私たち全員が新しい生活様式に順応するにつれて、ビデオを介したコミュニケーションとコラボレーションが爆発的に増加しています。 コロナ 在宅勤務と社会的距離が標準になったパンデミック。
しかし、コロナウイルスの発生により、可能な限り迅速にプラットフォームを設置しようとする企業や組織が劇的に増加しています. スマート デバイスやラップトップで接続を維持するために、人々がソフトウェアやアプリをダウンロードしようと競い合う中、通常のソフトウェア審査プロセスを急ぐことの結果が急速に明らかになりました。
ニュース報道、専門家のネットワーク、ソーシャル メディアの閲覧などを通じて、最近のセキュリティに関する調査結果や、ビデオ会議の悪用や個人情報の漏えいに関する報告をご存知でしょうか。
- ウェビナーの開催 参加者にわいせつな資料を提示してもらい、全員が見られるようにするだけですか? チェック.
- 招待されていないゲストが意図的にビデオ会議をクラッシュさせ、彼らの悪意をクラス、会衆、または有権者と共有させますか? チェック & チェック.
- ユーザーの認識や同意なしに、大規模なソーシャル メディア企業と偶然にデータを共有していませんか? チェック.
ビデオ会議サービスにサインアップし、ビデオを介して個人的な連絡先や専門の同僚とつながることは、比較的迅速かつ簡単です。 ただし、特に個人情報や機密情報の保護に関連する場合、この形式のコミュニケーションに不慣れで慣れていない何百万人もの人々にとって、ナビゲートするための学習曲線はまだあります. 同様の状況を回避するために、使用中にプライバシーとセキュリティを維持するための XNUMX のベスト プラクティスを以下に示します。 ビデオ会議.
プライバシーとセキュリティのための 10 のビデオ会議のベスト プラクティス
ユーザー向け
1. 会議設定の構成と確認
ビデオ通話にすぐに参加する場合、デフォルト設定をそのまま使用するのは簡単です。 参加時に予期しない驚きに遭遇しないように、各オプションが会議に適切に構成されていることを確認するために少し時間を割いてください。 これには、通話前にオーディオとビデオをテストして、両方が正しく機能していることを確認することが含まれます。 会議の参加者はあなたの背後にあるものすべてを見ることができるため、通話の前にビデオをテストして、背景を確認し、会議に適しているかどうかを確認してください。
2. 時間をかけて、使用しているツールを学習します
一晩でパワー ユーザーになる必要はありませんが、少なくとも、マイクをミュートしたり、カメラをオフにしたり、会議から退出するためのボタンに慣れてください。 必要なときにだけ自分の姿を見たり聞いたりできるようにする最も簡単な方法です。一晩でパワー ユーザーになる必要はありませんが、少なくとも、マイクをミュートしたり、カメラをオフにしたりするためのボタンに慣れてください。そして会議から退出します。 これは、自分がなりたいときにだけ自分の姿を見て、声をかけてもらうための最も簡単な方法です。 ビデオ会議ツールの中には、会議の前にソフトウェアをダウンロードする必要があるものもあります。 土壇場でセットアップを手探りしないように、事前にこれを行ってください3.
3. スクリーンショットに注意する
あなたや他の会議出席者が画面に表示されているスナップショットやビデオ クリップを共有したいですか? プロフィールにアップロードする前に、会議の機密情報や個人の連絡先情報がフレームに表示されていないことを再確認してください。 プライバシーの問題やユーザー データの公開を避けることが重要です。これは、重大な影響を伴う無害なミスになる可能性があります。
4. 会議への招待を会議の所有者に任せる
会議の招待状に欠けている人はいますか? 他の誰かが参加することで利益を得ますか? 会議の詳細を自分で渡すのではなく、会議の所有者に通知して処理してもらいます。 間違った連絡先に転送することで彼らの監視を簡単に打ち負かしたり、別の当事者が予告なしに現れたときに会議の主催者にとって厄介な状況を作り出したりすることができます.
会議の所有者とモデレーター向け
5. ビデオ会議のリンクを公に共有しないでください
会議のリンクは、オフィスの鍵のように、さらには自宅の鍵のように扱ってください。 あなたはそれを誰とも共有しません。 悪意のあるユーザーの手に渡らないようにするには、リンクを知る必要がある人にのみ、安全な電子メールやダイレクト メッセージなどのプライベートな手段でのみリンクを配布してください。 ミーティング ID の取り扱いには常に注意してください。
数百人または数千人の参加者が参加する公開会議を主催する必要がありますか? Lifesize などのほとんどのエンタープライズ グレードのビデオ会議プラットフォームには、コンテンツ共有、ビデオ共有、およびチャットへのアクセスを招待されたプレゼンターのみに制限することで、悪用を避けるためのコントロールが組み込まれています。
6. 会議への参加にはパスコードが必要です
可能であれば、プライバシーに関する懸念がある場合は、パスコードを設定して会議をさらに保護することを検討してください。 パスコードをミーティング リンクと共有することもできますが、セキュリティを強化するために、口頭で、または別の電子メールまたはメッセージで共有することも検討できます。
7. ただ参加するだけではなく、司会を務める
ミーティングの所有者であるがモデレートできない場合は、参加するモデレーターを指定します。 モデレートするためだけに会議に参加している場合は、マルチタスクをしたくなることがあります。 しないでください。 参加者のプレゼンテーションを停止したり、会議から人を削除したり、会議をロックしたりするよう求められた場合は、行動する準備ができている必要があります。
Zoom やその他のビデオ サービスの代替手段を探している人向け
8. ニーズに合ったサービスを選択してください
信じられないかもしれませんが、オンライン検索で最初に表示されるビデオ会議アプリを選択する必要はありません。 Zoom、Skype、Google ハングアウトなどの一般的な無料サービスには簡単にアクセスできる場合がありますが、それらは通常、画面共有などの基本的な機能を提供しますが、必要な機能を常に提供するとは限りません。 大規模なビデオ会議. 現在の状況を考えると、複数の企業がビデオ会議サービスとツールへの無料アクセスを提供しているため、実際にそれらすべてを試して、プランに縛られることなく自分に最適なものを確認できます. 専門家からのヒント — プライバシーとセキュリティが特に重要な場合は、顧客の個人データとプライバシーを保護する実績と評判を持つプロバイダを探してください。時間をかけてサービス プロバイダとそのセキュリティ対策を理解することは、有益です。あなたは長期的には
9. ライブ ストリーミングを検討する
ビデオ会議は、主催者と参加者間のリアルタイムの双方向通信と情報交換という特定の目的に役立ちます。 主に視聴者へのアウトバウンド コミュニケーションが必要な場合は、代わりにライブ ストリーミングを主要チャネルとして検討することもできます。 これにより、特に大規模な通話の状況で、外部の関係者がメッセージやプレゼンテーションを妨害する機会が制限されます. 幸いなことに、一部のビデオ会議プロバイダーのオプションとしてライブ ストリーミングを利用できるため、より多くの視聴者にブロードキャストしながら、個人や小規模なグループとより個人的なレベルで出会い、交流することができます。
10. 暗号化と企業のプライバシー ポリシーを優先する
悪意のある人物がビデオ会議を乗っ取る例が増えているなど、サイバー犯罪やサイバー攻撃が蔓延していることを考えると、解決策を探す際にはデータのプライバシーとサイバーセキュリティを重視することを強くお勧めします。 幸いなことに、ほとんどのプロバイダーのセキュリティおよびプライバシー ポリシーのドキュメントは、その Web サイトで公開されています (アクセスして、 Lifesize のプライバシー ポリシーはこちら）。 プロバイダーのポリシーについて考えるときは、次の点を考慮してください。
- プロバイダーは、収集するデータとその保護方法を明示的に述べていますか?
- プロバイダーは、データを保持する期間と目的を指定していますか?
製品がプライバシーとセキュリティの精査に耐えられるかどうか、および警告とそれに伴うリスクを受け入れる意思があるかどうかを判断するために深く掘り下げることは、最終的には顧客または IT 管理者としてのあなたの責任であることを忘れないでください。
まとめ
ビデオ会議のいくつかの落とし穴は単純にユーザー エラーに起因するものですが、残りは使用されているサービスの欠陥とプロバイダー自体による妥協の産物です。 テクノロジのコーディング、パッケージ化、展開の方法が、データのセキュリティと、会議出席者との会話のプライバシーに大きな影響を与えることは周知の事実です。 しかし、プロバイダーがその提供物に関して維持している透明性のレベルと、コミュニケーションと知的財産の処理方法に関してプロバイダーがどれだけ前向きであるかにも満足する必要があります.
私たちは皆、自分自身、家族、友人を守るための対策を講じています 安全で安心 コロナウイルスのロックダウン中。 また、コミュニケーション ツールでも同じことを行っていることを確認しましょう。
現在、エンタープライズ グレードの安全なビデオ会議プラットフォームが必要な場合は、Lifesize が無料で無制限のビデオ会議サービスをすべての企業に XNUMX か月間提供しています。 詳細については、次の URL をご覧ください。 www.lifesize.com/remote-work.
