タウン ホール ミーティングやその他の全社的な全員参加のディスカッションは、組織内の全員が同時に集まり、重要なビジネスの最新情報、戦略の決定、大口顧客の獲得、全社的な目標に向けた進捗状況を共有するのに最適です。 しかし、かつてないほど多くの従業員がリモートで作業しているため、すべてのスタッフを物理的に同じ場所に集めることは不可能かもしれません。 ありがたいことに、ビデオ会議を使用すると、仮想のタウンホール ミーティングを比較的簡単にホストして実行できます。 従業員は、対面式のやり取りなど、対面式のイベントと同じ利点の多くを得ることができ、世界中のどこからでもタウンホールに参加できるというボーナスがあります。 さらに、バーチャル タウン ホールを使用すると、コンテンツを簡単に共有したり、新しい方法で聴衆とやり取りしたり、後で再生するためにディスカッションを記録したりできます。

米国内の多くのオフィスが再開されるまでの間、また COVID-19 パンデミックに関する不確実性が続く中、バーチャル タウンホール ミーティングはこれまで以上に重要になっています。 これらは、従業員がリーダーから意見を聞き、コミュニティの感覚を作り、会社の使命、目標、価値観、文化を強化するための貴重な方法です。 この投稿では、便利で魅力的な仮想タウンホール ミーティングを開催するためのヒントと推奨ツールを提供します。

バーチャルタウンホールミーティングとは?

バーチャル タウン ホール ミーティングは通常、オンラインの全社的なイベントであり、その間にリーダーシップが従業員に全体像のニュースに関する最新情報を提供し、全員に情報を提供し、組織の使命と目標と同期させます。 バーチャル タウンホール ミーティングがうまく行われると、コミュニティの感覚が生まれ、組織への信頼と信頼が築かれます。

より効果的なバーチャル タウンホール ミーティングのための 10 のヒント

研究 従業員は、必要とされていないと感じたり、組織とのつながりを感じなくなったりすると、仕事から離れることを示しています。 生産的なバーチャル タウン ホール ミーティングにより、従業員はリーダーから直接話を聞くことができ、自分の役割が会社の成功にどのように貢献しているかをよりよく理解できます。 これらの議論はまた、会社の優先事項と重点分野に関する重要な背景を提供し、コミュニティの感覚を育みます。 以下に、次回の会社のタウンホール ミーティングをより魅力的でインタラクティブなものにするための XNUMX のヒントのリストをまとめました。

1. 勝者を祝う

同僚からの称賛、卓越した業績に対する四半期ごとの報酬、または企業の価値観を示したことに対する謝辞のいずれであっても、従業員表彰は、タウンホールミーティングで従業員を関与させ、すべての人の貢献が評価されていることを強化する効果的な方法です。 すべてのタウンホールミーティングの一部を従業員の表彰に充てることを検討してください。 ピアノミネーションは、すべての部門の優れた業績を強調すると同時に、より大規模で多様なプレゼンターのグループを巻き込む優れた方法でもあります。

2. 砕氷船との双方向の会話を開始する

バーチャル タウン ホール ミーティングが常にリーダーと従業員の間の双方向の会話であることを確認してください。 これらの会議は通常、より広範囲に及ぶため、セッション中に参加できる効率的な方法を見つける必要があります。 会議の議題を前もって送信することを検討して、参加者が準備を整えて会議に出席できるようにします。 砕氷船 会議の開始時にムードを設定したり、簡単なアンケートを実施してリアルタイムのフィードバックを取得したり、各発表者の後に会議の一部を割いて質問を促すことができます。

3. ビデオ会議の前に会議の議題を作成する

aを作成する 会議の議題 生産的で効率的な市庁舎を持つための最も重要な要素の XNUMX つです。 会議のリーダーは議題をガイドとして使用して、タウンホールの話題を維持し、前進させます。 参加者に事前に提供された優れた会議の議題は、タウンホールの前に適切な期待値を設定し、議論されているトピックと会議の目標を全員が明確に理解できるようにします。

4. 技術をチェックする

バーチャル タウンホール ミーティングを脱線させる最も簡単な方法の XNUMX つは、技術的な問題があるか、さまざまなビデオ会議機能の使い方がわからないことです。 会議を開始する前に、ビデオとオーディオが適切に機能していること、画面共有の方法を知っていること、ビデオ通話をホストまたは参加するのに十分な帯域幅があることを確認してください。 タウンホールの開始前に数人の従業員に電話して、ビデオとオーディオの品質を確認することにより、事前に会議の素早い実行を検討してください。 仮想市庁舎の設定の詳細については、ブログをご覧ください ビデオ会議のセットアップ要件: ハードウェアとソフトウェアのチェックリスト.

5. 誰でも簡単にビデオ会議に参加できるようにする

オフィスで働いている従業員とリモートで働いている従業員がいる場合、従業員がスマートフォン、タブレット、ラップトップ、または会議室から仮想タウンホールに簡単に参加し、さまざまなデバイスで同じユーザー エクスペリエンスを利用できるビデオ会議ソリューションが必要です。 . Lifesize では、ユーザーが通話に参加するための URL を送信するだけです。 ダウンロードは必要ありません。 インターネットまたはセルラー ネットワークにアクセスできる任意のデバイスが通話に参加できます。 従業員と承認されたゲストが余分な複雑さなしに参加できるように、会議の招待状に会議のパスコードが提供されていることを確認してください。

6.モデレーターを使用する

タウンホールミーティングなどに 大人数向けのビデオ会議 ディスカッション、割り当てる 会議の司会者 すべてが可能な限りスムーズに実行されるようにします。 モデレーターは高度なインコール コントロールを使用して、個々の参加者をミュートまたはミュート解除したり、バックグラウンド ノイズを制限するためにすべての参加者をミュートまたはミュート解除したりできます。 この機能は、ユーザーが会議中に自分自身をミュートするのを忘れた場合に特に役立ちます。 セキュリティを強化するために、モデレーターは会議をロックまたはロック解除したり、参加者のプレゼンテーションを停止したり、招待されていない人や邪魔をする人を通話から削除したりすることもできます。

7. 明確なリーダーを持つ

会議の司会者は、タウンホールが舞台裏で円滑に運営されるようにする責任がありますが、会議のリーダーまたは会議の主催者は、会議の顔です。 この人物は、市役所を予定通りに進行させる上で重要な役割を果たします。 ミーティング リーダーの任務には、タウン ホールの開始、議題の説明、スピーカーの紹介、スピーカー間の移動、Q&A と聴衆からのフィードバックの管理、およびミーティングの終了が含まれます。 優れたミーティング リーダーは、プレゼンターと緊密に連携して、コンテンツがミーティングの目的に沿っていることを確認し、スピーカーが割り当てられた時間を守り、プレゼンテーションを締めくくる時間になったときに必要に応じてリマインダーを与える必要があります。

8. さまざまなスピーカーを使用する

すべてのタウンホールで常に同じスピーカーを使用することは、予測可能で単調です。 盛り上げるために、さまざまな部門や管理レベルのさまざまなプレゼンターを使用します。 全社的なタウンホールミーティングごとに、少なくともXNUMX人の新しいスピーカーを含めるようにしてください. これにより、さまざまな視点を表現できるようになるだけでなく、組織全体で何が起こっているかをより正確に把握できます。

9.うまくいかないことをためらわない

完璧な組織はありません。改善の機会を無視すると、従業員がストレッチ ゴールに向けて努力するように動機付ける能力が損なわれます。 問題点を公に取り上げ、オフィスで目にする問題について人々に発言する機会を与えることで、学習の機会が生まれ、会社が人間味あふれるものになります。

10. KISS: シンプルに、ばかげて

会議に行って、誰かが言っている言葉を理解できないことほど悪いことはありません。 ビジネス用語が多すぎたり、目を疲れさせるスライドであったりする場合でも、全員参加の会議では過度に複雑なトピックを避け、メッセージをシンプルで理解しやすく、要点を絞ったものにしてください。

バーチャル タウンホール ミーティングに組み込むための 4 つの主要ツール

あまりにも多くの場合、全員参加の会議は退屈な一方通行の経験に陥ります。 従業員が会議で積極的な役割を果たしていないと感じた場合、仮想タウンホールがバックグラウンドで再生されている間にチェックアウトして他のタスクを完了します。 バーチャル タウンホール ミーティングを成功させるには、ミーティングを主催して運営するための適切なツールを用意する必要があります。 会議をより魅力的でインタラクティブなものにするために、次の仮想タウンホールに組み込む XNUMX つのツールを次に示します。

スクリーン共有

画面共有は、タウンホールを単調な会議から完全にインタラクティブな全員参加型のセッションに完全に変えることができます。 ラップトップ画面の共有から、フルモーション ビデオの再生、携帯電話からのプレゼンテーションの実行まで、Lifesize はワイヤレスでのプレゼンテーション方法に多くの柔軟性を提供します。 画面共有の詳細については、ブログをご覧ください Lifesize Share を使用して 4 つの簡単な手順で画面共有を行う方法.

挙手

仮想タウンホールで全従業員から迅速なフィードバックを得るのは難しく、時間がかかる場合があります。 Lifesize で 挙手機能、従業員はボタンをクリックして親指を立てたり手を上げたりして、提案を支持するかどうかを示すことができます。 挙手機能を使用して従業員を静かに投票することは、一度に 100 人以上が介入するよりもはるかに優れています。 さらに、タウンホールの Q&A 部分では、質問があることを示すために従業員に仮想的に手を挙げてもらうことができます。 これにより、会議が進行し続け、会議の司会者が各従業員を個別に呼び出すことができます。

ライブストリーム

数百人または数千人の会議参加者が参加する場合、ライブ ストリーミングを使用すると、エクスペリエンスをさらに拡張できます。 ビデオ ストリームを最大 10,000 人の参加者にブロードキャストするのは、視聴者が Web ブラウザから接続できるリンクを送信するのと同じくらい簡単です。 ライブ ストリーム中にテキストベースの質問を有効にすることもできるため、通話の参加者はプレゼンターの邪魔をせずに質問を入力できます。 詳細については、ブログをご覧ください ライブ ストリームの方法: ライブ ストリームのホスティングと録画のステップバイステップ ガイド.

記録して共有する

すべての従業員が対応できる最適な会議時間を見つけることは、特にリモート オフィスを持つ企業や従業員が複数のタイム ゾーンに分散している場合は、不可能な場合があります。 ライブタウンホールに参加できなかった従業員は、会議を録画して、イベント終了後にリンクを共有するだけです。 と Lifesize の記録と共有、ビデオは自動的に暗号化され、インデックスが作成され、内部または組織外のパブリック ビュー (必要に応じて) のために簡単に共有できます。

次回のバーチャル タウンホール ミーティングに Lifesize を使用する

全社的な仮想会議で起こりうる最悪の事態は、技術的な問題に遭遇することです。 Lifesize を使用すると、当社のシステムはシンプルさを念頭に置いて構築されているため、小さなことを気にする必要がなく、広めようとしているメッセージに集中できます。 の Lifesize® Icon™ 800 シリーズ は、ラックマウント可能な設計で表彰台やサーバー エンクロージャに簡単にフィットし、複数のスピーカーを簡単にマイクに接続するための複数のオーディオおよびビデオ入力を提供するため、大勢の聴衆向けに特別に作られています。 Lifesize® ライブ ストリーム 会社の会議を最大 10,000 人の出席者に簡単にストリーミングできます。 録音と共有のアドオン オールハンズ セッションを録画して、ライブ イベントに参加できなかった人と共有できます。

まとめ

バーチャル タウンホール ミーティングは、会社全体の最新情報やニュースを共有するだけではありません。 全員参加のミーティングは、企業文化の構築と強化に不可欠な役割を果たします。 これらの会議を使用して、従業員を会社の使命と目標に興奮させ、勝利と成果を祝うことができます。 適切なツールと戦略を使用すれば、次の仮想タウンホール ミーティングを有益でエキサイティングなものにし、最初から最後まで従業員の関与を維持できます。