Het is moeilijk voor te stellen om een modern bedrijf te runnen zonder een of andere vorm van vergadermogelijkheden, of het nu gaat om video, internet of audio. Hoewel videoconferenties voor veel bedrijven een integraal onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering zijn geworden, hebben veel bedrijven nog steeds geen go-to-service voor interactie met klanten. Als gevolg hiervan moeten deelnemers vóór elke vergadering navigeren door het niet-ideale 'welke dienst moeten we gebruiken'-gesprek, wat de discussie nog ingewikkelder maakt en afleidt van het doel van de discussie.
Maar hoe weet u, met tientallen providers die basisconferentiemogelijkheden bieden, welke het beste is voor uw bedrijf? Welke eigenschappen zijn het belangrijkst? Hoe voorkom je dat je een conference call-service inzet die goed is voor sommige gebruiksscenario's, maar niet werkt voor andere?
In dit bericht bespreken we wat u moet weten over de verschillen in services voor telefonische vergaderingen - van eenvoudige web- en audioconferentiemogelijkheden tot complete videoconferentieplatforms - en geven we tips om u te helpen een platform te selecteren en de ervaring te bieden die uw team en klanten verdienen.
Van audio naar video: de evolutie van conference call-diensten
Het begin van telefonische vergaderingen
Wat velen beschouwen als de allereerste 'conferentiegesprek' vond meer dan een eeuw geleden plaats, met een verbinding van New York naar de locatie van San Francisco's Panama-Pacific International Exposition in januari 1915. Het was Alexander Graham Bell die belde en zijn assistent Thomas Watson belde. In die tijd overspande het Amerikaanse telefoon- en telegraafnetwerk (AT&T) het continent met een enkel koperen circuit (6,800 mijl lang) dat precies één oproep tegelijk kon vervoeren. Er werden al 8.6 miljoen telefoons onderhouden door AT&T, maar iemand aan de andere kant van het land kunnen spreken was een gedenkwaardige prestatie voor die tijd.
Introductie van video en beeld naast audio
Tegen 1956 had Bell Labs de mogelijkheden voor telefonische vergaderingen verbeterd, maar deze technologie werd pas in 1964 aan het grote publiek geïntroduceerd. Debuteerde dat jaar op de New York World's Fair, De fototelefoon had een klein scherm dat op de telefoon was aangesloten en stelde bellers in New York in staat om met Disneyland-bezoekers in Anaheim, Californië te praten. Visuele en audio-informatie werd tegelijkertijd op drie telefoonlijnen verzonden om de bandbreedte te kunnen verwerken die nodig was voor het bescheiden zwart-witscherm. De Picturephone was bedoeld voor bedrijven om te besparen op reizen door virtuele vergaderingen te hosten, maar complexiteit in prijs en ontwerp vormden een uitdaging voor deze visie.
De opkomst van conference call-diensten
Met het begin van het informatietijdperk en de opkomst van het World Wide Web in het begin van de jaren negentig, waren ook telefonische vergaderingen in opmars. In 1990 creëerde een bedrijf met de naam VocalTec de eerste internettelefoon voor de massa, met een softwaretoepassing om het spraaksignaal te comprimeren, te vertalen in digitale pakketten en te verspreiden via internet. Deze technologie, genaamd Voice-over-internetprotocol (VoIP), hielp gebruikers geld te besparen op interlokale en internationale telefoonkosten, en werd overgenomen door degenen die de voordelen zagen van communicatie via internet in plaats van via traditionele telefoonmaatschappijen.
Moderne videoconferentiediensten zoals we die nu kennen
Tegenwoordig zijn videoconferentieservices populairder dan ooit, met gebruikers in alle uithoeken van de wereld die dagelijks contact maken met familie, vrienden en collega's. Mensen kunnen nu iedereen ontmoeten, waar ze ook zijn, met behulp van vrijwel elk apparaat met internetverbinding en zonder veel geld uit te geven. Videoconferencing, met zijn gebruiksvriendelijke software, heeft niet alleen de manier waarop we communiceren beïnvloed, maar heeft ook de manier waarop bedrijven zaken doen volledig veranderd.
Volgens een Lifesize-onderzoek 2019, is het aantal telewerkende externe werknemers alleen al in het afgelopen decennium met 115% toegenomen, wat betekent dat er steeds vaker gebruik wordt gemaakt van videoconferentiediensten. En in een poging om veilig te blijven tijdens de pandemie van het coronavirus, zijn steeds meer bedrijven op afstand gaan wonen, wat heeft bijgedragen aan een enorme stijging veel vraag naar apps voor videoconferenties van hoge kwaliteit.
Met moderne webconferentiediensten, zoals Lifesize, kunt u videochat combineren met andere krachtige functies, zoals scherm delen, webinars en creatieve virtuele achtergronden, terwijl u tegelijkertijd een betrouwbare gesprekskwaliteit behoudt met teams en klanten over de hele wereld.
Let op deze 5 functies bij het kiezen van een telefonische vergadering
Het kiezen van de beste conference call-service voor uw bedrijf is essentieel voor het bevorderen van de efficiëntie en effectiviteit van uw interne en externe communicatie. Met een verscheidenheid aan conferentieservices die beschikbaar zijn, komt de beslissing vaak neer op de behoeften van uw bedrijf, wat betekent dat u moet zoeken naar de juiste functies om uw team te helpen optimaal te presteren.
End-to-end encryptie en bedrijfsbeveiliging
Hoewel de meeste platforms voor videoconferenties basisbeveiligingsfuncties bieden, is er een groeiende vraag naar true end-to-end encryptie (E2EE) voor de meest gevoelige vergaderingen. Deze geavanceerde versleutelingstechnieken zorg voor extra gemoedsrust door een veilige communicatielijn tot stand te brengen die externe gebruikers de toegang tot gegevens blokkeert wanneer deze worden verzonden. Met Lifesize wordt E2EE ondersteund door zowel vergaderruimtesystemen als onze cloudconferentieservice, zodat gegevens worden beschermd, ongeacht hoe u deelneemt aan een vergadering, zonder dat u er zelfs maar over na hoeft te denken.
BYOD-mogelijkheden
Breng uw eigen apparaat (BYOD) verwijst naar werknemers die hun persoonlijke apparaten (smartphones, pc's, tablets of USB-drives) gebruiken om verbinding te maken met hun bedrijfsnetwerken. Met de opkomst van afgelegen en gedistribueerd werk, BYOD-mogelijkheden zijn ook steeds belangrijker geworden ACD systemen. Teamleden hebben overal eenvoudig toegang tot documenten en bedrijfssystemen, zoals videoconferentieservices, waardoor de leercurve voor nieuwe werknemers wordt verkort en het bedrijf tijd en geld bespaart bij het aanschaffen en vervangen van technologie.
Opname vermogen
De mogelijkheid om een videoconferentie opnemen is om verschillende redenen van cruciaal belang. Het voorkomt niet alleen dat het team een vergadering mist (omdat deze later opnieuw kan worden bekeken), maar het verbetert ook de betrokkenheid, geeft inzicht in hoe en waarom beslissingen zijn genomen en zorgt ervoor dat er geen details verloren gaan of vergeten worden. Door de audio of video van uw online vergaderingen op te nemen, kunt u de impact van uw tijd maximaliseren en informatie bewaren om later te raadplegen.
Kalender-integraties
Agenda-integraties voor videoconferentieservices maken het mogelijk om automatisch al uw geplande videovergaderingen te detecteren, waardoor u één enkele bron van waarheid krijgt voor aanstaande afspraken. Bovendien maken agenda-integraties met Lifesize intelligente functies mogelijk, zoals just-in-time meldingen op uw mobiele apparaat of laptop wanneer vergaderingen klaar zijn om te beginnen. Dat klopt, niet meer e-mails doorzoeken op zoek naar de vergaderlink. Eenmaal geïntegreerd, worden uw telefonische vergaderingen en vergaderingen op één handige plek opgeslagen, zodat u met één klik kunt deelnemen, zodat u altijd bent waar u moet zijn.
Kristalheldere audio en video
Zorg ervoor dat elk van uw conference calls heeft kristalheldere audio en video is essentieel voor een geslaagde vergadering. Stotterende audio of schokkerige video is op zijn best vervelend, maar vormt eerder een belemmering voor de workflow van uw team. Toegang hebben tot betrouwbare audio- en visuele elementen wordt daarentegen toegeschreven aan een hogere productiviteit, klantbehoud en teammoraal.
U hoeft niet meer van vergaderdienst naar vergaderdienst te springen
Met Lifesize hebben teams toegang tot virtuele vergaderruimtes en samenwerkingsfuncties die speciaal zijn ontwikkeld om te brainstormen over ideeën, beslissingen te nemen en in realtime samen te werken. Ook Lifesize neemt geen genoegen met kwaliteit 'goed genoeg'. Onze videoconferentieservice en vergaderruimtesystemen in de cloud zijn ontworpen om de gebruikerservaring moeiteloos en effectief te maken en bieden een definitieve conferentieoplossing voor uw belangrijkste vergaderingen en dagelijkse communicatie. Met Lifesize heeft u toegang tot de hoogste kwaliteit audio en video die er is, en deelnemers hebben alleen een Lifesize-URL nodig om deel te nemen aan een gesprek. U hoeft dus niet langer zes afzonderlijke conferentieservices per week te installeren!
Met meer dan vijftien jaar ervaring in het ontwikkelen van vergaderruimtesystemen, draadloze presentatieapparatuur, gebruiksvriendelijke mobiele apps en een wereldwijd cloudnetwerk dat alles samenbrengt, is Lifesize een bewezen leider op het gebied van telefonische vergaderingen. Door samen te werken met Lifesize hoeft uw bedrijf niet langer van de ene vergaderservice naar de andere te springen en kunt u profiteren van de voordelen en functies van een modern videoconferentieplatform.
Houd uw bedrijf in beweging, ook als u er niet kunt zijn
Of uw team nu audio, video of beide gebruikt bij het zakendoen, het is van vitaal belang om te allen tijde telefonische vergaderingen beschikbaar te hebben om contact te houden met zowel klanten als werknemers. En omdat het wereldwijde personeelsbestand de afgelopen maanden meer kansen op afstand en thuiswerkbeleid heeft gecreëerd, zijn vertrouwde conferentieservices belangrijker dan ooit. Zelfs als u er niet persoonlijk bij kunt zijn, kunnen videoconferenties uw bedrijf in beweging houden en helpen om relaties en partnerschappen te onderhouden die essentieel zijn voor het succes van uw bedrijf.
Conclusie
Nu steeds meer teams op afstand of vanaf onafhankelijke locaties werken, is videoconferentie een niet-onderhandelbaar hulpmiddel geworden voor bedrijven overal ter wereld. Conferentiegesprekken zijn een goedkope maar ongelooflijk effectieve manier om overal ter wereld vergaderingen te houden en zaken af te handelen.
Door de normen voor videoconferenties opnieuw te definiëren, heeft Lifesize teams in staat gesteld om meer verbonden, productiever en meer betrokken te zijn bij hun werk en bij elkaar.
