仮想会議を開催し、円滑に運営する方法

一部の企業は過去に仮想会議の使用を嫌っていましたが、その抵抗はもはや真実ではありません. ますます多くの企業が、仮想会議のすべての利点を発見しています。 リーチの拡大から、新しい目標の達成、仲間のチームメンバーとのつながりの維持まで、世界中の企業はこれまで以上に多くのオンライン会議を主催しています。 仮想会議の調整は、費用対効果が高く簡単であるだけでなく、 チームの生産性 あなたが 在宅勤務、オフィス、または地球の果ての遠隔地から。 これらの会議を最大限に活用できるように、COVID-19 時代の仮想会議に注目し、効果的な仮想会議をホストして実行するための役立つヒントを提供します。

仮想会議の 4 人

COVID時代の仮想会議

19 年初めに COVID-2020 が突然発生したことで、世界人口の大部分が個人的、職業的、またはその XNUMX つの組み合わせで影響を受けました。 ほぼ一晩で、オフィスでのやり取りと対面でのミーティングが次のように移行しました。 リモートで作業する クライアント、パートナー、同僚とのビデオ会議。 より多くの企業が分散したチームを擁護し始めるにつれて、仮想会議がコミュニケーションの新しい標準となり、対面式の会議やイベントに代わる実行可能な代替手段として機能しました.

仮想会議とは何ですか?

仮想会議とは、場所に関係なく、XNUMX 人以上の人々がビデオまたはオーディオ プラットフォームを使用してリアルタイムで対話することです。 このアプローチは、出張費や対面会議に伴う追加の時間を削減するだけでなく、対面でのやり取り、画面共有、出席者間のつながり感を可能にします。 

仮想会議を主催する方法

仮想会議の定義ができたので、開催方法と必要な会議ソフトウェアに興味があるかもしれません。 幸いなことに、Lifesize を使用すると、問題なく仮想会議を簡単に主催できます。 以下は、組織的かつ効果的な仮想会議の実施に役立つステップバイステップのガイドです。 その間 Lifesize Go では、Web ブラウザーだけを使用して最大 8 人の参加者との無制限の通話を無料でホストできます。Lifesize アプリで仮想会議をホストする方法を検討し、アプリが提供する追加機能のいくつかを探ります。 

1. Lifesize アプリをダウンロードして開始します

最初に行う必要があるのは、 Lifesize アプリ (Windows、Mac、Android、および iOS で利用可能) を好みのデバイスに転送します。 このツールは使いやすいビデオ会議ソリューションとして機能し、ビデオ チャットをシームレスに開始したり、どこからでも誰とでも会議に参加したりできます。 必要なのは、Web カメラが内蔵されたラップトップ、タブレット、または電話だけで、すぐにビデオ会議システムを利用できます。

2. XNUMX 回限りまたは永続的な会議を作成する

Lifesize アプリを開いた状態で、[会議] タブをクリックし、XNUMX 回限りの会議または永続的な会議のいずれかを選択します。 XNUMX 回限りの会議は、Lifesize ディレクトリから隠されている使い捨てのプライベート同期スペースであり、セキュリティが優先される電話会議や会議に最適です。 恒久的な会議は、ダイヤルインの詳細が常に同じであるため、定期的なイベントに最適です (誤って削除した可能性のあるリンクを検索する必要がなくなります)。

3. 関連する詳細を記入する

ミーティングが作成されたら、次のステップは、参加者が必要とする可能性が高い詳細 (オプションのパスワードに加えて、ミーティングの名前と説明) を入力することです。 これにより、会議の目的について明確な期待値を設定し、すべての出席者が集まる前に同じ認識を持つことができます。 関連情報をすべて追加したら、[保存] をクリックします。 

4. チームを会議に招待する

最後に、電子メールの下書きを作成するか、カレンダーの招待状を作成するか、単に詳細をコピーしてメッセージング ツールやチャット アプリに貼り付けて、参加者を会議に参加するよう招待することを忘れないでください。 会議のかなり前に招待状を送信することをお勧めします。これにより、出席者は会議の時間前に招待状をスケジュールに追加し、必要な準備を完了することができます。

仮想会議を順調に進めるための 5 つのヒント

見込み客とのミーティングでも、 全社的な仮想タウンホール または単にリモート チーム間の調整を求める場合、仮想会議を成功させる鍵は、それがまさに会議であることを思い出すことです。 それは 意図的な計画と準備、敬意と礼儀正しさに関するガイドライン、およびすべてがスムーズに進むようにするための明確な議題です。 これらの XNUMX つのヒントを考慮に入れると、すぐに繰り返すことができる実りある会議になる可能性が高くなります。 

1.会議資料の事前送付

対面式の会議をスケジュールすると、廊下や休憩室で同僚とつながり、彼らが見逃したものに追いつくことができるため、物事にもう少し気軽に取り組むことができます. ただし、効率的な仮想会議には、事前に会議資料を配布するだけでなく、意図的な計画が必要です。

会議の前に、各参加者は、議論されているトピックと到達すべき目標を知っておく必要があります。 ホストとして、あなたはしたいでしょう 会議の議題を作成する 仮想会議の開始前にチーム全体に送信します。 このアジェンダは、重要な論点を示し、会議の結果を定義するものであり、出席者が可能な限り準備を整えてテーブルに着くことができるようにします。 この旅程表を配布することに加えて、(上記のように) 全員に仮想招待状を提供し、会議のメッセージを補足するビジュアルを転送し、必要なすべてのリンクまたはログイン情報が共有されていることを確認することを忘れないでください。

2. 数分前にすべてのテクノロジーをテストする

会議の前にデバイスの機能をテストし、出席者にも同じことをするように促してください。 少なくとも、全員が通話に接続する方法と画面を共有する方法を知っている必要があります。 また、オーディオとビデオの両方の設定をチェックして、カメラとマイクが正常に動作していること (および優先オーディオ ソースが選択されていること) を確認する必要があります。 これらのコンポーネントを事前にテストすることで、次のことに関連するフラストレーションや恥ずかしさを回避できます。 技術的な問題、そして最終的に会議をスムーズに進行させます。

3. プレゼンター以外の人に自分自身をミュートするよう依頼する

仮想会議の利点は、参加者がログオンできることです どこからでも、しかし、注意しないと、この自由は裏目に出てしまう可能性があります。 チーム メンバーは、近所のカフェ、混雑したコワーキング スペース、さらには空港のラウンジに落ち着く場合もあります。 リモートで、または場所に依存せずに作業することは素晴らしいことですが、これらの非伝統的なオフィスは、チームの生産性を妨げる可能性のある注意散漫をもたらすことがあります.

中断を減らすために、会議中はすべての非発表者をミュートにすることをお勧めします。 共有する会議資料にこの点を含めて、通話の開始時に言及することで、誰かが自分のデバイスに実装するのを忘れた場合に備えることができます。 避けられないバックグラウンド ノイズを予測し、事前に問題に取り組むことで、順調に進み、会議の To Do を簡単に終わらせることができます。 誰かを指名することもできます 会議の司会者 必要に応じて参加者をミュートおよびミュート解除できます。  

4. 仕事に関係のないタブを閉じて、マナーを守る

仮想プレゼンターと他の参加者に十分な注意を払うことが重要です。これは、仕事に関係のないタブを閉じ、ソーシャル メディアから離れ、会議中のテキスト メッセージを避けることを意味します。 グーグルで検索したばかりのレシピや、インスタグラムのフィードに表示される最新情報を誰も見る必要がないので、今起こっていることに完全に参加し、関与する習慣をつけましょう。

その他 仮想会議のエチケット カメラとアイコンタクトをとること、はっきりと適切な音量で話すこと、ゆっくりと自然なジェスチャーで体の動きを最小限に抑えること、他の人の邪魔をしないこと、横の会話を続けることなどが含まれます。

5. 簡潔にすることで集中力を維持する

ミーティングの準備作業の一部には、その時間の意図、具体的にはどのような情報が伝達されるかを設定する必要があります。 ライブの聴衆の前でうまく機能したプレゼンテーションは、ビデオ会議を介して配信された場合、同じ結果を受け取るとは限りません。 このため、バーチャル ミーティングでは XNUMX つか XNUMX つの中心的な問題に焦点を当てるのが最善です。 ゾーンアウト または落ち着きがなくなります。

議題に十分な内容が含まれている場合は、チームが立ち上がってストレッチしたり、トイレを使用したり、コーヒーを補充したりできるように、必ず休憩を組み込んでください。 また、会議に複数のセグメントがある場合は、トピックごとに XNUMX 分を超えないようにしてください。 時間制限を設定することで、会議は歓迎されたペースで進行し、プレゼンテーションと一時停止の間に最終的に全員に利益をもたらすリズムを確立できます.

まとめ 

仮想会議によるコラボレーションは、もはや偏った考えではありません。 代わりに、多くの企業やチームにとって非常に現実的で実用的なソリューションです。 仮想空間は、従来の対面会議に関連する時間とコストを節約するだけでなく、対面での接続とコラボレーションをサポートします。

企業は、グローバルな災害や予期しない状況が発生した場合でも、仮想会議が業務を円滑に実行し続けるため、ビジネスを行うためのこの低コストで影響力の大きい方法の利点を認識し続けています。 Lifesize を使用すると、チームがプロジェクトにすぐに取り組むことができる仮想会議を非常に簡単に設定できます。