COVID-19의 발발로 인해 기업은 세계 최대의 원격 작업 실험에 참여해야 했습니다. 하는 동안 미국 기업의 63%가 원격 인력을 보유하고 있습니다. 팬데믹 이전에는 대다수가 공식적인 원격 근무 정책을 시행하지 않았기 때문에 수만 개의 기업과 수백만 명의 근로자가 새로운 업무 방식으로의 갑작스러운 전환 이후 무엇을 해야 할지 의문을 갖게 되었습니다.
거의 모든 비필수 기업이 단 몇 주라는 압축된 기간 동안 직원을 집에 머물게 하라는 요청을 받으면서 많은 기업이 다음과 같은 새로운 문제를 해결하기 위해 적극적으로 노력하고 있습니다.
- 직원에게 필요한 장비와 도구를 제공합니다.
- 전사적 대내외 커뮤니케이션 표준화
- 사무실 밖에서 데이터 보호 보장
- 부서별 타임트래킹 방식 확립
여기에서 완벽한 원격 작업 정책이 적용됩니다. 원격 근무 정책과 공식적인 지침은 회사 규범을 확립하고 추측을 없애고 정규직 직원과 신규 직원 모두에게 기대치를 전달하는 데 중요한 역할을 합니다. 정해진 원격 근무 정책이 없으면 직원들은 회사 또는 직속 상사가 원격 근무가 사무실 생활과 어느 정도 비슷할 것으로 기대하는지 궁금해하게 됩니다. 이로 인해 직원과 경영진 간의 의사 소통이 잘못될 수 있을 뿐만 아니라 관리자가 자신의 지시로 원격 근무 정책 공백을 메우기 때문에 일부 직원은 동료와 다르게 대우받는다는 인식이 필연적으로 발생합니다.
이 블로그 게시물에서는 다음을 배우게 됩니다.
- 원격 근무 정책이 중요한 이유
- 원격 작업 정책에 포함해야 하는 모든 것
- 10분 이내에 회사용으로 만드는 방법
시작하자!
COVID-19와 원격 근무의 부상
COVID-19 코로나 바이러스는 미래의 일 준비할 시간이 거의 없는 원격 근무 환경에 적응하기 위해 전 세계 국가들이 비필수 비즈니스를 폐쇄함에 따라 원격 작업 정책이 없는 사람들은 보안 위험과 워크플로우 비효율에 노출됩니다.
원격 작업 정책이란 무엇입니까?
원격 작업 정책은 직원이 원격 작업을 수행할 수 있는 방법과 시기를 설명하는 일련의 지침 및 경계입니다. 집에서 일하다 또는 다른 원격 위치. 이러한 원격 작업 정책은 따라야 할 모범 사례를 전달하여 회사가 질서를 유지하고 사용자보다 먼저 명확한 기대치를 설정하는 데 도움이 됩니다. 직장으로 복귀 포스트 코로나.
원격 작업 정책이 중요한 이유는 무엇입니까?
우선, 연구에 따르면 재택근무 정책은 직원 이직률 50% 감소! 갤럽에 따르면, 직원 교체 평균 비용 연봉의 XNUMX/XNUMX에서 XNUMX배까지 다양합니다. 즉, 원격 작업 정책을 갖는 것은 단순히 좋은 사업입니다.
COVID-19 팬데믹 기간 동안 원격 근무 정책을 수립하는 7단계 방법
COVID-19는 전 세계 직원과 비즈니스에 많은 두려움과 혼란을 야기했습니다. 원격 작업 정책을 마련하면 다른 사람에게 대응하는 방법과 데이터를 안전하게 유지하기 위해 따라야 할 단계에 대한 명확한 지침을 설정하면서 직원이 새로운 작업 방식에 적응하도록 도울 수 있습니다.
1. 직원의 근무 시간 결정
원격 근무 정책은 가용성 기대치와 근무 시간을 정의해야 합니다. 그것 없이는 직원들은 이상한 근무 시간을 갖게 될 것이고 관리자는 중요한 시간에 팀원들과 연락할 수 없을 것입니다.
정책이 다음 질문에 답하는지 확인하십시오.
- 원격 직원은 매일 또는 매주 몇 시간 동안 일해야 합니까?
- 직원은 몇 시 사이에 온라인 상태로 있어야 합니까?
- 직원은 지리적 우선 순위에 따라 특정 시간대를 준수해야 합니까?
- 엄격하거나 유연한 근무 일정이 있습니까?
- 직원이 일반적인 가용성 요구 사항을 충족할 수 없는 경우 동료에게 어떻게 그리고 어디에 알려야 합니까?
생산성 측면에서 근무 시간을 정의하면 업무 효율성이 높아집니다. 왜? 근무일을 정의하면 직원의 근무 시간에 긴박감을 느낄 수 있기 때문입니다.
또한 직원들은 체계적으로 근무 시간을 가지므로 근무일을 일관된 시간에 시작(및 종료)할 수 있습니다. 이는 건강한 일과 삶의 균형, 더 나은 정신 건강, 심지어 일관된 수면 일정 (생산적인 직원 근무주의 중요한 요소).
2. 출석 정책 만들기
시간제 직원 및 계약직 직원의 경우 결근을 정의하고 직원이 시간을 추적하는 방법을 정의하는 원격 작업 정책도 필요합니다. 필요한 경우 시간제 직원과 정규직 직원을 위한 별도의 출석 정책을 만드십시오. COVID-19로 인해 많은 고용주가 유연한 근무 방식을 허용하므로 원격 근무 출석 정책에는 다음이 포함되어야 합니다.
- 출석의 정의(예: 매주 일 또는 시간)
- 출석 추적 방법(예: 시간 추적 소프트웨어)
- 휴가, 단기 장애 등으로 인한 휴가 신청 방법
- 계획되지 않은 휴가 또는 무단 결근에 대한 절차
3. 데이터 보안
슈레드잇에 따르면 업계 현황 보고서, 최고 경영진의 86%는 데이터 유출 위험이 더 높기 때문에 원격 근무를 경계합니다. 보안 네트워크를 통해 직원을 사무실 밖으로 내보내려면 보안 위협과 데이터 보호를 고려해야 합니다.
재택 근무 정책을 사용하여 다음을 해결하십시오.
- 문서 액세스, 변경 및 전송을 위한 프로토콜
- 공용 Wi-Fi 연결이 허용되는 방법 및 시기
- 기밀 데이터에 액세스할 때 VPN 또는 다른 형태의 보안에 액세스하는 방법
- 직원이 기밀 통화 및 회의를 허용하거나 허용하지 않는 경우
- 보안 위반이 발생한 경우에 대한 프로토콜
- 선호하는 바이러스 백신 소프트웨어(중앙에서 관리하지 않는 경우)
4. 생산성 추적 방법 결정
시간 추적을 통해 원격 직원에게 기대하는 바를 전달하고 문서화할 수 있습니다. 귀하의 재택 근무 정책은 다음을 언급해야 합니다.
- 초과 근무 직원: 개인이 사전 승인 없이 일주일에 일할 수 있는 최대 시간을 명시하십시오. 이렇게 하면 계획되지 않은 비용을 제어하는 데 도움이 됩니다.
- 생산성 추적: 프로젝트에 소요된 시간, 할당량, 해결된 사례 수 또는 클라이언트 상호 작용 등 성과를 추적하는 방법을 지정합니다.
5. 명확한 커뮤니케이션 가이드라인 만들기
팀원을 직접 만날 수 없는 경우 커뮤니케이션 및 협업에 관한 회사 정책이 필수적입니다. 직원들은 더 이상 사무실에서처럼 쉽게 서로 대화할 수 없기 때문에 의사소통이 지저분해지지 않도록 표준화해야 합니다.
정책을 만들 때 다음 사항을 고려하십시오.
- 다양한 상황(예: 팀 회의, 신규 고객 온보딩등)
- 팀 협업 및 가상 냉수 대화에 사용할 수 있는 플랫폼 직원
- 예상 응답 시간에 관한 규칙
- 회의를 언제, 어디서, 어떻게 할 것인지 결정
6. 모든 장비 요구 사항 나열
A 원격 인력 작업을 완료하려면 특정 장비가 필요합니다. 신뢰할 수 있는 Wi-Fi 연결이든 노트북이든 직원은 회사에서 제공하려는 장비와 교육자부터 직원까지 홈 오피스에 무엇을 제공해야 하는지 알아야 합니다. 재택 콜센터 상담원에서 근무.
다음은 정책에서 답변해야 하는 몇 가지 질문입니다.
- 작업자가 장비를 제공해야 합니까?
- 회사에서 공급할 품목은 무엇입니까?
- 인터넷 속도가 특정 요구 사항을 충족해야 합니까?
- 직원은 원격 지원을 어떻게 요청합니까?
- 환급 대상이 되는 비용은 무엇입니까?
- 어떤 소프트웨어가 필요하며 누가 비용을 지불합니까?
- IT 팀이 바이러스 백신 소프트웨어를 설치하기 위해 장비에 액세스해야 합니까?
7. 해지 절차 논의
원격 작업 정책의 해지 섹션에는 원격 작업 계약이 종료되면 어떻게 되는지 간략하게 설명되어 있습니다. 직원이 퇴사하는 동안 발생해야 하는 단계를 명시해야 합니다. 예를 들어:
- 데이터 제거
- 장비 반납
- 파일 및 통신 채널에 대한 액세스 제거
- 인사부와의 인터뷰
올바른 도구로 원격 근무자 설정
하룻밤 사이에 원격 모델로 전환하는 것이 어려울 수 있지만 프로세스를 단순화하고 팀을 보다 쉽게 관리하고 원격 회의 정책을 구현하는 데 도움이 되는 원격 팀 도구가 많이 있습니다.
화상 회의
Microsoft Teams 또는 Slack의 빠른 채팅은 일부 커뮤니케이션 요구 사항에 적합하지만 화상 통화는 모두 같은 방에 있을 수 없을 때 차선책입니다. 가상 이벤트, 가상 회의, 클라이언트 통화 및 원격 프레젠테이션은 온라인 작업과 팀 및 고객과의 커뮤니케이션에서 큰 부분을 차지합니다.
신뢰할 수 있는 곳에 투자하고 안전한 화상 회의 도구 Lifesize와 같이 대면 접촉을 유지하고 재택 근무를 최대한 효율적으로 만듭니다.
직장 커뮤니케이션
원격 팀의 가장 큰 과제는 커뮤니케이션입니다. 전화 통화는 여러 시간대에 의해 분리된 팀에 적합하지 않은 경우가 많으며 이메일 스레드는 명확한 소유권이나 조치 없이 빠르게 엉망이 될 수 있습니다.
고객에게 기여 인스턴트 메시징 도구 Slack 또는 Microsoft Teams와 같은 통합 화상 회의 소프트웨어 내에서 채팅, 데이터를 안전하게 유지하면서 팀을 연결하는 좋은 방법입니다. 대부분의 엔터프라이즈급 도구와 마찬가지로 이러한 앱은 여러 사람 간의 지속적인 대화를 위해 설계되었으며 팀 구성원을 쉽게 체크인할 수 있도록 하면서 받은 편지함의 부담을 최소화하는 데 도움이 됩니다.
파일 공유
안전하게 정보를 공유하고 찾는 방법은 중요한 원격 협업 도구입니다. Microsoft OneDrive, SharePoint, Box 또는 Google Drive와 같은 인기 있는 도구는 널리 사용되는 클라우드 스토리지 플랫폼 파일을 안전하고 중앙 집중화된 위치에 보관하기 위해 특별히 제작되었습니다. 파일은 장치 간에 동기화되므로 어디에서나 액세스할 수 있습니다.
프로젝트 관리
자신의 할 일 목록과 팀의 프로젝트 목록을 유지하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 원격 근무 계약으로 전환할 때 다음을 통해 결정을 뒷받침해야 할 수 있습니다. 민첩한 관리 도구 귀하와 귀하의 팀이 누가 무엇을 하고 있는지, 진행 중인 프로젝트의 상태를 추적할 수 있도록 설계되었습니다. 이는 작업을 순조롭게 진행하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 이해 관계자에게 다양한 이니셔티브의 진행 상황을 모니터링할 수 있는 단일 대상을 제공합니다.
생산성 도구
어떤 사람들은 재택근무가 시계를 자세히 볼 필요가 없다는 것을 의미한다고 생각하지만 실제로는 그 반대입니다. 시간 추적 습관은 원격 팀에게 매우 중요합니다. 클라이언트의 청구 가능한 시간을 추적해야 하거나 특정 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 분석하려는 경우 시간 관리 도구는 원격 팀 생산성.
풀타임 원격 직원을 위한 최고의 시간 추적기는 다음과 같습니다.
- 할 일 목록
- 타임 닥터
- Toggl
샘플 원격 작업 정책 템플릿
원격 작업 정책은 팀에서 기대하는 모든 것을 요약해야 합니다. 근무 시간, 사이버 보안 및 커뮤니케이션에 대한 기대치를 자세히 설명해야 합니다. 다음은 회사의 요구 사항에 맞게 조정하고 직원에게 보낼 수 있는 원격 작업 정책 템플릿입니다.
원격 작업 정책:
[회사명 입력]
[회사 주소 입력]
1. 목적 진술
원격 근무 정책의 목적
2. 범위
보험이 적용되는 사람과 대상 포함
3. 규칙 및 기대 사항
의무, 책임 및 의무를 나열하십시오.
4. 작업 공간 및 장비
고용주가 제공한 장비, 직원이 제공한 장비 및 작업장 기대치를 포함합니다.
5. 통신
온라인 및 오프라인 커뮤니케이션을 위한 개요 방법 및 예상 가용성
6. 보안
보안 프로토콜 및 요구 사항 나열
7. 기밀 유지
모든 직원을 위한 기밀 유지 지침 나열
8. 결근
승인된 결석 목록, 필요한 서류, 휴가 요청 방법 및 징계 절차
9. 종료
직원이 퇴사하는 동안 발생해야 하는 절차를 설명합니다.
서명자 : [직원 이름, 서명 및 서명 날짜 입력]
원격 근무 정책의 성공 측정
원격 근무 정책은 그것이 해제하는 비즈니스 가치만큼만 좋습니다. 직원의 시간을 차지하는 것이 무엇인지 쉽게 알 수 없는 경우 모호성을 제거하고 필요한 작업이 완료되도록 하는 공식적인 지침과 원격 작업 정책을 제공하는 것이 중요합니다. 생산성에 차이가 있거나 팀 간에 혼란이 있는 경우 정책을 정기적으로 다시 검토하여 모든 기대치가 명확하게 정의되고 가치 및 문화와 일치하는지 확인하세요. 결국 최고의 원격 근무 정책은 회사와 직원 모두에게 효과가 있는 정책입니다.
