사무실 주변에서 겹치는 모든 통신 도구에서 길을 잃기 쉽습니다. 서로 다른 요구 사항을 가진 서로 다른 부서에서 서로 다른 도구를 배포하고 있기 때문에 직장 내 협업은 모든 사람이 서로 다른 언어를 사용하는 사무실에서 의사 소통을 시도하는 것과 같습니다. 특히 IT 부서의 경우 관리해야 할 도구와 따라잡아야 할 솔루션 목록은 최종 사용자가 자신만의 임시 회의 도구를 찾아 헤매면서 점점 더 길어지고 복잡해집니다. 그들이 종종 처리하게 되는 것은 겹치는 통신 도구와 비용을 지불하고 우리를 신뢰해야 하는 구독 및 라이센스 비용 목록의 혼란스러운 혼란입니다. 이는 우리가 누구에게도 원하지 않는 상황입니다.
이 가이드에서는 겹치는 협업 도구가 너무 많을 때 발생하는 복잡성과 혼란을 해결하고 협업 생태계를 세심하게 구성된 비용 및 리소스 절약형 걸작으로 전환하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계를 제공합니다.
협업 생태계란?
협업 생태계는 회사에서 직원들의 연결을 유지하기 위해 사용하는 일련의 도구 및 서비스입니다. 진정으로 연결된 업무 공간을 구축하려면 협업 도구와 문화의 적절한 조합이 필요합니다. 협업 에코시스템은 신중하게 상호 연결되어야 하며 중복되지 않고 세상을 계속 돌릴 수 있을 만큼 신뢰할 수 있어야 합니다. 사용자 간에 일관성이 있어야 합니다. 즉, 기술적 난기류 속에서도 평온해야 합니다. 내부 및 외부 통신이 고품질, 시간 효율적 및 비용 효율적인지 확인해야 합니다. 그리고 무엇보다도 대화를 방해하지 않고 가능한 한 쉽게 협업을 가능하게 해야 합니다.
Spiceworks와 함께 실시한 최근 설문 조사에서 우리는 참여한 68명의 IT 의사 결정자 중 410%가 협업을 사무실의 최우선 순위로 꼽았습니다. 놀랍지 않죠? 끊임없는 협업과 의사소통은 특히 비즈니스 세계가 점점 더 멀리 떨어져 있고 기술적으로 정통할 때 우리의 비즈니스 세계를 계속 변화시키는 것입니다.
오버랩이 너무 많습니까?
IT 부서는 조직의 커뮤니케이션 능력에서 중요한 역할을 합니다. 와 함께 원격 인력의 증가 비즈니스가 작동하는 방식을 정의함에 따라 현대 사무실에서 협업에 대한 필요성이 훨씬 더 커지고 팀은 IT 지원 여부에 관계없이 작업을 완료할 수 있는 도구를 찾기 시작할 것입니다. 설문 조사에 따르면 IT 의사 결정권자의 56%는 회의 및 공동 작업 구독과 라이선스에 대한 실제 월별 비용을 모르고 평균적인 대기업은 XNUMX개의 다른 제공업체에서 약 XNUMX개의 솔루션을 저글링하는 데 어려움을 겪고 있습니다. XNUMX개의 솔루션과 XNUMX개의 제공업체가 너무 많을 뿐만 아니라 중복을 피하고 초과 비용을 제거하는 협업 전략을 수립하는 데 시간이 오래 걸릴수록 관리되지 않는 배포의 위험이 커집니다.
그리고 우리는 IT가 실제로 알고 있는 솔루션에 대해서만 이야기하고 있습니다. 가이드에서 Shadow IT를 무너뜨린 IT 관리자, 우리는 실제로 평균적인 대기업이 약 1,220개의 개별 클라우드 서비스를 사용한다는 것을 발견했습니다. IT를 돌아다니고 승인하지 않은 도구를 배포하면 비즈니스를 위해 설정한 중요한 관리, 통합, 보안 및 규정 준수 관련 안전 장치를 우회할 뿐입니다. 올인원 솔루션으로 단순화하면 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 처음부터 완전히 애드혹 협업 에코시스템을 구축하는 것을 방지할 수 있습니다.
단순화 성공 사례
회사 1: 계산하기에는 너무 많은 오디오 전용 구독
한 고객은 사용자 기반이 레거시 통신 도구에 고정되어 있는 매우 세분화된 환경에서 우리에게 왔습니다. 모든 단일 목적 솔루션을 사용하고 비디오 또는 클라우드 기반 기술이 보이지 않는 오디오 전용에 중점을 두었습니다. 이 조직은 Band-Aid를 제거하고 통신 솔루션을 하룻밤 사이에 완전히 변환할 것을 요청했지만 최신 기술에 대한 준비가 되지 않은 오디오 전용 사용자를 완전히 눈멀게 했을 것입니다.
Lifesize를 배포함으로써 우리는 그들의 분 단위 오디오 전용 솔루션을 교체했을 뿐만 아니라 쉽게 채택할 수 있는 단일 도구의 채팅 외에도 오디오, 웹 및 화상 회의를 포함하도록 협업 에코시스템을 업그레이드했습니다. 더 이상 여러 가지 솔루션을 다루거나 번거롭게 교육 세션을 진행할 필요가 없으며 한 번에 여러 신기술을 배우느라 헤매지 않아도 됩니다.
회사 2: 복잡성으로 인한 혼돈
어느 날 Lifesize가 사무실에 비해 너무 복잡하다고 불평하는 고객으로부터 흥미로운 지원 전화를 받았습니다. 우리가 발견한 것은 그들이 실제로 Lifesize 옆에 매우 다양한 도구를 배포하여 각 회의실마다 완전히 고유한 사용 지침 세트가 있다는 것입니다. 아무도 시간을 들여 각 시스템으로 작업하는 방법을 배우고 기억하기를 원하지 않았고, IT 구성원이 각 방에 앉아서 그들을 위해 솔루션을 작업해야 하는 상황이 너무 나빠졌습니다!
우리가 이 조직에 가장 먼저 권장한 것은 모든 소프트웨어에 대한 심층적인 IT 중심 인벤토리 프로세스를 수행하고 과도한 도구를 모두 제거하는 것이었습니다. Lifesize를 구현함으로써 이 회사는 직장에서 협업을 통합하고 단순화할 수 있었고 너무 많은 라이센스 및 하드웨어 비용을 지불하지 않아도 되었습니다. 단일 협업 솔루션을 선택하고 고수하는 것만으로도 채택, 교육 및 관리가 수월해졌습니다.
IT 기반 협업 생태계를 구축하는 방법
특히 기술과 관련하여 변화는 쉽지 않습니다. 현재 통신 도구 세트를 효율적이고 단순화된 협업 생태계로 전환하는 과정은 분명 두려운 것처럼 보일 수 있습니다. 다행스럽게도 회사에 뛰어들 준비가 되었을 때 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다. 인생의 대부분이 그렇듯이 목표를 달성하기 위해 한 번에 한 단계씩 나아가는 것이 전부이기 때문입니다.
1. 현재 협업 기술과 사용 빈도에 대한 목록 작성
조직의 구성원은 대부분 귀하가 알지 못하는 응용 프로그램과 도구를 사용하고 있습니다. 목록을 작성하고 이미 사용하고 있는 것을 식별하는 것은 필요한 도구를 파악하는 데 가장 중요한 단계입니다. 이 작업의 대부분은 약간 지루할 수 있습니다. 그러나 열린 대화를 만들고 임시 도구를 사용하여 다른 부서와 대화를 시작하면 나쁜 경찰과 보모가 아닌 파트너이자 신뢰할 수 있는 조언자가 될 수 있습니다.
2. 필요하지 않은 도구 식별
조직의 각 부서에서 배포하는 다양한 도구를 모두 확인한 후 실제로 사용되고 있는 도구와 먼지만 쌓이는 도구를 파악합니다. 현재 앱, thingamajigs 및 doohickeys를 평가하는 데 시간을 할애하고 최종 사용자가 찾고 있는 것을 식별하고 비용이 너무 많이 들거나 직원이 더 이상 사용하지 않는 오래된 솔루션을 제거함으로써 협업 및 커뮤니케이션 요구 사항을 단순화할 수 있습니다.
3. 가능한 경우 통합
조직에 필요한 도구와 필요하지 않은 도구를 식별하고 평가한 후 기능 중복을 발견하게 될 가능성이 높습니다. 이러한 상황에서 가장 좋은 방법은 공급업체 수를 줄이고 필요한 모든 기능을 통합하는 단일 솔루션을 찾는 것입니다. 서비스를 원활하게 통합하고 압축하면 비용이 절감될 뿐만 아니라 조직의 모든 부서에서 더 쉽게 제어하고 배포할 수 있습니다.
4. 각 부서의 주요 이해 관계자를 모아 새로운 도구 채택을 촉진합니다.
물론 기술 솔루션을 원활하고 성공적으로 통합하려면 최종 사용자, 부서장 및 조직의 모든 사람을 참여시켜야 합니다. 각 부서에서 채택을 촉진하고 동료를 참여시키는 데 도움을 줄 수 있는 주요 파트너를 찾으십시오. 그렇게 하면 채택에 대한 흥미를 유발하는 동시에 사용자를 멀어지게 하는 딸꾹질과 놀라움을 줄일 수 있습니다.
돈을 절약하고, 시간을 절약하고, 회사를 구하고, 세상을 구하십시오
귀사에서 효율적인 협업 생태계를 책임지고 배치한 IT 영웅이 되십시오. 재고를 확보하고 오래되고 불필요한 도구를 제거하고 Lifesize의 완벽한 협업 솔루션으로 교체함으로써 귀하, 귀하의 팀 및 회사의 비용, 시간 및 스트레스를 절약할 수 있습니다.
Lifesize는 IT를 염두에 두고 제작되었습니다. HD 카메라와 터치스크린 회의용 전화기를 설계하고 개발한 XNUMX년 이상의 경험이 있을 뿐만 아니라 공유 디렉터리 및 Skype for Business 통합과 같은 기능을 통해 회의와 공동 작업을 쉽게 할 수 있습니다. 오디오, 비디오 및 웹 회의, 채팅, 스트리밍 및 녹음 기능을 결합함으로써 Lifesize는 최대 협업 생산성에 도달하는 데 필요한 유일한 솔루션입니다. 확인 대화형 제품 데모 및 다운로드 무료 14 일 평가판 Lifesize가 실제로 작동하는 모습을 보려면
