Elk gedistribueerd team is uniek, maar ze hebben allemaal één ding gemeen: ze vertegenwoordigen de toekomst van het werk. Aangespoord door veranderende voorkeuren van werknemers en wervingstrends, omarmen bedrijven over de hele wereld nu dit nieuwe hybride werkmodel. Statistisch gezien heeft uw werkgever al een formeel "thuiswerk" of zal dit binnenkort invoeren beleid op het gebied van werken op afstand, verhoog het aantal aanwervingen in externe kantoren en ruimtes voor collega's, of begin met het ondersteunen van flexibele werkschema's. Alles bij elkaar vertegenwoordigen deze veranderingen een belangrijke evolutie van de manier waarop we werken en hoe we de werkplek definiëren.

Het concept van werken op afstand of telewerken is echter niet nieuw. Eind jaren tachtig en negentig, toen mensen pc's begonnen te bezitten en thuis toegang hadden tot internet, werd werken op afstand een levensvatbaar alternatief voor op kantoor zijn. Naarmate de persoonlijke computertechnologie verbeterde, de internetsnelheid hoger werd en Wi-Fi toegankelijker werd, realiseerden werknemers zich dat ze hun taken effectief buiten het kantoor konden uitvoeren - zolang hun werkgevers dit toestonden.

Meer recentelijk hebben verbeteringen in cloudgebaseerde productiviteitstools, videoconferenties en krachtige samenwerkingsapps de populariteit van gedistribueerd werk doen exploderen. In werkelijkheid, studies laten zien dat werken op afstand tegen 2025 het traditionele vaste kantoorwerk evenaart of overtreft. Het fenomeen werken op afstand wordt aangedreven door verschillende trends:

  1. De globalisering van het bedrijfsleven maakt gedistribueerd werken noodzakelijk. Dat meldt de Universiteit van Londen, zijn internationale zakenreizen tussen 25 en 2013 met 2018% toegenomen. Om beter tegemoet te komen aan de wereldwijde zakelijke behoeften, investeren bedrijven in nieuwe communicatiemethoden om de interne samenwerking te versterken en de klantervaring te verbeteren. Bedrijfscultuur en samenwerking zijn buiten de grenzen van een fysieke locatie gekomen en vinden nu virtueel plaats via digitale communicatietools zoals chat-apps en face-to-face videoconferenties.
  2. Bedrijven maken gebruik van gedistribueerde teams om tekorten aan talent aan te pakken. By ondersteuning van regelingen voor werken op afstand, kunnen bedrijven nu het absoluut beste talent aannemen voor een bepaalde functie, ongeacht hun fysieke locatie.
  3. Jongere werknemers verwachten van werkgevers dat zij veranderende werkvoorkeuren ondersteunen. Er is veel geschreven over de impact van millennials en Gen Z-werknemers die het personeelsbestand betreden. Uit onderzoek blijkt consequent dat jongere werknemers het liefst werken waar ze zich het meest comfortabel en productief voelen. Als gevolg hiervan ontwikkelen werkgevers een beleid voor werken op afstand om verschillende samenwerkingsmethoden mogelijk te maken.

Dame die aan uw bureau zit tijdens een telefonische vergadering met twee collega's

Wat is gedistribueerd werk?

Gedistribueerd werk verwijst in grote lijnen naar werk dat wordt gedaan door werknemers binnen dezelfde organisatie die gescheiden zijn door hun geografische locaties. Dit kan een hybride zijn van werknemers die in een traditionele kantooromgeving werken, maar ook werknemers die in een traditionele kantooromgeving werken van thuis uit te werken, ruimtes voor collega's, openbare ruimtes of externe kantoren en mobiele werknemers die onderweg werken. Technologische vooruitgang en veranderingen in de wereldeconomie vergroten de geografische spreiding van werk over alle sectoren.

De factoren die werk "gedistribueerd" maken

Het gedistribueerde personeelsbestand van elk bedrijf ziet er anders uit, maar de meeste gedistribueerde teams bevatten een, alle of een combinatie van de volgende factoren:

Meer dan één kantoorlocatie

Veel bedrijven hebben meer dan één fysieke kantoorlocatie. Dit geeft een bedrijf het voordeel van een grotere pool van talent en lokale aanwezigheid op meerdere locaties. Door werknemers in dienst te nemen die de moedertaal en lokale gewoonten kennen, kunnen bedrijven sterkere relaties en vertrouwen opbouwen binnen specifieke geografische regio's. Bovendien profiteren bedrijven die wereldwijd actief zijn van het feit dat werknemers in verschillende tijdzones werken om internationale klanten op een hoger niveau te ondersteunen.

Medewerkers die vanuit huis werken

wereldwijd 70% van de mensen minimaal één keer per week thuiswerken. Een groeiend percentage van die werknemers werkt permanent vanuit huis. Dit is voordelig voor zowel werkgevers als werknemers. Medewerkers die volledig op afstand werken, besparen organisaties gemiddeld $ 22,000 per jaar per werknemer aangezien het bedrijf de werknemer niet hoeft te voorzien van kantoorvastgoed, elektriciteit, voeding, enz. Voor werknemers betekent thuiswerken dat ze een flexibel werkschema hebben zonder tijdverlies door woon-werkverkeer en om een ​​comfortabele en ideale werkomgeving.

Werknemers die werken vanuit collega-ruimtes of openbare ruimtes

Thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd. Sommige thuiswerkers houden van het idee om regelmatig vanuit een plaatselijke coffeeshop of een rustige ruimte zoals een bibliotheek te werken. Andere werknemers vinden het misschien moeilijk om zich aan een vast werkschema te houden of om gefocust te blijven de vele afleidingen thuis of in de openbare ruimte. Voor externe werknemers die ver van een van de hoofdkantoren van hun bedrijf wonen en het idee om thuis of in een openbare ruimte te werken niet prettig vinden, is een ruimte voor collega's een geweldige optie. Hierdoor kunnen werknemers lokaal pendelen naar een gedeelde, gehuurde kantoorruimte die vaak een meer gestructureerde en productieve werkomgeving biedt. Bovendien kunnen sommige bedrijven die meerdere externe werknemers op een specifieke geografische locatie hebben, het kostenefficiënter en productiever vinden om die werknemers vanuit dezelfde gedeelde kantoorruimte te laten werken.

Mobiele medewerkers die onderweg werken

Mobiele werknemers zijn degenen die onderweg werken, weg van het hoofdkantoor en hun huis. Het hebben van mobiele medewerkers ziet er niet voor elk bedrijf hetzelfde uit, maar mobiel personeel is meestal een groep mensen die toegewijd zijn aan het werken 'in het veld', weg van een traditionele kantooromgeving. Reizende verkopers, buitendienstmedewerkers, serviceteams, bezorgers, onderhoudstechnici, luchtvaartmedewerkers en eventmanagers zijn allemaal voorbeelden van functies binnen de mobiele beroepsbevolking.

Hoe gedistribueerd werk verschilt van "thuiswerken"

Gedistribueerd werk verwijst naar bedrijven die een of meer werknemers hebben die op verschillende fysieke locaties werken. Dit gemengde werkmodel kan bestaan ​​uit teams op locatie op een of meer kantoorlocaties, maar ook uit externe werknemers die vanuit huis, collega-ruimtes of openbare ruimtes of onderweg werken. Medewerkers die vanuit een thuiskantoor werken, zijn slechts een deel van een geografisch verspreid team.

Enterprise Remote Working-statistieken

90% van de werknemers die de voordelen van werken op locatie hebben ervaren, zijn van plan om de rest van hun loopbaan op afstand te werken

Meer dan 82% van millennials die op afstand werken, melden daardoor een groter gevoel van loyaliteit aan hun werkgevers

91% van de externe werknemers zeggen dat ze een betere work-life balance hebben

80% van de werknemers beschouw telewerken als een bijbaantje

70% van de wereldwijde beroepsbevolking werkt minstens één keer per week op afstand

74% van de respondenten denk dat flexibel werken het “nieuwe normaal” is geworden

Er is een 173% meer werken op afstand sinds 2005

Het typische bedrijf bespaart $ 11,000 per persoon, per jaar, door werknemers 50% van de tijd op afstand te laten werken

Externe werknemers 2.2x meer kans hebben om een ​​salaris van $100/jaar of meer te verdienen

door 2025 werken op afstand zal vaste kantoorlocaties evenaren of overtreffen

82% van de telewerkers minder stress hebben wanneer u buiten kantoor werkt

16% van de bedrijven wereldwijd uitsluitend externe werknemers inhuren

65% van de werknemers die op afstand werken, doen dat omdat er minder afleiding is

Een op de drie werknemers zou van baan wisselen om op afstand te werken

Externe werknemers bespaar tot $ 7,000 per jaar

Afstandswerk zou de uitstoot van broeikasgassen met 54 miljoen ton per jaar kunnen verminderen

84% van de telewerkers Thuiswerken

Beheerders op afstand hebben 20.9% meer directe ondergeschikten dan on-site managers

Volledig afgelegen bedrijven hebben 4x zoveel vrouwelijke CEO's in vergelijking met niet-afgelegen bedrijven

98% van de externe werknemers gelukkiger zijn door thuis te werken

72% van werkgevers zeggen dat telewerken een grote impact heeft op het behoud van werknemers

57% van de werknemers zeggen dat werken op afstand hun stress vermindert

Veelvoorkomende uitdagingen voor bedrijven met een verspreid personeelsbestand (en hoe deze op te lossen)

Communicatieve uitdagingen

Effectieve communicatie is de hoeksteen van elk functionerend team en is vooral cruciaal voor bedrijven met een verspreid personeelsbestand. Apps voor instant messaging, chat en videoconferenties maken communiceren, samenwerken en probleemoplossing met uw gedistribueerde team eenvoudiger dan ooit tevoren. Naast reguliere teamvideoconferenties zijn één-op-één-bijeenkomsten net zo belangrijk. Dit geeft leden van uw team de mogelijkheid om een ​​probleem, idee of gedachte te delen in een besloten en vertrouwelijke omgeving. De face-to-face interactie in realtime voegt een menselijk element toe aan het gesprek en helpt u te begrijpen wat uw teamleden proberen te communiceren.

Taal- en culturele barrières

Een wereldwijd divers personeelsbestand met verschillende achtergronden, talen en culturen kan een uitdaging zijn. Als onderdeel van een cross-culturele teambuilding oefening, laat elk lid van uw team inzichten en verhalen delen over hun moedertaal, cultuur en eten. U kunt teamleden ook laten leren begroetingen of korte zinnen te zeggen in de moedertaal van hun collega's. Dit zal helpen culturele misverstanden te verminderen, de waardering van verschillende culturen te bevorderen en de relaties tussen teamleden te versterken.

Conflicten plannen

Voor gedistribueerde teams die verspreid zijn over meerdere tijdzones, kan het lastig zijn om de vergadertijden te coördineren. Probeer vergadertijden te kiezen die tijdens ieders normale werkuren overdag vallen. Voor sommigen is dit misschien 's ochtends, terwijl het voor anderen de middag of vroege avond is. Een oplossing voor videoconferenties die wordt gesynchroniseerd met uw Google-, Apple- of Outlook-agenda, vermindert planningsconflicten. Voor teams die zich aan weerszijden van het halfrond bevinden, moet je creatief zijn. Neem de videoconferentievergadering op voor wie er niet bij kon zijn om de live meeting bij te wonen zodat ze de meeting op een later tijdstip alsnog kunnen terugkijken. Het verspreiden van vergaderagenda's en vergadernotities helpt collega's ook om op de hoogte te blijven wanneer ze niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn.

Prestaties volgen en meten

Bij het managen van een distributief personeelsbestand is het handig om een ​​kwantitatieve manier te hebben om de bijdragen van elk teamlid te evalueren. Door gebruik te maken van projectmanagement- en productiviteitssoftware zoals Asana, Monday.com en Projectmanager.com, kunt u eenvoudig de voortgang van projecten volgen en individuele prestaties meten. Deze tools bieden inzicht van onschatbare waarde voor u en helpen medewerkers bij het werk te blijven en actief bij te dragen aan de doelen van het team. Moderne tools voor videoconferenties bieden ook gedetailleerde gegevens over vergaderdeelname, gebruik en meer.

De voordelen van een gedistribueerd personeelsbestand

Toegang tot wereldwijd talent

Misschien wel het grootste voordeel van het hebben van een verspreid personeelsbestand is de mogelijkheid voor grote ondernemingen om het absoluut beste talent van over de hele wereld te vinden en in dienst te nemen. Dit betekent dat organisaties niet beperkt zijn tot het aannemen van alleen lokale kandidaten die op woon-werkafstand van hun kantoor wonen. Afstand en geografische grenzen doen er niet meer toe. In plaats daarvan hebben organisaties toegang tot een enorme pool van gekwalificeerde en bekwame werknemers uit alle delen van de wereld.

Stimuleer innovatie

Verspreide teams openen de deur voor talent met allerlei verschillende achtergronden, kennis en ervaringen, wat verschillende ideeën en denkwijzen met zich meebrengt. Door mensen in dienst te nemen die er niet uitzien, praten of denken zoals de rest van uw team, vermijdt u de kostbare valkuilen van conformiteit, die innovatief denken ontmoedigt. Sterker nog, een Onderzoek van McKinsey en Company ontdekte dat bedrijven met een hogere etnische en raciale diversiteit het beter deden dan de sector meende, met een toename van 35% in financiële prestaties.

Stimuleer de productiviteit van werknemers

Door uw teamleden een flexibel schema te geven en te laten werken waar ze zich het prettigst voelen, wordt de productiviteit gestimuleerd. A tweejarige studie door Stanford toonde aan dat de productiviteit een verbazingwekkende boost krijgt wanneer werknemers op afstand werken. Het blijkt dat thuiswerkers kortere pauzes nemen, minder ziekteverzuim hebben en minder vrij nemen. Sterker nog, thuiswerkers verzetten gemiddeld bijna een volledige dag extra werk per week in vergelijking met collega's die uitsluitend op kantoor werken.

Betere dekking

Het hebben van een gedistribueerd team verspreid over meerdere regio's en tijdzones geeft bedrijven een betere wereldwijde dekking. Externe kantoren en teamleden die op verschillende strategische locaties werken, stellen ondernemingen in staat om lokaal aanwezig te zijn in die regio - werknemers die de lokale taal, cultuur en gewoonten kennen. Dit is van onschatbare waarde voor een bedrijf dat op die locatie impact probeert te maken. Bovendien kunnen bedrijven, door mensen uit verschillende tijdzones in dienst te nemen, gemakkelijk 24 uur per dag wereldwijd diensten verlenen en kunnen teams XNUMX uur per dag aan projecten werken voor een snellere voltooiing.

Biedt betaalbaar personeelsbestand

Hoewel kostenbesparing niet de enige reden is om een ​​gedistribueerd personeelsbestand te hebben, is het wel een bijkomend voordeel. Voor bedrijven met hoofdkantoren in grote stedelijke gebieden kan het kostbaar zijn om uw fysieke kantoorruimte uit te breiden om uw groeiende personeelsbestand op te vangen. In plaats daarvan kunt u externe werknemers inhuren zonder extra huur van kantoorruimte, meubilair, elektriciteit, eten en drinken en andere uitgaven. Het openen van extra kleinere kantoren in goedkopere regio's of het huren van ruimte bij collega's kan extra kostenbesparingen opleveren. In bepaalde regio's van de wereld kun je ook talent van hoge kwaliteit vinden dat bereid is om voor een fractie van de kosten te werken als hun Noord-Amerikaanse collega's.

Coronavirus: gedistribueerd werk in het tijdperk van een pandemie

De pandemie van het coronavirus staat op het punt werkplekken en werkgewoonten over de hele wereld te verstoren, waardoor veel van de hierboven genoemde trends worden versneld (en de uitdagingen groter worden). Gedistribueerd werk zal de norm worden en meer werknemers zullen op afstand werken dan ooit tevoren. Als je nieuw bent in de wereld van werken op afstand en je je wilt oriënteren, dan ben je hier aan het juiste adres. Als reactie op een pandemie biedt Lifesize gratis, onbeperkte videoconferentieservice voor alle wereldwijde bedrijven gedurende zes maanden. Ons doel is om bedrijven zo goed mogelijk te ondersteunen in deze moeilijke tijd en de wereld draaiende te houden.

Conclusie

Deze blog maakt deel uit van een serie over gedistribueerd werk voor grote ondernemingen die we de komende maanden zullen delen. In de serie behandelen we een reeks onderwerpen die verband houden met gedistribueerd werk, zoals het inhuren van een gedistribueerd team, cultuur van werken op afstand, best practices voor het beheer van een gedistribueerd personeelsbestand, teamproductiviteit, gedistribueerde technische teamstapels en veilig werken op afstand. Volg zeker onze blog voor nuttige tips en best practices met betrekking tot het aannemen en managen van een productief en succesvol gedistribueerd personeelsbestand.