オフィスでのコミュニケーション方法、クライアントや顧客とのコミュニケーション方法は変化しています。 かつては出張費がかさむ場所でしたが、会話をスピードアップし、意思決定を迅速化するために電話会議が登場しました。 20 年後、従業員は自宅で仕事をすることが多くなり、モバイル デバイスは実用的なワーク マシンになり、人々はボタンをクリックするだけでビデオを介して顔を合わせて会うことができます。
クラウドビデオ会議を使用すると、インターネットに接続できる場所ならどこからでも、お気に入りのデバイスから HD ビデオ通話を行うことができます。 ユーザーにとっては、対面コミュニケーションの人的要素がより自然なエクスペリエンスを提供し、管理者にとっては、クラウド ソリューションの展開と管理がこれまで以上に簡単かつ安全になります。
このガイドは、ニーズに最適なビデオ コラボレーション ソリューションを探して選択するために必要な知識を提供することを目的としています。 ビデオ会議の XNUMX つの古典的なアプローチ、評価に値する機能、注意すべき落とし穴について説明します。
ビデオ会議のニーズを評価する
ベンダーと価格オプションを探す前に、最初のステップは常にニーズを評価することです。 クラウド ソリューションの優れた点は、ニーズの変化に合わせて簡単にスケールアップまたはスケールダウンできることです。 まず、現在の要件に関する次の XNUMX の質問に答えてください。
1. 接続するにはいくつの場所が必要ですか?
2. リモートまたは在宅勤務の従業員はいますか?
3. サービスを利用する総従業員数は?
4. ビデオ対応にする必要がある会議室はいくつありますか?
5. ソリューションがサポートする必要があるデバイスのタイプは何ですか?
– 会議室システム
– Mac®
- PC
– iOS モバイル/タブレット
– Android™ モバイル/タブレット
– Windows® モバイル/タブレット
6. セキュリティと暗号化は重要な要素ですか?
7. 音声会議と Web 会議用に別々のシステムが必要ですか?
8. 従業員はどのようにサービスを利用しますか?
– 1:1 の会話
– マルチウェイ グループ コラボレーション
– 大規模/全員参加の会議
9. ユーザーベースはどの程度技術的ですか?
10. ビデオ ソリューションに必須の機能は何ですか? (いくつかのアイデアについては、重要な機能を参照してください)
ビデオ会議の XNUMX つの流派
ビデオ会議サービスにはさまざまな種類がありますが、大部分は次の XNUMX つのカテゴリのいずれかに分類されます。
従来のオンプレミス ビデオ会議
ハードウェアと財布に負担がかかる従来のオンプレミス ソリューションは、通常、高品質の会議室ハードウェアに重点を置いており、IT および外部のインテグレーターからのサポートを最大限に必要とします。 サーバーと会議室システムは、システムの存続期間中、停止やアップグレードに備えて保守および監視する必要があります。
Web会議
一部の Web 会議プロバイダーは、Web ベースの会議室サービスにビデオ要素を提供しています。 通常、これらのタイプのソリューションは、少人数の発表者グループがより多くの聴衆と情報を共有する場合に最適です。 話者がプレゼンテーションと顔を共有できるようにする、アップグレードされた電話会議のようなものだと考えてください。
ミートミー ビデオ サービス
ミートミー??? 予約不要の会議とも呼ばれるこのソリューションは、スケジューリングを必要としないという点で Web 会議とは少し異なります。 ミートミー ビデオ会議に接続するプロセスは、Web 会議と非常に似ています。クラウド内の共有会議スペースにダイヤルインし、モデレーターが接続して通話を開始するのを待ちます。 ビデオ用のコーリング カードのようなものです。
クラウドビデオ会議
- ビジネスクラスのビデオ サービス
クラウド ビデオ会議は、導入と使用が最も簡単なソリューションです。 通話エクスペリエンスは会社の共有ディレクトリを中心にしているため、ユーザーはダイヤル文字列ではなく名前で接続します。 ビジネスクラスのソリューションは通常、高品質で安全であり、多額のハードウェア コストがないため、オンプレミスのソリューションよりも手頃な価格です。 - 無料動画サービス
ほとんどの無料サービスは、消費者向け製品として構築されています。 広告でサポートされているか、機能が制限されています。 無料サービスは、無料サービスに期待されるすべての品質とサポートを提供します。 無料サービスの最大の欠点は、セキュリティとサービス レベル アグリーメントがないことです。
ビデオ サービスが差別化を図るにつれ、ニーズに最適なソリューション セットに優先順位を合わせることが重要であることがわかり始めます。 一部のサービスは、Web コラボレーションとコンテンツ共有を組み合わせて提供しますが、多方向ビデオ会議では機能しません。 音声、ビデオ、および Web 会議機能を提供するものもありますが、記録やレポート作成など、企業が求めるエンタープライズ レベルの機能がありません。
会議ツールを超えて
ビデオ会議の唯一の目的が会議をアップグレードすることである場合、予想外のボーナス コンテンツが豊富に用意されています。 あなたが考えもしなかったかもしれないいくつかの部門のユースケースを次に示します。
- 人事と研修
新しいチーム メンバーの採用から、トレーニングやキャリア開発の会話まで、対面でのコミュニケーションほど重要なことはありません。 人事チームは、ビデオ会議で得られる強化された非言語コミュニケーションから常に恩恵を受けることができます。 - IT
正直に言うと、IT 部門はあらゆるテクノロジーに関心を持っていることで知られているため、IT 部門はテクノロジーをクリエイティブに活用する方法を必ず見つけています。 チームは、プロセスの更新を記録し、リモートの従業員をサポートし、ビデオを介して共同でトラブルシューティングを行い、ヘルプ デスクにサービスを提供できます。 - プロフェッショナルサービス
ビデオ会議は、コンサルタントが顧客とのグローバル プロジェクトを管理するための別のコミュニケーション手段を提供します。 プロフェッショナル サービス チームは、不必要で費用のかかる出張をすることなく、順調に予算内にとどまることができます。 - マーケティングおよび販売
ほとんどのマーケティングおよび販売チームは、顧客および外部代理店との広範なコラボレーションを必要とします。 ビデオ会議は、プロジェクトでつながり、より魅力的なキャンペーンを作成するのに役立ち、最終的に顧客がより多くの情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。 - エンジニアリング
研究開発は、出張物流を待って止まることはできません。 エンジニアリング部門は、ビデオを介してコラボレーションすることで、グローバル エキスパートとの時間を最適化できます。 毎日のスクラム、バグのトリアージ、プロトタイピング、品質管理はすべて、ビデオ会議に最適です。
すべての部門とすべての業界が、ビデオ会議のコラボレーション機能から恩恵を受けることができます。 毎週の 1 対 1 のミーティングから毎月のステータス ミーティング、さらには単に挨拶するだけでも、ビデオ会議はより多くの個人的なつながりを提供することで関係を構築するのに役立ちます。
重要な機能
市場には多くのビデオ会議サービスが利用可能です。 これらは、さまざまなビジネス要件を満たすために、さまざまな機能と専門分野をカバーしています。 選択を行う際に探すべきいくつかの機能を次に示します。
管理のしやすさ
ユーザーや部屋への参加、通話やデバイスの使用状況などの統計に関する詳細なレポートを取得できるオンライン ダッシュボードを備えたサービスを確認してください。 これは、更新時にソリューションを評価するときに役立ちます。 また、オンライン管理ポータルを使用すると、ユーザーと会議室のディレクトリを簡単に変更でき、セキュリティ権限を制御できます。
セキュリティ
安全なファイアウォール トラバーサルのサポートにより、ユーザーは、同僚、パートナー、サプライヤー、および組織外の他の人と会議を行うことができます。 暗号化のサポートにより、ユーザーは極秘プロジェクトについて自信を持って話し合うことができます。 アカウントおよび会議レベルでの認証手順を備え、128 ビットの AES (Advanced Encryption Standard) 暗号化を提供するソリューションを探してください。
相互運用性（インターオペラビリティ）
人々は相互運用性に負担をかけたくありません。 ビデオ システム、ラップトップ、タブレット、スマートフォンなど、デバイスに関係なく、あらゆる接続をサポートするソリューションを見つけてください。 また、クラウドベースのビデオ会議システムが「標準ベース」であることも重要です。 つまり、どのメーカーのデバイスにも接続できます。 iPhone が他の iPhone にしか電話をかけることができないと想像してみてください。 注意してください???一部のプロバイダーはまだこのように動作しています.
使いやすさ
簡単に言えば、会社のさまざまなコミュニケーション方法をすべてサポートすることがより簡単で直感的であればあるほど、より多くのツールが使用されるようになります。 コミュニケーションは、チャット、音声通話、またはビデオ通話で XNUMX 人の間で行うことも、より組織化された会議でのグループ ディスカッションにすることもできます。 組織内の人々は、完了しようとしているタスクに応じて、いくつかの異なる方法を使用する可能性があります。
自動更新
ソフトウェアが自動的に更新されるため、常に最新かつ最高の機能を利用できます。 購読してリアルタイムのステータス更新を受信すると、いつ機能が利用可能になるかを常に把握できます。
品質
信頼できるオーディオとビデオの品質により、何千マイルも離れた場所から接続している場合でも、同じ部屋にいるかのように感じることができます。 サービス プロバイダーがネットワークの回復力とパケット エラー修正ソリューションをサポートしていることを確認してください。
スケーラビリティ
クラウドベースのビデオ会議ソリューションは、会社の成長に合わせて拡張できる必要があります。 スケーラビリティにより、特権のある少数の企業だけでなく、あらゆる規模の企業がビデオ会議の恩恵を受けることが容易になります。
値ごろ感
通常、インフラストラクチャ ハードウェアへの投資や保守が必要ないため、クラウドベースのソリューションのコストは低くなります。 すべての従業員とすべての会議室を可能にするソリューションを見つけてください。
オールインワンソリューション
古い音声または Web 会議サービスを最新のクラウド ビデオ会議ソリューションに置き換えます。 統一されたサービスはより効率的で、オーディオ、ビデオ、および Web 会議通話のユーザー エクスペリエンスを向上させます。
デバイスのサポート
PC または Mac、タブレットとスマートフォン (Android または iOS)、Google Chrome??? または Internet Explorer??. BYOD は定着しています。最適な導入のためには、チームが愛用しているすべてのデバイスと統合できるソリューションを見つけてください。
オンラインチャット
チャットとグループ チャットは、追加レベルのコラボレーションを提供します。テキスト レベルです。
画面共有
画面またはプレゼンテーションを共有することで、ビデオ通話をコラボレーションに即座に変換します。 そうすれば、顔を合わせてコミュニケーションするだけでなく、文書で協力することができます。
ゲスト招待
壁に囲まれた庭に投資しないでください。 ビデオ会議は、社外のゲストを含め、すべての人とすべての会議が利用できる必要があります。 大量のダウンロード要件やその他の接続障壁のない、シームレスなゲスト エクスペリエンスを備えたソリューションを見つけてください。
統合のスケジューリング
カレンダーの統合により、定期的な会議の設定や、組織外の人へのゲスト招待状の送信が簡単になります。
仮想会議室
ミートミー サービスが限られているからといって、仮想会議室が不要というわけではありません。 ユーザーには、直接電話をかけるだけでなく、定期的な会議用に再利用可能な会議室スペースを作成するオプションが必要です。
記録と共有
重要な会議、会話、イベント、アイデアを記録し、ライブ イベントに参加できなかったチームのメンバーと共有します。 録音を提供するソリューションはほとんどなく、組み込みの共有プラットフォームを提供するソリューションはさらに少ない.
会議室カメラ
大規模および小規模なコラボレーション スペース向けの統合ビデオ システムを備えたソリューションを確認してください。 そうすれば、ローカル チームが直接会議を行い、会議室から直接ビデオでリモート チームに接続できます。
検索ベースのディレクトリ
名前をクリックして電話をかけるほうが、ミートミー サービスの無限のダイヤル文字列を入力するよりもはるかに優れたエクスペリエンスです。 プレゼンス対応のディレクトリを使用すると、話す必要のある人が対応可能で、接続する準備ができていることを知ることができます。
コール エスカレーション
ソリューションが会社の規模に合わせて拡張する必要があるのと同様に、ビデオ通話は、より多くの人が参加するにつれて拡大する必要があります。 多地点通話を開始するためだけに双方向通話を切るという煩わしさを避けるために、通話エスカレーションを備えたソリューションを選択してください。
24×7サポート
何かが壊れたら誰に電話しますか？ ビジネスクラスのソリューションは、有意義な応答時間内にサポートを提供する必要があります。 サービスの全期間を通じてサポートされるソリューションを選択してください。
接続は重要
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