De uitbraak van COVID-19 heeft bedrijven gedwongen om deel te nemen aan 's werelds grootste experiment voor werken op afstand. Terwijl 63% van de bedrijven in de VS had personeel op afstand vóór de pandemie had de meerderheid geen formeel beleid voor werken op afstand, waardoor tienduizenden bedrijven en miljoenen werknemers zich afvroegen wat ze moesten doen na een abrupte verschuiving naar een nieuwe stijl van werken.
Nu vrijwel alle niet-essentiële bedrijven wordt gevraagd om werknemers thuis te houden in een tijdsbestek van slechts een paar weken, proberen velen actief nieuwe problemen aan te pakken, zoals:
- Medewerkers voorzien van de benodigde apparatuur en gereedschappen
- Standaardiseren van interne en externe communicatie binnen het bedrijf
- Gegevensbescherming buiten kantoor garanderen
- Opzetten van een urenregistratiemethode voor verschillende afdelingen
Hier komt een luchtdicht beleid voor werken op afstand om de hoek kijken. Een beleid voor werken op afstand en formele begeleiding spelen een cruciale rol bij het vaststellen van bedrijfsnormen, het elimineren van giswerk en het communiceren van verwachtingen aan zowel vaste als nieuwe werknemers. Zonder een vast beleid voor werken op afstand vragen werknemers zich af in hoeverre het bedrijf, of hun directe manager, verwacht dat werken op afstand lijkt op het leven op kantoor. Dit kan niet alleen leiden tot miscommunicatie tussen werknemers en management, het leidt er onvermijdelijk toe dat sommige werknemers de indruk krijgen dat ze anders worden behandeld dan hun collega's, aangezien managers de leegte van het beleid voor werken op afstand opvullen met hun eigen richtlijnen.
In deze blogpost leer je:
- Waarom een beleid voor werken op afstand belangrijk is
- Alles wat u moet opnemen in uw beleid voor werken op afstand
- Hoe u er in minder dan 10 minuten een kunt maken voor uw bedrijf
Laten we beginnen!
COVID-19 en de opkomst van werken op afstand
Het COVID-19-coronavirus dwingt bedrijven die zich hebben verzet tegen de toekomst van het werk om zich aan te passen aan een externe werkomgeving met weinig voorbereidingstijd. Nu landen over de hele wereld niet-essentiële bedrijven sluiten, worden bedrijven zonder beleid voor werken op afstand blootgesteld aan beveiligingsrisico's en inefficiënties in de workflow.
Wat is een beleid voor werken op afstand?
Een beleid voor werken op afstand is een reeks richtlijnen en grenzen die aangeven hoe en wanneer werknemers dat kunnen van thuis uit te werken of een andere afgelegen locatie. Dit beleid voor werken op afstand communiceert de te volgen best practices, die het bedrijf helpen de orde te handhaven en duidelijke verwachtingen voor u te scheppen terug naar het werk covid posten.
Waarom is een beleid voor werken op afstand belangrijk?
Om te beginnen toont onderzoek aan dat een thuiswerkbeleid dat wel kan reduceer het personeelsverloop met 50%! Volgens Gallup, de gemiddelde kosten voor het vervangen van een werknemer varieert van de helft tot twee keer hun jaarsalaris. Met andere woorden, een beleid voor werken op afstand is gewoon een goede zaak.
Hoe maak je een beleid voor werken op afstand tijdens de COVID-19-pandemie in 7 stappen
COVID-19 heeft voor veel angst en verwarring gezorgd bij werknemers en bedrijven over de hele wereld. Met een beleid voor werken op afstand kunt u uw personeel helpen zich aan te passen aan een nieuwe manier van werken, terwijl u duidelijke richtlijnen opstelt over hoe te reageren op anderen en welke stappen moeten worden gevolgd om gegevens veilig te houden.
1. Bepaal werktijden voor werknemers
Een beleid voor werken op afstand moet beschikbaarheidsverwachtingen en werktijden definiëren. Zonder dit hebben uw werknemers vreemde werktijden en kunnen managers op cruciale momenten geen contact opnemen met teamleden.
Zorg ervoor dat uw polis de volgende vragen beantwoordt:
- Hoeveel uur moeten externe werknemers elke dag of week werken?
- Tussen welke uren worden medewerkers geacht online te zijn?
- Moeten werknemers zich houden aan specifieke tijdzones op basis van geografische prioriteiten?
- Is er een strikt of flexibel werkschema?
- Hoe en waar moeten werknemers collega's op de hoogte stellen als ze niet kunnen voldoen aan de typische beschikbaarheidsvereisten?
Op het gebied van productiviteit zal het definiëren van werktijden de werkefficiëntie verhogen. Waarom? Omdat het hebben van gedefinieerde werkdagen een gevoel van urgentie zal creëren in de werkweken van uw werknemer.
Bovendien hebben uw medewerkers goed georganiseerde werkweken, zodat ze hun werkdag op vaste tijden beginnen (en eindigen). En dit betekent een gezonde balans tussen werk en privéleven, een betere geestelijke gezondheid en zelfs een consistent slaapschema (een belangrijk onderdeel van een productieve werkweek voor werknemers).
2. Stel een aanwezigheidsbeleid op
Voor uurloonmedewerkers en contractanten heb je ook een beleid voor werken op afstand nodig dat het ziekteverzuim definieert en ook hoe je van werknemers verwacht dat ze hun uren bijhouden. Zorg ervoor dat u, indien nodig, een apart aanwezigheidsbeleid opstelt voor parttime en fulltime werknemers. Aangezien veel werkgevers flexibele werkregelingen toestaan als gevolg van COVID-19, moet uw beleid voor thuiswerken op afstand het volgende omvatten:
- Definitie van aanwezigheid (bijv. dagen of aantal uren per week)
- Methode voor het bijhouden van aanwezigheid (bijv. tijdregistratiesoftware)
- Hoe vraagt u verlof aan voor vakantie, kortdurende arbeidsongeschiktheid etc.
- Procedures voor ongeplande vrije tijd of ongeoorloofde afwezigheid
3. Beveilig uw gegevens
Volgens Shred-it's State of the Industry-rapport, is 86% van de leidinggevenden op C-niveau huiverig voor werken op afstand omdat het een groter risico op een datalek met zich meebrengt. Wanneer u werknemers uit kantoren haalt met beveiligde netwerken, moet u rekening houden met beveiligingsbedreigingen en gegevensbescherming.
Gebruik uw thuiswerkbeleid om het volgende aan te pakken:
- Protocollen voor het inzien, wijzigen en verzenden van documenten
- Hoe en wanneer een openbare wifi-verbinding is toegestaan
- Hoe u toegang krijgt tot een VPN of een andere vorm van beveiliging bij toegang tot vertrouwelijke gegevens
- Waar werknemers wel en niet vertrouwelijke gesprekken en vergaderingen mogen voeren
- Protocol voor wanneer er een beveiligingsinbreuk is geweest
- Geprefereerde antivirussoftware (indien niet centraal beheerd)
4. Bepaal hoe u de productiviteit gaat bijhouden
Tijdregistratie helpt u te communiceren en te documenteren wat u van externe medewerkers verwacht. Uw thuiswerkbeleid moet het volgende vermelden:
- Werknemers die overwerken: Geef het maximale aantal uren aan dat een persoon per week mag werken zonder voorafgaande toestemming. Dit helpt u ongeplande kosten te beheersen.
- Productiviteit volgen: Specificeer hoe u de prestaties gaat volgen, of het nu gaat om de tijd besteed aan het project, quota, aantal opgeloste zaken of klantinteracties.
5. Maak duidelijke communicatierichtlijnen
Wanneer u uw teamleden niet persoonlijk kunt ontmoeten, is het bedrijfsbeleid rond communicatie en samenwerking essentieel. Omdat medewerkers niet meer zo makkelijk met elkaar kunnen praten als op kantoor, moet je de communicatie standaardiseren om te voorkomen dat het rommelig wordt.
Houd bij het maken van uw beleid rekening met het volgende:
- Welke soorten communicatiemiddelen zullen het beste werken in verschillende situaties (bijv. teamvergaderingen, onboarden van nieuwe klantenEnz.).
- Welk platform werknemers kunnen gebruiken voor teamsamenwerking en virtuele waterkoelergesprekken
- Regels rond verwachte reactietijden
- Leg vast wanneer, waar en hoe vergaderingen plaatsvinden
6. Maak een lijst van alle apparatuurvereisten
A externe werknemers hebben specifieke apparatuur nodig om hun werk te voltooien. Of het nu gaat om een betrouwbare Wi-Fi-verbinding of een laptop, werknemers moeten weten welke apparatuur het bedrijf bereid is aan te bieden en wat ze nodig hebben voor hun thuiskantoren, van onderwijzers tot werk vanuit huis callcenter agenten.
Hier zijn enkele vragen die uw polis moet beantwoorden:
- Wordt er van werknemers verwacht dat ze voor apparatuur zorgen?
- Welke artikelen levert het bedrijf?
- Moet de internetsnelheid aan een bepaalde eis voldoen?
- Hoe vragen medewerkers ondersteuning op afstand aan?
- Welke kosten komen voor vergoeding in aanmerking?
- Welke software is nodig en wie betaalt die?
- Heeft het IT-team toegang nodig tot de apparatuur om antivirussoftware te installeren?
7. Bespreek de beëindigingsprocedure
In het gedeelte Beëindiging van uw beleid voor werken op afstand wordt beschreven wat er gebeurt als een overeenkomst voor werken op afstand wordt beëindigd. Het moet de stappen vermelden die moeten gebeuren tijdens het vertrek van de werknemer. Bijvoorbeeld:
- Gegevens verwijderen
- Retourneren van apparatuur
- Toegang tot bestanden en communicatiekanalen verwijderen
- Interview met personeelszaken
Stel uw externe medewerkers in met de juiste tools
Hoewel het een uitdaging kan zijn om van de ene op de andere dag over te schakelen naar een extern model, zijn er tal van tools voor teams op afstand die u zullen helpen het proces te vereenvoudigen en het gemakkelijker maken om uw team te beheren en uw teleconferentiebeleid te implementeren.
Videovergaderen
Hoewel een snelle chat op Microsoft Teams of Slack geschikt is voor sommige communicatiebehoeften, zijn videogesprekken het op één na beste als je niet allemaal in dezelfde ruimte kunt zijn. Virtuele evenementen, virtuele vergaderingen, klantgesprekken en presentaties op afstand maken een groot deel uit van online werken en communiceren met teams en klanten.
Investeer in een betrouwbare en veilige tool voor videoconferenties zoals Lifesize om face-to-face contact te onderhouden en telewerken zo effectief mogelijk te maken.
Werkplekcommunicatie
De grootste uitdaging voor teams op afstand is communicatie. Telefoongesprekken zijn vaak niet ideaal voor teams gescheiden door meerdere tijdzones, en e-maildiscussies kunnen snel een puinhoop worden zonder duidelijk eigendom of acties.
Toegewijd instant messaging-tools zoals Slack of Microsoft Teams, zoals de geïntegreerde chatten in uw software voor videoconferenties, zijn een geweldige manier om teams verbonden te houden en tegelijkertijd gegevens veilig te houden. Zoals de meeste zakelijke tools, zijn deze apps ontworpen voor voortdurende gesprekken tussen meerdere mensen en helpen ze om de inbox tot een minimum te beperken, terwijl je gemakkelijk kunt inchecken bij teamleden.
Bestanden delen
Een manier om veilig informatie te delen en te vinden is een belangrijk hulpmiddel voor samenwerking op afstand. Populaire tools zoals Microsoft OneDrive, SharePoint, Box of Google Drive zijn dat wel veelgebruikte cloudopslagplatforms speciaal gebouwd om uw bestanden op een veilige en gecentraliseerde locatie te bewaren. Bestanden worden ook op verschillende apparaten gesynchroniseerd, zodat u ze overal kunt openen.
Project management
Het is geen gemakkelijke taak om op de hoogte te blijven van uw eigen takenlijst en die van uw teams met projecten. Wanneer u overstapt naar een regeling voor werken op afstand, moet u uw beslissing mogelijk ondersteunen met een agile managementtool ontworpen om u en uw team te helpen volgen wie wat doet en de status van lopende projecten. Dit helpt u niet alleen om taken op schema te houden, het biedt belanghebbenden ook één enkele plek om de voortgang van verschillende initiatieven te volgen.
Productiviteitstools
Sommige mensen denken dat thuiswerken betekent dat je minder goed op de klok hoeft te letten, terwijl het tegendeel waar is. De gewoonte om tijd bij te houden is cruciaal voor teams op afstand. Of u nu de factureerbare uren voor een klant moet bijhouden of wilt analyseren hoe lang het duurt om specifieke taken te voltooien, een tijdbeheertool houdt teams op afstand productief.
Enkele van de beste tijdregistratiesystemen voor fulltime externe medewerkers zijn:
- Te doen lijst
- Time Doctor
- Toggl
Een voorbeeldsjabloon voor beleid op afstand
Uw beleid voor werken op afstand moet alles schetsen wat u van uw team verwacht. Het zou in detail moeten gaan over verwachtingen rond werkuren, cybersecurity en communicatie. Hier is een sjabloon voor een beleid voor werken op afstand dat u kunt aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf en naar uw werknemers kunt sturen.
Beleid voor werken op afstand:
[Voer bedrijfsnaam in]
[Voer bedrijfsadres in]
1. Verklaring van doel
Het doel van het beleid voor werken op afstand
2. strekking
Vermeld wie en wat de polis dekt
3. Regels en verwachtingen
Maak een lijst van taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen
4. Werkruimte en uitrusting
Inclusief apparatuur die door de werkgever is verstrekt, apparatuur die door de werknemer is geleverd en verwachtingen op de werkplek
5. Mededeling
Schets methoden en verwachte beschikbaarheid voor online en offline communicatie
6. Veiligheid
Maak een lijst van beveiligingsprotocollen en vereisten
7. Vertrouwelijkheid
Maak een lijst van vertrouwelijkheidsrichtlijnen voor alle werknemers
8. Ziekteverzuim
Lijst met goedgekeurde afwezigheden, vereiste documentatie, hoe verlof aan te vragen en disciplinaire procedures
9. Beëindiging
Beschrijf de procedure van wat er moet gebeuren tijdens het vertrek van een werknemer
Getekend door: [Voer naam, handtekening en datum van ondertekening in]
Het succes van uw beleid voor werken op afstand meten
Uw beleid voor werken op afstand is slechts zo goed als de zakelijke waarde die het ontsluit. Wanneer u niet gemakkelijk kunt zien wat de tijd van uw werknemers in beslag neemt, is het van cruciaal belang om formele begeleiding en een beleid voor werken op afstand te bieden dat dubbelzinnigheid wegneemt en ervoor zorgt dat het vereiste werk wordt gedaan. Als u merkt dat er hiaten zijn in de productiviteit of verwarring onder uw teams, controleer dan regelmatig het beleid om er zeker van te zijn dat alle verwachtingen duidelijk gedefinieerd zijn en in overeenstemming zijn met uw waarden en cultuur. Het beste beleid voor werken op afstand is immers een beleid dat werkt voor zowel het bedrijf als uw werknemers.
