기업이 효율성, 생산성 및 수익성에 더 중점을 두게 되면서 시간, 돈 및 인력이 잘 활용되고 있는지 확인하기 위해 기업이 숫자를 확인하는 것이 필수적이 되었습니다. 가장 큰 기회 중 하나는 비즈니스 미팅이 어떻게 진행되는지 평가하는 데 있습니다 실행됩니다.
우리는 모두 부실하게 운영되고, 잘못된 사람을 포함하고, 구체적인 목표로 이어지지 않는 회의에 참석해 왔습니다. 회의 진행 방식을 개선함으로써 기업은 시간 관리 방식과 팀 구성원의 협업 방식을 즉시 개선할 수 있는 중요한 방법을 갖게 됩니다. 모범 사례에 따라 올바른 협업 도구를 사용하고 모든 사람이 책임을 지도록 하면 회의 경험을 크게 향상시킬 수 있습니다.
비즈니스 미팅이란 무엇입니까?
비즈니스 회의는 의사 결정을 내리거나 회사 목표 및 운영을 논의하기 위해 두 명 이상의 사람들이 모이는 것입니다. 비즈니스 회의는 일반적으로 사무실에서 직접 진행되지만 화상 회의 기술의 발전으로 참가자는 어디서나 비즈니스 회의에 참여할 수 있습니다.
다음을 포함하여 가장 일반적인 XNUMX가지 유형의 비즈니스 미팅을 살펴보겠습니다.
- 상태 업데이트 회의
- 의사 결정 회의
- 문제 해결 회의
- 팀 빌딩 회의
- 아이디어 공유 회의
- 혁신 회의
효율성과 소통을 위한 6가지 비즈니스 미팅
회의를 계획하기 전에 회의 유형을 파악해야 합니다. 실제로 주간 상태 회의와 긴급 조치가 필요할 수 있는 긴급 회의 사이에는 큰 차이가 있습니다.
1. 현황 업데이트 회의
거의 모든 회사는 처음에 최신 프로젝트에 대한 업데이트를 공유하고 팀의 모든 사람이 프로젝트 프로세스에 대해 동일한 페이지에 있는지 확인하기 위해 반복되는 팀 회의에 익숙합니다. 이러한 회의는 동일한 작업을 수행하는 데 상당한 시간을 낭비하거나 동일한 문제에 계속해서 직면하게 될 수 있는 통신 문제를 해결하기 위한 것입니다.
이러한 유형의 회의가 가장 재미있거나 매력적이지 않을 수 있지만 기업은 이를 사용하여 발생한 문제를 해결하고 작업을 할당하며 효과적으로 진행하는 데 필요한 결정을 내립니다. 이러한 회의는 빠른 동기화로 전환될 수 있으며 주어진 시간 프레임을 지나서 끌리는 경향이 적습니다.
2. 의사 결정 회의
일반적으로 관리자가 최종 발언권을 갖지만 중요한 비즈니스 결정에 대한 토론은 종종 더 큰 그룹에서 발생합니다. 상태 업데이트 회의에서 더 작은 결정을 내릴 수 있지만 중요한 결정은 전용 회의 시간을 명령합니다.
결정을 내리는 과정은 여러 회의에 걸쳐 분산되어 모든 당사자가 정보를 수집하고 솔루션을 제시하며 최선의 진행 방법에 대해 투표할 수 있는 기회를 가질 수 있습니다. 이로 인해 많은 시간이 회의에 얽매이고 앞뒤로 의사 소통할 수 있습니다.
3. 문제 해결 회의
의사 결정 회의와 유사하게 문제 해결 회의에는 특정 목표가 있습니다. 문제는 팀과 조직에 따라 다르기 때문에 표준 문제 해결 회의는 없지만 이러한 유형의 회의는 그럼에도 불구하고 중요합니다.
이러한 회의는 신속하게 해결해야 하는 긴급 상황을 기반으로 할 수 있습니다. 예를 들어, 문제의 원인이 아직 식별되지 않았거나 식별된 문제에 대한 솔루션을 찾는 데 관리해야 할 여러 가지 우선 순위가 있을 수 있습니다. 어느 쪽이든 이러한 회의는 동료들에게 브레인스토밍, 솔루션 평가 및 당면한 문제 해결의 기회를 제공합니다.
4. 팀 빌딩 회의
모든 회의는 초반에 농담을 주고받으며 상대방에 대한 이해도를 높여가며 팀이 조금 더 가까워지는 기회이기도 하지만 계획된 팀 빌딩 회의가 필요할 때도 있습니다.
이러한 회의는 팀, 부서 또는 회사 전체를 위한 기업 이벤트 또는 소풍이 될 수 있으며 일부 직원 충성도 및 참여를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원들이 어울리고 조직의 발전과 성장을 도울 수 있는 더 개인적인 관계를 만들 수 있는 완벽한 기회입니다.
5. 아이디어 공유 회의
때로 전체 그룹이 함께 모여 새로운 아이디어를 공유하는 것이 풍부한 이메일이나 혼란스러운 채팅 스레드에 배포하는 것보다 더 나을 수 있습니다.
이러한 회의를 통해 연사 또는 발표자는 주제에 대해 더 심도 있게 논의할 수 있을 뿐만 아니라 대화가 실시간으로 이루어지고 팀원이 질문을 할 수 있습니다. 이러한 회의는 또한 아이디어 공유를 양방향으로 만들어 동료들에게 서로 아이디어를 공유할 수 있는 기회를 제공하여 궁극적으로 더 많은 팀워크, 더 강력한 관계 구축 및 매력적인 회의 경험을 제공합니다. 이러한 유형의 회의는 많은 시간이 소요될 수 있지만 종종 신제품 아이디어, 새로운 시장으로의 확장 및 경쟁에서 앞서가는 방법으로 이어집니다.
6. 혁신회의
모든 조직에는 때때로 새로운 아이디어가 필요하며 혁신 회의는 이러한 요구에 대한 표준 답변입니다. 독창성을 강요하기는 어렵지만 가능한 한 많은 아이디어를 요청한 다음 필터링하여 가장 적합한 아이디어를 찾을 수 있습니다.
혁신 회의는 참석자에게 모호하게 들릴 수 있지만 조직에 새로운 것을 시도할 수 있는 기회를 제공하기 때문에 매년 동일한 운영 프로토콜을 유지하는 대신 회사가 계속 발전하도록 하는 데 필수적입니다.
불필요하거나 당연하게 느껴질 수 있지만 회의 유형을 정의하면 동료가 회의를 준비하는 방법을 안내하고 명확한 의제를 설정하며 모든 사람의 시간을 절약할 수 있습니다. 다음은 회의를 확실한 시간 투자로 전환하기 위해 정확히 무엇을 해야 하는지 설명하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.
회의 시간을 최대한 활용하기 위한 3가지 팁
대부분의 관리자는 회의가 시간을 비생산적으로 사용하는 경향이 있다는 데 동의하고 그들 중 65 % 회의가 자신의 업무를 완료하는 데 방해가 된다고 말하면서 보다 효과적으로 회의를 할 수 있는 더 나은 방법이 필요합니다. 다음은 모든 회의를 최대한 활용할 수 있는 세 가지 쉬운 방법입니다.
1. 명확한 목표 설정
명확한 데 회의 안건 회의에 소요되는 시간을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 참석자가 사전에 수행해야 하는 작업이 있는 경우 참석하는 모든 사람이 알고 준비할 수 있도록 회의 초대장에 체크리스트를 보내십시오. 여기서 기본 목표는 전체 팀의 시간이 낭비되지 않도록 사전에 가능한 모든 작업을 수행하는 것입니다.
이상적인 회의는 놀라움이 없고 의제를 T로 따릅니다. 회의실에서 잡담과 접선이 꽤 흔하기 때문에 이것은 어려울 수 있습니다. 따라서 이러한 주제에서 벗어난 대화를 짧게 유지하는 것이 중요합니다. 언제든지 다른 시간을 예약할 수 있습니다. 더 논의하기 위해.
2. 회의 후 요약 실행
원하는 결과가 명확하면 회의가 성공했을 때 즉시 명확해집니다. 그런 다음 관리자는 원하는 결과를 달성했는지 평가하고 무엇이 더 성공적이었는지 파악할 수 있습니다.
회의에 대한 빠른 요약을 보내면 정보 보존이 향상되고 발생할 수 있는 잘못된 의사 소통이 정리됩니다. 회의 결과를 반복하기 위해 동료가 수행해야 할 추가 작업을 포함할 수도 있습니다. 배우다 효과적인 회의록 작성 방법 중요한 세부 정보나 회의 내용을 놓치지 않도록 합니다.
3. 신뢰할 수 있는 화상 회의 소프트웨어 사용
생산적인 비즈니스 회의를 항상 직접 개최할 필요는 없습니다. 올바른 화상 회의 솔루션을 사용하면 사무실 공간을 떠나지 않고도 대면 회의를 하고 양질의 회의 경험을 할 수 있습니다. 화상 회의 도구가 충분히 직관적인 경우 화면을 공유하고 통화를 녹음하고 다양한 장치에서 게스트 발신자와 원활하게 회의를 확장할 수 있습니다.
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모든 회의 유형을 효율적이고 수익성 있게 유지
회의가 곧 사라지는 것은 아니지만 그렇게 끔찍할 필요는 없습니다! 원하는 회의 유형을 정의하고 이러한 팁을 구현하기만 하면 회의를 생산적이고 낙관적으로 유지할 수 있습니다. Lifesize로 회의를 최대한 활용하고 훌륭한 비즈니스 회의가 어떤 것인지 경험해 보십시오.
