회의 회의의 행동 규범

Steve Allen, Lifesize 영업 엔지니어
날짜: 2018년 2월 20일

안녕하세요, 여러분. 이번 주 Livesize Live! 에디션을 찾아주셔서 고맙습니다. 이 라이브 웹 캐스트는 온전히 Lifesize의 플랫폼을 통해 만들어졌습니다.

저는 Nikhil입니다. 저는 Lifesize의 영업 담당자입니다. 여러분께 영업 엔지니어 Steve Allen 씨를 소개해 드리겠습니다. 오늘은 회의에서 해야 할 행동과 하지 말아야 할 행동에 대해 얘기를 나눠 보겠습니다. 자, Steve, 일상 업무 중에 항상 화상 통화를 사용하실 텐데요.

매일 항상 사용합니다.

그러면 성공적인 회의 준비를 위해 할 수 있는 일을 몇 가지 소개해 주시겠습니까?

많은 문제가 실제 준비 과정이 아닌 곳에서 발생합니다. 장비 테스트를 해 두는 것이 큰 도움이 됩니다. 사용하려는 Lifesize와 같은 대부분의 화상 회의 솔루션과 플랫폼은 일종의 테스트 통화 흐름을 사용합니다. 바로 사용할 수 있습니다. 스피커와 마이크를 테스트할 수 있는 도구가 제공됩니다. 작은 막대가 움직이면서 현재 들리는 사운드를 나타냅니다. 이 도구들을 사용하면 컴퓨터가 현재 장비를 인식하고 있고 적절한 입력과 출력으로 설정되어 있는지를 확인할 수 있으므로, 통화 중에 확인할 필요가 없습니다. 그리고 기회가 된다면 빠른 통화를 걸어 대규모 회의가 시작되기 전에 상황을 점검하고, 문제를 해결하느라 회의 준비가 늦어지는 상황을 방지할 수 있습니다.

단 5분간의 준비만으로 나머지 회의를 진행할 수 있다니 놀랍네요.

맞습니다. 이 플랫폼을 사용해본 적이 없는 분께 특히 좋습니다. 사용해본 적이 있는 경우는 장치 입출력을 연결할 때 컴퓨터에서 설정이 변경됩니다. 통화에 참여하기 전에 기존에 사용했던 구성이 여전히 올바르게 설정되어 있는지 확인하십시오. 그리고 적절한 장비를 사용하는 것이 정말 중요합니다. 요즘 컴퓨터에 설치되어 있는 대부분의 웹 캠은 꽤 품질이 좋습니다만, 오디오는 아직까지는 그 정도는 아닙니다. 제가 사용하는 이 제품과 같은 50달러 정도의 헤드폰을 구비하시면 큰 차이를 만들 수 있습니다. 또 해야 할 일은 오디오에서 음성만 분리하는 것입니다. 노트북의 마이크는 스피커의 사운드를 픽업하는데 사용자 주변의 모든 노이즈도 같이 픽업되기 때문에, 이 작업을 수행하면 배경 노이즈를 상당 부분 차단할 수 있습니다.

노트북 마이크가 화상 회의용으로 적합하지는 않군요.

그렇습니다. 최고의 반향 소거 소프트웨어라도 스피커가 크게 커져있으면 사용하기 곤란할 수 있습니다. 조명도 준비해야 합니다. 많은 사람들이 "내 뒤에 창문이 있으면 실내가 밝아지겠지"라고 생각합니다.

실제로는 실물과 달라 보입니다.

마치 유령의 그림자처럼 보일 겁니다. 광원이 정면에 있어야 얼굴이 보입니다. 대부분의 기능에 작은 PiP 형식의 미리 보기가 있어 내가 다른 사람에게 어떻게 보이는지를 확인할 수 있습니다. 이 기능을 사용하여 역광을 받지 않고 조명을 정면에 배치하면 됩니다.

그렇군요. 회의 준비도 정말 중요하지만, 회의 중의 사항들은 어떻습니까? 아이들이 뒤에서 뛰어다니는 일은 없어야 할텐데요.

그렇습니다. 사람들이 화면만 응시하느라 잊어버리는 회의 통화 예절들이 있습니다. 회의실에서 당신과 앉아 있거나 이사회실에서 수많은 직원들과 함께 앉아있을 때는 절대 하지 않을 일들이 많습니다. 주변에 실제 사람들이 있을 때는 예절을 지키다가 컴퓨터 앞에 앉으면 잊어버리기 시작하는데, 정말 그러지는 마십시오.

특히 재택 근무를 하는 분들이 자주 잊어버리죠.

예, 자기 사무실에서는 편안하니까요. 중요한 예절 중 하나는 통화를 음소거하는 것입니다. 음소거 상태인지 항상 확인하고, 음소거 버튼을 신뢰하지 마십시오. 음소거 상태였다면 절대 말하지 않았을 얘기를 듣는 것은 공포 영화를 보는 것과 같습니다. 주의를 흐트러뜨리기도 합니다. 발언하지 않는 동안에는 음소거하는 것이 언제나 좋은 생각입니다. 버튼을 사용하고 버튼의 위치도 확인하십시오. 다시 한번 말씀드리면 이 계획 단계에서는 인터페이스 사용법을 익히고, 오디오는 발언 중일 때를 제외하면 음소거하십시오. 집이거나 운전 중이거나 주의산만을 최소화하십시오. 사람들은 항상 다른 전화를 받으면서 이메일을 씁니다. 자세히 보면 오디오를 음소거한 다음에 다른 전화를 받는 것을 알 수 있습니다. 정말 중요한 통화면 다른 통화에서 보이지 않도록 영상도 끄십시오. 당신의 음성은 들리지 않아도 당신이 참석한 것은 보이기 때문입니다. 당신도 상대방이 다른 전화를 받거나 주의가 산만해지는 것을 원하지는 않을 것입니다. 다시 한 번 말씀드리면 회의실에 있을 때와 같은 예절을 지키십시오. 대면 회의 중에 걸려오는 전화를 받지 않습니다. 상대방이 내게 얘기하는 중에 이메일을 쓰지 않습니다. 대면 회의와 같은 예절을 지키고, 영상에서도 직접 만난 상황과 같이 행동하십시오. 영상이란 이런 것입니다. 서로 얼굴을 마주보고 상호작용하는 것이므로 그에 맞게 대해야 합니다.

알겠습니다. 조직자로서 실제로 회의를 준비하고 조직하는 일은 어떻습니까? 오늘처럼 말이죠. 저는 진행자로서, 그리고 조직자로서 성공적인 성과를 거두기 위해 회의 전에 몇 가지 일을 했거든요. 실제로 회의를 조직하면서 얻은 팁이나 요령, 도움이 될만한 사항이 있다면 몇 가지 말씀해 주시겠습니까?

모든 사람이 나만의 회의를 진행하고 싶어 하죠. 어쩌다 "큰 회사의 이사회 회의나 총회를 운영"하는 일도 맡게 됩니다. 그러면 대면 회의와 같은 방식으로 준비하면 됩니다. 회의실을 예약하는 것과 같은 일들을 해야 합니다.

사전에 회의가 예약되어 있고 잘 진행되는 것처럼 보였는데 갑자기 회의실이 다른 행사로 예약되어 있는 상황이 벌어질 수도 있습니다.

그러니까 회의가 진행될 장소를 확인한 다음에야 설치 단계를 시작할 수 있습니다. 회의실의 오디오는 괜찮은지, 회의실의 조명은 괜찮은지, 카메라는 어떤 각도로 설치해야 하는지, 회의실에 화상 회의 시스템이 설치되어 있는지, 장비를 가져와야 하는지와 같은 계획을 생각해 보고, 발언자가 누구인지도 생각해 보아야 합니다. 이 회의실이 전원을 수용할 수 있는지, 영상을 통해 원격 시청자에게 교육을 제공하거나, 영상을 통해 서로 다른 위치에 있는 여러 명이 발언하게 될 경우를 고려해야 하는지, 모든 참여자가 자유롭게 돌아다니며 참여하는 자유 흐름 회의인지, 더 자유로운 흐름의 대화로 구성되는지, 시청자는 누구인지, 한 사람이 다수에게 발표하고 질문이 아니면 발언이 주어지지 않는 강의형 회의로 구성해야 하는지, 시청자가 영상을 자주 사용하지 않는 사람들로 구성되어 있는지를 고려해야 합니다. 그러니까, "이건 통화 기능인데요, 통화 전에 테스트할 것들이 있습니다. 잘 준비된 모습과 성공적인 회의에 중요한 것들입니다"라고 몇 가지 팁을 드릴 수 있겠네요.

이런 사항들을 고려한 후에 보유 중인 플랫폼 도구들을 사용하십시오. Lifesize에는 원활한 회의 진행을 돕는 진행자 기능과 강의 기능이 있습니다. 대부분의 화상 통화 플랫폼도 유사한 기능을 갖추게 될 것입니다. 시작한 후 진행자를 할당하고 총 책임자를 할당하면 됩니다. 제가 모든 참석자에게 발표하는 발언자가 된다면 누가 음소거 상태인지, 어떤 사람이 회의 진행을 방해하는지, 회의실에서 내보내야 하는지, 슬라이드쇼가 준비되어 있는지를 고민할 시간은 없을 겁니다. 좀 더 형식적인 대규모 회의인 경우에는 회의를 진행할 사람을 할당합니다. 그러면 앞에 나가 발언할 때 회의 진행에 신경쓸 필요가 전혀 없습니다. 이 Lifesize Live!의 경우에는 Kenny가 누구에게도 안 보이는 뒷 배경에서 회의를 운영하고 있습니다.

시각 신호, 슬라이드 변경

여기에서 여러분께 말씀드리는 동안 당신과 제가 이 회의를 운영할 수는 없으니까요. 상황을 통제할 수 있는 다른 사람을 할당하면 여러 가지 일을 시작하고 회의에 참석하려는 사람들을 도와줄 수도 있습니다.

시각 신호를 주는 것처럼 말이죠. 모두 멋진 일이죠.

바로 그겁니다. 이런 진행자 도구 대부분은 참여자를 음소거할 수 있는 옵션을 가지고 있습니다. 누군가가 발언을 방해하면 음소거해서 발언을 차단할 수 있으므로, 회의 진행에서 벗어나거나 중단시킬 필요 없이 원활하게 진행할 수 있습니다.

훌륭하네요. 정말 합리적인 기능 같습니다. 오늘 여기 나오셔서 팁과 요령을 알려주셔서 정말 감사합니다. 좀 힘들더라도 5~10분 정도 회의 전에 모든 것이 완벽하게 준비되어 있는지 확인하는 것이 정말 중요합니다. 그러면 회의 도중에 작은 사고가 발생해도 침착하게 대응할 수 있을 것입니다.

그렇습니다. 회의를 매끄럽게 진행하고 싶으시다면, 그리고 회사 전체에 영상을 배포하는 작업을 맡고 계시다면 사용 중인 플랫폼의 도구들을 활용해 보십시오. Lifesize는 관리자 및 최종 사용자와 도구 활용에 관한 교육을 받은 훌륭한 고객 성공 부서와 교육 서비스를 지원합니다. 영상은 매우 강력한 도구이지만, 대부분의 경우 배포할 기회는 한 번 뿐입니다. 회의와 관련하여 문제가 있거나, 오디오가 작동하지 않거나 컴퓨터 문제가 해결되지 않아 회의가 5분 지연되는 당혹스러운 상황이 되면 사람들은 어색해져 영상에서 퇴장할 것입니다.

그렇겠죠.

한 참석자에게서 개 짖는 소리가 들리거나 다른 참석자가 전화를 받으러 나갔다가 돌아올 때까지 우리는 해결할 수 없는 일이기 때문에 또다시 5분 동안 기다려야 하는 불쾌한 경험을 하게 된다면 회의는 궤도에서 이탈합니다. 이 참석자들은 불쾌한 경험을 했기 때문에 다음 번에는 영상을 사용하려고 하지 않을 것입니다. 도구를 사용하고, 준비하고, 화상 통화가 원활하게 작동하면 참석자들은 "멋진" 경험을 얻게 되고 영상의 힘을 알게 될 것입니다. 그리고 직접 사용하고 채택하기 시작할 것입니다.

그러면 좋겠습니다. Steve, 정말 감사합니다. 다음 주 다른 Lifesize Live! 편도 함께해 주십시오. 다음 시간에 뵙겠습니다.