 業界レポートの現状、経営幹部の 86% は、データ侵害のリスクが高くなるため、リモートワークに警戒しています。 安全なネットワークを使用して従業員を外出させる場合、セキュリティの脅威とデータ保護を考慮に入れる必要があります。
在宅勤務ポリシーを使用して、次のことに対処します。
- ドキュメントへのアクセス、変更、および送信のためのプロトコル
- 公衆 Wi-Fi 接続を許可する方法とタイミング
- 機密データにアクセスするときに VPN または別の形式のセキュリティにアクセスする方法
- 従業員が内密の電話や会議に参加できる場所と許可されていない場所
- セキュリティ侵害があった場合のプロトコル
- 優先ウイルス対策ソフトウェア (一元管理されていない場合)
4. 生産性を追跡する方法を決定する
時間追跡は、リモートの従業員に期待することを伝え、文書化するのに役立ちます。 在宅勤務ポリシーには、次の事項を記載する必要があります。
- 残業している従業員: 個人が事前の許可なしに XNUMX 週間に働くことができる最大時間を述べます。 これにより、予定外のコストを抑えることができます。
- 生産性追跡: プロジェクトに費やされた時間、割り当て、解決されたケースの数、クライアントとのやり取りなど、パフォーマンスを追跡する方法を指定します。
5. 明確なコミュニケーション ガイドラインを作成する
チーム メンバーと直接会うことができない場合、コミュニケーションとコラボレーションに関する会社のポリシーは不可欠です。 従業員同士は、オフィスにいるときほど簡単に話すことができなくなっているため、コミュニケーションが乱雑にならないように標準化する必要があります。
ポリシーを作成するときは、次の点を考慮してください。
- さまざまな状況で最も効果的なコミュニケーション ツールの種類 (例: チーム ミーティング、 新しいクライアントのオンボーディングなど）
- 従業員がチーム コラボレーションと仮想ウォーター クーラー トークに使用できるプラットフォームはどれですか
- 予想される応答時間に関する規則
- 会議がいつ、どこで、どのように行われるかを確立する
6.すべての機器要件をリストします
A リモート労働力 作業を完了するには特定の機器が必要です。 信頼できる Wi-Fi 接続であろうとラップトップであろうと、従業員は、会社が提供しようとしている機器と、教育者から従業員までホーム オフィスに提供する必要があるものを知る必要があります。 在宅勤務のコール センター エージェント.
ポリシーで回答する必要があるいくつかの質問を次に示します。
- 労働者は何らかの機器を提供することが期待されていますか?
- 会社が提供するアイテムは何ですか？
- インターネット速度は特定の要件を満たす必要がありますか?
- 従業員はどのようにリモート サポートを要求しますか?
- どのような費用が払い戻しの対象となりますか?
- どのようなソフトウェアが必要で、誰がその費用を負担しますか?
- IT チームは、ウイルス対策ソフトウェアをインストールするために機器にアクセスする必要がありますか?
7. 解約手続きについて話し合う
リモート ワーク ポリシーの終了セクションには、リモート ワーク契約が終了したときに何が起こるかが概説されています。 従業員の退職時に必要な手順を記載する必要があります。 例えば：
- データの削除
- 機器返却
- ファイルと通信チャネルへのアクセスを削除する
- 人事面談
リモート ワーカーに適切なツールを設定する
一晩でリモート モデルに切り替えるのは難しいと感じるかもしれませんが、プロセスを簡素化し、チームの管理と電話会議ポリシーの実装を容易にするのに役立つリモート チーム ツールがたくさんあります。
ビデオ会議
Microsoft Teams や Slack での簡単なチャットは、一部のコミュニケーション ニーズに適していますが、全員が同じ部屋にいることができない場合は、ビデオ通話が次善の策です。 仮想イベント、仮想会議、クライアントとの通話、リモート プレゼンテーションは、オンラインで作業し、チームや顧客とコミュニケーションを取る上で重要な役割を果たします。
信頼できる 安全なビデオ会議ツール Lifesize のように、対面での接触を維持し、在宅勤務を可能な限り効果的にします。
職場のコミュニケーション
リモートチームにとって最大の課題はコミュニケーションです。 多くの場合、複数のタイム ゾーンで区切られたチームにとって電話は理想的ではありません。メール スレッドは、明確な所有権やアクションがないまま、すぐに混乱してしまう可能性があります。
専門性 インスタントメッセージングツール Slack や Microsoft Teams のように、統合された ビデオ会議ソフトウェア内でチャットする、データを安全に保ちながらチームのつながりを維持するための優れた方法です。 ほとんどのエンタープライズ レベルのツールと同様に、これらのアプリは、複数のユーザー間で進行中の会話用に設計されており、チーム メンバーを簡単にチェックインできるようにしながら、受信トレイの圧倒を最小限に抑えるのに役立ちます。
ファイル共有
情報を安全に共有して検索する方法は、重要なリモート コラボレーション ツールです。 Microsoft OneDrive、SharePoint、Box、Google Drive などの一般的なツールは、 広く使用されているクラウド ストレージ プラットフォーム ファイルを安全で一元化された場所に保管するために特別に構築されています。 ファイルはデバイス間でも同期されるため、どこからでもアクセスできます。
プロジェクトマネジメント
自分のやることリストとチームのプロジェクト リストを常に把握しておくのは簡単なことではありません。 リモートワークの取り決めに切り替えるときは、決定をサポートする必要がある場合があります。 アジャイル管理ツール あなたとあなたのチームが、誰が何をしているか、進行中のプロジェクトのステータスを追跡できるように設計されています。 これは、タスクを順調に進めるのに役立つだけでなく、さまざまなイニシアチブの進行状況を監視するための単一の宛先を関係者に提供します。
生産性ツール
自宅で仕事をするということは、時計を注意深く見る必要がないことを意味すると考える人もいますが、実際にはその逆です。 時間を追跡する習慣は、リモート チームにとって非常に重要です。 クライアントの請求可能な時間を追跡する必要がある場合でも、特定のタスクが完了するまでにかかる時間を分析したい場合でも、時間管理ツールは リモートチームの生産性.
フルタイムのリモート従業員のトップ タイム トラッカーは次のとおりです。
- やることリスト
- タイムドクター
- Toggl
リモート ワーク ポリシー テンプレートのサンプル
リモート ワーク ポリシーでは、チームに期待するすべてのことを概説する必要があります。 労働時間、サイバーセキュリティ、コミュニケーションに関する期待について詳しく説明する必要があります。 これは、会社のニーズに合わせて調整し、従業員に送信できるリモート ワーク ポリシーのテンプレートです。
リモートワークポリシー:
[会社名を入力]
[会社住所を入力]
1.目的の声明
リモートワークポリシーの目的
2 範囲
ポリシーの対象者と内容を含める
3. ルールと期待事項
義務、責任、義務を列挙する
4. 作業場と設備
雇用主から提供された設備、従業員から提供された設備、および職場での期待を含める
5。 通信
オンラインとオフラインのコミュニケーションの方法と予想される可用性の概要
6。 セキュリティー
セキュリティ プロトコルと要件の一覧表示
7。 機密保持
全従業員の守秘義務ガイドラインを記載する
8. 欠勤
承認された欠勤のリスト、必要な書類、休暇の申請方法、および懲戒手続き
9。 終了
従業員の退職時に必要な手続きを説明する
によって署名されました： [従業員名、署名、署名日を入力]
リモート ワーク ポリシーの成功を測定する
リモート ワーク ポリシーは、それが解き放つビジネス価値に左右されます。 何が従業員の時間を占めているかを簡単に把握できない場合は、あいまいさを取り除き、必要な作業が確実に行われるようにする正式なガイダンスとリモート ワーク ポリシーを提供することが重要です。 チーム内で生産性のギャップや混乱が見られる場合は、ポリシーを定期的に見直して、すべての期待が明確に定義され、価値観や文化と一致していることを確認してください。 結局のところ、最適なリモート ワーク ポリシーは、会社と従業員の両方に役立つものです。
