Vergaderingen zijn een krachtige tool die bedoeld is om de productiviteit en efficiëntie op het werk te verhogen, maar vaak doen ze precies het tegenovergestelde. We zitten allemaal vast in frustrerende vergaderingen die eeuwig lijken te duren zonder echt doel of doel. Gelukkig kunnen onproductieve vergaderingen worden voorkomen met een beetje planning, structuur en de juiste tools. Het herstructureren van de manier waarop u vergaderingen leidt, heeft niet alleen een grote impact op de tijd die tijdens de vergadering wordt besteed, maar ook op de uitvoerbare plannen en doelen die na de vergadering worden bereikt. Profiteer van deze acht stappen voor vergaderbeheer en uw vergaderingen en uw team zullen effectiever en productiever zijn.
De ergste nachtmerrie van iedereen = disfunctionele vergaderingen
De beste manier om de productiviteit tijdens je werkdag te doden, is door een disfunctionele vergadering bij te wonen die maar door blijft gaan en je je afvraagt: waarom ben ik hier?
Na een aantal jaren te hebben bijgedragen aan mijn 401(k), woonde ik een door het bedrijf gesponsorde 401(k) financiële planningsbijeenkomst bij over het doen van slimme financiële investeringen. Leergierig zat ik op de eerste rij, klaar om aantekeningen te maken. Aan het begin van de bijeenkomst stelden verschillende mensen de spreker zeer rudimentaire vragen over het doel van een 401(k) en het opzetten van een account. Ik bleef bijna twee uur hangen om te beseffen dat we nooit voorbij de basis zouden komen. De hele bijeenkomst werd gedomineerd door vragen van een paar mensen die nieuw waren op het gebied van financiële planning. Met een beetje planning en structuur had deze bijeenkomst voor iedereen nuttig kunnen zijn.
Think Wolf Management Adviseurs, wordt de helft van alle vergadertijd verspild, waarbij 73 procent van de professionals toegeeft niet-gerelateerd werk te doen en 39 procent zelfs in slaap valt tijdens vergaderingen. Denk eens na over de werkelijke kosten voor uw bedrijf in verband met onproductieve vergaderingen. Na verloop van tijd wordt de hoeveelheid verspild geld astronomisch.
In 8 stappen een effectieve vergadering leiden
Effectieve vergaderingen moeten bij het onderwerp blijven en verlopen meestal volgens een schema of lijst. Met andere woorden, effectieve vergaderingen die resultaat opleveren een agenda nodig hebben en structuur. Het hebben van een duidelijk gedefinieerd doel, een boeiende en gerichte dialoog en vervolginstructies zorgen ervoor dat elke vergadering soepel en effectief verloopt, waardoor u en uw teamleden tijd en geld besparen.
1. Definieer een duidelijk doel
Een maken effectieve vergaderagenda en het van tevoren verzenden helpt de toon en focus voor de vergadering te bepalen. Het hebben van een vaste agenda waar je je strikt aan houdt, kan organische gesprekken in de weg staan, maar duidelijke begin- en eindtijden met geschetste doelen en onderwerpen voor belangrijke delen van de vergadering kunnen helpen om de vergadering vooruit en op punt te houden.
2. Betrek alleen de juiste mensen
Een belangrijk aspect van effectief vergaderen is ervoor zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn die actief kunnen bijdragen aan de vergadering. Probeer voor een echte game-wisselaar te denken aan deelnemers buiten uw directe team die mogelijk verschillende perspectieven en ervaringen naar de vergadering kunnen brengen. Zorg er daarnaast voor dat u een videoconferentie uitnodigingslink in de beschrijving van uw vergadering, zodat werknemers op afstand eenvoudig kunnen deelnemen aan het gesprek en face-to-face kunnen deelnemen.
3. Betrek deelnemers
Zorg ervoor dat iedereen in de ruimte alert is en bijdraagt aan de doelstellingen van de vergadering door de vergadering vrolijk en betrokken te houden. Door de aanwezigen in paren of kleine groepen te verdelen met taken om samen aan te werken, zorgt u ervoor dat iedereen actief betrokken is bij de vergadering. U kunt uw vergaderingen ook stimuleren met vriendschappelijke competitie tussen de groepen. Zorg ervoor dat medewerkers op afstand zich net zo betrokken voelen als de mensen die de vergadering persoonlijk bijwonen. Lifesize maakt het gemakkelijk voor deelnemers op afstand deelnemen aan de vergadering en hun schermen delen. De face-to-face interactie houdt ze ook gefocust en betrokken tijdens het gesprek.
4. Creëer een veilige ontmoetingsruimte
Om verschillende perspectieven en inzichten te krijgen, zou iedereen in de vergadering moeten deelnemen, maar vaak worden vergaderingen gedomineerd door slechts een paar uitgesproken mensen. Soms komen de beste ideeën van de stille werknemer die niet zo goed is in het spreken in grote groepen, vooral als er grotere persoonlijkheden in de kamer zijn. Stimuleer een omgeving die ieders feedback en meningen verwelkomt door de deelname in evenwicht te brengen. Geef elke persoon de gelegenheid om tijdens de vergadering te spreken door regelmatig om input te vragen en vragen uit te nodigen.
5. Houd het gesprek gericht
Een team verliest momentum wanneer mensen meerdere conversatiesporen inslaan die van koers raken. Dit is nog een reden waarom een agenda belangrijk is. Als er een onderwerp aan de orde komt dat niet op de agenda staat, vraag de deelnemer dan om het onderwerp te bewaren voor het einde van de vergadering als er tijd is, of om dat onderwerp in een andere vergadering te behandelen. Overweeg een vergaderingsmoderator in te schakelen die u vriendelijk herinnert aan het onderwerp dat wordt besproken wanneer de vergadering van het goede spoor begint te raken.
6. Sta open voor feedback
Moedig deelnemers aan om manieren te vinden om uw vergaderingen effectiever te maken. Laat ze van tevoren weten dat u om feedback gaat vragen, zodat ze hun mening kunnen verzamelen en nuttige suggesties kunnen doen. Houd de feedback kort, eenvoudig en positief. In plaats van te vragen "Wat ging er mis?" vragen: "Hoe kunnen we verbeteren?" Hierdoor blijft de focus van de groep gericht op het verbeteren van de vergaderingen in plaats van op gebreken te wijzen. Vraag de aanwezigen tot slot om specifieke voorbeelden te geven van hoe zij denken dat de vergadering productiever kan zijn.
7. Geef een overzicht van de volgende stappen
Het komt vrij vaak voor dat mensen uit dezelfde vergadering komen met totaal verschillende interpretaties van wat er is besproken. Om verwarring te voorkomen, vat de vergadering kort samen, herinner iedereen aan het grote doel en zorg ervoor dat iedereen weet wat hun volgende actiepunt is voordat de vergadering voorbij is. Na de vergadering, stuur uit notulen, gegeven verantwoordelijkheden en deadlines om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
8. Neem vergaderingen op en deel ze
Met drukke schema's, persoonlijke vrije tijd en tegenstrijdige gebeurtenissen is het niet voor elke werknemer mogelijk om elke vergadering bij te wonen waarvoor ze zijn uitgenodigd. Managers delen vaak de documenten of presentaties die tijdens een vergadering zijn beoordeeld, maar het presentatiemateriaal geeft slechts een klein deel weer van wat er echt tijdens de vergadering is gebeurd en laat het organische gesprek en de genomen beslissingen volledig buiten beschouwing. Levensgroot Opnemen en delen stelt u in staat deel te nemen aan het gesprek, zelfs als u niet aanwezig was bij de vergadering. Het geeft een lus weer aan degenen die niet aanwezig konden zijn bij de vergadering en dient als naslagwerk of opfriscursus voor degenen die wel aanwezig waren. Met Lifesize Record and Share krijgt u een robuuste videobibliotheek die u direct kunt bekijken, ordenen, opslaan en delen, allemaal vanuit het gemak van uw browser.
8 tips voor effectief vergaderen
Het verbeteren van uw vergaderingen vereist geen volledige revisie van de vergaderprocedure. Er zijn eenvoudige manieren om vergaderingen te structureren om ze productief en zelfs plezierig te maken. Hier zijn acht eenvoudige stappen die u direct kunt implementeren om uw volgende vergadering te verbeteren.
- Wijs iemand aan die de notulen van vergaderingen maakt
- Houd laptops gesloten, tenzij u presenteert of aantekeningen maakt
- Houd mobiele telefoons buiten vergaderingen
- Ontmoet elkaar persoonlijk via een videoconferentiegesprek
- Stel een timer in
- Samenvatten en verantwoordelijkheid toewijzen
- Plan kortere vergaderingen
- Zorg voor snacks of leuke incentives voor het bijwonen van de vergadering
Hoe WP Engine Lifesize gebruikt voor effectieve vergaderingen
WP Engine, een WordPress digital experience platform, heeft zes kantoren verspreid over drie continenten. Aangezien een groot aantal managers en teamleden in verschillende kantoren werken, keken ze naar Lifesize om de geografische kloof te overbruggen. Door Lifesize in elk kantoor en op de laptop van elke werknemer te hebben, kunnen collega's direct met elkaar in contact komen en kunnen managers externe werknemers effectief beheren in één-op-één videogesprekken.
De face-to-face interactie helpt werknemers om boeiende gesprekken en persoonlijke contacten te hebben met managers en teamleden die duizenden kilometers ver weg zijn. WP Engine gebruikt Lifesize ook voor hun wekelijkse gemeenteraadsvergaderingen waar ze het hele bedrijf samenbrengen om ervoor te zorgen dat alle kantoren op dezelfde pagina staan en samenwerken als één eenheid.
"Door op Lifesize te kunnen springen, voelt het gewoon alsof we één team zijn, één kantoor dat naadloos samenwerkt."
— Sarah Jones, Sr. HR Business Partner bij WP Engine
Conclusie
Vergaderingen vullen een groot aantal uren in een werkweek, dus het is belangrijk dat u ze zo effectief en productief mogelijk maakt. Effectieve vergaderingen hebben een agenda, brengen de juiste mensen samen voor een specifiek doel en bieden een forum voor open discussie die tastbare resultaten oplevert. Zonder deze factoren kan een vergadering een verspilling van ieders tijd zijn (bekijk onze meme ontmoeten post om te zien wat we bedoelen). Beslissingen, taken en goede ideeën moeten na de vergadering worden gedeeld.
Sterker nog, met Lifesize kunt u de vergadering eenvoudig opnemen en delen om degenen die niet aanwezig waren op de hoogte te houden en biedt het een geweldige referentie voor degenen die dat wel deden. Met de juiste vergadertools, structuur en betrokkenheid van vergaderdeelnemers, heb je effectieve vergaderingen die processen versnellen en de teamgeest en productiviteit verhogen.
