オフィスの周りでコミュニケーション ツールが重なり合っていると、迷子になりがちです。 さまざまなニーズを持つさまざまな部門によってさまざまなツールが導入されているため、職場内でのコラボレーションは、すべての人が異なる言語を話すオフィスでコミュニケーションを取ろうとするようなものです。 特に IT 部門の場合、管理するツールと最新のソリューションのリストは、エンド ユーザーが悪意を持って独自のアドホック ミーティング ツールを検索するにつれて、ますます長く複雑になります。 彼らがしばしば対処することになるのは、重複する通信ツールの混沌とした混乱と、支払うべきサブスクリプションとライセンス料のリストです。私たちを信頼してください。
このガイドでは、重複するコラボレーション ツールが多すぎることに伴う複雑さと混乱を改善し、コラボレーション エコシステムを慎重に構築された、コストとリソースを節約した傑作に変えるためのいくつかの手順を説明します。
コラボレーション エコシステムとは
コラボレーション エコシステムは、企業が従業員のつながりを維持するために使用する一連のツールとサービスです。 真につながる職場を構築するには、コラボレーション ツールと文化を適切に組み合わせる必要があります。 コラボレーション エコシステムは慎重に相互接続され、重複がなく、世界を動かし続けるのに十分な信頼性が必要です。 それはユーザー間で一貫していなければなりません — 技術的な混乱の中での静けさ。 内部および外部のコミュニケーションが高品質で、時間効率が高く、費用効率が高いことを保証する必要があります。 そして何よりも、会話を邪魔することなく、可能な限り楽にコラボレーションできるようにする必要があります。
Spiceworks で実施した最近の調査では、次のことがわかりました。 参加した 68 人の IT 意思決定者の 410% が、オフィスでのコラボレーションが最優先事項であると述べました。 驚くことではありませんよね？ 絶え間ないコラボレーションとコミュニケーションは、特にその世界がますます遠隔地になり、技術的に精通しているときに、私たちのビジネスの世界を回し続けるものです.
オーバーラップの量は多すぎますか?
IT 部門は、組織のコミュニケーション能力において重要な役割を果たします。 と リモートワークの台頭 ビジネスがどのように機能するかを定義するために、現代のオフィスではコラボレーションの必要性がさらに高まっており、チームは、IT サポートの有無にかかわらず、仕事を成し遂げるためのツールを探し始めています。 私たちの調査によると、IT 意思決定者の 56% は、会議とコラボレーションのサブスクリプションとライセンスの実際の月額費用を把握しておらず、平均的な大企業は XNUMX つの異なるプロバイダーで約 XNUMX つのソリューションを使いこなせずに行き詰まっています。 XNUMX つのソリューションと XNUMX つのプロバイダーが多すぎるだけでなく、管理されていない展開のリスクは、重複を回避して余分なコストを排除するコラボレーション戦略をまとめるのを待つほど大きくなります。
そして、IT 部門が実際に知っているソリューションについてのみ話しているのです。 私たちのガイドでは シャドー IT を粉砕した IT マネージャー、平均的な大企業は約 1,220 の個別のクラウド サービスを使用していることが実際にわかりました。 IT 部門を迂回し、承認されていないツールを展開することは、彼らがビジネスのために確立した重要な管理、統合、およびセキュリティとコンプライアンス関連の保護を回避するだけです。 オールインワン ソリューションに簡素化することで、コストを削減できるだけでなく、完全にアドホックなコラボレーション エコシステムをゼロから構築することを防ぐこともできます。
簡素化の成功事例
会社 1: オーディオのみのサブスクリプションが多すぎてカウントできない
ある顧客は、非常に細分化されたユーザー ベースがレガシー コミュニケーション ツールに固執している環境から私たちのところに来ました。 それらはオーディオのみに焦点を当てており、すべてが単一目的のソリューションであり、ビデオまたはクラウドベースのテクノロジーは見えませんでした. この組織は、バンドエイドをはぎ取って通信ソリューションを一晩で完全に変革することを要求しましたが、新しいテクノロジーの準備ができていない音声のみのユーザーを完全に盲目にしたでしょう.
Lifesize を導入することで、分単位の音声のみのソリューションを置き換えただけでなく、コラボレーション エコシステムをアップグレードして、チャットに加えて音声、Web、およびビデオ会議を XNUMX つのツールに組み込むことで、採用を容易にしました。 複数のソリューションに対処したり、面倒なトレーニング セッションを行ったり、一度に複数の新しいテクノロジを学習しようとして迷ったりする必要はもうありません。
会社 2: 複雑さがもたらすカオス
ある日、Lifesize がオフィスには複雑すぎるという顧客からの興味深いサポート電話がありました。 私たちが発見したのは、Lifesize 以外にも非常に多くの異なるツールを実際に展開していたため、各会議室には完全に独自の使用説明書が用意されていたということです。 各システムの操作方法を学び、覚えるのに時間をかけたい人はいませんでした。IT メンバーが各部屋に座って解決策を練らなければならないほど事態は悪化しました。
この組織に最初に推奨したことは、すべてのソフトウェアの詳細な IT 主導のインベントリ プロセスを実行し、余分なツールをすべて排除することでした。 Lifesize を実装することで、この会社は職場でのコラボレーションを統合および簡素化し、多額のライセンスとハードウェアのコストを節約することができました。 XNUMX つのコラボレーション ソリューションを選び、それに固執するだけで、導入、トレーニング、管理が簡単になりました。
IT主導のコラボレーション エコシステムを構築する方法
特にテクノロジーに関しては、変化は容易ではありません。 現在のコミュニケーション ツール セットを効率的で簡素化されたコラボレーション エコシステムに変換するプロセスは、非常に困難に思えるかもしれません。 幸いなことに、飛び込んで会社のためのより良いコミュニケーション ソリューションの構築を開始する準備ができたら、いくつかのステップを踏むことができます。なぜなら、人生のほとんどのことと同様に、目標を達成するために一度に XNUMX 歩ずつ進むことがすべてだからです。
1. 現在のコラボレーション テクノロジーとその使用頻度を把握する
あなたの組織のメンバーは、あなたが知らないアプリケーションやツールを使用している可能性が最も高いです。 インベントリを作成し、既に使用しているものを特定することは、必要なツールを特定するための最も重要なステップです。 この作業の多くは、少し退屈になる可能性があります。 しかし、オープンな対話を作成し、アドホック ツールを使用して他の部門と会話を開始することで、悪い警官やベビーシッターではなく、パートナーおよび信頼できるアドバイザーになることができます。
2. 必要のないツールを特定する
組織の各部門が導入しているさまざまなツールをすべて特定したら、実際に使用されているものと、ほこりを集めているものを把握します。 時間をかけて現在のアプリ、thingamajigs、doohickeys を評価し、エンド ユーザーが求めているものを特定し、コストがかかりすぎたり、従業員がもう使用していない古いソリューションを取り除くことで、コラボレーションとコミュニケーションのニーズを簡素化できます。
3. 可能な場合は統合する
組織に必要なツールと不要なツールを特定して評価すると、重複する機能が見つかる可能性があります。 この状況で行う最善の方法は、ベンダーの数を減らし、必要なすべての機能を統合する単一のソリューションを見つけることです。 サービスをスムーズに統合および凝縮すると、コストが削減されるだけでなく、組織のすべての部門での管理と展開が容易になります。
4. 各部門の主要な利害関係者を集めて、新しいツールの採用を促進する
もちろん、テクノロジ ソリューションをスムーズかつ適切に統合するには、エンド ユーザー、部門のリーダー、および組織内の他のすべての人を参加させる必要があります。 各部門で、採用を促進し、同僚を参加させるのに役立つ主要なパートナーを見つけてください。 そうすれば、ユーザーを遠ざけるような問題や驚きを減らしながら、導入に対する興奮を生み出すことができます。
お金を節約し、時間を節約し、会社を救い、世界を救う
あなたの会社で効率的なコラボレーション エコシステムを担当し、導入した IT ヒーローになりましょう。 在庫を取り、古くて不要なツールを切り取り、Lifesize の完全なコラボレーション ソリューションに置き換えることで、あなた、チーム、会社のコスト、時間、ストレスを節約できます。
Lifesize は IT を念頭に置いて構築されています。 HD カメラとタッチスクリーン会議電話の設計と開発に XNUMX 年以上の経験があるだけでなく、会議やコラボレーションを容易にする共有ディレクトリや Skype for Business 統合などの機能も備えています。 Lifesize は、音声、ビデオ、Web 会議、チャット、ストリーミングおよび記録機能を組み合わせることで、コラボレーションの生産性を最大限に高めるために必要な唯一のソリューションです。 チェックアウト インタラクティブな製品デモ とダウンロード 無料の14日試用版 Lifesize の動作をご覧ください。
