De COVID-19-pandemie heeft onze werkomgeving en de manier waarop we met onze collega's omgaan fundamenteel veranderd. Maar de verschuiving in hoe en waar we werken biedt een kans om de werkplek opnieuw vorm te geven en opnieuw uit te vinden voor een post-COVID-19-realiteit. In plaats van "werk" te definiëren als een enkele kantoorlocatie, voorspellen experts dat een veel groter percentage van de werknemers hun taken zal kunnen uitvoeren vanaf elke plek waar ze verbinding kunnen maken met internet. Dankzij vooruitgang in cloudgebaseerde technologie en snel evoluerend beleid met betrekking tot werken op afstand, lijken deze voorspellingen nauwkeuriger dan ooit.
Een gedistribueerd personeelsbestand is echter alleen mogelijk als bedrijven hun werknemers de juiste tools, ondersteuning en strategie bieden. "Het is van cruciaal belang voor bedrijfsleiders om te begrijpen dat grootschalige verschuivingen de manier veranderen waarop mensen werken en hoe zaken worden gedaan", zegt Brian Kropp, vice-president van onderzoeksbureau Gartner. "HR-leiders die effectief reageren, kunnen ervoor zorgen dat hun organisatie zich onderscheidt van concurrenten." In deze blog bekijken we hoe het COVID-19-virus de werkplek heeft veranderd, wat we kunnen verwachten van toekomstige werkplekken na 2020 en welke tools je nodig hebt om je voor te bereiden op het werk van de toekomst.
Werkplekken vóór 2020
Terwijl 70% van de werknemers wereldwijd vóór de COVID-19-crisis minstens één keer per week op afstand werkte, bleven de meeste werkplekken geconcentreerd, met alleen 16% van de wereldwijde bedrijven waarin staat dat ze uitsluitend externe medewerkers hebben ingehuurd. Toen echter jongere werknemers het personeelsbestand betraden, begonnen grote en kleine bedrijven hun beleid voor werken op afstand te ontwikkelen om tegemoet te komen aan de verschuiving in werkvoorkeuren. Dat bleek uit een prepandemisch onderzoek 85% van millennials wilde flexibele werktijden en de mogelijkheid om overal te werken. Met millennials die nu de grootste werkende generatie vertegenwoordigen, is het geen verrassing dat van 2005 tot 2018, werken op afstand groeide met 173%. Terwijl veel organisaties gedistribueerd werk overwogen of begonnen over te stappen op een hybride werkmodel bestaande uit medewerkers op afstand en op kantoor, dwong de COVID-19-pandemie in het eerste kwartaal van 2020 bedrijven wereldwijd om onmiddellijk een volledig extern personeelsbestand te ondersteunen.
Hoe de werkplek begin 2020 veranderde
A Uitgevoerde studie in 2018 voorspelde dat werken op afstand tegen 2025 even groot of beter zou zijn dan vast kantoorwerk. Met de uitbraak van COVID-19 begin 2020 kwam de toekomst van werk veel sneller dan iemand had verwacht. Onderzoeksbureau Gallup heeft in april 2020 gegevens vrijgegeven waaruit dat blijkt 63% van de Amerikaanse werknemers thuis gewerkt vanwege zorgen over het coronavirus, en 91% van de teams in Azië-Pacific sinds de uitbraak thuiswerkregelingen ingevoerd.
Deze plotselinge verschuiving naar werken op afstand heeft geleid tot nieuwe en ingrijpende problemen voor zowel werkgevers als werknemers, aangezien het virus ertoe dwong dat organisaties prioriteit gaven aan veiligheid boven paraatheid. Onderzoek van de Society for Human Resource Management (SHRM) gevonden:
- 71% van de werkgevers had moeite om zich aan te passen aan werken op afstand.
- 65% van de werkgevers zei dat het een uitdaging was om het moreel en het welzijn van werknemers te behouden.
- Een derde had moeite met de bedrijfscultuur.
Hoewel dit een grimmig beeld schetst, een voorlopige studie van onderzoeksbureau Valoir ontdekte dat werken op afstand slechts een klein negatief effect had (1-3%) op de productiviteit tijdens COVID-19, ondanks aanzienlijke logistieke uitdagingen, waaronder kleine werkruimtes, ondermaatse thuiskantoorapparatuur en onvoldoende kinderopvang voor werkende ouders.
Wat we kunnen verwachten van toekomstige werkplekken
De werkplek van de toekomst zal er na 2020 heel anders uitzien dan daarvoor, al valt nog te bezien in hoeverre COVID-19-werkplekken zullen blijven bestaan nadat de dreiging van het virus is afgenomen. Hoewel er de afgelopen twee decennia een opwaartse trend is geweest in de richting van gedistribueerd werk, heeft COVID-19 deze trend drastisch versneld met meer werknemers die op afstand werken dan ooit tevoren. Met de aanhoudende onzekerheid rond de pandemie van het coronavirus weet niemand precies hoe toekomstige werkplekken eruit zullen zien. Toch gebaseerd op huidige trends, kunnen we verwachten dat werkplekken na 2020 meer geschikt zullen zijn voor gedistribueerd werk en externe werknemers. Hier zijn een paar manieren waarop toekomstige werkplekken er anders uit kunnen zien in de nieuwe wereld van werken.
1. Virtuele werkplekken
Banen waarvoor werknemers niet op locatie moeten werken, kunnen een grote wending krijgen in de richting van werken op afstand. Productie-, distributie-, gezondheidszorg- en servicegerelateerde industrieën nog steeds de meerderheid van hun werknemers nodig hebben om naar de werkplek te pendelen om het bedrijf te laten werken; banen buiten deze sectoren kunnen echter volledig op afstand gaan of een veel groter percentage van de werknemers die op afstand werken.
Wereldwijde werkplekanalyse, een onderzoeksbureau dat gespecialiseerd is in trends op het gebied van werken op afstand, voorspelt: “Hoe langer mensen thuis moeten werken, hoe groter de acceptatie die we zullen zien als het stof is neergedaald. Op basis van historische trends zijn we van mening dat degenen die vóór de pandemie op afstand werkten, hun frequentie zullen verhogen nadat ze weer naar hun kantooromgeving mogen. Voor degenen die voor de pandemie nieuw waren met werken op afstand, denken we dat de adoptie aanzienlijk zal toenemen. Onze beste schatting is dat we tegen eind 25 30-2021% van het personeelsbestand meerdere dagen per week thuis zullen zien werken.”
2. Verspreide kantoren
Nu meer werknemers op afstand werken, kunnen organisaties kleinere regionale hubs openen of externe werknemers toegang geven tot lokale coworking-ruimtes in plaats van dat de meerderheid van hun personeel naar één centraal kantoor moet pendelen. Vóór de pandemie waren coworking-ruimtes het snelst groeiende type kantoorruimte in commercieel vastgoed. Hoewel ze momenteel minder dan 5% van de markt vertegenwoordigen, zullen ze volgens 30 naar verwachting 2030% uitmaken vastgoedbedrijf JLL.
"Mensen zullen nog steeds samenkomen voor werk", zegt Brent Kapron, de ontwerpdirecteur van interieurs bij architectenbureau Perkins en Will's studio in New York. "Maar de hoeveelheid tijd die je in de buurt van anderen werkt en hoe je werkweek eruitziet, dat zie ik als de grootste culturele verschuiving in de toekomst."
3. Online vergaderen
Terwijl zakenreizen en woon-werkverkeer grotendeels stilvielen tijdens de pandemie, schoot het gebruik van videoconferenties omhoog. Het personeel op afstand kon via videogesprekken veilig en effectief face-to-face vergaderen en samenwerken met hun collega's, klanten en klanten. Terwijl bedrijven hun kosten blijven verlagen en hun budgetten in evenwicht houden, zijn veel experts van mening zakenreizen zoals wij die kennen behoren tot het verleden. "Er zijn een paar dingen, zoals zakenreizen, waarvan ik betwijfel of ze ooit terug zullen gaan", zegt Bill Gates, medeoprichter van Microsoft. "Het is gewoon een maatstaf voor noodzaak en risico." Aangezien videoconferenties het geaccepteerde alternatief zijn geworden voor persoonlijke ontmoetingen, zullen we in de toekomst waarschijnlijk een toename van virtuele vergaderingen zien. Het is een kosteneffectieve en efficiënte methode om zaken te doen en te communiceren met mensen over de hele wereld.
4. Het einde van open plattegronden
Open kantoorplattegronden werden in de jaren tachtig populair als een manier om de vastgoedkosten te verlagen, barrières tussen werknemers en managers te slechten en de teamsamenwerking te vergroten. Er is veel geschreven over de voor- en nadelen van een open kantoor. Maar als virussen zoals COVID-1980 meer gemeengoed worden, kan dit het einde betekenen van open plattegronden en een verschuiving naar meer privéwerkruimtes. Een recent gepubliceerd onderzoek van de Zuid-Koreaanse Centers for Disease Control laat zien hoe gemakkelijk een virus zich kan verspreiden in een open kantoor. Op een verdieping van een callcenter waar 216 medewerkers werkten, testten 94 mensen gedurende 16 dagen positief op het coronavirus.
ZDNet, een website over bedrijfstechnologie, voorspelt: “Open kantoren zullen niet helemaal verdwijnen, maar zullen aanzienlijk worden heroverwogen voor het nieuwe normaal op de werkplek. Door kostenbesparingen, veiligheid en voorkeuren van werknemers kunnen open kantoren uiteindelijk de helft van de werknemers bedienen die ze gewend waren.”
5. Werk vanaf elke plek
Volgens een recente studie van Cushman & Wakefield, een wereldwijd commercieel vastgoedbedrijf, zal 50% van het personeelsbestand waarschijnlijk werken in een "Total Workplace Ecosystem" - een balans vinden tussen werken op kantoor, thuis en op andere plaatsen. Van de respondenten van hun enquête vindt 73% dat hun bedrijf een flexibel werkbeleid moet omarmen.
"Werk overal" wordt de nieuwe mantra na COVID-19. Levensgrote CEO Craig Malloy legt uit: “Net nu organisaties zijn begonnen met thuiswerken als hun 'nieuwe normaal', zal er snel een 'next normal' aan de horizon opdoemen - een die terugkeer naar werk-van-overal-scenario's maakt mogelijk. Dit zal opnieuw de as van ons persoonlijke en professionele leven veranderen, aangezien kenniswerkers, van onderwijzers tot bankiers tot architecten, evenals eerstelijnswerkers in de gezondheidszorg, de detailhandel en contactcentra voor klantenondersteuning ernaar streven hoogwaardige diensten te leveren van locaties buiten traditionele fysieke instellingen.”
Blijf niet hangen in het verleden — Gebruik deze 5 tools om je voor te bereiden op de toekomstige werkplek
De laatste wereldwijde pandemie was de H1N1-virus in 2009. Hoewel er in die tijd veel moderne technologieën bestonden die mensen in staat stelden om virtueel te communiceren en samen te werken, stond cloudgebaseerde technologie nog in de kinderschoenen en werd nog niet algemeen aanvaard als de digitale weg vooruit voor de bedrijfsvoering. We spoelen een decennium vooruit en werken op afstand is gemakkelijker dan ooit tevoren dankzij de vooruitgang in dynamische, cloudgebaseerde technologieën. Alles, van videoconferenties tot webgebaseerde projectmanagementtools tot geavanceerde data-analyse en kunstmatige-intelligentietechnologie, is in de cloud ingebouwd om te profiteren van de realtime verwerkingskracht van data. Hier zijn vijf tools die via de cloud worden geleverd om je te helpen je voor te bereiden op de toekomst van werk.
1. Videoconferenties: levensgroot
Cloudgebaseerde videoconferenties zijn vooral handig voor organisaties die een hybride werkmodel bestaande uit medewerkers op afstand en op kantoor, aangezien u verbinding kunt maken met een videoconferentiegesprek vanuit vergaderruimten of overal waar u toegang heeft tot internet of een mobiel netwerk. De Levensgrote app geeft u een gemakkelijke manier om een videochat te starten, deel te nemen aan een vergadering of een videoconferentiegesprek te plannen, rechtstreeks vanaf uw pc, Mac, tablet of smartphone. Dit betekent dat externe teamleden die vanuit huis, coffeeshops, collega's en onderweg werken allemaal eenvoudig verbinding kunnen maken met een videogesprek en dezelfde gebruikerservaring hebben als hun collega's op kantoor.
2. Teamchat: Microsoft Teams
Microsoft Teams is een van de meest populaire berichten-apps en een uitzonderlijke tool voor permanente samenwerking en het delen van documenten binnen het Office 365®-platform. Werknemers kunnen vanaf elke laptop of smart device één-op-één of groepsberichten naar hun collega's sturen. Daarnaast zijn er een aantal apps van derden die naadloos integreren met Microsoft Teams. Levensgrote integraties met Microsoft Teams voegt de audio- en video-ervaring van levensgrote kwaliteit toe aan de Microsoft Teams-interface en breidt videoconferentiemogelijkheden uit naar partners, prospects en andere contacten buiten uw organisatie.
3. Projectmanagement: Asana
Asana is een populaire web- en mobiele applicatie die is ontworpen om gedistribueerde teams te helpen bij het organiseren, volgen en beheren van hun werk. Een van de beste dingen van Asana is de eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface. Het geeft u flexibiliteit over hoe uw projectbord eruitziet, u kunt eenvoudig takenlijsten verplaatsen en projectvervaldatums, toegewezen personen en voortgang markeren. Je hebt ook toegang tot een activiteitenfeed op je dashboard om te zien waar je team momenteel aan werkt. Asana maakt het mogelijk om met je hele team aan projecten te werken, ook als je niet fysiek bij elkaar bent.
4. IT-ondersteuning: Okta
Okta is een toegangsbeheerplatform dat de kritieke bronnen van een bedrijf beveiligt en werknemers een eenmalige aanmeldingsoplossing biedt. Met Okta kan IT de toegang van werknemers tot elke applicatie of apparaat beheren, ongeacht hun locatie. Het wordt geleverd met ingebouwde rapportage en kan diep worden geïntegreerd met cloud-, mobiele en lokale applicaties, directory's en identiteitsbeheersystemen.
5. Bestandsbeheer en delen: Google Docs
Als onderdeel van de G Suite-apps, Google Docs laat u documenten maken en eraan werken met mensen binnen en buiten uw organisatie en live bewerkingen bekijken terwijl anderen typen en communiceren via een ingebouwde chatfunctie. Aangezien de documenten zijn opgeslagen in Google Drive, hoeft u geen programma op uw computer te installeren om het te gebruiken, en kunt u toegang krijgen tot en onderteken de documenten overal waar je een internetverbinding hebt. In wezen kunnen werknemers van over de hele wereld tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken voor meer samenwerking en productiviteit.
Conclusie
De werkplek van de toekomst is niet langer een enkele locatie, maar een samenwerkingsomgeving verbeterd door technologie die werknemers in staat stelt te werken waar ze zich het prettigst en productiefst voelen. Dit betekent het ontwerpen van werkplekken rond flexibele werkregelingen waar werknemers van kantoor kunnen komen en gaan op basis van voorkeur en zoals projectwerk voorschrijft. Belangrijker is dat dit betekent investeren in tools die naadloos werken en samenwerken mogelijk maken ongeacht de locatie van uw medewerkers. De werkplek van de toekomst is flexibel, mobiel en connected.
