Ik had onlangs het voorrecht om naar een afgelegen deel van Noord-Nebraska te reizen om de voorzitter van de Ponca Tribe of Nebraska voor een levensgrote casestudy. We ontmoetten elkaar voor het eerst tijdens een telefonische vergadering met alleen audio omdat de voorzitter tussen locaties reisde en geen verbinding kon maken via video. Tussen de vlekkerige verbinding en het niet kunnen zien van de non-verbale signalen, beëindigde ik het gesprek met het gevoel dat ik niet verbonden was - alsof we niet op dezelfde pagina zaten. Vergelijk dat eens met ons tweede videoconferentiegesprek waar we elkaar persoonlijk spraken, en het voelde alsof ik de voorzitter voor het eerst ontmoette. Door hem te kunnen zien, begreep ik beter wat hij probeerde te communiceren, en het begon een relatie tussen ons te bevorderen. Deze connectie maakte het persoonlijke interview persoonlijker en hielp me om het verhaal van de Ponca-stam van Nebraska op een betekenisvolle manier te vertellen.
Wat is face-to-face communicatie?
Face-to-face communicatie is het onderscheid tussen het kunnen zien van de andere partij of partijen in een gesprek. Het zorgt voor een betere uitwisseling van informatie omdat zowel de spreker als de luisteraar lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen kunnen zien en interpreteren. Face-to-face communicatie hoeft niet te worden gedaan door mensen in dezelfde fysieke ruimte; de voordelen kunnen ook worden bereikt via een videoconferentiegesprek of een meer informele videochat.
5 Voordelen van face-to-face communicatie via videoconferenties
Wanneer persoonlijk afspreken geen optie is, is videoconferencing een prima alternatief. Dankzij de face-to-face verbinding kunt u aanwezig en betrokken zijn bij de vergadering, ongeacht uw fysieke locatie.
1. Houd externe medewerkers op de hoogte
Het is gemakkelijk om je buitengesloten te voelen als je op afstand werkt, vooral als het grootste deel van je team samenwerkt in hetzelfde kantoor. Videoconferenties brengen externe medewerkers oog in oog met medewerkers op kantoor om wereldwijd samen te werken en ervoor te zorgen dat het hele team als één eenheid samenwerkt. Videoconferenties hebben ook het unieke vermogen om een menselijke verbinding tot stand te brengen bij elke interactie, zodat externe medewerkers zich verbonden voelen met de rest van hun team.
2. Verhoog de algehele productiviteit
Breng werknemers op afstand en op kantoor samen in dezelfde virtuele vergaderruimte, op hetzelfde tijdstip voor regelmatig geplande vergaderingen en snelle, geïmproviseerde vergaderingen voor betere communicatie. De face-to-face interactie helpt bij het creëren van een samenwerkingsomgeving die werknemers inspireert en stimuleert om deel te nemen aan vergaderingen en productiever te zijn.
3. Verminder reiskosten
Soms is het gewoon niet haalbaar om iedereen op één locatie te verzamelen. Het kan behoorlijk wat tijd kosten voor deelnemers om naar een vergadering te gaan, om nog maar te zwijgen van de kosten van reizen, eten en hotelovernachtingen. Videoconferencing is een effectieve manier om face-to-face te vergaderen en tegelijkertijd tijd en reiskosten te besparen.
4. Verbeter de communicatiebetrouwbaarheid
Videoconferenties bieden een snelle en veilige manier om face-to-face met uw hele team te communiceren. Veel bedrijven stappen zelfs over naar video-first-organisaties, wat betekent dat ze videoconferenties gebruiken als eerste communicatielijn en alleen terugvallen op audio of e-mail wanneer dat nodig is. De verbeterde betrouwbaarheid van videoconferenties zorgt ervoor dat uw volledige boodschap wordt gecommuniceerd zoals bedoeld en niet wordt overgelaten aan misverstanden of verkeerde interpretaties.
5. Verbeter de waarde en verminder overtolligheid
Bij het onderzoeken van de totale eigendomskosten (TCO) van een samenwerkingssuite, weten veel bedrijven niet hoeveel er wordt uitgegeven aan alle verschillende samenwerkingstools in een organisatie. Lifesize biedt een alles-in-één oplossing voor videoconferenties met video- en audioconferenties, scherm delen, chatten, het opnemen van vergaderingen, whiteboarding en livestreaming van evenementen ter ondersteuning van alle manieren waarop uw teams communiceren en verbinding maken.
Hoe face-to-face communicatie het bedrijfsleven verbetert
In het digitale tijdperk van smartphones, sociale media, sms-berichten, e-mails en instant messages is communiceren sneller en gemakkelijker dan ooit geworden, maar ondanks alle technologische vooruitgang kan niets de impact van face-to-face communicatie op de werkplek volledig vervangen .
Lees non-verbale signalen
Studies tonen aan dat zoveel als 93% van de communicatie is non-verbaal. Daarom is het zo belangrijk om de mensen met wie je spreekt te kunnen zien en hun reacties te interpreteren. Wanneer u een presentatie geeft tijdens een vergadering, kunt u het begrip en de interesse van een persoon in uw presentatie peilen door hun gezichtsuitdrukkingen, houding en gebaren te observeren. Als ze met hun pen spelen of op hun telefoon kijken, moet je misschien je stemgeluid aanpassen om hun aandacht te trekken. Evenzo, als collega's actief met hun hoofd knikken en glimlachen, is het duidelijk dat ze betrokken zijn en begrijpen wat u probeert te communiceren.
Productiviteit verbeteren
Miscommunicatie is een van de belangrijkste oorzaken van inefficiëntie op de werkvloer. Veel van deze problemen kunnen worden toegeschreven aan digitale communicatie en de verschillende manieren waarop deze kunnen worden geïnterpreteerd. Stel je voor dat je een ingewikkeld project probeert uit te leggen in een e-mail en vervolgens de hele dag bezig bent met het beantwoorden van vragen. In plaats daarvan kun je het hele project duidelijk uitleggen, feedback krijgen en alle vragen beantwoorden in één persoonlijk gesprek. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit, zodat deelnemers aan de vergadering alle instructies, feedback, vragen en antwoorden tegelijkertijd kunnen horen.
Vergroot de geloofwaardigheid
Vertrouwen komt niet voort uit sms-berichten of e-mails. Het is opgebouwd door persoonlijke contacten, het maken van oogcontact en het interpreteren van lichaamstaal. Dit geldt vooral als je iemand voor het eerst ontmoet. Face-to-face communicatie stelt de andere persoon in staat om te zien hoe uw acties overeenkomen met uw woorden en vergroot uw geloofwaardigheid.
Bouw relaties
Het is veel gemakkelijker om sterkere relaties van aangezicht tot aangezicht op te bouwen. Koud bellen aan de telefoon of via e-mail is niet erg persoonlijk. De beste manier om een prospect "op te warmen" en een relatie op te bouwen, is door met hem in contact te komen in een persoonlijk gesprek. Het zorgt voor een gevoel van vriendelijkheid dat op zijn beurt het succes van uw zakenrelaties vergroot.
Hoe WP Engine de face-to-face communicatie met Lifesize verbeterde.
WP Engine is het toonaangevende digitale ervaringsplatform van WordPress met meer dan 500 werknemers in de Verenigde Staten, Europa en Australië. Als bedrijf dat van hun cultuur een topprioriteit maakt, stonden ze voor de uitdaging om eenheid te brengen in teams verspreid over drie continenten in zes verschillende kantoren. Door Lifesize in vergaderruimtes in elk kantoor en op de laptop van elke werknemer te hebben, kunnen collega's direct met elkaar in contact komen en kunnen managers externe werknemers effectief beheren in één-op-één videogesprekken. Menselijke interactie helpt werknemers om boeiende gesprekken en persoonlijke contacten te hebben met managers en teamleden die duizenden kilometers ver weg zijn.
"Door op Lifesize te kunnen springen, voelt het gewoon alsof we één team zijn, één kantoor dat naadloos samenwerkt."
- Sarah Jones, Sr., HR Business Partner bij WP Engine
Conclusie
Het belang van face-to-face communicatie wordt vaak onderschat in organisaties omdat het moeilijk te meten is, maar de kracht ervan bij het vormgeven van de bedrijfscultuur, teambetrokkenheid en verkoopresultaten mag niet worden onderschat. Wanneer een persoonlijke ontmoeting geen optie is, kunt u met videoconferenties nog steeds aanwezig en betrokken zijn bij de vergadering, ongeacht uw fysieke locatie. Levensechte 4K-videokwaliteit van Lifesize geeft iedereen in de vergadering het gevoel dat ze zich in dezelfde ruimte bevinden. En door de face-to-face interactie kun je de andere persoon zien om hem echt te begrijpen en op een dieper niveau contact te maken.
