Lifesize 라이브! -계약 맺기

Lifesize의 Enterprise 계정 책임자 Jordan Caulfield
날짜: 2018년 2월 8일

여러분, 안녕하세요. Livesize Live!에 찾아주셔서 고맙습니다. 이 라이브 웹 쇼는 온전히 Lifesize의 플랫폼을 통해 만들어졌습니다.

저는 오늘 진행을 맡은 Julian Fields입니다. 오늘 저와 함께 해주실 분은 Lifesize의 Enterprise 계정 책임자인 Jordan Caulfield입니다. 오늘은 거래를 완성하는 새로운 기술과 소통에 도움이 되는 기술 활용의 모범 사례를 일부 살펴보겠습니다.

반갑습니다, 줄리안. 초대해주셔서 감사합니다. 화상으로 영업 등을 진행한다는 게 참 멋진 일인 것 같습니다. 예전 방식으로는 사실 조금 힘들었습니다. 현재 고객은 여전히 기본적인 영업 회의에 참여하려고 출장을 예약하는 경우가 많습니다. 바로 그 첫 번째 회의에 말이죠.

네, 지금 생각해보면 희한하게 들리네요.

네, 정말 그렇죠. 첫 번째 회의를 화상으로 진행해서 다음 회의를 가져야 할지를 판단하는 게 더 스마트한 방법이라고 생각합니다. 특정 도시로 출장가서 여러 회의에 참석할 때는 많은 노력이 필요합니다. 회의 하나만 참석하기 위해서 출장을 가는 건 비효율적이죠. 효율적인 시간 사용을 위해 여러 약속을 잡을 것이고 출장은 며칠 걸릴 것입니다. 시간을 최대한 잘 사용하려면 3~4개 회의를 잡아야 합니다. 그 정도가 하루에 소화할 수 있는 최대치이죠.

네, 그럼 4개 회의를 갖는 데 8시간이 들겠네요.

맞습니다. 대부분 사람들은 오전 8시부터 대면 회의를 원하지 않습니다. 사실 대부분은 대면 회의를 좋아하지 않습니다. 많은 노력이 필요하기 때문이죠. 옷을 다르게 입어야 하고, 상대방은 회의 준비를 해야하고, 손님이 오면 대접도 해야 합니다.

아마도 아침 9시가 다른 도시로 출장가서 갖는 그날의 첫 회의가 될 것입니다. 그 전날 회의 장소에 가야하고 호텔을 예약하는 등 출장을 위한 모든 준비를 해야합니다. 만약 그 도시 규모가 커서 다음 회의 참석을 위해 다른 도시로 넘어가야 할 때 오전 10시는 일정이 많이 촉박합니다. 그러면 11시로 약속을 잡게 되겠죠? 하지만 이때 만나기로 한 사람이 중요 고객이라면 점심시간 직전이라 조금 곤란할 수 있습니다. 그래서 그 다음 오후 2시에 잡게되나요?

점심을 마치고 제시간에 돌아올 경우에 가능한 시간입니다.

하지만 그 누가 장담할 수 있을까요? 점심시간이 길어질 수도 있는데, 중단하고 길을 나서야 합니다. 그래서 일단 오전 9시에 회의를 하고, 아마도 점심시간에, 그리고 제때 점심을 마치게 되면 오후 2시 또는 3시에 회의를 하게 됩니다. 해피아워라 불리는 이 시간대에 만나게 되면 이른 저녁으로 이어질 수도 있죠. 그러면 다시 오전 9시에 회의를 해야합니다. 하지만 오전 9시에 만난 이들에게 아직 연락도 다시 못한 상태일 것이고, 두 번째 회의를 위해 준비했어야 할 사항들도 잊어버렸죠. 한 장소에서 다른 장소로 이동하는 과정에서 각 회의 후 질의사항에 대해 답변할 시간이 없을 것입니다.

말만 들어도 끔찍한 하루죠.

그러나 이제 이 기술 덕분에 고화질 화상 통신 도구를 사용해 첫 번째 회의와 대화를 나눌 수 있게 되었습니다. 그 안에서 진정으로 품격 있는 토론을 할 수 있게 됩니다. 자격을 얻을 수 있고 어떤 주제에 얼마만큼의 시간을 투입할지 결정할 수 있습니다.

이게 핵심이죠. 모든 예비 고객들이 똑같지 않기 때문에 일괄적으로 점심이나 저녁을 대접한다면 매우 많은 시간이 낭비됩니다.

예전에 Lifesize가 확장성이 없는 10만 달러의 enterprise 화상 컨퍼런스 솔루션을 판매했던 적이 있습니다. 사내용 솔루션이었고, 성능도 좋았습니다. 당시 가장 좋은 성능이었지만 이제는 클라우드 솔루션으로 확장성이 매우 좋아졌기 때문에 바닷가재를 저녁으로 접대하기 전에, 이러한 기술을 사용해 화상으로 첫 번째 회의를 진행하기가 더 수월해졌습니다.

그동안 매우 효과적이라고 생각한 툴이 여러 개 있습니다. 그 중 하나는 FreeBusy라고 불리는 가벼운 일정 계획 도구인데, 기본적으로 여러분의 캘린더와 연동됩니다. 이는 무료이고, 원하는 이들에게 내보내기할 수도 있기 때문에, 여러분의 캘린더의 시야성이 확보됩니다.

"작업 가능한 네 개 시간대를 이메일로 보내주세요"라는 이야기 하고, 회신을 받을 때쯤 이미 다른 누군가와 잡은 시간대가 괜찮다는 답변을 듣는 것보다 훨씬 낫습니다.

이런 일이 생기면 얼마나 당황스러운지 말로 표현하기가 어렵습니다. 제가 이번 주 혹은 다음 주 이 시간이 괜찮다고 답을 보냅니다. 아마도 10분, 혹은 15분 동안 일정을 살펴보면서 "저는 이 시간이 괜찮습니다. 아 그런데 이 분들은 동부 시간대에 있군요. 저는 이쪽 시간대에 대화에 참여하고, 서부 해안에 다른 참석자가 있을 겁니다"라고 말하는 것은 정말 복잡하죠.

FreeBusy는 이런 일처리에 능숙합니다. 상대가 응답해오면, 우리쪽에서 가능한 시간을 파악하고 Lifesize 앱(현 시장에서 가장 뛰어난 솔루션)을 통해 회의 시간을 위한 링크를 보냅니다. 그러면 외부 참여자들이 가능한 시간대를 보고 회의 시간을 확정하게 되지요.

회의 참석자들은 인터넷 브라우저를 통해서 참여할 수도 있는데, 이때 저한테 영업 회의 참여 요청이 들어오기 때문에 저로서도 좋습니다. 저는 새 제품을 찾고 있는데 상대방은 제가 Lifesize에서 일하는 걸 모르고 날림으로 만든 회의 솔루션을 전송합니다. 그러면 이 프로그램을 다운로드해야죠. 그런데 알고 보니 상대방과 회의를 하려면 먼저 이 솔루션에 새로운 계정을 만들어야 한다고 합니다. 이러한 일련의 과정이 일어나는 동안, '제대로 된 회의조차 하기 어려운 이 사람들과 사업을 하기는 어렵겠다'는 판단이 제 머릿속에 서게 됩니다.

첫 번째 회의에서 전화로 진행했다면 알 수 없는 바디 랭귀지, 비언어적 의사소통 등 많은 정보를 얻을 수 있습니다.

알다시피 모든 의사소통의 80%는 비언어적인 특징이거든요. 사람들의 표정과 자세에서 읽을 수 있는 점이 있고, 이러한 점들이 대화를 형성하게 됩니다. 입에서 나오는 말이 대화의 전부는 아닌 것입니다.

실제로도 많이 겪었습니다. 누군가 여러분쪽으로 몸을 기울였다면 여러분의 이야기에 관심이 있다는 뜻입니다. 만약 뒤로 기대어 앉아있다면 집중을 못하고 있는 것이죠. 사람들이 발을 꼼지락댄다면 기분이 좋다는 증거이고요. 실제로 상대를 만나 대화를 할 때에는 이런 작은 특징들을 파악할 수 있습니다.

만약 이런 특징을 놓지면 다음과 같은 일이 발생하죠. 어떤 특징을 설명하고 있는데, 누군가 듣지 않는 것입니다. 그래서 '이런 일을 할 수 있으니 정말 좋습니다'라고 다시 이야기해야하고, 지금까지 설명했던 장점을 다시 나열해야 합니다.

음성 통화는 많은 사람들이 사용하지만 상대방이 지금 제대로 듣고 있는지 확신하기 어렵습니다. 가끔 있는 일이지만 자신의 휴대폰으로 다른 일을 하고 있을 수 있거든요.

멀티태스킹을 하려는 것이죠.

음성으로 컨퍼런스 콜을 자주하는 이들에게 저는 Lifesize 컨퍼런스 콜 Bingo를 추천합니다. 저희가 마련한 컨퍼런스 콜 Bingo는 최근 다시 입소문을 타기 시작했습니다. 기본적으로, 로그인하면 음성 컨퍼런스 콜이 진행되는 동안 회의를 방해하는 모든 상황에 대한 빙고 카드가 주어집니다. 뒤에서 아이 우는 소리가 들리거나 누군가 '방금 오신 분이 누구시죠?'같은 말이 들릴 때 빙고 카드를 하나씩 뒤집다보면 금새 빙고를 외치게 됩니다.

저는 이제 막 사람들이 이러한 기능을 채택하고 사용하기 시작하는 전환점에 있다고 생각합니다. 요즘 아이들은 페이스타임(Facetime)이나 다른 무료 솔루션으로 통화하는 모습을 볼 수 있습니다. 이러한 통화를 더욱 선호하는 아이들이 자라나서 비즈니스를 시작하면 이들은 고화질 회의를 원하게 될 것입니다.

화상 회의 덕분에 하루에 4건의 회의를 가졌던 과거에서 현재 어떠한 발전을 이룰 수 있었다고 생각하십니까?

하루 4건에서 이제는 6건, 혹은 7건의 회의를 할 수 있게 된 것이 성과라고 생각합니다. 제가 생각한 가장 큰 변화는 제안한 회의 소요시간이 기본 1시간에서 30분 정도 줄어든 것입니다. 실제로 대면 회의인 경우 누구도 30분만에 헤어지긴 힘들지요. 한 시간동안 진행할 것으로 예상합니다. 상대가 몇 분 늦을 수도 있고, 아니면 여러분을 데리고 돌아다니면서 구경을 시켜주려고 할 수도 있습니다. 이는 선의의 행동이지만 사실은 다시는 찾아올 수 없는 소중한 시간을 낭비하고 있는 것일 수도 있습니다.

이제는 방문하지 않고 모든 것을 할 수 있습니다. 오늘 저는 화상으로 어떤 일을 할 수 있는지 설명드리기 위해 이 자리에 나왔습니다. 저는 이러한 회의를 예약할 때 중간에 여유를 두고 30분 단위로 예약합니다. 연속으로 30분짜리의 회의를 예약하는 것이 아닙니다. 10시~10시 30분에 예약하고, 11시~11시 30분에 예약하는 방식입니다.

이 방식이 아주 효율적인 이유는 사람들이 30분 단위로 캘린터 초대를 확인할 때 회의가 30분이 넘어가면 중단이 필요하다고 생각해서 최대한 압축해서 토론하기 때문입니다. 그렇게 하루에 5개, 6개, 혹은 7~8개 회의를 진행할 수 있죠.

그리고 즉각적인 후속 대응도 가능해집니다. 더 이상 여러 회의 중간에 뜨는 시간을 커피숍에서 WiFi와 함께 보내야 할 필요가 없어진 겁니다.

맞습니다. 정말 맞는 말씀입니다.

이 라이브 쇼가 마무리되고 있으니 마치기 전 이러한 새로운 영업 방식에 대한 여러분의 주요 의견을 남겨주시면 좋겠습니다.

네, 그러면 좋겠습니다. 저는 여러분께 스스로 의문을 가져보라고 말씀드리곤 했습니다. '더 효율적일 수는 없을까? 한정된 시간 동안 더욱 큰 효과를 발휘할 수는 없을까?' 시간은 우리의 가장 소중한 자원입니다. 그건 분명하지요. 사람들은 하루에 할 일이 너무나 많은데도 매일 더 많은 일을 하도록 요구받습니다. 그러나 더 많은 출장, 더 많은 항공권과 호텔 숙박을 예약하고 출장에 더 많은 시간을 투입하는 방법으로는 달성할 수 없습니다. 바로 확장성이 없기 때문이죠. 그러나 화상 회의는 확장 가능하고, 실제로 대면 회의만큼 효과도 좋지요.

또한, 그러한 토론을 더욱 의미있고 효과적으로 진행하려고 노력합니다. 그 어느 누구도 아무 성과도 없이 시간이 정해진 회의를 끝내고 싶지 않기 때문이죠. 따라서 이러한 화상 회의 기술을 활용하면 누가 진정으로 귀하의 솔루션에 관심이 있는지 파악할 수 있고, 이에 대해 더 토론을 하고 싶은지 여부를 결정할 수 있습니다.

출장은 진짜 필요할 때를 위해 미뤄두세요. 여러분과 좋은 관계를 맺게 된 고객을 대상으로 후속 조치를 한다고 해서 그날 저녁 함께 저녁을 대접한다는 의미는 아닙니다. '우리 제품이 고객의 조직에 과연 필요한가?'라고 스스로 물어보세요. 만약 필요하다는 생각이 들면 더욱 긴밀한 관계를 맺으세요. 이처럼 더욱 중요하고 특별한 경우를 위해 현장 방문의 기회를 아껴두시기 바랍니다.