Terwijl bedrijven over de hele wereld hun personeel blijven hebben van thuis uit te werken, stappen sommige organisaties over op een hybride werkmodel met een mix van medewerkers op kantoor en medewerkers op afstand. Velen merken dat het opbouwen van een samenhangende bedrijfscultuur en het productief en betrokken houden van werknemers een grotere uitdaging is dan ooit met een gedistribueerd personeelsbestand. In aanvulling op zich losgekoppeld en geïsoleerd voelenkunnen externe teamleden ook een gebrek aan motivatie hebben als ze niet omringd zijn door hun collega's.
Hieronder volgen enkele van de grootste productiviteitsuitdagingen waarmee teams op afstand worden geconfronteerd en strategieën om deze obstakels te overwinnen.
Teamwerk op afstand is belangrijker dan ooit in de COVID-19-pandemie
De huidige onzekerheid en onbekenden met betrekking tot COVID-19 kunnen zwaar wegen op onze geestelijke gezondheid, wat leidt tot verhoogde gevoelens van stress en angst. Hoe langer bedrijven op afstand werken, hoe belangrijker het wordt om cultuur en gemeenschap binnen hun teams op te bouwen. Virtuele hangouts met uniek virtuele achtergronden, videoconferenties en chat-apps zijn allemaal geweldige hulpmiddelen om teamwerk op afstand te versterken. Deze tools verhogen niet alleen de productiviteit, maar ze elimineren isolatie en stimuleren saamhorigheid onder collega's.
Maximaliseer de productiviteit met deze 8 strategieën voor teambuilding op afstand
Om de productiviteit te maximaliseren en blijvende groei te ervaren, moet u deze obstakels overwinnen en betere manieren ontdekken om zaken te doen. Gelukkig zijn er een aantal strategieën die u kunt gebruiken om teamwerk op afstand te verbeteren en meer te creëren ideale werkomgeving onder collega's.
1. Geef prioriteit aan face-to-face interacties
Face-to-face communicatie is een onvervangbaar onderdeel van de bedrijfscultuur. Daarom is het essentieel om prioriteit te geven aan persoonlijke interacties en teamvergaderingen zoveel mogelijk via videogesprekken te voeren. Facetimen met uw collega's op afstand verkleint niet alleen het gevoel van fysieke afstand, maar creëert ook een meer betrokken, minder geïsoleerde werkomgeving.
2. Stel normen voor externe werkplekken op
Bij de overgang naar een gedistribueerd personeelsbestand is het goed om duidelijke en beknopte normen op de werkplek te formuleren om uw team klaar te stomen voor succes. Probeer bijvoorbeeld wekelijkse videovergaderingen te plannen tijdens ieders werkuren en stel teamforums in voor communicatie strategieën (zoals Slack of Teams) die efficiënt zijn en iedereen omvatten.
3. Zorg voor mogelijkheden voor informele communicatie
Een ander centraal onderdeel van de teamcultuur is informele communicatie. Omdat externe collega's zich niet rond de spreekwoordelijke waterkoeler kunnen verzamelen, moet u andere opties verkennen om te praten over dingen die niets met de werkdag te maken hebben. Overweeg elke vergadering te openen met een informele vraag, Slack-kanalen op te zetten voor #workfromhome-commentaar of zelfs te regelen virtuele teambuilding activiteiten en gelukkige uren.
4. Gebruik samenwerkingstools
Samenwerking is een fundamenteel onderdeel van elke goed functionerende werkplek, en het kan zelfs nog belangrijker zijn voor externe medewerkers om dit te implementeren. Gelukkig zijn er een aantal middelen beschikbaar om u te helpen samenwerkingsinspanningen te integreren in uw dagelijkse werkzaamheden. Van whiteboardsessies tot videoconferenties en de vele platforms van G Suite, samenwerking tussen uw team is nu eenvoudiger en toegankelijker dan ooit.
5. Stel duidelijke doelen vast waar het hele team bij betrokken is
Om het meest productieve niveau van werkprestaties te bereiken, moet elk teamlid de collectieve groepsdoelen begrijpen, evenals hun respectieve individuele doelen. Duidelijk gedefinieerde doelen zijn nuttig om de focus te behouden en het moreel te stimuleren; ze verenigen iedereen onder een gemeenschappelijke visie en schetsen doelstellingen waar het hele team samen aan kan werken. Om u te helpen uw doelen bij te houden en bij uw taak te blijven, kunt u projectbeheer gebruiken tools zoals Asana, Jira of Monday.com.
6. Stel deadlines in voor teamdoelen
Deadlines zijn een noodzakelijk ingrediënt voor productiviteit omdat ze doelen minder abstract maken. Werken binnen een bepaald tijdsbestek is een tastbare, proactieve manier om teamleden te helpen gemotiveerd en gefocust te blijven. Idealiter zijn doelen binnen handbereik en bieden ze ook een uitdaging voor het team tackelen.
7. Ontwikkel een verantwoordingsproces
Zonder een toegewijde inspanning op het gebied van verantwoording is er echt geen zekerheid dat het werk op tijd (of helemaal niet) wordt voltooid. Om deze reden is het van vitaal belang voor managers om de voortgang van het team regelmatig op te volgen. Of het nu gaat om check-ins doordeweeks of videogesprekken aan het einde van de week, zoek uit welk proces het beste werkt voor uw groep en houd u eraan naarmate het project vordert.
8. Laat geen teamleden buiten beschouwing
Bij het uitvoeren van verantwoording moeten managers ervoor zorgen dat ze contact opnemen met elk teamlid. Teamwerk op afstand draait om inclusie, dus het is absoluut noodzakelijk om met elke persoon contact te hebben. Niemand mag worden buitengesloten of vermist, maar in plaats daarvan moet er een solide ondersteuningsnetwerk zijn voor iedereen.
4 redenen waarom teams op afstand worstelen met productiviteit
Met een grote verandering in onze normale dagelijkse gewoonten als gevolg van COVID-19, was verwarring en dus een gebrek aan productiviteit onvermijdelijk. Buiten de pandemie om zijn er veel redenen waarom teams op afstand moeite hebben om gefocust en productief te blijven. Hier zijn de top vier:
1. Gebrek aan communicatie
Teamwerk op afstand vereist communicatie op afstand, wat heel anders is dan samenwerken in een gedeelde kantoorruimte. Werknemers die gewend zijn om naar het bureau van een collega te lopen of een teamgenoot in de kantine te betrappen om informele en geïmproviseerde gesprekken te voeren, kunnen moeite hebben met effectief communiceren in een externe werkomgeving.
2. scheduling
In tegenstelling tot teams die binnen dezelfde muren werken, delen externe teams niet altijd hetzelfde schema met hun collega's. Terwijl teamleden op kantoor doorgaans vaste uren hebben, kunnen degenen die vanuit huis werken een andere beschikbaarheid hebben, waaronder minder traditionele uren in de nacht en in het weekend. Met al deze verschillen in tijd (en mogelijk tijdzones), kunnen planningsconflicten ontstaan die interfereren met wat u kunt bereiken.
3. Technologische problemen
Thuiswerken is sterk afhankelijk van het gebruik van technologie, dus wanneer apparaten bezwijken voor technologische problemen, kunnen externe teamleden in het ongewisse worden gelaten terwijl ze proberen verbinding te maken met hun collega's. Of het nu gaat om een bijna lege batterij, zwakke wifi, internetproblemen, computerproblemen of een vertraging tijdens een telefonische vergadering, technologische problemen kunnen uw productiviteit zeker in de weg staan.
4. Facetime en cultuuropbouw
In tegenstelling tot e-mailuitwisselingen, zorgt face-to-face interactie voor snellere reacties en minder algemene verwarring. Maar hoewel face-to-face communicatie een onmisbare troef is, ontbreekt het helaas bij veel teams op afstand. Niet alle externe medewerkers hechten waarde aan dit soort teamwerk, wat betekent dat ze kansen mislopen voor meer duidelijkheid, verbinding en cultuuropbouw.
Lifesize: de ultieme oplossing voor videoconferenties voor teams op afstand
Als het belangrijkste videoconferentiesysteem voor grote ondernemingen biedt Lifesize teams op afstand een betrouwbare manier om face-to-face met elkaar te communiceren, elke keer dat ze elkaar ontmoeten. Met samenwerkingsoplossingen en integraties van hoge kwaliteit heeft Lifesize teamwerk op afstand zowel praktisch als productief gemaakt.
Software en hardware voor videoconferenties
Als het gaat om apparatuur voor videoconferenties, heeft Lifesize "slimme apparaten voor slimme samenwerking.” De bekroonde lijn audio- en videoconferentieapparatuur van Lifesize is gebouwd voor plug-and-play-eenvoud en ontworpen om u met uw team te verbinden en uit de weg te gaan.
De Levensgrote app kunt u eenvoudig videovergaderingen hosten of eraan deelnemen vanaf elk smart device, overal waar u verbinding met internet kunt maken. Gasten kunnen rechtstreeks vanuit hun webbrowser deelnemen aan Lifesize-gesprekken - geen software- of app-downloads nodig. Door conferentiehardware van hoge kwaliteit te combineren met de cloudservices van Lifesize, krijgt u een echt superieure videoconferentie-ervaring.
Kalender-integraties
Agenda- en planningsintegraties van Lifesize maken het gemakkelijk om uitnodigingen voor vergaderingen te versturen vanuit uw Microsoft of Google agenda. Bovendien voegt Lifesize de beste audio- en videokwaliteit en geavanceerde communicatie- en samenwerkingstechnologieën toe aan uw bestaande workflow. Deze gestroomlijnde agenda-integratie bespaart veel tijd wanneer u het gevoel heeft dat uw werklast al vol zit.
Hulpmiddelen voor scherm delen en samenwerking
Levensgroot aandeel verbindt naadloos een reeks technologieën, waaronder de optie voor draadloos delen van schermen. Hierdoor kan iedereen in de vergadering zijn scherm in realtime delen, zonder dat er extra kabels of dongles nodig zijn. A gezamenlijk whiteboard functie is ook beschikbaar voor het vastleggen van een gedetailleerd, digitaal beeld van uw whiteboardsessie dat iedereen in het videoconferentiegesprek kan bekijken.
Conclusie
Mensen zijn afhankelijk van regelmatige face-to-face interacties, maar de fatale fout van veel teams op afstand is dat ze dit feit negeren. Zonder consistente facetime raken teams ongericht en neemt de productiviteit af. De sleutel tot duurzaam succes is het stellen van duidelijke doelen en deadlines, het vaststellen van verantwoordelijkheid en het prioriteren van persoonlijke communicatie. Als uw team deze vaardigheden benut, kunnen ze productief en betrokken blijven in een externe werkomgeving.
Veelgestelde vragen over teamwerk op afstand
Voor degenen die voor het eerst op afstand werken, of voor degenen die nieuwe tips nodig hebben om productiever te zijn, volgen hier enkele veelgestelde vragen over teamwerk op afstand.
Hoe bouw je een sterke cultuur met een team op afstand?
Eén woord: communicatie. Om een sterke cultuur op afstand op te bouwen, laat je team wekelijkse virtuele vergaderingen organiseren om taken te bespreken en face-to-face contact te maken. Maak tijd vrij om in onderwerpen te duiken die niets met het werk te maken hebben om teamleden beter te begrijpen en hen persoonlijk te leren kennen.
Hoe vier je het met een team op afstand?
Er zijn verschillende manieren om dit te vieren met uw team op afstand. Stuur een waarderingsvideo, maak een erkenningskanaal op Slack en deel grote en kleine overwinningen tijdens wekelijkse virtuele bijeenkomsten.
Hoe bouw je teammoraal op terwijl je op afstand werkt?
U kunt het moreel van uw team op afstand vergroten door wekelijks virtuele teamvergaderingen te plannen en regelmatig om feedback te vragen over hoe het bedrijf elke medewerker kan ondersteunen. Sommige bedrijven vinden virtuele off-sites een geweldige oplossing om contact te maken met het hele team en tegelijkertijd wat werk te verzetten. Het organiseren van vriendschappelijke interteamcompetities na een stressvolle periode van zware werkdruk is een andere trefzekere manier om wat stoom af te blazen en elkaar op een dieper niveau te leren kennen.
