最も一般的なビジネス会議の 6 つのタイプ

企業が効率性、生産性、収益性をより重視するようになるにつれて、時間、資金、および人員が有効に活用されていることを確認するために、企業が数字を確認することが不可欠になりました。最大の機会の XNUMX つは、ビジネス会議の方法を評価することにあります。実行されます。

さまざまな種類のビジネス会議を区別する方法と、会議をより生産的にする方法を学びます。

私たちは皆、不適切な人が参加し、具体的な目的につながらない会議に出席したことがあります。 会議の運営方法を改善することで、企業は時間の管理方法とチーム メンバーのコラボレーション方法を即座に改善することができます。 ベストプラクティスに従って、 適切なコラボレーション ツールを使用する 全員に説明責任を持たせることで、ミーティング エクスペリエンスを大幅に向上させることができます。 

ビジネスミーティングとは?

ビジネス ミーティングとは、意思決定を行うため、または会社の目的や業務について話し合うために XNUMX 人以上の人々が集まることです。 ビジネス会議は通常、オフィスで対面で行われますが、ビデオ会議技術の台頭により、参加者はどこからでもビジネス会議に参加できるようになりました。

ビジネスミーティングの最も一般的な XNUMX つのタイプを見てみましょう。

  1. ステータス更新ミーティング
  2. 意思決定会議
  3. 問題解決会議
  4. チームビルディングミーティング
  5. アイデア共有ミーティング
  6. イノベーション会議

効率とコミュニケーションを向上させる6種類の商談会

会議を計画する前に、会議の種類を特定する必要があります。 実際、週次の進捗会議と、緊急の対応が必要な緊急会議との間には大きな違いがあります。 

1. 近況報告会

ほとんどすべての企業は、最新のプロジェクトに関する最新情報を共有し、チームの全員がプロジェクトのプロセスについて同じページにいることを確認することを最初に意図した定期的なチーム ミーティングに精通しています。 これらの会議は、同じことをしたり、同じ課題に何度も直面したりするためにかなりの時間を無駄にする可能性のあるコミュニケーションの問題を解決することを目的としています.

これらのタイプの会議は、最も楽しく魅力的なものではないかもしれませんが、企業はそれらを使用して、発生した問題に対処し、タスクを割り当て、効果的に前進するために必要な決定を下します. このような会議は、迅速な同期に変わる可能性があり、所定の時間枠を過ぎて長引く可能性が低くなります。

2. 意思決定会議

通常、マネージャーが最終決定権を持ちますが、重要なビジネス上の決定に関する議論は、より大きなグループで行われることがよくあります。 小規模な決定はステータス更新会議で行われる場合がありますが、重要な決定は独自の専用の会議時間に行われます。 

すべての関係者が情報を収集し、解決策を考え出し、前進するための最善の方法について投票する機会を持てるように、決定を下すプロセスを複数の異なる会議に分散させることができます。 これにより、会議ややり取りに多くの時間が費やされる可能性があります。

3. 問題解決会議

意思決定会議と同様に、問題解決会議には特定の目標があります。 問題はチームや組織によって異なるため、標準的な問題解決会議はありませんが、それでもこの種の会議は重要です。  

これらの会議は、迅速に解決する必要がある緊急事態に基づいている場合があります。 たとえば、問題の原因がまだ特定されていない場合や、特定された問題の解決策を見つけるために管理すべき優先事項がいくつかある場合があります。 いずれにせよ、これらの会議は、同僚がブレインストーミングを行い、解決策を評価し、目前の問題を解決する機会を提供します。

4. チームビルディングミーティング

すべての会議は、最初に冗談を言って相手のことをより深く理解することで、チームが少し親しくなるチャンスですが、計画的なチーム構築会議が必要な場合もあります。

これらの会議は、チーム、部門、または会社全体の企業イベントまたは遠足である可能性があり、従業員の忠誠心と関与を生み出すのに役立ちます. 従業員が交流し、組織の進歩と成長を助けることができるより個人的な関係を築くことを奨励する絶好の機会です。

5. アイデア共有ミーティング

グループ全体が集まって新しいアイデアを共有する方が、分厚いメールや混沌としたチャット スレッドで配布するよりも良い場合があります。

これらのミーティングでは、スピーカーやプレゼンターがトピックについてより深く掘り下げられるだけでなく、会話がリアルタイムで行われ、チーム メンバーが質問をすることができます。 これらの会議はまた、アイデアの共有をインタラクティブにし、同僚にアイデアを互いにぶつけ合う機会を与え、最終的にはチームワークを高め、より強い関係を築き、魅力的な会議体験をもたらします。 この種の会議にはかなりの時間がかかる可能性がありますが、多くの場合、新製品のアイデア、新しい市場への拡大、および競合他社に先んじる方法につながります。

6.イノベーションミーティング

どの組織も時々新しいアイデアを必要とし、イノベーション ミーティングはそのニーズに対する標準的な答えです。 クリエイティビティを強制するのは難しいですが、できるだけ多くのアイデアを募り、それらをフィルタリングして最適なアイデアを見つけることはできます。

イノベーション ミーティングは出席者にはわかりにくいかもしれませんが、組織が何か新しいことに挑戦する機会を提供するため、毎年同じ運用プロトコルを維持するのではなく、会社が前進し続けるために不可欠です。

 

不必要または明白に感じるかもしれませんが、開催する会議の種類を定義することで、同僚が会議の準備をする方法を導き、明確な議題を設定し、全員の時間を節約することができます。 ここでは、会議を充実した時間への投資に変えるために何をすべきかを正確に明らかにする方法について、いくつかのヒントを紹介します。

会議時間を最大限に活用するための 3 つのヒント 

ほとんどのマネージャーは、会議が非生産的な時間の使い方になる傾向があることに同意しています。 それらの65% 会議が自分の仕事を完了するのを妨げていると言っているので、より効果的に会議を行うためのより良い方法が必要です。 すべての会議を最大限に活用するための XNUMX つの簡単な方法を次に示します。

1.明確な目標を設定する

明確であること 会議の議題 会議にかかる時間を最小限に抑えるのに役立ちます。 出席者が事前に行う必要があるタスクがある場合は、会議の招待状でチェックリストを送信して、出席者全員が認識して準備していることを確認してください。 ここでの基本的な目標は、チーム全体の時間が無駄にならないように、前もって全力を尽くすことです。

理想的な会議とは、驚きがなく、アジェンダを T に沿ったものにすることです。会議室ではサイド カンバセーションやちょっとした雑談がかなり一般的であるため、これは課題になる可能性があります。そのため、これらのトピック外の会話を短くしておくことが重要です。別の時間をいつでも予約できます。さらに議論する。 

2. 会議後のまとめを実行する

明確な望ましい結果があれば、会議が成功したかどうかはすぐにわかります。 その後、マネージャーは、それが望ましい結果を達成したかどうかを評価し、何がより成功したかを把握できます。 

会議の簡単な要約を送信すると、情報の保持が促進されるだけでなく、発生した可能性のある誤解が解消されます。 また、会議の結果を繰り返すために同僚が実行する必要がある可能性のあるその他のアクションを含めることもできます。 学び 効果的な議事録の取り方 会議の重要な詳細や要点を見逃さないようにします。

3. 信頼できるビデオ会議ソフトウェアを使用する

生産的なビジネス会議は、必ずしも対面で開催する必要はありません。適切なビデオ会議ソリューションを使用すれば、オフィス スペースを離れることなく、対面で会議を行い、質の高い会議体験を行うことができます。 ビデオ会議ツールが十分に直感的である場合、画面を共有し、通話を記録し、異なるデバイス間でシームレスにゲスト発信者に会議を拡大できます.

可能な限り最高のビデオ会議エクスペリエンスを提供することに専念している Lifesize は、IT 管理者が探し求めていた 4K 品質で使いやすいビデオ会議ソリューションです。 会議室システム、ワイヤレス会議室プレゼンテーション デバイス、モバイル アプリ、およびそれらをすべて結び付けるグローバル クラウド ネットワークの開発に XNUMX 年以上を費やしてきた Lifesize は、信頼できる比類のない統一された会議体験を提供します。

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すべての種類の会議を効率的かつ収益性の高いものに保つ

会議がすぐになくなるわけではありませんが、それほどひどいものである必要はありません。 開催したい会議の種類を定義し、これらのヒントを実装するだけで、会議を生産的で明るいものに保つことができます。 Lifesize で会議を最大限に活用し、素晴らしいビジネス会議がどのようなものであるべきかを体験してください。