Steeds meer bedrijven zien de voordelen in van “op afstand gaan.” Naast het feit dat bedrijven kunnen profiteren van een wereldwijde talentenpool die veel verder reikt dan waar het bedrijf kantoren heeft, kan het hebben van een extern team bedrijven helpen de reiskosten aanzienlijk te verlagen - naar schatting meer dan $ 111 miljard per jaar.
Maar het hebben van een gedistribueerd team is niet zonder uitdagingen. Met werknemers die samenwerken op meerdere locaties en in verschillende tijdzones, kunnen letterlijke en figuurlijke draden elkaar kruisen, waardoor silo's ontstaan en samenwerkingsinspanningen afnemen. Dit leidt tot miscommunicatie en inefficiëntie. Om deze problemen op te lossen, wenden veel bedrijfseigenaren, projectmanagers en IT-professionals zich tot technische oplossingen, waarbij projectmanagementtools en oplossingen voor videoconferenties tot de meest populaire behoren.
Hieronder onderzoeken we waarom teamoverschrijdende samenwerking zo belangrijk is voor bedrijfsprestaties, cultuur en functioneel teamwerk. We zullen ook ingaan op de verschillende benaderingen die bedrijven gebruiken om talent op afstand te maximaliseren voor nieuwe ideeën en frisse perspectieven, terwijl een samenwerkend, efficiënt personeelsbestand behouden blijft.
Wat is samenwerking tussen teams?
Teamoverschrijdende samenwerking is wanneer een groep mensen met verschillende soorten expertise van verschillende afdelingen samenkomt om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Cross-functionele samenwerking stelt een groep mensen met verschillende expertises – bijvoorbeeld marketing, financiën, human resources, enz. – in staat om samen te werken om een probleem op te lossen. Dit type samenwerking kan krachtig zijn en leiden tot aanzienlijke verbeteringen en innovatieve oplossingen.
Cross-functionele samenwerking in het tijdperk van gedistribueerde teams
Samenwerking heeft een enorme impact gehad op de manier waarop mensen over de hele wereld samenwerken. Met hulpmiddelen zoals software voor videoconferenties, bedrijven zijn niet langer beperkt tot het inhuren van professionals om op hun hoofdkantoor te werken; medewerkers kunnen net zo effectief werken als een team van over de hele wereld.
Hoe beter uw medewerkers zijn uitgerust, hoe meer ze zullen samenwerken en zinvolle en productieve werksessies zullen hebben. Met hoogwaardige en slimme communicatiekanalen en -technologie kun je ervoor zorgen dat crossfunctionele teams regelmatig met elkaar communiceren. Teamleden kunnen bijvoorbeeld real-time updates over projecten delen, informatie binnen enkele seconden verspreiden en op afstand handelen team vergaderingen. Het bevordert ook teambuilding en stelt u in staat in contact te komen met hoogopgeleide professionals buiten uw directe netwerk.
7 tips om de samenwerking tussen teams te verbeteren
In een Harvard Business Review, studie van 95 teams in 25 toonaangevende bedrijven, wordt 75% van de crossfunctionele teams als "disfunctioneel" beschouwd. Dat betekent dat veel, zo niet de meeste, van deze bedrijven worstelen met kostbare inefficiënties en arm zijn bedrijfscultuur.
Maak geen deel uit van die 75%. Volg deze zeven tips om verbeter uw teamoverschrijdende samenwerking bij uw bedrijf.
1. Toon goed leiderschap
Goed leiderschap is noodzakelijk voor het vermogen van een crossfunctioneel team om doelen te bereiken. Daarom moeten teamleiders ervoor zorgen dat ze zichtbaar en toegankelijk zijn voor het team. Hoewel ze misschien niet elke vergadering kunnen bijwonen, moeten teamleiders flexibel zijn en waar mogelijk gemakkelijk bereikbaar zijn om de steun van het management te krijgen.
2. Bevorder diversiteit
Teamoverschrijdende samenwerking betekent letterlijk het creëren van een groep mensen met verschillende vaardigheden en nieuwe perspectieven om samen te komen en aan een project te werken. De diversiteit in termen van vaardigheden, ervaring, locatie, cultuur, anciënniteit, enz. die elk teamlid naar de groep brengt, moet worden gevierd. Het bevordert een frisse manier om taken te benaderen en de mogelijkheid om nieuwe vaardigheden te leren.
3. Communiceer duidelijk
Zoals eerder vermeld, is goede communicatie van cruciaal belang voor het succes van elk team, dus het moet gemakkelijk zijn voor teamleden om duidelijk en effectief te communiceren. En hoewel vergaderingen belangrijk zijn, begrijpen de beste teams hoe ze deze kunnen beperken om die contactpunten superproductief te houden. Dit helpt niet alleen om ervoor te zorgen dat iedereen gefocust blijft op de doelen en doelstellingen, het stelt iedereen ook in staat om op de hoogte te blijven van wat andere teamleden doen en hoe het project vordert.
Hoewel het misschien handiger is om online messaging-tools te gebruiken, is het nog steeds erg belangrijk om face-to-face chats te hebben met externe werknemers om een betere relatie op te bouwen en volledig te begrijpen hoe ze presteren met de taak die ze uitvoeren. Het bevordert niet alleen de transparantie en openhartigheid van de projectvoortgang, het krijgt ook sneller antwoorden op vragen, waardoor het gemakkelijk wordt om het project in gang te zetten.
4. Stel verwachtingen
Zodra iedereen binnen het cross-team elkaar heeft leren kennen, is het tijd om het algemene doel van het team vast te stellen. Om zakelijke doelstellingen te halen, moet het volgende worden bepaald: projectdoelen, individuele rollen, specifieke taken, verwachtingen, budget, middelen en planning. Incentives moeten ook op elkaar worden afgestemd, zodat Key Performance Indicators (KPI's) effectief kunnen worden gevolgd.
Deze moeten worden goedgekeurd door alle teamoverschrijdende medewerkers om de acceptatie verder te waarborgen en te begrijpen hoe iedereen kan samenwerken.
5. Gebruik online samenwerkingstools
Samenwerkingsinstrumenten zijn uitgevonden om het voor mensen gemakkelijker te maken om samen te werken, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Hulpmiddelen zoals Levensgroot cross-functionele teams in staat stellen om beter samen te werken met instant messaging en video-oproepen. Andere projectmanagementtools zoals Asana en Trello help teams om hun eigen taken bij te houden, evenals de voortgang van het algehele team- en projectschema.
6. Erken prestaties
Werken in een team heeft zijn ups en downs. Daarom moeten de overwinningen gevierd worden!
Er ontstaan sterkere banden tussen de groep wanneer u samenwerkt en de inspanningen en het succes van uw collega's erkent. Het bereiken van projectmijlpalen of doorbraken komt in bijna elk project voor, maar het belang om ze te erkennen verhoogt het moreel en houdt de groepsmotivatie in stand.
7. Houd KPI's bij
Uiteraard zijn KPI's belangrijk voor het succes van elk project. Ze bieden een focus en een doel om naar toe te werken. Om effectief aan KPI's te voldoen, moet elk crossfunctioneel teamlid duidelijkheid hebben over waar zij verantwoordelijk voor zijn, en begrijpen waarvoor de andere leden verantwoordelijk zijn. Dit vermindert taakoverlapping en zorgt ervoor dat iedereen de resultaten van zijn inspanningen meet.
Vier voordelen van samenwerking tussen teams
Bij het werken in teams gebeurt de samenwerking meestal organisch, vooral als een team allemaal fysiek in de ruimte aanwezig is.
Organische samenwerking is echter minder waarschijnlijk wanneer teams verspreid zijn over verschillende afdelingen en geografische locaties. Ironisch genoeg zijn dit situaties waarin we het het meest nodig hebben. Hier zijn enkele manieren waarop samenwerking tussen teams teamwerk kan stimuleren en de productiviteit van alle betrokkenen kan verbeteren.
Er komen meerdere ideeën en oplossingen naar boven
Iedereen kijkt anders naar een probleem. Het hebben van verschillende perspectieven – zoals het hebben van meerdere afdelingen die een probleem aanpakken – kan u helpen een betere, goed afgeronde oplossing te vinden die van toepassing is op iedereen in de ruimte. Op deze manier is elke afdeling vertegenwoordigd en worden alle zorgen geuit, waardoor er een omgeving ontstaat voor frisse ideeën, nieuwe strategieën en verbeterde methoden om dingen voor elkaar te krijgen.
Iedereen leert meer
Door alle afdelingen te horen spreken namens hetzelfde probleem of project, begrijpt iedereen hoe alle teams met elkaar verbonden zijn. alle betrokkenen krijgen het grotere geheel te zien en zien hoe belangrijk hun specifieke rol kan spelen bij het bereiken van een enkel doel, en iedereen kan een beetje leren over wat andere teamleden doen, waardoor sterkere banden kunnen worden gecreëerd en betere relaties tussen teams kunnen worden gevormd.
Meer momentum van verandering
Door verschillende mensen in een kamer te plaatsen die niet gewend zijn om samen te zijn, kan de energie van de kamer en de manier waarop er wordt gewerkt volledig veranderen. Verschillende denkrichtingen die samenwerken en die normaal gesproken nooit met elkaar in wisselwerking staan, kunnen dingen op een andere manier in beweging brengen en schudden dan voorheen.
Dit type samenwerking helpt ook bij het bevorderen van vertrouwen, empathie en acceptatie van iedereen in het team. Er treden minder vertragingen en miscommunicatie op omdat iedereen op dezelfde golflengte zit, en er is minder sprake van een 'territoriumoorlog' wanneer teamrollen elkaar beginnen te overlappen.
Doelen worden behaald
Wanneer verschillende teams goed samenwerken, kan het hele bedrijf hiervan profiteren. De onderlinge samenwerking van kennis en vaardigheden kan iedereen helpen begrijpen hoe hun eigen werk en individuele doelen passen in het grotere geheel, evenals in de algemene doelen van het bedrijf. Bovendien kan het hebben van nieuwe perspectieven het aantal fouten verminderen, kansen voor verbetering creëren en de manier waarop we werken opfrissen.
Drie gemeenschappelijke uitdagingen van cross-functionele samenwerking
Werken met mensen buiten je normale team voegt nieuwe complexiteit toe. Heel vaak hebben mensen verschillende manieren van werken en verschillende kennisniveaus. Hier zijn enkele uitdagingen waarmee u en uw multifunctioneel team te maken kunnen krijgen.
Slechte teamcommunicatie
Zoals bij elk team, of het nu crossfunctioneel is of niet, is communicatie de sleutel. Het niet communiceren van uw aandachtsgebieden of het missen van belangrijke details over wat andere teamleden aan het doen zijn, kan leiden tot verkeerd afgestemde doelen of inefficiënties. Het kan er ook toe leiden dat er 'te veel koks in de keuken' zijn, waarbij sommige mensen dezelfde rol proberen te vervullen of taken overlappen.
Moeite om op schema te blijven
Elk individu heeft zijn eigen verantwoordelijkheden, taken en doelen om te bereiken. Wanneer u in een crossfunctioneel team werkt, is het noodzakelijk om samen te werken en tijd aan de taken toe te wijzen om een project binnen de deadline te voltooien. Crossfunctionele teams kunnen hun eigen verschillende afdelingsdoelen hebben en beperkte tijd besteden aan crossfunctionele projecten, waardoor het moeilijk wordt om op schema te blijven.
Moeite met het halen van het geplande budget
Binnen het budget blijven is ook niet altijd gemakkelijk. Het kan moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat alle teamleden op de hoogte zijn van het budget en de huidige status ervan. Wanneer afdelingen hun eigen budgetten hebben om te beheren en te bewaken, is het moeilijk om ervoor te zorgen dat ook een cross-functioneel teambudget wordt gehaald.
Werk in vijf stappen samen met verschillende teams met Lifesize
Op zoek naar een waterdichte manier om met uw team te communiceren? Begin met het gratis gebruiken van Lifesize om te zien hoe het de samenwerking tussen teams en de bedrijfscultuur kan helpen verbeteren.
Hier volgen vijf stappen om Lifesize vandaag nog in uw bedrijf op te nemen:
1. Open een browser
Open uw browser naar keuze - Google Chrome, Safari of Microsoft Edge werken allemaal prima. Lifesize is compatibel met alle browseropties, waardoor u gemakkelijker contact kunt maken met uw teamleden.
2. Navigeer naar go.lifesize.com
Start een Levensgrote Go groepsvideoconferentiegesprek. Het is gratis en cloudgebaseerd, dus u hoeft geen software te downloaden - voer gewoon uw e-mailadres in en ga. Het is ook compatibel met de meeste apparaten.
3. Voeg deelnemers toe
Nu kunt u wie u maar wilt aan uw videogesprek toevoegen, of het nu gaat om leden van uw multifunctioneel team of mensen buiten uw organisatie. Nodig eenvoudig deelnemers uit via sms of e-mailadres om gewoon te klikken en deel te nemen aan het gesprek.
4. Begin gratis met bellen en begin met samenwerken!
Lifesize heeft veel geweldige ingebouwde tools die samenwerking tussen teams eenvoudig maken, inclusief end-to-end gecodeerde videogesprekken voor meer veiligheid, Outlook- en Slack-integratie, internationale inbelnummers. Samenwerken kan echt niet makkelijker.
5. Maak een bladwijzer voor Lifesize Go voor uw volgende oproepen
Maak een bladwijzer voor Lifesize in uw browser, zodat u de volgende keer dat u een videoconferentie start of eraan deelneemt, eenvoudig toegang hebt tot de link.
Conclusie
Cross-functionele teams die hun uiteenlopende vaardigheden, ervaringen en perspectieven vieren, werken goed samen, wat betekent dat ze kunnen genieten van de voordelen van meer momentum, frisse ideeën en het bereiken van doelen.
Ondanks de mogelijke uitdagingen die het werken in multifunctionele teams met zich mee kan brengen, zijn er veel manieren om de samenwerking te verbeteren. Lifesize is een gebruiksvriendelijk cloudgebaseerd platform waarmee teams moeiteloos met elkaar kunnen communiceren, waar ze zich ook bevinden.
