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分散したチームを管理する方法

分散したチームの管理は困難な場合があります。 チームから切り離されたように感じたり、コミュニケーションの問題に遭遇したりするのは簡単です。文化の違いをミックスに加えると、物事はすぐに複雑になります。 ハーバード大学講師 ジュリー・ウィルソン 説明して、「仮想チームを管理するには、マネージャーは、明確な目標の設定、優れた会議の運営、明確なコミュニケーション、チーム メンバーの個人的および集団的な強みの活用など、優れた管理の基礎を強化する必要があります。」 リモート チームをうまく管理することは、経験豊富なマネージャーにとっても困難です。 時間、忍耐、そして多くの練習が必要ですが、適切なプロセスとツールが整っていれば、生産的でエンゲージメントの高い完全なリモート チームを持つことが可能です。

分散したチームを管理するための 8 つのヒント

1.適切な人を雇う

まず、信頼でき、安心して自分で作業できる人を雇う必要があります。 離れた場所にいる各チーム メンバーを常にチェックインすることはできないため、仲間からの圧力、細かい管理、および絶え間ない注意を払わずに、チームに積極的に貢献できる人を見つける必要があります。 「実行者を雇う」 ザピアの共同創設者、ウェイド・フォスター人里離れた島で働いていても、実行者は仕事をやり遂げます。 何かが完了することを知るために、実行者にタスクを与える必要はありません。 それでも指示とガイダンスを提供する必要があります…しかし、それがなければ、実行者が何かを起こすでしょう。」

2.リモートチーム全体にリアルタイムでオンボーディング

効果的なオンボーディング プロセスを開発することで、新入社員はすぐに仕事に順応し、チームのことを知ることができます。 新しいチーム メンバーをすぐに紹介し、顔を合わせたビデオ会議を通じて全員がお互いを知る機会を提供することで、従業員はお互いを信頼し、チームとのつながりを感じる可能性が高くなります。 楽しみ方はいろいろ 仮想砕氷船活動 ビデオ会議を使用して、分散したチームで行うことができます。 さらに、 メンター 新しい従業員が新しい役割にスムーズに移行できるようにします。 メンターは、従業員が行き詰まったり、簡単な質問をしたりしたときに、従業員のための即時のリソースとしても機能します。 目標は、新入社員が価値を認められ、チームの一員であるとできるだけ早く感じられるようにすることです。 リモートの従業員のオンボーディングを成功させるには、組織の文化を XNUMX つの壁を越えて、スクリーンを通じて拡張する必要があります。 最初の数週間でメールをほぼ完全にやめることから始め、最初からビデオを使用して、できるだけ多くの対面の時間を費やします。 さらに、ビデオを介して主要な利害関係者とのミーティングを早期に手配して、自給自足の感覚を促進し、従業員がより広いコミュニティとのつながりを感じられるようにします。」Tim Maloney、Lifesize のワールドワイド チャネル担当上級副社長

3. 明確な期待を設定する

完全なリモート チームに移行する場合、マネージャーは明確なガイドラインと期待事項の作成を優先する必要があります。 ほとんどのチームは、多様な人々のグループで構成されています。 リモートワークの経験がある従業員もいれば、在宅勤務をまったく経験していない従業員もいます。 全員が対等な立場で業務を遂行できるようにするには、チーム全体に対して明確かつ現実的な期待値をすぐに設定することが重要です。

早い段階で期待を明確にしないと、チームのワークフローとパフォーマンスに大きな混乱を引き起こす可能性のある問題や誤解につながる可能性があります。 チームが使用するツール、コミュニケーション方法、全員の勤務時間、プロジェクトの完了方法と時期を明確にし、状況が変化した場合はそれも伝えます。 あなたの期待を書き留めてメールで送信し、チーム全体がすぐに利用できるようにする必要があります。 これにより、全員が同じページにいることが保証され、各チーム メンバーに期待されることにあいまいさがなくなります。

4. 適切なオンライン コミュニケーション ツールを使用する

期待を明確に定義したら、チームがその期待に応え、日々の業務を円滑かつ効率的に進めるのに役立つ適切なツールを見つけます。 調査によると、 平均的なオフィス ワーカーは 5 つ以上のアプリを開いています そのため、従業員が情報を探すためにどこに行けばよいかについて、アプリの疲れや混乱をさらに招かないように、賢明に選択することが重要です。

分散したチームの生産性を高めるために設計された、何百ものコラボレーションおよびコミュニケーション ソリューションと無数の生産性ツールがあります。 などのクラウドベースのビデオ会議ツール 等身大 などのチャットアプリ Slack  及び マイクロソフトのチーム 離れた場所にいるチーム メンバーと常に連絡を取り合うことが容易になります。 次のようなプロジェクト管理ツール アーサナMonday.com 及び ProjectManager.com 時間管理を支援し、気を散らすものや非生産的な作業で時間を無駄にしないように、チームを順調に進めてください。 最近のコロナウイルスの状況に照らして、多くの企業がサービスを無料で提供しています。 等身大. あなたとあなたのチームに最適なツールを見つけるために、調査を行ってください。

5. ビデオファーストの文化を作る

従来のオフィス ワーカーが慣れ親しんでいる毎日の対面でのやり取りがなければ、初めて在宅勤務を行う従業員は、孤独を感じ、チームの他のメンバーから切り離されていると感じやすくなります。 音声のみの電話会議やテキストベースのアプリとは対照的に、コミュニケーションにビデオ会議ツールを使用することを優先するビデオ ファーストの文化を作ることで、チームは有意義で魅力的な対面式のやり取りを行うことができます。 ビデオ会議は、より多くの「対面」対話を提供し、他の形式のデジタル コミュニケーションでは欠けていることが多い会話に人間的な要素を追加します。 チームメイトをはっきりと見たり聞いたりできるようにすることで、理解を深めることができます。 非言語的手がかり タイムゾーンの違いに関係なく、より深いレベルで彼らとつながります.WP Engineは、米国、ヨーロッパ、オーストラリアに500人以上の従業員を擁する主要なWordPressデジタルエクスペリエンスプラットフォームです. 文化を最優先事項とする企業として、XNUMX つの大陸にまたがる XNUMX つの異なるオフィスに分散するチームに団結をもたらすという課題に直面していました。 すべてのオフィス スペースのミーティング スペースとすべての従業員のラップトップに Lifesize を配置することで、同僚はすぐに互いにつながり、マネージャーはリモートの従業員を XNUMX 対 XNUMX のビデオ通話で効果的に管理できます。 人間同士の交流により、従業員は何千マイルも離れたマネージャーやチーム メンバーと魅力的な会話や個人的なつながりを持つことができます。[ケーススタディ全体を読む]

6. 定期的な XNUMX 対 XNUMX のミーティングとチーム ミーティングを開催する

絶え間ないコミュニケーションは、分散したチームの生産性とエンゲージメントを維持するための鍵です。 ビデオ会議を使用して、週の早い段階で定期的なチーム ミーティングを計画し、プロジェクトのステータス、チーム メンバーが直面している障害、およびその週の目標について話し合います。 その後、週の後半に、チームの成果について話し合う、より長い「まとめ」ミーティングを開催することを検討してください。 この時間を使って、未処理の作業を認識し、次の週の計画を立てることもできます。

チーム ミーティング、スタンドアップ ミーティングに加えて、各従業員との定期的な XNUMX 対 XNUMX のミーティングを行うことを強くお勧めします。 実際には、 研究 定期的な 1 対 1 の会議を持たない管理職の従業員は、仕事に意欲を失っていると感じる可能性が 1 倍高いことが示されています。 大規模なチームを持つマネージャーにとって 1 対 XNUMX のミーティングは時間がかかる場合がありますが、チーム メンバーが個人としての価値を感じられるようにする上で重要な役割を果たし、質問をしたり、問題について話し合ったり、不快に感じたかもしれない提案をしたりする機会を与えます。グループ環境での共有。

7. リモートの従業員が成功するのを助けるために目標を過剰に伝達する

リモートワークの取り決めが難しいと感じている従業員にとって、個々の目標とタスクを過度に伝えることは、正しいことに集中できるようにするための効果的な方法です。 これは、従業員が各プロジェクトで簡単に理解できる明確で正確な言葉を使用することを意味します。 プロジェクト管理ツールを利用して、従業員が仕事を続け、プロジェクトの各段階を理解し、プロジェクトの期日を把握できるようにします。 分散したチームを効果的に管理することは、単に従業員の勤務時間を追跡することに集中している場合には機能しません。 代わりに、従業員のパフォーマンスを測定する最善の方法は、結果に注目することです。 結果志向の文化を作ることは、チームを信頼し、恣意的で強制的な週 40 時から XNUMX 時、XNUMX 時間労働を手放すことを意味します。 代わりに、個々のチームメンバーの貢献に集中してください。 作業が適切に行われ、時間どおりに行われる限り、タスクを完了する方法と時期は重要ではありません。

8. 絆の機会を提供する

定期的な対面式の集まりは、ほとんどのリモート ワーカーや分散したチームにとってオプションではないため、通常のチーム ミーティング以外でチームの絆を深める他の方法を見つけてください。 従業員は、仕事に適したソーシャル メディア ページ、ブック クラブ、プライベート チャット グループを作成して、ゲームをしたり、仕事や私生活について気軽に話したり、家族やペットの写真を投稿したり、個人的な成功談を共有したりできます。 定期的にホスティングしている企業もあります 仮想ハッピーアワー リモートで作業している間、従業員がビデオ会議を通じて気軽に交流し、追いつくことができるようにします。

Sheel Gupta 氏、最高成長責任者 ハンブルドット、で共有 Quora 彼女がリモート チームの関与を維持する方法について、「リモート ワークで最も一般的な課題の XNUMX つは、チーム メンバーが孤独を感じ、孤立していることです。 離れているということは、チームが自発的な会話や仕事に関係のない活動を行う可能性が低くなることを意味します。 私は、リモート チームがリモート ワーク スタイルにオフィス内の伝統を取り入れることをお勧めします。 たとえば、私のチームは隔週でゲームナイトを開催しており、リモート実験中は仮想ゲームナイトを開催しました。」

最後に、少なくとも年に XNUMX ~ XNUMX 回は、チーム全体で対面の集まりを主催するようにしてください。 これは困難で費用がかかるかもしれませんが、チームが直接つながり、より良い仕事上の関係を育むことの利点は、旅費をはるかに上回ります.