会議中に準備ができていないことがどのようなものかは誰もが知っています。つまり、会議室でテクノロジーを使用してプレゼンテーションを開始する方法を知らない人や、単に会議中に何が起こっているのかを知らない人です。その前に宿題をしなさい。
ビデオ会議のミーティングやイベントに向けて十分に準備することで、通話中の恥ずかしさを軽減できるだけでなく、 仮想イベント/会議がより効率的で魅力的になります。 また、コロナウイルスの影響でほとんどの企業が在宅勤務になっている現在、同僚はあなたに感謝しています。
このガイドでは、基本的な技術的なことから、自分のアイデアをどのように提示し、会議の成功に積極的に貢献するべきかまで、仮想会議の適切な準備方法を紹介します。
仮想会議の準備に関する 4 つのヒント
1. 基本を押さえる
仮想会議の準備の最も基本的な側面は、使用されているオンライン会議テクノロジの使用方法を知ることです。 電話会議の前に、通話への接続方法と画面の共有方法を確認してください。 これまでに使用したことのないアプリケーションで通話がホストされている場合は、少し時間をかけてアプリをダウンロードするか、必要なプラグインをインストールしてください。 Lifesize などの一部のビデオ サービスは Web ブラウザーでネイティブに実行されますが、その他のサービスでは追加のインストール手順が必要になる場合があります。
次に、常にオーディオとビデオの設定を確認する必要があります。 ほとんどのオンライン会議アプリには、カメラとマイクが期待どおりに動作していること、および優先オーディオ ソース (ヘッドフォンとスピーカー) が選択されていることを確認できる設定機能があります。 このプロセス中に、ビデオのフレーミングをチェックして、 適切な照明 あなたとあなたの周囲の両方がプロフェッショナルに見えるようにします。 会議中にプレゼンテーションを行っている場合は、関係のないタブをすべて閉じて、ラップトップの通知をミュートしてください。
2. ミーティング前に知識を共有する
次に、仮想会議の準備のあまり技術的な側面に目を向けます。 会議の前にどれだけ準備する必要があるかは、会議中の責任の程度によって異なりますが、いくつかの包括的な原則は、すべての参加者にとって仮想会議の効果を劇的に高めることができます. まず、電話会議が始まる前に、話し合うトピックと会議の目標を全員が知っておく必要があります。 仮想会議を主導している場合は、必ず作成してください 会議の議題 通話の開始前にチーム全体に送信します。 議題は、重要な論点に対処し、会議の結果を定義して、全員が情報を得て準備を整えて仮想会議に参加できるようにします。
添付の会議資料も、会議の議題とともに送付する必要があります。 プロジェクト ワーキング グループの場合、共有ドキュメント フォルダを設定するか、チャネルを作成することをお勧めします。 MicrosoftTeamsまたはSlack 資料を保管すること。 共有する方法が何であれ、これを安全に、そして理想的には、 ゼロトラスト セキュリティ戦略。
会議の参加者で、電話会議の開始前に議題を受け取っていない場合は、会議の主催者に連絡して、会議中にどのようなトピックや資料が議論されるかを尋ねてください。 効果的 バーチャルプレゼンテーション 会議は全員が会議資料を読み、事前に準備する必要があります。 Nancy M. Settle-Murphy が著書で指摘しているように 効果的な仮想チームを導く、会議の準備をしないことは、チームに対する倫理違反です。なぜなら、他の人があなたに追いつくために時間を取らなければならない場合、それはチームから時間を盗むことであり、それは失礼な習慣です.
3。 宿題をする
会議に関連する資料を先読みすることは、ほんの始まりにすぎません。 また、会議の議題について自分の意見を考え、質問、意見、コメントを準備する時間を取る必要があります。 すべての答えを持っている必要はありません。 場合によっては、示唆に富む質問があれば十分であり、会議で目立つようにするためには、それらの質問を調査することが重要である理由を説明できる必要があります。
会議の議題を調べながら、会議の目標を達成するための新鮮なアイデアと現実的な新しい戦略を考え出すようにしてください。 必要に応じて、コメントやアイデアをサポートし、仮想会議中に共有できる関連するビジュアルを作成します。
会議の議題が多岐にわたる場合、またはそれに慣れていない場合は、会議中に行うことができる XNUMX つの重要な貢献に焦点を当てて、コメントを重要なものにしてください。 注目を集めるために多くを語る必要はありません。 代わりに、価値の高い事実、アイデア、および特定のトピックに対する解決策を、理解しやすく消化しやすい方法で提供するチーム メンバーになりましょう。 バーチャル ミーティング中に発言する機会は限られている可能性があります。特に、電話に大きなパーソナリティがいる場合は、コメントが短く正確になるように準備してください。
仮想会議で効果的にパフォーマンスを発揮することは、ビジネスのほとんどのことと同様に、習得する必要があるスキルです。 会議の前に、自分のコメントを書き留めて、会議のトピックや戦略、アイデアについて簡単に話せるようになるまで、声に出して言う練習をしましょう。 覚えておいてください、練習は完璧になります。
4. さらに進んでください
上記の準備手順から始めれば、自信を持って話し、会議に貴重な貢献をすることができるようになります。 電話会議中は、注意深く耳を傾け、必要に応じてメモを取り、適切な時期に準備したコメントを積極的に共有してください。 見たり聞いたりしたいのですが、他の会議参加者にも貢献してもらうことが重要です。 議論されている特定のトピックに付加価値のあるコメントをすることができるとわかっている場合にのみ、介入してください。
会議中に提示されたすべてのアイデアと提案を実装する必要があります。 これがあなたの責任ではない場合でも、プロジェクトの目標を達成するための次のステップと潜在的なニーズを率先して書き出し、チームに送信してください。 関連する投稿をチェックしてください 会議議事録 アクション アイテムと次のステップを追跡するために使用できるその他のヒントとテンプレートについては、 をご覧ください。 会議後にフォローアップするために特別な努力をすることで、経営陣とチームがあなたが計画し、先を見越して考えていることを示すことができます。
最後に、あなた (およびあなたのチーム) が仮想会議を通じて学ぶスキルは、はるかに幅広い用途があることも認識する必要があります。 複数のアナリストが指摘しているように、ユニファイド コミュニケーションは 運用効率向上の鍵、したがって、仮想会議に適用する原則は、顧客ベースを増やすために展開することもできます.
まとめ
最終的に、効果的な仮想会議は効果的な準備から始まります。 全員が十分な準備を整えていれば、これらのミーティングは、革新的なアイデアを思いつき、目標を達成し、会社を前進させるための強力なツールとなります。 しかし、誰かが準備をせずに会議に参加した場合は、それがあなたではないことを確認してください。
