Als je de kans zou krijgen om de vergaderruimte van je dromen te ontwerpen, hoe zou die er dan uitzien?
Misschien is dit iets waar je nog niet lang over hebt nagedacht. Dat is goed; de ideale vergaderruimte is er meestal een die de nadruk legt op de conferentie, niet op de ruimte. Het ontwerp moet het gebruik van de ruimte vergemakkelijken om verbinding te maken, te communiceren en samen te werken met anderen - niet de aandacht op zichzelf vestigen.
Het ontwerp en de indeling van een vergaderruimte zijn belangrijk omdat het het kader vormt voor het werk dat erin plaatsvindt. Als u een bedrijf leidt dat transparantie, openheid en inclusiviteit hoog in het vaandel heeft staan, voelt u zich waarschijnlijk niet gediend door een donkere, raamloze vergaderruimte met houten panelen.
Een ideaal ontwerp van een vergaderruimte moet de waarden en vereisten weerspiegelen van het bedrijf dat de ruimte creëert. Het belangrijkste is dat het moet voldoen aan de fysieke en technologische behoeften van de teamleden die het daadwerkelijk zullen gebruiken - dit omvat onder meer het uitrusten van uw kamer met het juiste videoconferentiesysteem en het geven van uw werknemers de tools die ze nodig hebben om succesvol samen te werken. De kenmerken van de ruimte, armaturen en apparatuur die het bevat, moeten gericht zijn op zichtbaarheid, akoestiek, connectiviteit en toegankelijkheid voor gebruikers.
Het belangrijkste om te onthouden is om altijd te ontwerpen met het oog op productiviteit. Hier is hoe.
7 ontwerptips voor vergaderruimtes voor een productievere werkplek
Het personeel van vandaag vraagt om het ultieme moderne ontwerp van een vergaderruimte. Wanneer u de kans krijgt om een vergaderruimte te creëren of opnieuw in te richten, maak dan van de gelegenheid gebruik om verder te denken dan alleen een tafel, stoelen en een projectiescherm. Hier zijn zeven tips om u naar een kamer te leiden die productiviteit mogelijk maakt.
1. Investeer in hoogwaardige audio- en videoapparatuur
De A/V-installatie van uw vergaderruimte moet up-to-date zijn en eenvoudig te configureren en te bedienen zijn. Het moet krachtig genoeg zijn om presentaties of problemen met snelheid, connectiviteit en resolutie niet te laten ontsporen videoconferentie stromen. Wanneer uw apparatuur storingsgevoelig is, terugkerende verbindingsproblemen heeft of simpelweg verouderd is, kunt u uw vergaderruimte niet efficiënt gebruiken.
Daarom is Lifesize zo gefocust gebleven op het leveren van innovatief apparatuur voor videoconferenties dat is gebouwd rond het bieden van de best mogelijke vergaderervaring. In A/V omvat dat de baanbrekende high definition-systemen die we al in 2003 hebben ontwikkeld en onze onlangs gelanceerde, baanbrekende 4K-videoconferentiesystemen. Door gebruik te maken van Lifesize audio- en videoapparatuur is uw vergaderruimte klaar voor elke videovergadering, conference call or live streaming je kunt je voorstellen.
2. Respecteer de persoonlijke ruimte
Niemand loopt graag een vergadering van vijftien personen binnen in een vergaderruimte die is gemaakt voor slechts tien personen. Als uw teamleden tijd besteden aan het uitzoeken hoe ze comfortabel kunnen zitten zonder ellebogen te stoten met de mensen die naast hen zitten, zullen ze niet in staat zijn hun volledige aandacht aan de vergadering te besteden.
Zorg ervoor dat uw vergaderruimte is ontworpen om plaats te bieden aan het aantal mensen dat er daadwerkelijk tegelijkertijd gebruik van moet maken. Richt het dan dienovereenkomstig in en op een manier die niet uitnodigt om het verder te vullen dan de beoogde capaciteit. Als een vergaderruimte is ontworpen voor tien personen, zoek dan tien bijpassende, comfortabele stoelen en zet ze in die kamer.
3. Kies de juiste kleuren
Uw merk heeft vrijwel zeker zijn eigen kenmerkende kleuren. De interieurontwerpers die je kantoorruimte inrichtten, werkten waarschijnlijk ook met een specifiek kleurenschema. Als het gaat om de kleuren van muren en meubels in uw vergaderruimte, kan het lijken alsof de grote beslissingen al voor u zijn genomen.
Voor zover u echter nieuwe ideeën en keuzes kunt toevoegen aan het ontwerp van uw vergaderruimte, zijn er enkele opties. Felle kleuren zoals wit, lichtblauw, groen en geel kunnen de ruimte groter laten lijken. Een beetje kleur kan ook de creativiteit stimuleren, vooral als het bestaande palet saai is.
4. Investeer in verplaatsbaar meubilair
Sommige vergaderingen zijn nuchtere aangelegenheden, waarbij iedereen heel stil en stil aan tafel zit. Hoewel daar op zichzelf niets mis mee is, vereist effectieve communicatie voor sommige bedrijven meer kinetische energie. In staat zijn om te bewegen, zitplaatsen te herschikken, iets uit te voeren of anderszins elementen van lichamelijkheid in vergaderingen te brengen, kan het verschil maken in de wereld.
Overweeg meubels die licht, herconfigureerbaar of op wieltjes zijn als de kans bestaat dat uw vergaderingen uitmonden in een activiteit - of als u gewoon de mogelijkheid wilt hebben om dingen gemakkelijk te veranderen.
5. Laat natuurlijk licht binnen
Laten we eerlijk zijn - niemand doet zijn best na te denken onder de steriele gloed van tl-buizen. Als u wilt dat mensen zich comfortabel, wakker en levend voelen terwijl ze vastzitten in een vergaderruimte, laat dan natuurlijk licht de ruimte binnen.
Natuurlijke verlichting laat kamers groter aanvoelen en vult ze met helder, warm licht. Laat uw teamleden niet in een donkere grot vallen en verwacht dan dat ze gaan brainstormen over grote, briljante nieuwe inzichten. Probeer een beetje zonlicht om hun ideeën te laten groeien en bloeien.
6. Beperk afleiding tot een minimum
Ramen die uitkijken op landelijke landschappen, of zelfs saaie parkeerplaatsen, zijn een geweldige manier om nuttig natuurlijk licht binnen te laten. Sommige vensters kunnen echter een afleiding vormen voor teamleden. Dit leidt halverwege een lange vergadering of presentatie tot afdwalende gedachten en blikken.
Als uw vergaderruimte ramen heeft, zorg er dan voor dat ze niet uitkijken op een druk, drukbezocht deel van uw kantoor of ergens anders dat visueel afleidend kan zijn.
7. Houd uw klanten in gedachten
De meeste van deze tips zijn gericht op de behoeften van uw bedrijf en zijn teamleden. Zij zijn immers de primaire gebruikers van de vergaderzalen. Het is essentieel om ook rekening te houden met de belangen van uw klanten.
Als u verwacht klanten te betrekken bij een aanzienlijk aantal vergaderingen in uw vergaderruimte, zorg er dan voor dat ze zich op hun gemak voelen. Houd bij het ontwerpen van uw vergaderruimte rekening met hun branchegerelateerde behoeften of verwachtingen. Houd ook rekening met hun geografische locatie, hun cultuur of iets anders dat een belangrijke factor kan zijn bij succesvol zakendoen.
Bonus: de beste videoconferentieapparatuur voor uw vergaderruimte
Zoals we in Tip #1 vermeldden, is audio- en videoapparatuur van hoge kwaliteit essentieel, vooral in de huidige, altijd verbonden zakelijke multimediaomgeving. Weet niet zeker welk type oplossing voor videoconferenties past het beste bij uw vergaderruimte? Hier zijn drie producten van Lifesize om uw vergaderruimte aan de praat te krijgen:
Levensgrote Icon 700
Het Icon 700-videoconferentiesysteem is perfect voor een grote vergaderruimte en beschikt over 4K-videofeeds en de mogelijkheid om full-motion 4K-content te delen.
Levensgrote telefoon HD
Breid kristalheldere audio uit naar de hele kamer met deze conferentietelefoon met touchscreen en microfoon die automatisch omgevingsgeluid onderdrukt en de audio-opname richt op degene die aan het woord is.
Levensgroot aandeel
Laat iedereen - klanten, gasten, werknemers - schermen delen zonder geknoei met snoeren en dongles op de meest intuïtieve manier mogelijk.
Conclusie
Geen twee bedrijven zullen precies dezelfde criteria hebben voor wat een ideale vergaderruimte is. Er zijn enkele dingen die universeel voordelig zijn - goede verlichting, voldoende bewegingsruimte en vooral een betrouwbaar videoconferentiesysteem van hoge kwaliteit.
Nu u onze zeven tips voor het moderne ontwerp van een vergaderruimte heeft, weet u beter waar u op moet letten bij het bepalen van de benodigde elementen. Door deze strategieën te gebruiken, kunt u solide ideeën voor vergaderruimten bedenken en productiviteit centraal stellen in uw ultieme moderne vergaderruimte-ontwerp.
