We weten allemaal hoe onvoorbereid zijn tijdens een vergadering eruitziet — je weet wel, die man die niet weet hoe hij de technologie in de vergaderruimte moet gebruiken om zijn presentatie te beginnen of gewoon niet weet wat er tijdens de vergadering gebeurt omdat hij dat niet deed' t doet zijn huiswerk vooraf.
Goed voorbereid zijn op uw videoconferentievergaderingen/evenementen bespaart u niet alleen verlegenheid tijdens het gesprek, maar maakt ook de virtuele gebeurtenis/vergaderen efficiënter en boeiender. En in een tijd waarin bijna alle bedrijven thuiswerken vanwege het Coronavirus, zullen je collega's je dankbaar zijn.
In deze gids laten we u zien hoe u zich op de juiste manier kunt voorbereiden op een virtuele vergadering, van het op orde krijgen van de technische basiszaken tot hoe u uw ideeën moet presenteren en hoe u actief kunt bijdragen aan het succes van de vergadering.
4 tips om u voor te bereiden op een virtuele vergadering
1. Haal de basis onder de knie
Het meest basale aspect van voorbereid zijn op een virtuele vergadering is weten hoe de gebruikte online vergadertechnologie moet worden gebruikt. Zorg er vóór de telefonische vergadering voor dat u weet hoe u verbinding kunt maken met de oproep en hoe u uw scherm kunt delen. Als het gesprek wordt gehost op een applicatie die je nog nooit eerder hebt gebruikt, neem dan even de tijd om de app te downloaden of de benodigde plug-ins te installeren. Hoewel sommige videoservices, zoals Lifesize, standaard in uw webbrowser worden uitgevoerd, kunnen voor andere extra installatiestappen nodig zijn.
Controleer vervolgens altijd uw audio- en video-instellingen. De meeste apps voor online vergaderingen hebben een instellingenfunctie waarmee u kunt controleren of uw camera en microfoon werken zoals verwacht en of uw favoriete audiobron is geselecteerd (hoofdtelefoon vs. luidsprekers). Tijdens dit proces kun je de framing van je video controleren en ervoor zorgen dat je dat hebt gedaan juiste verlichting om ervoor te zorgen dat zowel u als uw omgeving er professioneel uitzien. Als u tijdens de vergadering presenteert, zorg er dan voor dat u alle niet-gerelateerde tabbladen sluit en meldingen op uw laptop dempt.
2. Deel kennis voorafgaand aan de vergadering
Nu gaan we kijken naar de minder technische kant van de voorbereiding van virtuele vergaderingen. Hoeveel u zich voor uw vergadering moet voorbereiden, hangt af van hoeveel verantwoordelijkheid u tijdens de vergadering hebt, maar enkele overkoepelende principes kunnen de effectiviteit van de virtuele vergadering voor alle deelnemers drastisch verhogen. Ten eerste moet iedereen ruim voor aanvang van de telefonische vergadering op de hoogte zijn van de onderwerpen die worden besproken en de doelstellingen van de vergadering. Als je de virtuele vergadering leidt, zorg er dan voor dat je een vergadering agenda en stuur het naar je hele team voordat het gesprek begint. De agenda behandelt de belangrijkste gesprekspunten en definieert het resultaat van de vergadering, zodat iedereen geïnformeerd en voorbereid naar de virtuele vergadering kan komen.
Bij de vergaderagenda dienen ook begeleidende vergaderstukken te worden meegestuurd. Voor projectwerkgroepen kan het de moeite waard zijn om een gedeelde documentenmap op te zetten of een kanaal in te maken Microsoft Teams of Slack materialen te houden. Zorg ervoor dat, welke benadering u ook kiest voor delen, u dit veilig doet en, idealiter, volgens a nul vertrouwen veiligheidsstrategie.
Als u een deelnemer aan de vergadering bent en geen agenda hebt ontvangen voor aanvang van de telefonische vergadering, neem dan contact op met de organisator van de vergadering om te vragen welke onderwerpen en materiaal er tijdens de vergadering zullen worden besproken. Effectief virtuele presentaties en vergaderingen zijn afhankelijk van iedereen om het vergadermateriaal te lezen en zich van tevoren voor te bereiden. Zoals Nancy M. Settle-Murphy aangeeft in haar boek Effectieve virtuele teams leiden, is het niet voorbereiden van vergaderingen een ethische overtreding van uw team, want als anderen de tijd moeten nemen om u bij te praten, steelt u tijd van het team - en dat is een respectloze gewoonte.
3. Doe je huiswerk
Het voorlezen van het materiaal dat betrekking heeft op de vergadering is nog maar het begin. U moet ook de tijd nemen om na te denken over uw mening over de onderwerpen van de vergadering en vragen, opmerkingen en commentaren voor te bereiden. Je hoeft niet alle antwoorden te hebben. Soms hoef je alleen maar tot nadenken stemmende vragen te hebben en te kunnen uitleggen waarom het belangrijk is om die vragen te onderzoeken om echt op te vallen in een vergadering.
Probeer tijdens het onderzoeken van de vergaderonderwerpen nieuwe ideeën en realistische nieuwe strategieën te bedenken om de vergaderdoelen te bereiken. Maak indien nodig relevante visuals die uw opmerkingen en ideeën ondersteunen en die u tijdens de virtuele vergadering kunt delen.
Als het onderwerp van de vergadering veelomvattend is of als u er niet bekend mee bent, probeer u dan te concentreren op één belangrijke bijdrage die u tijdens de vergadering kunt leveren en zorg ervoor dat uw opmerking telt. Je hoeft niet veel te zeggen om opgemerkt te worden. Wees in plaats daarvan het teamlid dat waardevolle feiten, ideeën en oplossingen voor een specifiek onderwerp aandraagt op een manier die gemakkelijk te begrijpen en te verteren is. Uw kans om te spreken tijdens de virtuele vergadering kan beperkt zijn, vooral als er grotere persoonlijkheden in het gesprek aanwezig zijn, dus bereid u voor om uw opmerkingen kort en nauwkeurig te houden.
Effectief presteren in een virtuele vergadering is een vaardigheid die moet worden geleerd, zoals de meeste dingen in het bedrijfsleven. Schrijf vóór de vergadering uw opmerkingen op en oefen ze hardop uit te spreken totdat u gemakkelijk over het onderwerp van de vergadering en uw strategieën en ideeën kunt praten. Vergeet niet, oefening baart kunst.
4. Ga verder
Als u begint met de voorbereidende stappen hierboven, zou u in een goede positie moeten verkeren om met vertrouwen te spreken en waardevolle bijdragen aan de vergadering te leveren. Luister tijdens de telefonische vergadering aandachtig, maak indien nodig aantekeningen en wees proactief in het delen van uw voorbereide opmerkingen wanneer de tijd daarvoor geschikt is. Hoewel u gezien en gehoord wilt worden, is het belangrijk om ook andere deelnemers aan de vergadering een bijdrage te laten leveren. Kom alleen tussenbeide als u weet dat u opmerkingen met toegevoegde waarde kunt maken over het specifieke onderwerp dat wordt besproken.
Alle ideeën en suggesties die tijdens de vergadering worden gepresenteerd, moeten worden uitgevoerd. Zelfs als dit niet jouw verantwoordelijkheid is, neem dan het initiatief om de volgende stappen en mogelijke behoeften op te schrijven om de projectdoelen te bereiken en naar je team te sturen. Bekijk ons gerelateerde bericht op Meeting Minutes voor meer tips en een sjabloon die u kunt gebruiken om actie-items en volgende stappen bij te houden. Door extra moeite te doen om na de vergadering op te volgen, laat u het management en uw team zien dat u plant en vooruit denkt.
Ten slotte moet u ook erkennen dat de vaardigheden die u (en uw team) leren door middel van virtuele vergaderingen, veel bredere toepassingen hebben. Zoals verschillende analisten hebben opgemerkt, is uniforme communicatie dat wel sleutel tot het verhogen van de operationele efficiëntie, en zo kunnen de principes die u toepast op uw virtuele vergaderingen ook worden ingezet om uw klantenbestand te vergroten.
Conclusie
Effectieve virtuele vergaderingen beginnen uiteindelijk met een goede voorbereiding. Als iedereen goed is voorbereid, kunnen deze bijeenkomsten een krachtig hulpmiddel zijn om met innovatieve ideeën te komen, doelen te bereiken en het bedrijf vooruit te helpen. Maar als iemand onvoorbereid naar de vergadering komt, zorg dan dat jij het niet bent.
