Nu 2020 vanwege de uitbraak van het coronavirus onofficieel het jaar van 'thuiswerken' wordt genoemd, dachten we dat het nuttig zou zijn om wat nuttige virtuele vergadering tips. Inmiddels heb je waarschijnlijk al minstens één videoconferentiegesprek gevoerd om contact te maken met je collega's, partners of klanten. Maar nu is het tijd om de kunst, de etiquette en het meesterlijke vak te leren om van die videogesprekken een succes te maken voor alle betrokkenen.
Wat is een videoconferentiegesprek?
Een videoconferentiegesprek is een online vergadering die live videofeeds van een videoconferentiesysteem combineert met een oplossing voor het delen van schermen om groepssamenwerking mogelijk te maken. Met videoconferentiegesprekken kunnen deelnemers aan vergaderingen op afstand zinvollere persoonlijke gesprekken voeren zonder dat ze afhankelijk zijn van reizen voor productieve persoonlijke vergaderingen.
Etiquette voor videoconferenties: de 10 dingen die u wel en niet moet doen
1. Wees voorbereid en op tijd voor de vergadering
Er is niets erger dan een videovergadering bij te wonen zonder contextaanwijzingen en de presentator te laat aan de vergadering te laten deelnemen omdat hij er niet klaar voor was. Maak een vergadering agenda stuur het van tevoren naar uw deelnemers en houd u eraan tijdens het gesprek. Het helpt niet alleen bij de productiviteit en efficiëntie, het zet ook de toon voor de vergadering en geeft anderen de tijd om hun vragen en bijdragen voor te bereiden.
2. Houd het beknopt
Staat u mij toe te verwijzen Occam's scheermes om deze regel te illustreren: "De eenvoudigste verklaring is meestal de juiste." Dat betekent dat je je videogesprekken kort en krachtig moet houden. Iedereen heeft tegenwoordig overvolle schema's en frivole gesprekken zijn niet alleen onproductief en tijdrovend, maar kunnen ook buitengewoon frustrerend zijn.
3. Gebruik beeldmateriaal om de interesse van deelnemers te vergroten
Beeldmateriaal is een geweldige manier om een vergadering interessant en fris te houden. Met Levensgroot aandeel, kunt u toepassingen, PowerPoint™-presentaties, videos, grafieken, grafieken en al het andere voor realtime samenwerking.
4. Neem de videoconferentie op voor afwezige collega's
Helaas kunnen tijdens de werkdag snelle projecten en last-minute deadlines onverwacht opduiken. Het is dus belangrijk om neem je videogesprek op zodat late of afwezige collega's later op hun gemak kunnen afstemmen om de informatie in te halen.
5. Zet jezelf op mute als je niet spreekt
Zelfs als je denkt dat je extreem stil bent terwijl iemand anders aan het woord is, zullen de meeste microfoons vage geluiden oppikken, zoals typen, hoesten, kauwen of tikken op je pen. Zodra u meerdere mensen in gesprek krijgt met niet-gedempte microfoons, kan het achtergrondgeluid zeer afleidend zijn. Uit beleefdheid jegens anderen moet je altijd je microfoon dempen als je niet spreekt.
6. Minimaliseer afleiding
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen gefocust is op de vergadering die voorhanden is en niet op andere afleidende taken. Zet tijdens de vergadering je smartphone op stil of uit het zicht. Als u uw scherm deelt met de andere deelnemers, probeer dan pop-upmeldingen uit te schakelen en te sluiten andere programma's zoals chat, agendameldingen en e-mail. Bedrijven die videoconferenties gebruiken rapporteer minder gevallen van multitasking in vergaderingen, wat resulteert in kortere vergadertijden.
7. Vergeet niet jezelf te zijn
We zijn ver voorbij videoconferenties die uitsluitend voor driemaandelijkse doeleinden worden gebruikt bestuursvergaderingen met uw directieteam — het is getransformeerd tot een dagelijkse manier van face-to-face communiceren. Net als sms'en, telefoneren of naar het bureau van je collega lopen en persoonlijk chatten, gaat het bij videoconferenties om wat er wordt besproken. Dus maak je geen zorgen als het gaat om op de camera komen - wees gewoon jezelf!
8. Houd vergaderingen op maat
Hoe meer mensen er in gesprek zijn, hoe verwarrender en afleidender dingen kunnen zijn. Minder mensen betekent meer samenwerking en meer participatie. Als u een bedrijfsbrede vergadering heeft, nodig dan natuurlijk iedereen uit om deel te nemen aan de livestream en deze op te nemen voor degenen die het live-evenement niet kunnen bijwonen.
9. Controleer uw instellingen nogmaals
Hoewel videobellen nu slechts één klik op de knop kost, kan het nooit kwaad om uw instellingen nogmaals te controleren en ervoor te zorgen dat uw audio en camera correct zijn geconfigureerd. Op die manier kun je, als je een externe monitor hebt met een ingebouwde camera, dienovereenkomstig aanpassen.
10. Wees beleefd
Omdat videosamenwerking net zoiets is als een persoonlijke interactie, is het belangrijk om dezelfde beleefdheid te gebruiken die u zou gebruiken als u zich in dezelfde ruimte zou bevinden. Dit omvat aandacht voor de spreker, het minimaliseren van multitasking en afzien van onderbreken. Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, kunnen goede manieren u ver brengen bij het opbouwen van zakelijke relaties.
Zes zaken waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een app voor videoconferenties
1. Bel betrouwbaarheid
Zorg ervoor dat uw serviceprovider voor videoconferenties is gebouwd op een betrouwbaar en veerkrachtig netwerk dat wereldwijd beschikbaar is om aan de unieke behoeften van uw bedrijf te voldoen.
2. Videokwaliteit
Neem geen genoegen met minder dan geweldig voor uw bedrijfskritische communicatie. Perfect afgestemde audio en 4K-video geven je het gevoel alsof je in dezelfde kamer bent, zelfs als je verbinding maakt op duizenden kilometers afstand.
3. Makkelijk te gebruiken
Kies een oplossing die kan worden geïntegreerd met uw bedrijfstelefoonboek om gemakkelijk contact te leggen met collega's, maar zorg er ook voor dat de oplossing gastgesprekken ondersteunt voor ontmoetingen met klanten en partners buiten uw organisatie.
4. Draadloos scherm delen
Verander uw videogesprek in een oogwenk in een samenwerkingssessie door uw scherm of presentatie te delen. Zo kun je naast face to face communiceren ook meewerken aan een document.
5. Klantenservice
Wie bel je als er iets kapot gaat? Een oplossing van bedrijfsklasse moet worden ondersteund door ondersteuning binnen zinvolle reactietijden. Kies een oplossing die u gedurende de hele levensduur van de service ondersteunt.
6. Breng je eigen apparaat mee (BYOD)
Ondersteuning voor pc of Mac, tablet en smartphone (Android of iOS) en browsergebaseerd bellen is essentieel. BYOD is er om te blijven - zoek voor de beste acceptatie een oplossing die kan worden geïntegreerd met alle apparaten die uw team graag gebruikt.
Waarom Lifesize gebruiken voor uw videoconferentiegesprek?
Gebruik hardware en software samen
Door onze vergaderruimtesystemen en cloudservice te integreren, bieden we elke persoon, elk apparaat en elke vergaderruimte geweldige videoconferenties.
Maak gebruik van een wereldwijd netwerk
Met datacenters in elke grote regio helpt onze wereldwijde aanwezigheid u om uw wereldwijde teams met elkaar te verbinden met een uptime-serviceniveauovereenkomst van 99.9% en een toonaangevende klanttevredenheidsscore.
Naadloze integratie met alle apps
Lifesize past in de workflow van uw bestaande tools om u de beste video-gebruikerservaring te bieden in de apps en vergaderruimten die u dagelijks gebruikt CX-analyses die ervoor zorgen dat uw klanten centraal staan in uw bedrijf. Conferentieruimtesystemen van derden, zoals Polycom en Cisco, en tools voor planning en samenwerking, zoals Microsoft® Teams, Microsoft® Skype voor Bedrijven, Microsoft® Outlook® en Google Agenda™ zijn naadloos geïntegreerd met Lifesize.
Maak veilig verbinding en communiceer met teamleden
Lifesize maakt gebruik van de beste datacenters in zijn soort met onafhankelijke beveiligings- en privacycertificeringen van derden om de veiligste en betrouwbaarste basis mogelijk te maken voor onze klanten.
Klaar om aan de slag te gaan met Lifesize?
Bij Lifesize is alles wat we doen ontworpen, gebouwd en ondersteund om de gebruikerservaring vanaf de eerste dag uitstekend en moeiteloos te maken. Na meer dan vijftien jaar ontwikkelen vergaderruimte systemen, draadloze presentatieapparaten voor vergaderruimtes, apps voor videoconferenties en wereldwijd cloudnetwerk dat alles samenbindt, nemen we geen genoegen met minder dan geweldig. Lifesize levert een ongeëvenaarde uniforme vergaderervaring waarop u erop kunt vertrouwen dat deze de eerste keer werkt, elke keer weer.
Als reactie op de COVID-19-pandemie biedt Lifesize gratis, onbeperkte videoconferentieservice voor alle wereldwijde bedrijven gedurende zes maanden. Ons doel is om bedrijven zo goed mogelijk te ondersteunen in deze moeilijke tijd en de wereld draaiende te houden.
Veelgestelde vragen over videoconferentiegesprekken
Hoe voer ik een video-conferentiegesprek?
Er zijn verschillende manieren om een videoconferentie te houden met de Lifesize-app. Met een directory-gebaseerde videobelservice is bellen net zo eenvoudig als klikken op een naam. Deze video laat zien hoe gemakkelijk het is om in contact te komen met uw contacten op Lifesize.
Hoe voer ik een groepsvideogesprek?
Een groepsvideogesprek voeren is eenvoudig. U kunt eenmalige of terugkerende vergaderingen plannen met Lifesize en uw favoriete agendaservice. Selecteer gewoon een vergaderruimte om in te vergaderen en stuur de gespreksgegevens naar de genodigden voor de vergadering. Ze kunnen deelnemen via de Lifesize-app, hun browser met de Lifesize-webapp of zelfs gewoon per telefoon. En alle opties zijn opgenomen in de hoofdtekst van uw uitnodiging voor een vergadering.
Hoe deel ik mijn scherm in een videoconferentiegesprek?
Als u deelneemt aan een video-conferentiegesprek vanuit de Lifesize-app op uw laptop of via de browsergebaseerde webapp, klikt u gewoon op het huidige pictogram om uw scherm te delen. Als u zich in een vergaderruimte bevindt, ons draadloze apparaat voor het delen van vergaderruimten, Lifesize Share™, maakt het gemakkelijk om uw scherm te delen, video's af te spelen of zelfs presentaties te bedienen vanaf uw telefoon zonder afhankelijk te zijn van dongles of speciale connectoren.
Hoe neem ik deel aan een video-conferentiegesprek vanaf mijn mobiele telefoon?
De mobiele app van Lifesize biedt gebruikers op afstand meer mogelijkheden om onderweg te vergaderen. Leer meer over functies zoals knijpen om te zoomen en alleen-luisteren in deze korte overzichtsvideo.
