効果的なホワイトボード セッションのための 5 つのテクニック

ホワイトボード セッションは次の場合に最適です。 ブレーンストーミング チームメンバーとのコラボレーション。 それらは創造性を促進し、コンテンツを視覚的に魅力的にし、吸収と保持を容易にします。 ホワイトボードはほとんどのオフィス環境で一般的であり、誰もがその使用方法を知っているように見えますが、会議でのホワイトボードの使用方法を大幅に改善できるテクニックがいくつかあります。 効果的なホワイトボード セッションのための 5 つのヒントを次に示します。

ホワイトボードセッションとは?

ホワイトボード セッションとは、オフィス環境または教室でホワイトボードを使用する会議を指します。 ホワイトボード ミーティングでは、XNUMX 人または複数の人が、ミーティング中にドライ イレース ボードに画像や書き込み内容をすばやく描画、変更、消去できます。

ホワイトボード セッションがチームに最適なのはなぜですか?

有意義なコラボレーションを作成する

特定の会議では、脳のさまざまな部分を使用する必要があります。 たとえば、新しいプロセスのレイアウトや製品再設計の次のステップの決定に関して言えば、ホワイトボード セッションは、他の従来の会議とは対照的に、より創造的な思考を仲介することができます。 ホワイトボード ミーティングのインタラクティブな性質は、グループ コラボレーションを促進し、ミーティング参加者の関心を維持し、永続的な印象を与えます。

典型的な会議スタイルを切り替える

私たちは古いことわざを知っています。 ホワイトボード セッションは、会議やプロジェクトに新しい方法で取り組み、さまざまな洞察を提供するための完璧な治療法となります。 また、複数の会議参加者がホワイトボードを使用して交代することで、より多くのグループ コラボレーションを実現することもできます。 ホワイトボード セッションをより興味深いものにし、従来の会議を変更するために、チーム メンバーに会議のトピックに関連する楽しいビジュアルをさまざまな色のマーカーで描くように勧めます。

スパーク クリエイティブ ソリューション

準備した資料を陳腐なスライド デッキでプレゼンテーションすると、ミーティング中に全員の注意を簡単に失いがちです。 ホワイトボード セッションでは、アイデアと解決策が会議中にライブで発生し、セッションの進歩的な性質により、グループへの参加が促されます。 ホワイトボードに視覚的な概念と書かれた内容を示しながら、チーム メンバーから意見を聞くことで、創造性が発揮される余地が生まれます。 会議の参加者を招待して部屋の中を動き回り、同時に複数の人にボードを使ってもらい、創造力を存分に発揮させることができます。

効果的なホワイトボード セッションのための 5 つのテクニック

1. 目的に集中する

最も効果的な会議には、明確に定義された 会議の議題 そして目的。 会議の雰囲気を整えるには、会議の目標、目的、解決すべき問題をホワイトボードの上部に書き出して、全員が順調に進むようにします。 ホワイトボードを使用するときは、会議の目的をボードの一番上に残して、会議の焦点とトピックを維持できるように常に思い出させてください。

2.はっきりと書く

ホワイトボード上の会議に関係のないものをすべて消去して会議を開始し、ホワイトボード セッション中に不要になったコンテンツを引き続き消去して、視覚的な混乱を減らします。 また、時間をかけてホワイトボードに内容を明確かつきちんと書くようにしてください。 ボード上で判読できない混乱は、会議の参加者の気を散らすだけです。

3. アイデアを整理する

アイデアが浮かび始めると、ホワイトボードが整理されていないように見えたり、雑然としたりし始めていることに気付くかもしれません。 アイデアを論理的なカテゴリ、列、またはセクションに整理して、コンテンツをできるだけ理解しやすくします。 コンテンツをカテゴリに分割することで、会議の参加者に役立つ視覚的な支援を提供し、会議を組織化された方向に進めることができます。

4.「駐車場」を作る

人々がコースから外れた複数の会話トラックを開始すると、会議は勢いを失います。 素晴らしいアイデアがあっても、現在のプロジェクトの一部ではない場合は、それらを寄せ付けずに「パーキング ロット」に割り当てて、後日対処します。 ホワイトボードの隅に印を付けて、無関係なポイントやトピックを書き留めます。 時間がある場合は、会議の最後に「駐車場」を再訪するか、別の会議でトピックから外れたアイデアに取り組みます。

5. すべてのチーム メンバーを接続する

ホワイトボードは、グループ ディスカッションやコラボレーションには便利なツールですが、リモート チーム メンバーがビデオ会議通話で参加するには効果的ではありません。 多くの場合、ホワイトボードを見るためにカメラをぎこちない角度に向ける必要があり、室内の会議参加者がカメラの視野を部分的または完全に遮っている可能性があります。 ホワイトボードを表示できても、発表者の後ろ姿しか見えない場合があります。 会議の参加者全員が、ホワイトボード セッションを明確に確認して参加できるように デジタル ホワイトボード キャプチャをサポートするビデオ会議ソリューション or デジタル ホワイトボード.

ビデオ会議通話にホワイトボードを追加する 5 つの理由

部屋にいて概念を共有し、アイデアを説明している場合、ホワイトボードは非常にうまく機能しますが、ビデオで呼びかけている場合は、少し取り残されているように感じることがあります。 オンライン会議でデジタル フローチャート アプリをどれだけ上手に使っていても、会議室で複雑なアイデアを説明するときはホワイトボードが王様です。 標準のホワイトボードをビデオ会議の一部にする方法は次のとおりです。 Lifesize Share™ と Kaptivo.

1. より良いコラボレーション

ホワイトボードを使用すると、ブレーンストーミング セッションの障壁が取り除かれ、ホワイトボード マーカーを手に取るだけで、誰でも簡単にアイデアを説明できるようになります。 物理的なホワイトボードの自由な形は、ソフトウェアベースのソリューションの硬直性を減らし、コラボレーションを改善します。

2. 気晴らしや歪みの禁止

Kaptivo は、人、反射、まぶしさ、影をインテリジェントに除去し、オンライン会議参加者のフルカラー ホワイトボード セッションを強化します。 ボードに向かって Web カメラを操作する必要はありません — Kaptivo カメラはすべてを簡単にキャプチャします。

3. キャプチャ、文書化、レビュー

オンライン会議の参加者は、他のプレゼンテーションと同じようにライブ ホワイトボードを見ることができ、会議のモデレーターは、会議を簡単に記録し、ホワイトボード セッションの完全なタイムライン プレゼンテーションにアクセスして、後で参照できるように要約またはホストで共有できます。

4. セキュリティを優先する

すべての Lifesize 通話はデフォルトで暗号化され、Kaptivo は SSL 暗号化と参加承認プロトコルを使用して、デジタル ホワイトボード セッションを非公開にし、機密情報を隠します。

5. インストールとセットアップが簡単

セットアップはプラグアンドプレイです。 ホワイトボードの上にカメラを取り付けて Lifesize Share にペアリングすると、ワンクリックでホワイトボードのプレゼンテーションを共有できます。

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Lifesize Share から会議室の自動化を開始する

Lifesize Share を使用すると、ワイヤレス画面共有とルーム オートメーションを会議室に非常に簡単に追加できます。 適切なドングルやコードを探して渡す手間や無駄な時間を節約し、煩雑なものもすべて解消します。 画面を共有し、デジタル サイネージを統合し、Lifesize Share でホワイトボードの共有を有効にします。 簡単なデモをスケジュールする をご覧ください。