「会議は悪い評判を得るが、それは当然のことだ」 - ほとんどの人はまとまりがなく、気が散っています。 しかし、それらはチームが同じ認識を持つための重要なツールになる可能性があります。」
-ジャスティン・ローゼンスタイン
誰もが会議について不平を言います。 一日にもっと会議をしたいという人にはまだ会ったことがありません。 要するに、人々は時間を無駄にすることを嫌います。 何を期待するか分からないまま、会議の招待状を受け取ります。 または、幸運にも件名を含む会議の招待状を受け取ることができましたが、テーブルに何を持っていくべきかまだわかりません。 未知と不安がぶつかり合い、瞬時にネガティブな感情が生まれます。 これは、会議に到着し、防御的な姿勢で腕を組んで椅子に腰を下ろし、誰かが危険を冒して話をするのを待っている人々で最高潮に達します.
これは、会議の開始に最適な考え方ではありません。
それを解決しましょう。 会議は生産的であるだけでなく、日常のワークフローの重要な部分になる可能性があります。 会議が対面、電話会議、またはビデオ会議通話の組み合わせ (または排他的) であるかどうかに関係なく、いくつかの簡単なルールに従うことで、効率を高め、生産性を向上させることができます。
会議の依頼者としての責任は、会議を主導し、共同作業環境を作成することです。 他の人にその方法を示すことで、周囲の人々に同じことを推進するよう促すことができます。
1. ミーティングの前にアジェンダを提供する
人々が何を準備する必要があるかについて期待を設定し、不意を突かれないようにします。
2.時間通りに会議を開始する
人の時間を尊重する。 時間通りに開始することは、時間通りに終了することにも役立ちます。
3. 会議で達成したい目標を設定する
同じ目標に向かって作業することで全員の時間を集中させ、この発表でミーティングを開始してください。
4. 意思決定は民主主義ではありません。誰が最終決定権を持っているかを人々に認識させる
終わりのない議論の可能性を排除し、チャーンを減らすのに役立つ場合は、議論に時間制限を設定します。
5. 電話とラップトップを禁止する
全員が会議に集中できるように、電話を置いてラップトップを閉じるように全員に要求することで、気を散らさないようにします。
6. 担当者と期日を指定して、アクション アイテムを記録します。
説明責任は、プロジェクトの成功の鍵です。 誰がどの作品を所有しているかを理解することは、問題が発生した場合にも役立ちます。
7.議事録を作成し、会議後に配布する
少なくとも、プロジェクトに影響を与える主要な決定を追跡します。 会議の結果を伝えることで、全員が同じ認識を持つことができ、コラボレーションにとって重要です。
8. 次回の会議までにアクション アイテムをフォローアップする
プロジェクトの成功を可能にする閉ループ プロセスを作成します。 ビデオで責任者に電話するか、直接訪問して、ブロッカーに対処するか、新しい締め切りについて交渉します。 次の会議までに問題を解決します。
それを試してみてください。 まずはXNUMX品から。 すぐに違いに気づき始めます。 会議を愛することを学びましょう。
無駄な会議をなくすためのヒントについては、次のサイトからガイドをダウンロードしてください。 ミーティングを所有する方法.
