Laten we eerlijk zijn - we hebben allemaal een of twee keer in ons leven een vreselijke ontmoeting gehad. Ze komen eigenlijk veel vaker voor dan je zou denken. Volgens Doodle's 2019 State of Meetings-rapport, zullen de kosten van slecht georganiseerde vergaderingen in 2019 alleen al in de Verenigde Staten maar liefst 399 miljard dollar bedragen, wat een enorme rem zet op de effectiviteit van bedrijven. Een eenvoudige stap om de effectiviteit van uw vergadering te vergroten, is door altijd een vergaderagenda op te nemen. Hier is onze gids voor het ontwerpen van een geweldige vergaderagenda die u de volgende keer kunt gebruiken plan de vergaderruimte in of organiseer een virtuele teammeeting.
Wat is een virtuele vergaderagenda?
Een vergaderagenda is een chronologische lijst van onderwerpen, taken en activiteiten die tijdens een vergadering aan de orde komen of worden aangepakt. Met een virtuele vergaderagenda kunnen deelnemers een overzicht krijgen van wat er in de vergadering zal worden besproken, zodat ze zich van tevoren kunnen voorbereiden om de meest productieve en effectieve ontmoeting mogelijk.
Waarom zijn vergaderagenda's belangrijk?
Niemand wil in een slecht geplande team vergadering. Tijd is cruciaal voor iedereen in de kamer - en buiten de kamer - dus als je in een vergaderruimte moet zitten of een videogesprek moet voeren met een groep mensen die niet weten waarom ze daar überhaupt zijn, kan het een beetje vervelend worden frustrerend.
Door eenvoudig een schets te maken van hoe u uw tijd in deze vergadering wilt besteden en deze te delen met uw collega's, kunt u niet alleen verwarring wegnemen, maar ook de toon zetten voor de vergadering, onderwerpen definiëren die aan de orde moeten komen en deelnemers vergroten betrokkenheid omdat iedereen tijd heeft om informatie of onderzoeksonderwerpen van tevoren voor te bereiden.
5 redenen om een agenda te gebruiken tijdens virtuele vergaderingen
Een effectieve en doordachte vergaderagenda kan wonderen doen voor jou en je collega's. Hier zijn vijf redenen om een vergaderagenda te gebruiken:
1. Bespreek alle belangrijke gesprekspunten
Er is niets ergers dan naar een vergadering gaan en geen idee hebben waarom deze in de eerste plaats is belegd. Het mooie van vergaderagenda's is dat ze duidelijk de onderwerpen opsommen die in de gegeven vergadertijd worden besproken, zodat niemand totaal geen idee heeft.
2. Stuur uitnodigingen voor vergaderingen naar de juiste mensen
De deelnemers aan de vergadering worden met de hand geselecteerd en worden om een bepaalde reden uitgekozen om plaats te nemen in de zaal. Of u nu bent uitgekozen om te spreken over een bepaald onderwerp op de agenda of dat beslissingen die in deze vergadering worden genomen u rechtstreeks raken, het vooraf kunnen inzien van een agenda bevestigt uw plek aan tafel.
3. Definieer de uitkomsten
Elke bijeenkomst heeft een reden om samen te komen. Als u weet wat het doel van een vergadering is en wat de uitkomst kan zijn, is er minder kans om van het onderwerp van discussie af te wijken, waardoor het risico op een slechte vergadering wordt geëlimineerd.
4. Houd deelnemers gefocust
Agenda's geven deelnemers een overzicht om mee te volgen in de vergadering. Gesprekken zullen minder in de leegte afdwalen en minder overgaan in andere onderwerpen die niet op de lijst met discussieonderwerpen staan, waardoor de vergadering op schema blijft.
5. Elimineer excuses
Met agenda's die van tevoren worden verzonden, wordt elk excuus dat een deelnemer zou kunnen hebben om niet klaar te zijn om een onderwerp te bespreken, geëlimineerd. Agenda's houden collega's verantwoordelijk voor het voorbereiden en presenteren van hun beste zelf in de vergaderruimte.
9 tips voor het maken van uw virtuele vergaderagenda
Het maken van uw vergaderagenda hoeft niet moeilijk te zijn. Hier is een handvol tips voor het maken van een grondige agenda om het meeste uit uw vergadering te halen. U kunt deze tips gebruiken, of uw vergadering nu 30 minuten duurt of een driedaagse conferentie en of u nu vergadert met een groep van vier of 100 personen.
1. Stel de agenda van de vergadering vroeg op
Niemand heeft de stress nodig om minuten voor het gesprek een agenda samen te stellen — hoe later u een agenda verstuurt, hoe minder tijd mensen hebben om ernaar te kijken. Hoe eerder u aan de slag gaat met het opstellen van een vergaderagenda, hoe meer tijd u heeft om deze te redigeren en presentabel te maken voor uw collega's.
2. Vraag input van teamleden
Om betrokkenheid tijdens het videogesprek te garanderen, moet je ervoor zorgen dat de agenda onderwerpen bevat waarover ze willen praten. Vraag deelnemers aan de vergadering om te suggereren wat ze willen toevoegen, zodat iedereen van begin tot eind betrokken kan zijn en iedereen aan de beurt is om te spreken in de vergadering.
3. Geef prioriteit aan actiepunten die moeten worden aangepakt
Zodra u al uw onderwerpen op papier heeft, rangschikt u ze op belangrijkheid, zodat u aan het begin van de vergadering over het meest vlezige materiaal praat. Vergaderingen lopen vaak uit, dus u wilt niet in een situatie terechtkomen waarin u belangrijke onderwerpen naar de volgende vergadering moet doorschuiven.
4. Stel een redelijke termijn in
Vergaderingen van vijfenveertig minuten geven u die extra tijd om te praten over dingen die u misschien niet kunt doen in een synchronisatie van 30 minuten en lijken minder intens en intimiderend dan vergaderingen van een uur. Als u een Lifesize-gebruiker bent, kunt u veel leren over uw bedrijf gemiddelde vergadertijd in de Admin Console.
5. Houd 'brainstormsessies' buiten een tijdgevoelige vergadering
Open vergaderingen zoals brainstormsessies of whiteboardsessies hebben meestal geen tijdslimiet en kunnen spontaan worden vastgehouden. Probeer die onderwerpen te vermijden in vergaderingen die een strikte tijdsbeperking hebben in het belang van de tijd en schema's van alle anderen.
6. Stel vast of er een besluit moet worden genomen over een agendapunt
Benadruk kwesties die moeten worden opgelost of beslissingen die een stemming vereisen om duidelijk te maken dat aanwezigen zullen worden gevraagd om deel te nemen. Zorg ervoor dat u uw teamleden een redelijke hoeveelheid tijd geeft om hun keuzes te overwegen.
7. Gebruik de 2/3-regel
Wanneer u die vergaderagenda maakt en deelnemers begint samen te brengen, zorg er dan voor dat elke persoon in de vergadering betrokken is bij ten minste twee van de drie dingen die worden besproken. Op die manier hebben mensen niet het gevoel dat ze bij een vergadering zitten waar ze niet nodig zijn. Het bijhouden van vergaderminuten kan de volgende vergadering beter maken.
8. Houd u aan een schema
Het is moeilijk om te timen hoe lang elk agendaonderwerp zal worden behandeld, maar probeer genoeg tijd te nemen voor elk agendaonderwerp zonder van het goede spoor te raken. Wees flexibel, maar zorg er ook voor dat elk onderwerp effectief en grondig wordt besproken.
9. Stuur vooraf uw vergaderagenda
Hoe eerder u uw vergaderagenda kunt verzenden, hoe meer tijd u uw aanwezigen geeft om zich voor te bereiden. Zorg ervoor dat u de agenda van uw teamvergadering uiterlijk 24 uur voor de vergadering deelt — het zal dienen als een herinnering dat de vergadering zal plaatsvinden en geeft uw collega's de kans om last-minute updates te maken.
Sjabloon voor virtuele vergaderagenda [2020]
Deze sjabloon voor een agenda voor een conferentiegesprek is onderverdeeld in 5 secties: vergaderlogistiek, doelstelling, voorbereiding van vergaderingen, agenda en gerelateerde informatie. U kunt dit vergaderagenda-sjabloon voor elk type vergadering gebruiken. Vul eenvoudig het onderstaande sjabloon in:
Laten we afspreken!
Datum: [Voeg datum in]
Tijd: [Tijd invoegen]
Locatie: [Locatie invoegen]
Deelnemers: [Voeg deelnemers in]
Objectief
Ons doel is om te brainstormen over manieren om de productiviteit van onze vergaderingen te verhogen. Kom naar de bijeenkomst met een paar ideeën om te delen.
Vergadering voorbereiden
Lezen: Gids - Hoe u effectieve vergadernotulen maakt
Brengen: Voorbeelden van dingen die je in het verleden hebt geprobeerd en die werkten en/of dingen waarvan je van andere teams hebt gehoord
Agenda
Onze eisen - 10 minuten
Rond de tafel - 30 minuten
Demo van de Levensgrote app - 15 minuten
Stemmen - 5 minuten
Gerelateerde info
De gemiddelde persoon is gepland voor bijna 60 vergaderingen per maand
1 op de 3 minuten van elke werkdag besteed aan vergaderingen
Naar schatting gaat 25-50% van de vergadertijd verloren
Download ons sjabloon voor virtuele vergaderagenda's
We hebben een gratis sjabloon voor een virtuele vergaderagenda gemaakt die u kunt kopiëren en plakken in de hoofdtekst van uw volgende uitnodiging voor een vergadering. Vermeld de basisgegevens van de vergadering (datum, tijd, aanwezigen, locatie), het hoofddoel waarom de vergadering is bijeengeroepen en eventuele voorbereidingen die uw collega's nodig hebben voordat de vergadering begint. Voeg vergaderonderwerpen, sprekers, tijdslimieten en andere details toe die relevant kunnen zijn voor de betreffende vergadering.
Vervolgvragen na de vergadering om jezelf te stellen
Het is belangrijk om te evalueren hoe uw vergaderagenda de rest van uw team heeft beïnvloed nadat de vergadering is afgelopen. Door de tijd te nemen om na te denken over hoe dicht uw team bij de agenda is gebleven of niet, kunt u beginnen met het schetsen van de volgende.
Heb je genoeg tijd uitgetrokken?
Je kunt niet precies voorspellen hoeveel tijd je per onderwerp op je agenda moet uittrekken, en dat is oké! Soms over- of onderschat je hoeveel je collega's te zeggen hebben over elk onderwerp - zorg ervoor dat je degene die je hebt gemist opneemt voor je volgende vergadering.
Ben je bij het onderwerp gebleven?
Als jij en je collega's het moeilijk vonden om bij het onderwerp te blijven, zorg er dan voor dat je de volgende keer dat je elkaar ontmoet wat strenger bent. Onderwerpen zijn niet voor niets genoemd, en soms is er wat extra pit nodig om bij de agenda te blijven.
Heb je alles of het meeste bereikt van wat je nodig had?
Neem de onderwerpen waar u tijdens dit gesprek misschien niet op bent gekomen en zorg ervoor dat u deze op uw volgende agenda zet, en stuur misschien zelfs een e-mail na de vergadering naar de aanwezigen om te zeggen dat het gesprek over deze gemiste onderwerpen nog niet helemaal voorbij is.
Wat kun je veranderen voor de volgende keer?
Geen enkele agenda is perfect bij de eerste doorstart. Neem even de tijd en maak de bewerkingen die je nodig hebt voor de volgende keer dat je elkaar ontmoet - ze worden alleen maar beter!
Drie manieren om virtuele vergaderingen te verbeteren
Lifesize is gebouwd om teams op alle mogelijke manieren te laten communiceren. Met 15 jaar ervaring in het bouwen en ondersteunen van productieve vergaderingen, weten we wat u nodig heeft om te slagen.
Deel uw scherm
Geef uw gebruikers tools die de manier waarop u vergadert vereenvoudigen. Van het delen van applicaties, presentaties en bestanden tot het streamen van video en audio in de vergaderruimte, Levensgroot delen™ neemt de complexiteit weg van het meenemen van het juiste snoer of de juiste dongle naar de vergadering. Met draadloze connectiviteit voor vergaderruimtes kunt u uw vergaderagenda op het scherm delen en hoeft u zich niet meer bezig te houden met het doorgeven van snoeren en presentaties.
Zie alles in duidelijk detail
Voor detailgerichte en gedistribueerde teams is 4K-videotechnologie de game-changer die u nodig hebt om te slagen. Lifesize is de eerste en enige wereldwijde oplossing voor 4K-videoconferenties op de markt, met full-motion delen van 4K-inhoud en een vergaderervaring van ongeëvenaarde kwaliteit. Krachtige 20x zoom en rijke camera-optiek zorgen voor ongelooflijke beeldhelderheid en verbluffende vergaderervaringen.
Klaar om aan de slag te gaan met Lifesize?
Haal het meeste uit uw tijd door slimmer te vergaderen, proactief te zijn en voorafgaand aan uw vergadering grondige vergaderagenda's naar uw collega's te sturen. Ontdek Lifesize.
