현실을 직시합시다. 우리는 모두 일생에 한두 번 끔찍한 회의를 가졌습니다. 그들은 실제로 당신이 생각하는 것보다 훨씬 더 일반적입니다. 에 따르면 Doodle의 2019년 회의 현황 보고서, 2019년에 제대로 조직되지 않은 회의의 비용은 미국에서만 무려 399억 달러에 달할 것이며, 이는 기업의 효율성에 엄청난 걸림돌이 될 것입니다. 회의 효율성을 높이는 한 가지 쉬운 단계는 항상 회의 의제를 포함하는 것입니다. 다음 번에 사용할 수 있는 훌륭한 회의 의제를 설계하기 위한 가이드입니다. 회의실 예약 또는 가상 팀 회의를 조직하십시오.
가상 회의 안건이란 무엇입니까?
회의 안건은 회의 중에 다루거나 다루어야 할 주제, 작업 및 활동의 시간순 목록입니다. 가상 회의 의제를 통해 참석자는 회의에서 논의될 내용의 개요를 파악할 수 있으므로 가장 생산적이고 효율적인 회의를 위해 미리 준비할 수 있습니다. 효과적인 회의 수.
회의 안건이 중요한 이유는 무엇입니까?
아무도 잘못 계획된 상태에 있기를 원하지 않습니다. 팀 회의. 회의실에 있는 모든 사람과 회의실 외부에 있는 모든 사람에게 시간은 매우 중요합니다. 따라서 회의실에 앉아 있어야 하거나 처음에 자신이 왜 거기에 있는지 모르는 사람들과 화상 통화를 해야 하는 것은 약간의 도움이 될 수 있습니다. 불만스러운.
이 회의에서 어떻게 시간을 보내고 싶은지에 대한 간단한 개요를 작성하고 동료와 공유하는 것만으로도 혼란을 제거할 수 있을 뿐만 아니라 회의 분위기를 설정하고 해결해야 할 주제를 정의하고 참가자를 늘릴 수 있습니다. 누구나 사전에 정보를 준비하거나 주제를 조사할 시간이 있기 때문입니다.
가상 회의 중에 의제를 사용해야 하는 5가지 이유
효과적이고 잘 짜여진 회의 안건은 당신과 당신의 동료들에게 놀라운 일이 될 수 있습니다. 다음은 회의 의제를 사용하는 다섯 가지 이유입니다.
1. 모든 핵심 논점을 다룹니다.
회의에 참석했는데 처음에 왜 회의가 소집되었는지 알지 못하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 회의 안건의 가장 좋은 점은 주어진 회의 시간에 논의되는 주제를 명확하게 나열하므로 아무도 완전히 방에 들어오지 않는다는 것입니다.
2. 적합한 사람에게 회의 초대 보내기
회의 참석자는 손으로 선택되며 이유에 따라 방에 앉도록 선택됩니다. 의제에서 특정 주제에 대해 연설하도록 선택되었거나 이 회의에서 내린 결정이 귀하에게 직접적인 영향을 미치더라도 사전에 의제를 볼 수 있으면 테이블에서 자신의 위치를 확인할 수 있습니다.
3. 결과 정의
모든 모임에는 모이는 이유가 있습니다. 진행되는 회의의 목적과 그 결과를 안다면 토론 주제에서 벗어날 기회가 줄어들어 회의가 좋지 않을 위험을 제거할 수 있습니다.
4. 참석자의 집중 유지
의제는 참석자에게 회의에서 따라야 할 개요를 제공합니다. 대화가 빈 공간으로 덜 흘러가고 토론 주제 목록에 없는 다른 주제로 흘러가는 일이 줄어들어 회의가 순조롭게 진행됩니다.
5. 변명을 없애라
의제를 미리 보내면 참가자가 주제를 논의할 준비가 되지 않은 것에 대해 가질 수 있는 모든 변명이 제거됩니다. 안건은 동료들이 회의실에서 최선을 다해 준비하고 발표할 책임을 지도록 합니다.
가상 회의 안건 생성을 위한 9가지 팁
회의 의제를 만드는 것은 어렵지 않습니다. 다음은 회의를 최대한 활용하기 위한 철저한 안건 작성에 대한 몇 가지 팁입니다. 회의 시간이 30분이든 100일 회의이든, XNUMX명이든 XNUMX명이든 이 팁을 사용할 수 있습니다.
1. 회의 의제를 조기에 생성
통화 몇 분 전에 의제를 정리하기 위해 뒤죽박죽 스트레스를 받을 필요는 없습니다. 의제를 늦게 보낼수록 사람들이 볼 시간이 줄어듭니다. 회의 의제 초안 작성을 일찍 시작할수록 편집하고 동료에게 제공할 수 있도록 만드는 데 더 많은 시간을 할애해야 합니다.
2. 팀원의 의견을 구하십시오.
화상 통화 중 회의 참여를 보장하려면 의제에 대화하려는 주제가 포함되어 있는지 확인하십시오. 모든 사람이 처음부터 끝까지 참여할 수 있고 모든 사람이 회의에서 발언 차례를 가질 수 있도록 회의 참석자에게 추가하고 싶은 내용을 제안하도록 요청하십시오.
3. 해결해야 할 조치 항목의 우선순위 지정
모든 주제를 종이에 적었다면 중요도에 따라 순서를 정하여 회의 초반에 가장 핵심적인 내용에 대해 이야기하십시오. 회의는 초과 근무로 진행되는 경우가 많으므로 중요한 주제를 다음 회의로 미루어야 하는 상황에 처하고 싶지 않을 것입니다.
4. 합리적인 시간 제한 설정
30분 회의는 XNUMX분 동기화에서 할 수 없는 일에 대해 이야기할 수 있는 추가 시간을 제공하며 전체 XNUMX시간 회의보다 덜 강렬하고 위협적으로 보입니다. Lifesize 사용자라면 귀사의 제품에 대해 많은 것을 배울 수 있습니다. Admin Console의 평균 회의 시간.
5. 시간에 민감한 회의에서 "브레인스토밍 세션"을 피하십시오.
브레인스토밍과 같은 개방형 회의 또는 화이트보드 세션 일반적으로 시간 제한이 없으며 순간적으로 박차를 가할 수 있습니다. 다른 모든 사람의 시간과 일정을 위해 엄격한 시간 제약이 있는 회의에서는 이러한 주제를 피하십시오.
6. 의제 항목에 대한 결정이 필요한지 여부 결정
해결해야 할 문제 또는 투표가 필요한 결정을 강조 표시하여 참석자가 참여하도록 요청받을 것임을 분명히 합니다. 팀원들에게 그들의 선택을 고려할 수 있는 합리적인 시간을 주어야 합니다.
7. 2/3 규칙 사용
회의 의제를 만들고 참석자를 모으기 시작할 때 회의의 모든 사람이 논의되고 있는 세 가지 항목 중 적어도 두 가지에 참여하는지 확인하십시오. 그렇게 하면 사람들은 자신이 필요하지 않은 회의에 참석하고 있다고 느끼지 않습니다. 회의록을 추적하면 다음 회의를 더 좋게 만들 수 있습니다.
8. 일정을 지켜라
각 의제 주제가 얼마나 오래 다루어질지 시간을 정하기는 어렵지만, 궤도에서 벗어나지 않고 각 의제 주제에 대해 충분한 시간을 허용하도록 노력하십시오. 융통성을 가지되 각 주제가 효과적이고 철저하게 논의되는지 확인하십시오.
9. 회의 의제를 미리 보내십시오.
회의 의제를 일찍 보낼수록 참석자들이 준비할 시간을 더 많이 가질 수 있습니다. 늦어도 회의 24시간 전에 팀 회의 의제를 공유해야 합니다. 회의가 열릴 것이라는 알림 역할을 하고 동료들에게 마지막 업데이트를 할 수 있는 기회를 제공합니다.
가상 회의 의제 템플릿 [2020]
이 컨퍼런스 콜 안건 템플릿은 회의 계획, 목표, 회의 준비, 안건 및 관련 정보의 5개 섹션으로 나뉩니다. 모든 유형의 회의에 대해 이 회의 의제 템플릿을 사용할 수 있습니다. 아래 템플릿을 작성하기만 하면 됩니다.
만나자!
시간 [날짜 입력]
시간: [시간 삽입]
위치: [위치 삽입]
참석자 : [참석자 삽입]
목표
우리의 목표는 회의에서 생산성을 높일 수 있는 방법을 브레인스토밍하는 것입니다. 공유할 몇 가지 아이디어를 가지고 회의에 오십시오.
회의 준비
읽기 : 가이드 - 효과적인 회의록 작성 방법
가져오다: 과거에 시도해 본 결과 효과가 있었던 것 및/또는 다른 팀에서 들은 것의 예
안건
우리의 요구 사항 – 10 분
테이블 주위 – 30 분
Rescale과 함께 비즈니스를 가속화하는 방법에 대해 알아보세요. 의 라이프사이즈 앱 – 15 분
투표 – 5 분
관련 정보
평균적인 사람은 매달 약 60회의 회의 일정을 잡습니다.
하루 1분 중 3분은 회의에 사용
회의 시간의 25~50%가 낭비되는 것으로 추정됩니다.
가상 회의 안건 템플릿 다운로드
복사하여 다음 회의 초대 본문에 붙여넣을 수 있는 무료 가상 회의 안건 템플릿을 준비했습니다. 회의의 기본 세부 정보(날짜, 시간, 참석자, 위치), 회의 소집 이유의 주요 목적, 회의 시작 전에 동료가 수행해야 할 준비 사항을 포함합니다. 회의 주제, 발표자, 시간 제한 및 현재 회의와 관련이 있을 수 있는 기타 세부 정보를 포함합니다.
자신에게 물어볼 회의 후 후속 질문
회의가 끝난 후 회의 의제가 나머지 팀에 어떤 영향을 미쳤는지 평가하는 것이 중요합니다. 시간을 내어 팀이 의제에 얼마나 근접했는지 여부를 숙고함으로써 다음 계획의 개요를 시작할 수 있습니다.
충분한 시간을 할당했습니까?
의제에서 주제별로 할당할 시간을 정확히 예측할 수는 없지만 괜찮습니다! 때로는 동료들이 각 주제에 대해 얼마나 많은 말을 해야 하는지 과대평가하거나 과소평가합니다. 다음 회의에서 놓친 주제를 포함하도록 하십시오.
당신은 주제에 머물렀습니까?
당신과 당신의 동료들이 주제에 집중하는 데 어려움을 겪었다면 다음에 만날 때 조금 더 엄격해 지도록 하세요. 주제가 나열되는 데는 이유가 있으며 때로는 의제를 고수하는 데 약간의 추가 매력이 필요합니다.
필요한 것을 전부 또는 대부분 달성했습니까?
이번 통화에서 이해하지 못한 주제를 다음 안건에 포함하고 참석자에게 이러한 놓친 주제에 대한 대화가 아직 끝나지 않았다는 회의 후 이메일을 보낼 수도 있습니다.
다음에 무엇을 바꿀 수 있습니까?
어떤 의제도 처음부터 완벽하지는 않습니다. 잠시 시간을 내어 다음에 만날 때 필요한 편집을 하십시오. 더 좋아질 것입니다!
가상 회의를 향상시키는 세 가지 방법
Lifesize는 팀이 필요한 모든 방식으로 커뮤니케이션할 수 있도록 제작되었습니다. 생산적인 회의를 구축하고 지원해 온 15년의 경험을 통해 우리는 귀하가 성공하기 위해 무엇이 필요한지 알고 있습니다.
화면 공유
회의 방식을 간소화하는 도구로 사용자의 역량을 강화하세요. 응용 프로그램, 프레젠테이션 및 파일 공유에서 회의실의 비디오 및 오디오 스트리밍에 이르기까지 라이프사이즈 셰어™ 회의에 올바른 코드나 동글을 가져와야 하는 복잡성을 제거합니다. 무선 회의실 연결을 통해 화면에서 회의 의제를 공유하고 전달 코드 및 프레젠테이션과 함께 제공되는 혼란을 건너뜁니다.
모든 것을 명확하고 자세하게 확인하십시오.
꼼꼼하고 분산된 팀의 경우 4K 비디오 기술이 성공에 필요한 게임 체인저입니다. 라이프사이즈는 세계 최초이자 글로벌 유일의 4K 화상회의 솔루션 풀 모션 4K 콘텐츠 공유 및 비교할 수 없는 품질의 회의 경험으로 시장에서 강력한 20x 줌과 풍부한 카메라 광학은 놀라운 이미지 선명도와 놀라운 회의 경험을 제공합니다.
Lifesize를 시작할 준비가 되셨습니까?
더 스마트하게 회의하고 능동적으로 회의에 임하고 회의 전에 동료들에게 철저한 회의 의제를 전송하여 시간을 최대한 활용하십시오. 라이프사이즈를 만나보세요.
