회의는 직장에서 생산성과 효율성을 높이기 위한 강력한 도구이지만 종종 그 반대입니다. 우리 모두는 진정한 목적이나 목표 없이 영원히 지속될 것 같은 답답한 회의에 갇혀 있습니다. 고맙게도 약간의 계획, 구조 및 올바른 도구를 사용하면 비생산적인 회의를 피할 수 있습니다. 회의 운영 방식을 재구성하면 회의 시간뿐만 아니라 회의 후 달성 가능한 실행 가능한 계획과 목표에도 큰 영향을 미칩니다. 이 XNUMX가지 회의 관리 단계를 활용하면 회의와 팀이 더욱 효과적이고 생산적일 것입니다.
모두의 최악의 악몽 = 역기능 회의
근무 시간 동안 생산성을 떨어뜨리는 가장 좋은 방법은 계속해서 윙윙 거리며 다음과 같은 의문을 갖게 하는 제대로 작동하지 않는 회의에 앉아있는 것입니다.
몇 년 동안 401(k)에 기여한 후 현명한 금융 투자에 관한 기업 후원 401(k) 재무 계획 회의에 참석했습니다. 배우고 싶은 마음에 메모할 준비가 되어 맨 앞줄에 앉았습니다. 회의 초반에 여러 사람이 연사에게 401(k)의 목적과 계정 설정 방법에 관한 매우 기초적인 질문을 했습니다. 나는 우리가 기본을 지나칠 수 없다는 것을 깨닫기 위해 거의 두 시간 동안 머물렀다. 전체 회의는 재무 계획을 처음 접하는 몇몇 사람들의 질문으로 가득 차 있었습니다. 약간의 계획과 구조로 이 회의는 모든 사람에게 유익할 수 있었습니다.
에 따르면 늑대 관리 컨설턴트, 전체 회의 시간의 절반이 낭비되고 있습니다. 전문가의 73%는 관련 없는 일을 한다고 인정하고 39%는 회의 중에 졸기까지 합니다. 비생산적인 회의와 관련된 회사의 실제 비용을 생각해 보십시오. 시간이 지남에 따라 낭비되는 돈의 양은 천문학적입니다.
효과적인 회의 진행 방법 8단계
효과적인 회의는 주제에 집중해야 하며 일반적으로 일정이나 목록에서 벗어나야 합니다. 즉, 결과를 만들어내는 효과적인 회의 의제가 필요하다 그리고 구조. 명확하게 정의된 목표, 참여적이고 집중적인 대화 및 후속 지침을 통해 각 회의가 원활하고 효과적으로 진행되어 귀하와 귀하의 팀원의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
1. 명확한 목표 정의
개요 효과적인 회의 의제 미리 보내면 회의의 분위기와 초점을 설정하는 데 도움이 됩니다. 엄격하게 고수하는 고정된 의제가 있으면 유기적인 대화에 방해가 될 수 있지만 회의의 주요 부분에 대한 윤곽이 잡힌 목표 및 주제와 함께 명확한 시작 및 종료 시간을 갖는 것은 회의를 계속 진행하고 제자리에 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 적임자만 포함
효과적인 회의 운영의 중요한 측면은 회의에 적극적으로 기여할 수 있는 적합한 사람을 참석하게 하는 것입니다. 진정한 판도를 바꾸는 사람이 되려면 회의에 다른 관점과 경험을 가져올 수 있는 직속 팀 외부의 참가자를 생각해 보십시오. 또한 다음을 포함해야 합니다. 화상 회의 원격 직원이 쉽게 통화에 참여하고 얼굴을 맞대고 참여할 수 있도록 회의 설명에 링크를 초대하십시오.
3. 참석자 참여
회의실에 있는 모든 사람이 회의를 활기차고 흥미롭게 유지하여 회의 목표에 기민하게 기여하고 있는지 확인하십시오. 참석자를 함께 작업할 작업이 있는 쌍 또는 소그룹으로 나누면 모든 사람이 회의에 적극적으로 참여할 수 있습니다. 그룹 간 선의의 경쟁으로 회의에 활력을 불어넣을 수도 있습니다. 원격 직원의 경우 회의에 직접 참석하는 사람들만큼 소속감을 느끼도록 해야 합니다. Lifesize는 원격 참석자가 쉽게 회의에 참여하다 화면을 공유합니다. 대면 상호 작용은 또한 통화 중에 집중하고 참여하도록 유지합니다.
4. 안전한 회의 공간 만들기
다양한 관점과 통찰을 얻으려면 회의에 참석한 모든 사람이 참여해야 하지만, 소수의 솔직한 사람들이 회의를 주도하는 경우가 많습니다. 때때로 최고의 아이디어는 대규모 그룹에서 말을 잘하지 못하는 조용한 직원에게서 나옵니다. 특히 회의실에 더 큰 개성이 있는 경우에는 더욱 그렇습니다. 참여의 균형을 유지하여 모든 사람의 피드백과 의견을 환영하는 환경을 조성하십시오. 정기적으로 의견을 요청하고 질문을 함으로써 각 사람이 회의 중에 발언할 기회를 제공하십시오.
5. 대화에 집중하세요
사람들이 경로를 벗어나는 여러 대화 트랙을 시작하면 팀은 추진력을 잃습니다. 이것이 의제가 중요한 또 다른 이유입니다. 의제에 없는 주제가 나오면 참석자에게 회의가 끝날 때까지 주제를 저장하거나 다른 회의에서 해당 주제를 다루도록 요청하십시오. 회의가 궤도에서 벗어나기 시작할 때 논의 중인 주제를 부드럽게 상기시켜 줄 회의 진행자를 사용하는 것을 고려하십시오.
6. 피드백에 개방적이어야 합니다.
참석자들이 회의를 보다 효과적으로 진행할 수 있는 방법을 찾도록 격려하십시오. 그들이 생각을 수집하고 유용한 제안을 할 수 있도록 피드백을 요청할 것이라고 미리 알려주십시오. 피드백을 짧고 단순하며 긍정적으로 유지하십시오. "무엇이 잘못되었나요?"라고 묻는 대신 "어떻게 하면 개선할 수 있을까요?" 이렇게 하면 결함을 지적하는 대신 회의를 개선하는 데 그룹의 초점을 유지할 수 있습니다. 마지막으로 참석자들에게 회의가 어떻게 더 생산적일 수 있다고 생각하는지 구체적인 예를 들어달라고 요청하십시오.
7. 다음 단계 개요
사람들이 논의된 내용에 대해 완전히 다른 해석을 가지고 같은 회의에서 자리를 뜨는 것은 꽤 흔한 일입니다. 혼동을 피하기 위해 회의를 간략하게 요약하고 모든 사람에게 큰 그림의 목표를 상기시키고 회의가 끝나기 전에 다음 작업 항목이 무엇인지 각 사람이 알고 있는지 확인하십시오. 미팅 후 발송 회의 노트, 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하기 위해 주어진 책임 및 기한.
8. 회의 기록 및 공유
바쁜 일정, 개인 휴가 및 충돌하는 이벤트로 인해 모든 직원이 초대받은 모든 회의에 참석하는 것은 불가능합니다. 관리자는 종종 회의 중에 검토한 문서나 데크를 공유하지만 프레젠테이션 자료는 회의 중에 실제로 발생한 내용의 일부만 반영하고 유기적인 대화와 의사 결정을 완전히 생략합니다. Lifesize 기록 및 공유 회의에 참석하지 않은 경우에도 대화에 참여할 수 있습니다. 그것은 회의에 참석할 수 없었던 사람들을 순환시키고 참석한 사람들을 위한 참조 또는 재충전의 역할을 합니다. Lifesize Record and Share를 사용하면 브라우저에서 편리하게 즉시 보고, 구성하고, 저장하고, 공유할 수 있는 강력한 비디오 라이브러리를 얻을 수 있습니다.
효과적인 회의를 위한 8가지 팁
회의를 개선하기 위해 전체 회의 절차를 점검할 필요는 없습니다. 회의를 생산적이고 심지어 즐겁게 만들 수 있도록 회의를 구성하는 쉬운 방법이 있습니다. 다음 회의를 개선하기 위해 즉시 구현할 수 있는 XNUMX가지 간단한 단계가 있습니다.
- 회의록을 작성할 사람 지정
- 발표하거나 메모하지 않는 한 노트북을 닫아 두십시오.
- 휴대폰을 회의에 사용하지 마십시오.
- 화상 회의 통화를 통해 직접 만나기
- 타이머 설정
- 요약 및 책임 할당
- 더 짧은 회의 예약
- 회의 참석에 대한 간식 또는 재미있는 인센티브 제공
WP Engine이 효과적인 회의를 위해 Lifesize를 사용하는 방법
WordPress 디지털 경험 플랫폼인 WP Engine은 XNUMX개 대륙에 걸쳐 XNUMX개의 사무실을 두고 있습니다. 많은 관리자와 팀 구성원이 서로 다른 사무실에서 일하기 때문에 그들은 지리적 격차를 해소하기 위해 Lifesize를 찾았습니다. 각 사무실과 모든 직원의 노트북에 Lifesize를 설치함으로써 동료들은 즉시 서로 연결할 수 있고 관리자는 일대일 화상 통화에서 원격 직원을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
대면 상호 작용을 통해 직원은 수천 마일 떨어진 관리자 및 팀원과 매력적인 대화 및 개인적인 연결을 가질 수 있습니다. WP Engine은 주간 작업에도 Lifesize를 사용합니다. 타운 홀 미팅 모든 사무실이 같은 페이지에 있고 하나의 단위로 함께 작동하도록 회사 전체를 하나로 모으는 곳입니다.
"Lifesize에 뛰어들 수 있게 되면서 마치 하나의 팀, 하나의 사무실이 원활하게 협력하는 것처럼 느껴집니다."
— Sarah Jones, WP Engine 수석 HR 비즈니스 파트너
결론
회의는 주당 많은 시간을 차지하므로 가능한 한 효율적이고 생산적으로 회의를 진행하는 것이 중요합니다. 효과적인 회의에는 의제가 있고, 특정 목적을 위해 적절한 사람들을 모으고 가시적인 결과를 제공하는 공개 토론을 위한 포럼을 제공합니다. 이러한 요소가 없으면 회의는 모든 사람의 시간 낭비가 될 수 있습니다. 밈을 만나다 우리가 의미하는 바를 보려면 게시하십시오). 결정, 작업 및 훌륭한 아이디어는 회의 후에 공유되어야 합니다.
더 좋은 점은 Lifesize를 사용하면 회의를 쉽게 기록하고 공유하여 참석하지 않은 사람들이 최신 정보를 얻을 수 있도록 하고 참석한 사람들에게는 훌륭한 참고 자료를 제공합니다. 회의 참가자의 올바른 회의 도구, 구조 및 참여를 통해 프로세스 속도를 높이고 팀 정신과 생산성을 높이는 효과적인 회의를 가질 수 있습니다.
