Organisaties over de hele wereld hebben een verplicht thuiswerkbeleid ingevoerd voor hun hele personeelsbestand te midden van de verspreiding van Covid-19. Het is niet verrassend dat deze plotselinge verschuiving in waar en hoe we werken, samenwerken en communiceren voor veel werknemers een uitdaging is geweest.
Sommigen werken voor het eerst vanuit huis, wat betekent dat ze moeten uitzoeken hoe ze gefocust en productief kunnen blijven in een afleidende nieuwe werkomgeving. Zelfs werknemers met eerdere thuiswerkervaring worden geconfronteerd met nieuwe uitdagingen in het licht van de pandemie van het coronavirus. Met bevelen tot onderdak en schoolsluitingen jongleren miljoenen werkende ouders met de zorg voor hun kinderen terwijl ze ook samenwerken met hun echtgenoten, partners of belangrijke anderen.
Gelukkig zijn er manieren om met succes thuis te werken en te voorkomen dat je gek wordt in deze tijd van onzekerheid. Van het opzetten van een speciale werkruimte om effectief met uw collega's te communiceren en een consistente ochtendroutine te hebben, biedt deze blog handige tips om productief te blijven en resultaten te boeken terwijl u vanuit huis werkt.
12 tips om thuis productief te zijn
1. Creëer een thuiskantoor of speciale werkruimte
Een manier om uw werk en privéleven gescheiden te houden, is door een speciale werkruimte te creëren. Idealiter zou deze ruimte een vaste plek zijn om te werken in een aparte ruimte, zodat iedereen in je huishouden weet dat als de deur dicht is, je aan het werk bent. Als je geen ruimte hebt voor een thuiskantoor, probeer dan een rustige en semi-privé ruimte te vinden om een speciale werkplek in te richten. Dit is vooral belangrijk als u een huis of appartement deelt met een huisgenoot, partner of kinderen.
2. Bouw een opstelling waar je van houdt
Ben je dol op dubbele monitoren? Heb je een comfortabele stoel waar je lang op kunt zitten? Werk jij het beste in een ruimte met natuurlijk zonlicht? Bereid u voor op succes door een werkruimte te creëren waar u van houdt en die u helpt productief te zijn en uw dagelijkse routine te vergemakkelijken. Probeer indien mogelijk de opstelling op kantoor na te bootsen om u te helpen gefocust en in de juiste werkmindset te blijven. The Muse, een populair bedrijf voor professionele ontwikkeling en het zoeken naar werk, heeft onlangs een nuttig gepubliceerd gids voor het ontwerpen van een thuiskantoor waarin je echt wilt werken.
3. Stel grenzen voor mensen in je huis
Stel basisregels en grenzen op voor anderen die in uw huis wonen over wat ze wel en niet kunnen doen terwijl u werkt. Door een duidelijk onderscheid te maken tussen vrije tijd en werkuren, blijft uw productiviteit hoog en blijft u gefocust.
Dit is vooral belangrijk voor werkende ouders met kinderen thuis. Je herinnert je waarschijnlijk de video die in 2017 viraal ging van De kinderen van Robert Kelly onderbreken een interview hij deed met de BBC. Hoewel een bepaald aantal onderbrekingen door kinderen onvermijdelijk is, kunt u met minder afleidingen werken door duidelijke richtlijnen te geven over waar ze kunnen spelen, de tijden van de dag dat u beschikbaar bent om met hen om te gaan en specifieke perioden waarin u niet gestoord mag worden. Werkende ouders vinden het misschien ook handig om een eenvoudig rood "stop" en groen "go" bordje op hun bureau of kantoordeur te plaatsen om aan te geven of ze beschikbaar zijn of niet.
4. Zet meldingen stil
Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde smartphonegebruiker ontvangt 46 meldingen per dag en checkt 58 keer per dag hun telefoon of meer. Tenzij ze rechtstreeks verband houden met werk, hoeft u WhatsApp, iMessage, Facebook Messenger en andere berichtenplatforms voor sociale media niet af te vuren terwijl u aan het werk bent. Zet tijdens werkuren je telefoon op stil of uit het zicht om je alleen op je werk te concentreren.
5. Kom in een consistente routine
Een van de beste manieren om op een goede manier thuis te gaan werken en gezonde werkgewoonten te ontwikkelen, is door een routine aan te nemen en je eraan te houden. Net als bij het werken op een traditioneel kantoor, moet u regelmatige en consistente werktijden aanhouden. Stel een wekker in zodat je je niet verslapt en bepaal hoe laat je elke ochtend begint met werken, wanneer je gaat lunchen en wanneer je stopt met werken. In het begin kan het moeilijk zijn, maar na verloop van tijd zal uw dagelijkse thuiswerkroutine een gewoonte worden en u helpen om u overdag op uw werk te concentreren.
Populaire apps zoals Gewoonte en produktief zijn ook geweldige hulpmiddelen voor het bijhouden van doelen en het instellen van herinneringen totdat nieuwe gewoonten een tweede natuur worden.
6. Geef prioriteit aan uw werk
Wat moet er zo snel mogelijk gebeuren? Wat kan morgen wachten? Maak een lijst van alle taken die u moet uitvoeren en nummer de taken vervolgens in volgorde van belangrijkheid. De lijst helpt u gefocust en toegewijd te blijven aan het voltooien van dagelijkse taken. Maar zorg ervoor dat de lijst realistisch is in wat u daadwerkelijk op een bepaalde dag kunt bereiken. Gebruik de takenlijst als leidraad voor het maken van je dagelijkse tijdsblokken.
7. Gebruik tijdsblokkering
Tijd blokkeren is een eenvoudige manier om uw dag in stukken te verdelen voor verschillende soorten taken en activiteiten. Dit is geweldig voor het behouden van een gezonde balans tussen werk en privé, aangezien u duidelijk gedefinieerde begin- en eindtijden van uw werkdag zult hebben. U kunt tijden plannen om te sporten, pauzes te nemen, te lunchen en te socializen om te voorkomen dat u overweldigd raakt door uw werklast. Tijdblokkering is ook geweldig voor tijdbeheer en productiviteit tijdens uw werkdag. Door tijdsblokken te creëren om aan specifieke taken te werken, zoals het beantwoorden van e-mails, het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen en het werken aan projecten, kunt u gefocust blijven op het effectief voltooien van taken. Door bewust te zijn van hoe u uw werkdag doorbrengt, kunt u uw tijdsblokken voortdurend verfijnen om efficiëntere manieren te vinden om uw dagelijkse taken uit te voeren.
8. Neem pauzes
Het is belangrijk om neem overdag pauzes voor uw geestelijke gezondheid. In plaats van aan je bureau te zitten en YouTube-video's te bekijken of door feeds van sociale media te scrollen, verlaat je je werkruimte en breng je tijd door met je gezin, lees je iets dat niets met je werk te maken heeft of maak je een wandeling buiten. Misschien vindt u het ook nuttig om een speciale lunchpauze van 30 minuten of een heel uur te nemen om u te helpen midden op de dag weer op te laden.
9. Houd virtuele waterkoeler-chats
Een 2018 klanttevredenheid toonde aan dat 20% van de thuiswerkers het gevoel heeft dat eenzaamheid hun grootste worsteling is met werken op afstand. Veel traditionele kantoormedewerkers zijn gewend om informele 'waterkoeler'-gesprekken te voeren met hun collega's over niet-werkgerelateerde onderwerpen. Hierdoor kunnen medewerkers zich vestigen persoonlijke connecties en neem een pauze van de dagelijkse werkdruk. Dit lijkt misschien contraproductief, maar a studie van medewerkers van de Bank of America toonde aan dat de meest productieve werknemers tot hechte teams behoorden en regelmatig met hun collega's spraken. U kunt privékanalen maken in chattools zoals Slack en Microsoft Teams om losse, niet-werkgerelateerde gesprekken met collega's te voeren.
Als alternatief, om meer een menselijk element aan het gesprek toe te voegen, kun je contact maken met leden van je team en een paar spelen virtuele ijsbrekers in een virtuele pauzeruimte met Lifesize .The face-to-face interactie kan een snelle dosis lichtzinnigheid en gelach aan uw dag toevoegen.
10. Leer nee zeggen
Onderzoek laat zien dat hoe meer moeite je hebt met nee zeggen, hoe groter de kans is dat je stress ervaart, burn-out en zelfs depressie. Nee leren zeggen als je te veel op je bord hebt, is een krachtige manier om jezelf te beschermen tegen overweldiging. Dit geldt voor zowel je werk als je privéleven. Te veel taken tegelijk uitvoeren kan de kwaliteit van uw werk en productiviteit in de weg staan. Als u zeker weet dat u de extra werklast niet aan kunt, wees dan direct en duidelijk met de persoon die om uw hulp vraagt en vraag uw manager om duidelijkheid over de prioriteiten. Vergeet niet dat nee zeggen tegen een nieuwe verbintenis u de kans geeft om lopende projecten met succes uit te voeren en dat u voorkomt dat u bij uw collega's verkeerde verwachtingen wekt over hoeveel u in één keer kunt doen.
11. Kies elke dag een definitieve stoptijd
Je zou misschien aannemen dat thuiswerken je een betere balans tussen werk en privé geeft, maar bijna een derde van de thuiswerkers zeggen dat ze moeite hebben om een goed evenwicht te bereiken. Zonder een definitief tijdstip om elke avond te stoppen met werken, is het gemakkelijk om de scheidslijn tussen uw privéleven en uw werkleven te vervagen. Een deel van productief zijn terwijl je vanuit huis werkt, is dat je je niet gestrest voelt, dus stel elke dag een tijd vast om je laptop dicht te klappen en weg te lopen van je werk. U kunt zelfs een alarm instellen dat op een bepaald tijdstip afgaat om u eraan te herinneren dat het tijd is om uw werk op te slaan en de verbinding te verbreken tot de volgende werkdag.
12. Ga naar buiten
Maak ten slotte tijd vrij om naar buiten te gaan en regelmatig frisse lucht en zonlicht te krijgen. Het is gemakkelijk om je gevangen en gestrest te voelen als je de hele dag binnen werkt. Maak een wandeling, fiets, sport of doe iets om je bloed sneller te laten kloppen. Nodig anderen in uw huishouden uit om met u mee te doen. ONDERZOEK laat zien dat naar buiten gaan je geheugen kan verbeteren, depressies kan helpen bestrijden en je bloeddruk kan verlagen.
Vergeet de tools niet die u zullen helpen slagen
Betrouwbaar internetten
Zonder betrouwbaar internet is dat moeilijk van thuis uit te werken effectief. Zorg ervoor dat u voldoende bandbreedte heeft om deel te nemen aan videogesprekken en om tijdens de werkdag verbonden te blijven. Houd er rekening mee hoeveel apparaten tegelijkertijd toegang hebben tot internet. Heb je kinderen die verbonden zijn met wifi? Streamt uw smart-tv video? Gebruiken anderen in uw huishouden ook internet tijdens het thuiswerken? Als uw verbinding niet robuust is, stel dan basisregels op over wanneer anderen in uw huishouden online kunnen zijn of spreid uw videovergaderingen met andere werknemers in uw huishouden indien mogelijk.
Videoconferenties van hoge kwaliteit
Cloud-based videoconferentie is vooral handig voor werknemers die vanuit huis werken, omdat je eenvoudig verbinding kunt maken met een videogesprek vanaf elk smart device of laptop. De face-to-face interactie voegt een menselijk element toe aan het gesprek en stelt u in staat om op een dieper niveau contact te maken met uw klanten, partners en collega's.
Als reactie op de pandemie van het coronavirus biedt Lifesize gratis, onbeperkte videoconferentieservice voor alle wereldwijde bedrijven gedurende zes maanden. Ons doel is om bedrijven en werknemers zo goed mogelijk te ondersteunen in deze moeilijke tijd en de wereld draaiende te houden.
Op tekst gebaseerde chattools
Instant messaging-apps zoals Microsoft Teams en Slack zijn geweldig voor snelle, geïmproviseerde, op tekst gebaseerde gesprekken om u te helpen de hele werkdag verbonden te blijven met uw team. Naast teksten kun je ook GIF's en video's op de platforms verzenden, waardoor de berichten aantrekkelijker worden. Alle bestanden en chats worden gesynchroniseerd, gearchiveerd en doorzoekbaar, zodat je chats en documenten in de toekomst op al je apparaten kunt vinden. U kunt ook unieke kanalen creëren, zodat kleinere groepen collega's of afdelingen kunnen samenwerken aan specifieke taken en projecten.
Tools voor projectbeheer
Projectmanagementtools zoals Asana, Trello en Monday.com zijn ontworpen om u te helpen georganiseerd en op het goede spoor te blijven. Deze tools zijn vooral handig voor samenwerking aan projecten met veel bewegende delen en maken het gemakkelijk om te zien wanneer taken moeten worden uitgevoerd, wie aan elke taak is toegewezen en de algehele voortgang om ervoor te zorgen dat elk project correct en op tijd wordt voltooid.
Conclusie
Het is gemakkelijk om je werk te combineren met je privéleven als je vanuit huis werkt in de leeftijd van het Coronavirus. Om dit te ondervangen, probeert u een normale werkroutine aan te nemen, net zoals u elke dag naar kantoor gaat. Stel duidelijke start- en stoptijden en pauzes gedurende de dag in. Stel indien mogelijk een speciaal werkstation in dat een afspiegeling is van het werkstation dat u op kantoor heeft. Al deze stappen helpen je om in een werkmentaliteit te komen en je de hele dag gefocust te houden. Om te voorkomen dat je je eenzaam voelt en niet verbonden bent met je team, vooral in deze tijd van onzekerheid, kun je de hele dag door chat-apps en face-to-face videoconferenties gebruiken om losse en spontane gesprekken met je collega's te voeren.
