We hebben onlangs een enquête gehouden onder Lifesize-gebruikers om meer te weten te komen over het verband tussen videoconferentie en productiviteit. Het is niet verrassend (althans voor ons) dat 98% van de respondenten het eens was met het gevoel dat verbeterde communicatie en samenwerking leiden tot verbeterde productiviteit. Statistieken wijzen uit dat door videoconferenties aan de vergadering toe te voegen, relaties werden gemarkeerd als verbeterd, de tijd die nodig was om projecten en taken te voltooien, daalde, reisafhankelijkheid vrijwel werd geëlimineerd en het communicatiebegrip tussen aanwezigen aanzienlijk beter was.
Al deze resultaten zorgen samen voor een hogere productiviteit — meer gedaan krijgen met betere kwaliteit en in minder tijd. Door hoeveel? Volgens onze respondenten verhoogt alleen al het toevoegen van video aan vergaderingen de productiviteit met wel 50%. Om de productiviteitsschalen van vergaderingen echt een fooi te geven, hebben we nog een paar vergadertips verzameld:
1. Plan intelligent
Of u nu een vergadering leidt of bijwoont, zorg ervoor dat u vooruit plant voordat u komt opdagen. Vergadering minuten zijn een geweldige manier om taken op schema en op schema te houden. A vergadering agenda geeft iedereen de tijd om zijn bijdragen voor te bereiden en houdt het gesprek op koers en relevant. Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van een agenda, bekijk dan onze
downloadbaar voorbeeld van een agendasjabloon.
2. Vergaderingen tellen op
Het is belangrijk om te onthouden dat vergaderingen ten koste gaan van ander werk. Twee uur blokkeren en 10 mensen uitnodigen voor uw vergadering kost bijna een volledige kalenderdag aan werkuren. Nodig alleen de mensen uit die bijdragen aan de discussie en een zinvolle bijdrage leveren aan de vergaderdoelen. Als de inhoud van de vergadering nuttig is voor een groter publiek, overweeg dan om deze op te nemen en de link te delen zodat mensen ze kunnen bekijken of beluisteren in hun vrije tijd.
3. Pas op voor de terugkerende vergadering
Weet je nog de werkuren waar we het eerder over hadden? Terugkerende vergaderingen maken het probleem exponentieel erger. Ze zijn vaak minder productief dan eenmalige vergaderingen, omdat de onderwerpen meestal draaien om updates van de projectstatus. Een manier om op de hoogte te blijven van projecten zonder tijd te verspillen aan vergaderingen, is door een permanente samenwerkingstool zoals chat te gebruiken. Chat kan een lopende geschiedenis van projectnotities bijhouden en mensen in hun eigen tijd op de hoogte houden zonder dat ze in een vergadering hoeven te zijn.
4. Wees op tijd, verspil geen tijd, houd de tijd bij
Tijd is een groot deel van de productiviteitsvergelijking. Wees respectvol en kom op tijd om te voorkomen dat de aftrap van de vergadering wordt uitgesteld. Rondhangen en proberen de dode lucht te vullen met gesprekken over woon-werkverkeer terwijl je wacht tot de laatste persoon komt opdagen, is een productiviteitsput. Begin op tijd en eindig op tijd (of eerder).
5. Parkeer de zijgesprekken
Het is verleidelijk om de vergadertijd te gebruiken om snel iets anders te bespreken terwijl we er allemaal zijn, maar doe het niet. Als het niet op de agenda stond, dan is er een apart gesprek voor nodig. Geef mensen de tijd om zich voor te bereiden en om de tafel te komen met de informatie die ze nodig hebben om een zinvolle bijdrage te leveren.
6. Automatiseer het maken van aantekeningen
Het is moeilijk om een evenwicht te vinden tussen het bijdragen aan een vergadering of een brainstormsessie en het maken van aantekeningen van de bijdragen van alle anderen. Je hebt hier twee keuzes: huur een fulltime schrijver in om je te volgen, of laat technologie de zware administratie doen. Door vergaderingen op te nemen met zoiets als Lifesize Cloud Amplify, kunt u zich meer concentreren op aanwezig zijn in het moment, omdat u altijd de opname hebt om op terug te vallen.
Klaar voor verbeterde vergaderproductiviteit? De keuze is aan jou.
Productieve vergaderingen komen voort uit een combinatie van vergaderruimtetechnologie en goede vergadergewoonten. Als u op zoek bent naar meer informatie over vergaderproductiviteit, bekijk dan onze gids over Hoe eigenaar te worden van uw vergaderingen.
