회의록 작성 방법: 예시 및 회의록 템플릿

회의를 문서화하는 것은 성공적이고 효과적인 화상 회의 통화를 위한 중요한 단계입니다. 당신이 회의의 성스러운 서기로 선정되었다면 회의록을 효율적이고 직관적이며 쉽게 동료들과 공유하고 글을 작성하는 모든 것을 이해하는 것이 중요합니다. 하지만 걱정하지 마세요. 여기 회의록에 대해 알아야 할 모든 것과 회의의 가장 중요한 부분을 캡처하는 방법에 대한 몇 가지 팁과 요령이 있습니다.

회의록이란?

회의록은 참석자와 비참석자에게 회의 중에 논의된 내용을 알리고 대화 또는 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 필요한 다음 단계를 정의하는 데 사용되는 회의에서 작성된 유형의 기록입니다. 회의록을 사용하면 회의에 참석하지 않은 사람들이 논의된 내용에 집중할 수 있습니다. 이 압축 문서는 또한 후속 회의에서 향후 결정을 재검토하고 정보를 제공할 주제를 제안합니다.

회의록을 작성해야 하는 4가지 이유

회의록은 회의에서 논의된 주요 주제를 벤치마킹하는 데 사용될 뿐만 아니라 통화 중이 아니거나 회의실에 있지 않은 사람이 편견과 잡담을 제외하고 논의된 내용을 따라잡을 수 있도록 기록으로도 사용됩니다. 다음은 회의록이 회의 방식을 개선하는 몇 가지 이유입니다. 

회의의 전반적인 목적 파악

사람들은 재미로 만나지 않습니다. 회의를 소집하는 데에는 항상 근본적인 목적이 있습니다. 좋은 회의록은 사람들에게 회의가 처음 열린 이유를 설명할 뿐만 아니라 수행해야 할 작업에 대한 기억도 되살립니다. 

진행 중인 결정에 대한 투표 기록

회의 중에 내린 중요한 결정을 기록함으로써 후속 회의에서 귀하와 귀하의 동료를 한 발 앞서게 할 수 있습니다. 참석자와 비참석자가 이러한 결정이 내려진 시기, 이유 및 방법을 명확히 하기 위해 회의실에서 이루어진 동의 또는 투표를 캡처합니다.

향후 회의를 위한 다음 단계 계획

회의는 결코 하나의 회의가 아닙니다. 항상 후속 동기화와 사람들이 수행해야 하는 작업이 있습니다. 다음 회의가 시작되기 전에 수행해야 할 작업을 기록함으로써 동료는 다음 통화를 준비하기 위해 수행해야 하는 작업을 쉽게 추적할 수 있습니다.

작업 항목 추적

회의 중에 실행 가능한 항목을 기록하면 참석자가 현재 논의 중인 내용에서 주의를 돌리지 않고도 회의가 끝날 때 해야 할 일을 쉽게 알 수 있습니다.

효과적인 회의록을 작성하는 6단계 방법

1. 사전 계획

설정하고 전송함으로써 회의 안건 사전에 동료에게 알리면 대화를 안내하고 발생할 수 있는 접선을 차단할 수 있습니다. 회의록을 사용하여 회의 구조를 설정하고 쉽게 메모하고 주제를 변경할 수 있습니다. 이를 통해 회의에 적합한 형식으로 의제를 만들 수도 있습니다. 

2. 회의록 구조화

회의록에 포함해야 할 몇 가지 핵심 사항은 다음과 같습니다. 시간과 날짜 회의의, 참가자 이름 컨퍼런스 콜에서, 내린 결정, 새로운 주제 제기하고 다음 회의 시간과 날짜. 일부 사람들이 참여할 수 없는 경우 그들의 이름도 적어서 그들이 여전히 루프에 있는지 확인하십시오.

3. 메모를 명확하게 유지

회의에서 메모를 하는 동안 뒤처지기 쉽습니다. 대화가 빠르게 진행되고 따라가기가 어려울 수 있습니다. 회의가 객관적으로 시작되기 전에 메모하고 판단이나 편견을 피하십시오. 회의가 끝난 후 돌아가서 회의록을 편집하여 내용이 이해되도록 하고, 시제를 일관되게 수정하고, 참조되었을 수 있는 추가 문서나 정보를 첨부할 수도 있습니다.

4. 승인 받기(필요한 경우)

회의록을 처음 작성하는 경우 필요한 경우 상사의 승인을 받으십시오. 함께 만든 것을 두 번째 눈으로 살펴보는 것은 언제나 좋은 일입니다.

5. 회의록 공유

회의록을 편집한 후 동료와 공유하십시오. 회사에 분별 보관을 위한 중요한 폴더가 있는 경우 쉽게 액세스할 수 있도록 업로드하십시오. 회의 참석자가 실제 사본을 요청하는 경우 해당 사본을 제공하고 자신을 위해 사본을 보관하십시오. 이 문서는 자랑스러워할 만한 것입니다!

6. 향후 검토를 위해 회의록을 보관하십시오.

요약으로 회의를 시작할 수 있도록 다음 후속 회의에 의사록을 가져오십시오. 이렇게 하면 작업이 완료되었는지 확인할 수 있으며 이 회의록을 사용하여 회의 진행 방법을 안내할 수 있습니다.

회의록 템플릿

효과적인 회의 훌륭한 리더십, 협력적인 팀, 최소한의 잡담, 훌륭한 메모 작성의 산물입니다. 이 기본 회의록 템플릿으로 회의록을 최대한 활용하세요. 아래 템플릿을 복사하여 다음 회의에 사용하세요!

회의 목적

[팀 또는 조직 이름]의 [회의 유형] 회의가 [날짜]에 [위치]에서 열렸습니다. 그것은 [시간]에 시작되었고 [회의 리더, 회의를 소집한 사람]이 [서기 이름]을(를) 서기로 하여 소집했습니다. 

참석자

[출석 팀원 명단]

[참석자 명단]

[불참 팀원 명단]

주제/발표

[주제/발표 이름]은 [발표자/발표자]가 발표했습니다.

• 주요 테이크 아웃

후속 작업

작업: [작업 수행자 이름]에 대해 [이름]이(가) [날짜]까지 [작업을 완료]하도록 호출합니다.

회의록 기록에 유용한 도구

Lifesize와 같은 비디오 협업 도구를 사용하면 회의록 템플릿과 약간의 추가 정보를 제공할 수 있습니다. 이러한 Lifesize 기능 및 솔루션을 사용하여 손쉬운 메모 작성 및 기록 보관으로 회의를 최적화하십시오. 

Lifesize 기록 및 공유

실물 크기 기록 및 공유 사용자는 모든 장치 또는 회의실 시스템에서 화상 회의 통화를 안전하게 녹음할 수 있습니다. 한 번의 클릭으로 공유 콘텐츠 및 프레젠테이션을 캡처하고 화상 회의 솔루션 내에서 회사의 개인 비디오 채널을 생성하십시오. 이렇게 하면 회의록과 함께 전체 녹음을 보낼 수 있습니다.

Lifesize Share 무선 화면 공유

실물크기 공유 무선 화면 공유 및 회의실 자동화 솔루션으로 회의 발표자가 회의실에서 프레젠테이션을 무선으로 공유하는 동시에 개인 화면에서 메모 작성 도구나 참조 자료에 액세스할 수 있습니다. 이 솔루션을 사용하면 하나의 장치에서 프레젠테이션을 동시에 공유하고 별도의 창에서 메모할 수 있습니다.

Microsoft, Google 및 Slack과의 통합

Lifesize는 사용 편의성을 중시합니다. Lifesize 솔루션을 다음과 같은 도구와 완벽하게 통합 마이크로소프트, 구글, 슬랙 일상적인 회의 워크플로를 지원하고 개선합니다. 하나의 솔루션에서 회의 일정을 잡고, 문서를 보내고, 동료와 그룹 채팅을 시작하세요.

결론

회의록 작성은 어렵지 않습니다. 녹화가 가능한 동적 화상 회의 솔루션을 사용하면 든든한 도구가 됩니다. 회사 차원의 전화 회의를 문서화하든 진행 중인 프로젝트 팀과 동기화하든 관계없이 더 스마트하게 회의하고 정리하고 훌륭한 회의록을 유지하여 시간을 최대한 활용하세요. 회의 생산성에 대한 더 많은 시간을 보려면 블로그를 구독하십시오.