電話会議ですべきこととすべきでないこと

Lifesize セールスエンジニア、スティーブ・アレン
日付:2018 年 2 月 6 日(火)

皆さんこんにちは、Lifesize ライブへようこそ!このライブは Lifesize のプラットフォームにてホストされています。

私は Lifesize の営業担当のニヒルです。今日は最高のセールス エンジニアの 1 人であるスティーブ・アレンさんをお招きしました。今日は会議ですべきこととすべきでないことについてお話しします。スティーブさん、ビデオ通話は毎日使用していますか?

ええ、毎日していますよ。

会議を成功させるために準備できることについてお話ししましょう。

多くの問題は準備ができていないことによるものであり、機器をテストすることは非常に役立ちます。Lifesize など、現在使用しているほとんどのビデオ会議ソリューションやプラットフォームにはテスト通話フローがあります。スピーカーやマイクをテストするツールがあり、何かが聞こえると小さなバーが上下するのが見えます。これらのツールを使用して、コンピュータが機器を認識していること、入出力が正しく設定されていることを確認して、通話中に設定する必要がないようにします。また、機会があれば、大きな会議が始まる前に、クイックコールを実施してそれらを確認しましょう。そうすると、会議を遅らせる人だと思われずに済みます。

5 分の準備を行うだけで多くの問題が解決するわけですね。

そうです、まだそのプラットフォームを使用したことがない場合は特にです。使用したことがある場合でも、デバイスを接続したり取り外したりすることで、コンピュータの環境が変化します。通話に参加する前に、以前使用した構成が適切に設定されていることを確認しましょう。そして適切な機器を用意することはとても重要です。最近のほとんどのコンピュータ用 Web カメラは非常に高品質ですが、音声はそうではありません。このような 50 ドルのヘッドセットを購入するとかなり変わります。音声からあなたの声だけを分離することができます。ヘッドセットがあると周辺のノイズをカットすることができます。ノート パソコンのマイクでは周囲のノイズやスピーカーの音を拾ってしまいます。

これらはビデオ会議用に設計されていませんね。

そうですね、自分のスピーカーの音量が大きくなっていると、最高のエコー キャンセル ソフトウェアを使用していても苦しむことになるかもしれません。また、照明も準備します。多くの人は自分の後ろに窓があるから大丈夫だと思っていますが、それでは足りません。部屋を明るくしましょう。

見る人のことを考えるのですね。

照明が悪いと幽霊のように見えてしまうことがあります。光源を自分の前に置くと顔が見えやすくなります。ほとんどのカメラにはピクチャー イン ピクチャー プレビュー機能があります。これは他の人からどう見えているかを確認する機能です。この機能を使用して、幽霊のように見えないこと、照明が前から当たっていることを確認します。

なるほど。会議の準備は非常に重要ですが、会議中については何かありますか?子供が後ろを走り回らないように注意したほうがいいですよね。

ええ、スクリーンを見ていると忘れてしまう会議通話のエチケットがありますね。私があなたと対面で打ち合わせをする場合やあなたが会議室で他の従業員と会議する場合、すべきではないことがたくさんあります。周囲に物理的に人がいる場合には一定のエチケットがありますが、コンピュータの前にいると忘れてしまいます。

たしかに、自宅で仕事をしている人やリモートで作業している人は特に忘れがちですね。

はい、快適な環境のせいで気がゆるんでしまいます。重要な点の 1 つは、通話をミュートにすることです。常にミュートであることを確認してください。ミュート ボタンは信用しないでください。ミュートにしたと思って言ってはいけないことを言ってしまった人たちの話を聞いたことがあると思います。そもそもミュートにしないと気が散ってしまいますよね。話していないときはミュートにすることをお勧めします。ミュート ボタンを使用するので、ミュート ボタンの場所を確認してください。インターフェースをよく理解し、話していないときは音声をミュートするようにします。家にいる場合や、路上にいる場合は、気が散るようなものが周囲にないようにしましょう。メールを入力したり、電話に応対したりするときは、音声をミュートしてから電話に応対します。それが本当に重要な電話であれば、ビデオもミュートします。たとえ聞こえていなくても、他の参加者からは見えています。彼らからすると別の電話に応対しているところは見たくないでしょう。通話を邪魔するような人にならないようにしましょう。同じ部屋にいるときのようなエチケットを守りましょう。対面で会議しているときは電話を取りませんし、話しているときはメールを入力しません。電話のときと同じエチケットを守り、対面のときと同じようにビデオを使用してください。ビデオ通話では、お互いが見えているため、対面で話しているときのように振る舞いましょう。

なるほど、では主催者として会議を準備して開催するときはどうでしょうか。たとえば今日のように、私はホストであり、主催者として、会議を成功させるためにこの会議の前にたくさんのことを準備しました。実際に会議を主催する場合のヒントやテクニック、推奨事項などについて教えてください。

私たちは皆が自分の会議のホストであったり、大きな会社の取締役会や総会を実行する必要があったりしますが、対面の会議と同じように準備するだけです。確実に会議室を予約する必要があります。

事前に予定されている会議があり、その予定で準備をしていたのに、突然「ああ、会議室が別の人に予約されている!」となってしまうことがありますね。

会議を行う場所を確認し、準備に入ります。その会議室の音声は?照明は?カメラの設置角度は?ビデオ会議システムはあるか、それとも機器を持参する必要があるか。そういったことを検討し、さらに参加するメンバーを考えます。全員がこの会議室から参加するのか。ビデオで多数の遠隔閲覧者に伝えたり、ビデオを使用して複数の人に異なる場所で話してもらったりすることを考慮する必要があります。誰もが自由に行き来する自由参加の会議なのか、より自由な打ち合わせなのか。閲覧者は誰なのか。1 人の人が多数の人にプレゼンし、質問などを聞く必要がないような、講義型の会議としてセットアップする必要があるか。閲覧者が普段ビデオを使用しないような人たちなのか。そのような人たちにはポインターを使用して、「これが通話ボタンですが、失敗しないようにテストしましょう」というように助けてあげる必要があります。

それらを考慮して、使用しているプラットフォームのツールを使用します。Lifesize には司会者機能と講義機能があります。これは会議を円滑に進めるために使用されますが、ほとんどの会議通話プラットフォームにも同様な機能が搭載されています。プラットフォームに入り、司会者を割り当て、リーダーを割り当てます。自分が会話やプレゼンテーションをしているときは、誰がミュートなのか、この人は別のことをしているか、会議から外す必要があるか、スライドショーがセットアップされているか、などを気にする時間はありません。より公式な大きな会議の場合は、会議を運営する担当者を割り当てましょう。そうすることで、会話しながらすべてを管理する必要がなくなります。Lifesize ライブの場合、ここではケニーが裏ですべてを管理しています。

視覚的な情報を表示したり、スライドを変えたりといったことですね。

皆に向かって話しながら会議を運営するのは難しいことです。これを他の誰かに割り当て、その人に会議をコントロールしたり、キックオフしたり、トラブルが起きている人を助けたり……

視覚的な情報を表示したりしてもらうのですね。

そうですね。ほとんどの司会者ツールには、ユーザーをミュートするオプションがあります。誰かが飼っている犬が鳴き止まない場合は、そのユーザーをミュートして、会議の進行を止めずに円滑に進めることができます。

すばらしいですね。今日はご参加いただき、ヒントやテクニックを説明していただいてありがとうございました。準備は大変そうに見えますが、5 分、10 分、ほんの少し会議の前に時間を使って確認することは本当に重要です。そうすることで会議中にちょっとしたことで驚かなくなります。

本当にそうです。会社で会議を準備することになった場合、これらの会議を円滑に進めたいのであれば、使用しているプラットフォームが提供しているツールを使用しましょう。Lifesize の場合は、管理者とエンドユーザー用のトレーニングや、実装/トレーニングするための優れた顧客成功チームがあるので、それをご利用ください。ビデオ会議は非常に強力なツールですが、ほとんどの場合、その都度一回限りのものです。そういった会議で問題が起きた場合、たとえば音声がうまく動作しないために焦ったり、コンピュータに慣れていないために会議が 5 分遅れたりすると、ビデオを敬遠するようになってしまいます。

その通りです。

また、誰かの犬が吠えたり、誰かが電話に出るためにどこかに行ってしまい、その人が戻ってくるまで 5 分待たなければいけなかったりした場合など、良くない出来事があると会議が脱線します。悪い体験をしてしまったため、次回ビデオは使用されなくなるでしょう。ツールを使用して、準備し、ビデオ通話を円滑にして、他の人たちを「おお!」とうならせましょう。ビデオの力を見せつけ、採用してもらうようにしましょう。

その通りです。スティーブさん、どうもありがとうございました。来週の Lifesize ライブにもご参加ください。それではまたお会いしましょう。