Een van de grootste trends die de huddle room-revolutie aandrijven, is de open kantoorplattegrond. Tegenwoordig kiezen veel bedrijven voor minder zelfstandige kantoren en meer gedeelde werkruimtes die de communicatie bevorderen en de productiviteit bevorderen. Volgens recente markttrends geïdentificeerd door Frost & Sullivan, wordt verwacht dat huddle rooms tegen 70 bijna 2022% van alle vergaderruimtes zullen vervangen.
Hier is een volledig overzicht van de voordelen van huddle rooms en technologische trends om u te helpen uw kantoren toekomstbestendig te maken met efficiënte en productieve huddle rooms.
Wat is een huddle room?
Een huddle room is een kleine vergaderruimte voor 3-6 personen die is uitgerust met audio-/videomogelijkheden die wordt gebruikt voor snelle teamvergaderingen (ook wel teamhuddles genoemd). Perfect voor zowel ongeplande werksessies als geplande vergaderingen, huddle rooms stellen teams in staat om discussies te voeren zonder een grotere ruimte te reserveren.
5 voordelen van huddle rooms
Bedrijven van elke omvang en uit elke branche, coworking-ruimtes en universiteiten zijn allemaal begonnen met het bouwen van deze flexibele kleine kamers als een manier voor kleine teams om effectiever samen te werken. Huddle rooms zijn over het algemeen niet duur om uit te rusten en hebben weinig fysieke ruimte nodig, en velen zouden beweren dat dit de meest productieve kamers in het gebouw zijn. Dit zijn de vijf belangrijkste voordelen van het inzetten van huddle rooms:
1. Reserveren is niet nodig
Veel organisaties kiezen ervoor om huddle rooms in te zetten zonder een reserveringssysteem. Op die manier kunnen teams elkaar ontmoeten voor een geïmproviseerde werksessie zonder dat ze hoeven te stoppen met waar ze mee bezig zijn en een geplande vergadering moeten maken.
2. Verander onderbenutte kleine kamers in efficiënte ruimtes
De meeste kleine vergaderruimtes worden onderbenut omdat ze de technologie missen die nodig is voor productieve vergaderingen. Om het probleem van onderbenutting te helpen oplossen, zijn aanbieders van videoconferenties begonnen met het ontwikkelen van videoconferentiesystemen die zijn geoptimaliseerd voor huddle rooms en kleine vergaderruimten, waardoor het voor organisaties gemakkelijk wordt om hun huddle rooms uit te rusten met alle voordelen van videoconferenties.
3. Bewaar grote vergaderruimten voor grote vergaderingen
Volgens recent onderzoek van analistenbureau Frost & Sullivan zijn 75% van alle vergaderingen in grote vergaderruimten tussen slechts drie of vier personen, waardoor de rest van die lege stoelen gewoon een verspilling van ruimte is. Huddle rooms hebben de perfecte afmetingen voor kleine teamsynchronisaties.
4. Ideaal voor externe teamleden
Huddle rooms bieden teams en externe werknemers de mogelijkheid om face-to-face contact te maken voor elke vergadering of snelle teamsynchronisatie gedurende de dag. En terwijl traditionele vergaderzalen geweldig zijn voor videoconferenties met grote groepen om iedereen in de ruimte vast te leggen, hebben huddle rooms de perfecte afmetingen om iedereen levensgroot aanwezig te laten zijn in de online vergadering. De regelmatige cadans van videobellen in huddle rooms kan ervoor zorgen dat externe teams zich minder afgelegen voelen.
5. Goedkoop in te stellen
Kleinere werkruimtes hebben kleinere budgetten en vereisen minder complexiteit, dus de technologie in de ruimte moet kosteneffectief en gebruiksvriendelijk zijn. DIY video huddle room kits en speciaal gebouwde huddle room oplossingen kunnen worden geïnstalleerd voor minder dan de prijs van een werknemerslaptop. En met een lang beheerde levenscyclus van zes tot acht jaar krijgt u jarenlang waarde.
Top 3 tips voor een productieve huddle
We publiceerden onlangs onze gids met tips en trucs voor het hosten van een succesvol videoconferentiegesprek, en hoewel alle tips kunnen leiden tot een succesvolle huddle room meeting, passen deze drie perfect bij het kleinere formaat en ad-hoc karakter van de huddle room:
1. Houd de vergadering op maat
De beperkte grootte van een huddle room is een geweldige analogie voor de grootte van een functioneel team om samen te werken en werk gedaan te krijgen. Hoe meer mensen zich bij de groep aansluiten, hoe meer afleidende dingen kunnen zijn. Gebruik grote vergaderruimten voor de eerste brainstormsessie, gebruik vervolgens huddle rooms voor breakout-sessies en ontmoet elkaar in de vergaderruimte om inhoud en bevindingen te delen.
2. Optimaliseer de huddle room voor video
De meeste huddle rooms zijn ontworpen met een enkel scherm aan de muur en een vergadertafel die tegen de muur is geschoven. Kleinere kamers, zoals huddle rooms, zouden voorrang moeten hebben op een groothoeklens om deelnemers aan de vergadering vast te leggen die dicht bij de camera zitten.
3. Vergeet niet jezelf te zijn
We zijn allang voorbij dat videoconferenties uitsluitend worden gebruikt voor driemaandelijkse bestuursvergaderingen met uw directieteam - het is getransformeerd tot een dagelijkse manier van face-to-face communiceren. Net als sms'en, telefoneren of naar het bureau van je collega lopen en persoonlijk chatten, gaat het bij videoconferenties om wat er wordt besproken. Dus maak je geen zorgen als het gaat om op de camera komen - wees gewoon jezelf!
Hoe richt je je huddle room in: 5 must-haves voor elke geweldige huddle-ruimte
Of je kantoor nu net begint met het uitbouwen van huddle room-oplossingen voor kleine teams of je bent op zoek naar een manier om je oude telefoonruimtes te optimaliseren met moderne samenwerkingstechnologie, deze vijf must-haves wil je in je ontwerp opnemen:
1. Meubilair
Volg uw bedrijfscultuur bij het bepalen van de stijlen voor uw huddle rooms - stijlen, meervoud, omdat veel bedrijven kiezen voor een unieke look voor elke ruimte. Door de beperkte vierkante meters van een huddle room kun je gedurfde keuzes maken zonder dat je het hele kantoor volledig hoeft te renoveren. De typische kamer biedt plaats aan vier tot vijf personen met duurzame werkbladen. Als huddle/ontwerp van een vergaderruimte en interieurdecoratie zijn niet jouw sterkste punt, zoek hulp bij een bureau of raadpleeg je favoriete zoekmachine voor ideeën. Hier zijn enkele trefwoorden om je op weg te helpen: modern kantoor, geweldige huddle room en creatief kantoor.
2. tonen
Oké, je kamer is uitgedost met gebeitste betonnen vloeren, een teruggewonnen schuurdeur, zichtbare leidingen, aluminium tafelbladen van vliegtuigkwaliteit en Herman Miller® stoelen - wat nu? Het is tijd om de technologie in te schakelen die van uw stijlvolle zitkamer een huddle room maakt die gebouwd is om te doen. Of je nu bent brainstorming concepten voor de nieuwste marketingvideo of het analyseren van gegevens in een verkooprapport, de beschikbaarheid van een display-naar-scherm-aandeel is van cruciaal belang voor deze ruimte. Teams zouden niet afhankelijk moeten zijn van het verzamelen rond een laptop om een presentatie of videoconferentie met een andere groep te bekijken.
De prijzen van beeldschermen zijn de afgelopen jaren dramatisch gedaald, dus ga zo groot als uw budget toelaat, maar vergeet niet dat het nog steeds een kleine ruimte is, dus het bereik van 42 tot 50 inch is waarschijnlijk voldoende. Bij het bepalen van een montagehoogte raden we aan dicht bij ooghoogte te blijven, vooral wanneer u kamers uitrust om met elkaar te verbinden met een oplossing voor videoconferenties in huddle rooms.
3. Whitebord
Of het nu gaat om traditioneel wit email, interactieve smart of gewoon een ruit, zorg ervoor dat je de mogelijkheid om ideeën en concepten in de huddle room op te schrijven niet over het hoofd ziet. Whiteboards kunnen fungeren als een parkeerplaats voor ideeën waar u nog niet klaar voor bent, u helpen uw prioriteiten te visualiseren en bieden een gemakkelijke methode om ideeën aan te passen wanneer u zich realiseert dat er een paar slechte waren in de zin "geen idee is een slecht idee". " brainstorm. Maak aan het einde van uw vergadering gewoon een paar foto's van uw werk, zodat u het niet opnieuw hoeft op te schrijven.
4. Sfeer
Akoestiek
Nu veel kantoren overstappen naar een meer open plattegrond concept, is het belangrijker dan ooit om aangewezen samenwerkingsruimten te hebben die vrij zijn van lawaai en afleiding. Geluidsisolatie voorkomt lekken van geluid in en uit de kamer, en een professionele microfoonopstelling kan de audiokwaliteit van een vergadering aanzienlijk verbeteren met native omgevingsruisonderdrukking en volledige ruimtedekking.
Verlichting
Natuurlijk licht wordt in verband gebracht met een betere gezondheid en meer betrokkenheid van werknemers. Het is een prachtige aanvulling op veel vergaderruimtes, maar in vergaderruimten met ramen moet u ervoor zorgen dat u licht regelt. Kamers die op het verkeerde moment van de dag in direct zonlicht staan, kunnen er op video flets uitzien, en een lichtbron direct achter een onderwerp kan een ruw silhouet creëren.
5. Videoconnectiviteit
Met videoconferenties kunnen teamleden overal aan de vergadering deelnemen. Dus als uw team telewerkers bevat, mensen op een andere campus of collega's die regelmatig reizen, a oplossing voor videoconferenties is een slimme investering om uw groepssamenwerking en verbinding te behouden. Wanneer u uw huddle room uitrust met videoconferenties, moet u op zoek gaan naar een oplossing die gemakkelijk te beheren en te gebruiken is, die voldoet aan uw veiligheids- en betrouwbaarheidseisen en bovenal uw teams helpt zich zo verbonden mogelijk te voelen. Lifesize Dash™-kits zijn huddle room-oplossingen die zijn ontworpen voor apparaatflexibiliteit, terwijl Levensgroot® Pictogram 300™ geeft je een beproefde alles-in-één oplossing met het delen van 4K full-motion content voor een eersteklas huddle room-ervaring.
Lifesize kan helpen behouden apparatuur voor videoconferenties beheersbaar voor elke huddle room, terwijl het tegelijkertijd heldere audio- en videotechnologie biedt en werknemers in staat stelt om samen te werken in een efficiënte omgeving.
Klaar om aan de slag te gaan met Lifesize huddle rooms?
Bij Lifesize is alles wat we doen ontworpen, gebouwd en ondersteund om de gebruikerservaring vanaf de eerste dag uitstekend en moeiteloos te maken. Na meer dan vijftien jaar ontwikkelen huddle room- en vergaderruimtesystemen, draadloze presentatieapparaten voor vergaderruimtes, apps voor videoconferenties en wereldwijd cloudnetwerk dat alles samenbindt, nemen we geen genoegen met minder dan geweldig. Lifesize levert een ongeëvenaarde uniforme vergaderervaring waarop u erop kunt vertrouwen dat deze de eerste keer werkt, elke keer weer. Plan een demo met een Lifesize videoconferentie-expert of stel uw gratis account in om een Lifesize huddle room-oplossing in actie te zien.
