일부 기업은 과거에 가상 회의를 사용하는 것을 꺼려했지만 더 이상 그러한 거부감이 사실이 아닙니다. 점점 더 많은 회사들이 가상 회의의 모든 이점을 발견하고 있습니다. 도달 범위 확장에서 새로운 목표 달성, 동료 팀원과의 연결 유지에 이르기까지 전 세계 기업은 그 어느 때보다 더 많은 온라인 회의를 주최하고 있습니다. 가상 회의를 조정하는 것은 비용 효율적이고 쉬울 뿐만 아니라 팀의 생산성 당신이 재택 근무, 사무실 또는 지구 반대편의 원격 위치에서. 이러한 회의를 최대한 활용할 수 있도록 COVID-19 시대의 가상 회의를 살펴보고 효과적인 가상 회의를 주최하고 실행하는 데 유용한 팁을 제공합니다.
COVID 시대의 가상 회의
19년 초 갑작스러운 COVID-2020 발병으로 전 세계 인구의 대다수가 개인적, 직업적 또는 이 둘의 조합에 영향을 받았습니다. 거의 하룻밤 사이에 사무실 상호 작용 및 대면 회의가 원격으로 작업 고객, 파트너 및 동료와의 화상 회의. 더 많은 기업이 분산된 팀을 지원하기 시작하면서 가상 회의는 커뮤니케이션의 새로운 표준이 되었으며 대면 회의 및 이벤트에 대한 실행 가능한 대안이 되었습니다.
가상 회의란 무엇입니까?
가상 회의는 두 명 이상의 사람들이 위치에 관계없이 비디오 또는 오디오 플랫폼을 사용하여 실시간으로 상호 작용하는 것입니다. 이 접근 방식은 대면 회의와 관련된 이동 비용 및 추가 시간을 절감할 뿐만 아니라 여전히 대면 상호 작용, 화면 공유 및 참석자 간의 유대감을 허용합니다.
가상 회의를 주최하는 방법
이제 가상 회의 정의가 있으므로 회의 개최 방법과 필요한 회의 소프트웨어가 궁금할 수 있습니다. 다행히도 Lifesize를 사용하면 장애 없이 가상 회의를 쉽게 주최할 수 있습니다. 다음은 체계적이고 효과적인 가상 회의를 진행하는 데 도움이 되는 단계별 가이드입니다. Lifesize Go를 사용하면 웹 브라우저만 사용하여 최대 8명의 참가자와 무제한 통화로 무료로 호스트할 수 있지만 Lifesize 앱에서 가상 회의를 호스팅하는 방법을 살펴보고 앱에서 제공하는 몇 가지 추가 기능을 살펴보겠습니다.
1. 시작하려면 Lifesize 앱을 다운로드하십시오.
가장 먼저 해야 할 일은 다음을 다운로드하는 것입니다. 라이프사이즈 앱 (Windows, Mac, Android 및 iOS에서 사용 가능) 원하는 장치로. 이 도구는 사용하기 쉬운 화상 회의 솔루션 역할을 하여 어디서나 원활하게 화상 채팅을 시작하거나 누구와도 회의에 참여할 수 있도록 도와줍니다. 웹캠이 내장된 노트북, 태블릿 또는 전화기만 있으면 간편하게 화상 회의 시스템을 사용할 수 있습니다.
2. 일회성 또는 영구 회의 만들기
Lifesize 앱을 연 상태에서 회의 탭을 클릭하고 일회성 또는 영구 회의를 선택합니다. 일회성 회의는 Lifesize 디렉터리에 숨겨진 일회용 개인 동기화 공간으로, 보안이 최우선인 전화 회의나 회의에 적합합니다. 영구 회의는 전화 접속 세부 정보가 항상 동일하게 유지되기 때문에(실수로 삭제한 링크를 검색할 필요가 없음) 반복 이벤트에 이상적입니다.
3. 관련 내용 입력
회의가 생성되면 다음 단계는 참가자가 필요로 하는 세부 정보(회의 이름 및 설명, 선택적 암호)를 입력하는 것입니다. 이렇게 하면 회의 목표에 대한 명확한 기대치를 설정하고 모든 참석자가 한 자리에 모이기 전에 같은 페이지에 있게 할 수 있습니다. 관련 정보를 모두 추가했으면 저장을 클릭합니다.
4. 회의에 팀 초대
마지막으로 이메일 초안을 작성하거나 캘린더 초대를 만들거나 세부 정보를 복사하여 메시징 도구나 채팅 앱에 붙여넣어 회의에 참여하도록 참가자를 초대하는 것을 잊지 마십시오. 회의가 시작되기 훨씬 전에 초대장을 보내는 것이 현명한 방법이므로 참석자는 일정에 초대를 추가하고 회의 시간 전에 필요한 준비를 완료할 수 있습니다.
가상 회의를 순조롭게 진행하기 위한 5가지 팁
잠재 고객을 만나거나 전사적 가상 타운홀 또는 단순히 원격 팀 간의 조율을 추구하는 경우, 성공적인 가상 회의의 핵심은 그것이 바로 회의임을 기억하는 것입니다. 그것은 요구한다 의도적인 계획과 준비, 존중과 예의에 관한 지침, 모든 것이 순조롭게 진행되도록 하는 명확한 의제. 이 다섯 가지 요령을 고려한다면 쉽게 반복할 수 있는 유익한 회의를 가질 수 있는 모든 기회가 있습니다.
1. 회의 자료를 미리 발송
대면 회의를 예약할 때 복도나 휴게실에서 동료와 연결하고 그들이 놓친 모든 것을 따라잡을 수 있기 때문에 좀 더 캐주얼하게 접근할 수 있습니다. 그러나 효율적인 가상 회의를 위해서는 사전에 회의 자료를 배포할 뿐만 아니라 의도적인 계획이 필요합니다.
회의 전에 각 참가자는 논의 중인 주제와 도달해야 할 목표를 알고 있어야 합니다. 호스트로서 다음을 원할 것입니다. 회의 의제 만들기 가상 회의가 시작되기 전에 팀 전체에 보냅니다. 이 의제는 주요 논의 사항을 기록하고 회의 결과를 정의하여 참석자가 가능한 한 준비된 상태로 테이블에 올 수 있도록 합니다. 이 일정을 배포하는 것 외에도 모든 사람에게 가상 초대(위에서 언급한 대로)를 제공하고, 회의 메시지를 보완하고 필요한 모든 링크 또는 로그인 정보가 공유되었음을 확인하는 시각 자료를 전달하십시오.
2. 몇 분 전에 모든 기술을 테스트하십시오.
회의 전에 잠시 시간을 내어 장치의 기능을 테스트하고 참석자들도 똑같이 하도록 권장하십시오. 최소한 모든 사람은 통화에 연결하는 방법과 화면을 공유하는 방법을 알고 있어야 합니다. 또한 오디오 및 비디오 설정을 모두 확인하여 카메라와 마이크가 제대로 작동하는지(그리고 선호하는 오디오 소스가 선택되었는지) 확인해야 합니다. 이러한 구성 요소를 미리 테스트하면 다음과 관련된 좌절이나 당혹감을 피할 수 있습니다. 기술적 어려움, 궁극적으로 회의를 원활하게 진행하십시오.
3. 발표자가 아닌 사람에게 자신을 음소거하도록 요청
가상 회의의 장점은 참가자가 로그온할 수 있다는 것입니다. 어디서나, 하지만 이 자유는 조심하지 않으면 역효과를 낼 가능성이 있습니다. 팀원들은 동네 카페, 붐비는 공동 작업 공간 또는 공항 라운지에 정착할 수 있습니다. 원격으로 또는 위치 독립적으로 작업하는 것이 좋을 수 있지만 이러한 비전통적인 사무실은 때때로 팀의 생산성을 방해할 수 있는 산만함을 나타냅니다.
방해를 줄이기 위해 모든 비 발표자는 회의 기간 동안 자신을 음소거하는 것이 좋습니다. 공유하는 회의 자료에 이 점을 포함할 수 있으며 누군가가 자신의 장치에 구현하는 것을 잊은 경우 통화 시작 시 언급할 수 있습니다. 피할 수 없는 배경 소음을 예상하고 사전에 문제를 해결함으로써 회의를 순조롭게 진행하고 해야 할 일을 쉽게 처리할 수 있습니다. 다른 사람을 다음으로 지정할 수도 있습니다. 회의 진행자 필요에 따라 참가자를 음소거 및 음소거 해제할 수 있습니다.
4. 업무와 관련 없는 탭은 닫고 예절을 지킨다.
가상 발표자와 동료 참가자에게 모든 주의를 기울이는 것이 중요합니다. 즉, 업무와 관련 없는 탭을 닫고, 소셜 미디어를 건너뛰고, 회의 중에 문자 메시지를 보내지 않는 것을 의미합니다. Google에서 방금 검색한 레시피나 Instagram 피드에 표시되는 내용을 아무도 볼 필요가 없으므로 지금 일어나고 있는 일에 완전히 참석하고 참여하는 습관을 들이세요.
기타 가상 회의 에티켓 카메라와 눈을 마주치고, 적절한 음량으로 명확하게 말하고, 느리고 자연스러운 몸짓으로 신체 움직임을 최소화하고, 다른 사람을 방해하거나 잡담을 하지 않는 것이 포함됩니다.
5. 간결하게 초점을 유지하십시오.
회의 준비 작업의 일부에는 그 시간에 대한 의도, 특히 어떤 정보가 전달될 것인지 설정하는 것이 포함되어야 합니다. 라이브 청중 앞에서 제대로 작동한 프레젠테이션은 화상 회의를 통해 전달할 때 동일한 결과를 얻지 못할 수 있습니다. 이러한 이유로 가상 회의에서 한두 가지 핵심 문제에 초점을 맞추는 것이 가장 좋습니다. 멍해지 다 또는 불안해집니다.
의제가 충분한 콘텐츠를 다루는 경우 팀이 스트레칭을 하거나 화장실을 사용하거나 커피를 리필할 수 있도록 휴식 시간을 만드십시오. 회의에 여러 부분이 있는 경우 주제당 XNUMX분 이하로 제한하십시오. 시간 제한을 설정하면 회의가 환영받는 속도로 진행되고 궁극적으로 모든 사람에게 도움이 되는 프레젠테이션과 일시 중지 사이의 리듬을 설정할 수 있습니다.
결론
가상 회의를 통한 협업은 더 이상 광범위한 아이디어가 아닙니다. 대신 여러 회사와 팀을 위한 매우 현실적이고 실용적인 솔루션입니다. 가상 공간은 기존 대면 회의와 관련된 시간과 비용을 절약할 뿐만 아니라 여전히 대면 연결 및 협업을 지원합니다.
가상 회의는 글로벌 재난 및 예상치 못한 상황이 발생하더라도 운영을 원활하게 유지하므로 기업은 비즈니스 수행을 위한 이 저비용 고효과 방법의 이점을 계속 인식하고 있습니다. Lifesize는 팀이 즉시 프로젝트를 함께 처리할 수 있는 가상 회의를 매우 쉽게 설정할 수 있도록 했습니다.
