Na maanden van medewerkers die op afstand werken in reactie op COVID-19, staan bedrijven nu voor een nieuwe uitdaging: hoe en wanneer ze veilig naar kantoor kunnen terugkeren. Ondanks onzekerheden en aanzienlijke logistieke zorgen, is een post-COVID-19-werkplek onvermijdelijk, zelfs nu organisaties werken aan het aanpassen van faciliteiten op basis van veranderende richtlijnen van openbare gezondheidsinstellingen.
Om succesvol over te gaan naar deze volgende werkfase, zullen bedrijven hun huidige strategieën moeten versterken, flexibel moeten zijn en de veiligheid en het welzijn van hun werknemers tot hun topprioriteit moeten maken. Bovendien, nu een groter percentage werknemers op afstand blijft werken en verwacht dat teams steeds meer zullen bestaan uit zowel interne als externe werknemers, zullen bedrijven samenwerkingstools en -technieken moeten versterken, zodat werknemers effectief kunnen blijven samenwerken, ongeacht de locatie . Geen enkele oplossing zal voor elk bedrijf werken, maar een herintroductie in het kantoorleven zonder een goed doordacht plan kan riskant en gevaarlijk zijn. In deze blog bieden we handige tips, suggesties en overwegingen om na COVID-19 weer veilig aan het werk te gaan.
Hoe ziet de terugkeer naar het werk na COVID-19 eruit?
Met aanhoudende onzekerheid over de pandemie van het coronavirus, weet niemand precies hoe de terugkeer naar het werk eruit zal zien na COVID-19. Sommige bedrijven blijven volledig op afstand, terwijl andere hun hele personeel terug naar kantoor sturen. De overgrote meerderheid van organisaties zal ergens tussen deze twee uitersten in zitten. Dat voorspelt Global Workplace Analytics, een onderzoeksbureau dat gespecialiseerd is in trends op het gebied van werken op afstand 25-30% van de Amerikaanse werknemers zal meerdere dagen per week thuiswerken tegen het einde van 2021 een stijging ten opzichte van 3.6% van de werknemers die vóór de gezondheidscrisis aangaven meerdere dagen per week thuis te werken.
Wat is een hybride werkmodel?
Een hybride werkmodel bestaat uit werknemers op afstand en op kantoor en geeft werknemers de mogelijkheid om te kiezen hoe, waar en wanneer ze hun taken uitvoeren. Dit omvat vaak kantoorruimtes die zijn ontworpen rond flexibele werkafspraken, waarbij werknemers het kantoor verlaten en verlaten op basis van hun voorkeur en projectwerk.
Misschien als een teken dat de toekomst van werk is aangebroken, hebben verschillende grote ondernemingen formeel nieuw beleid aangekondigd dat is ontworpen om een hybride werkmodel te omarmen dat werknemers de mogelijkheid geeft om vrijwillig terug te keren naar kantoor of voor onbepaalde tijd op afstand te blijven werken.
In een recent interview, Twitter CEO Jack Dorsey legde de intentie van zijn bedrijf om hybride werk te omarmen uit door te zeggen: “Als onze werknemers zich in een rol en situatie bevinden waarin ze thuis kunnen werken en ze dit voor altijd willen blijven doen, zullen we dat mogelijk maken. Zo niet, dan zullen onze kantoren hun warme en gastvrije zelf zijn, met enkele extra voorzorgsmaatregelen, wanneer we het gevoel hebben dat het veilig is om terug te keren.” Uiteindelijk zal de terugkeer naar het werk na COVID-19 er voor elke organisatie anders uitzien, dus je moet een oplossing vinden die het beste werkt voor de veiligheid en het welzijn van al je werknemers.
10 tips voor bedrijven die na COVID-19 weer aan het werk gaan
Bedrijven die van plan zijn hun werknemers weer naar kantoor te laten verhuizen, hebben een plan nodig dat de veiligheid handhaaft, het moreel herstelt en rekening houdt met het comfort en het welzijn van werknemers. Hieronder staan tien tips, suggesties en overwegingen voor een succesvolle overgang naar het werk na COVID-19. Organisaties moeten ook werken aan het implementeren van preventieve en veiligheidsmaatregelen zoals voorzien door de Administratie voor gezondheid en veiligheid op het werk (OSHA) Centers for Disease Control en Prevention (CDC), evenals staats- en lokale volksgezondheidsambtenaren.
1. Omarm een hybride werkmodel
Misschien is de beste manier om de productiviteit van werknemers op peil te houden en iedereen tevreden te houden tijdens deze overgangsperiode, werknemers te laten werken waar ze zich het meest comfortabel en productief voelen. In een recente studie, ontdekte onderzoeksbureau Valoir dat werken op afstand slechts een kleine negatieve impact (1-3%) had op de productiviteit tijdens COVID-19, ondanks aanzienlijke logistieke uitdagingen als gevolg van de abrupte verandering, waaronder een gebrek aan adequate thuiskantoorapparatuur en onvoldoende kinderopvang voor werkende ouders .
Het kan zijn dat sommige werknemers terug willen naar kantoor, terwijl anderen het beste thuis kunnen werken of om medische of persoonlijke redenen op afstand moeten blijven werken. Door een hybride werkmodel te creëren met een mix van thuiswerkers en thuiswerkers, hebben werknemers de flexibiliteit om alleen naar kantoor terug te keren als ze zich op hun gemak voelen en er klaar voor zijn. Bovendien kan het hebben van een kleiner personeelsbestand dat naar kantoor terugkeert, werknemers helpen de regels voor sociale afstand te volgen en de verspreiding van het coronavirus te verminderen.
2. Voer een roulatieschema in
Een andere geweldige manier om COVID-19-risico's in uw kantoor te beperken, is door een roulerend werkschema te implementeren. Verdeel bijvoorbeeld uw in-office medewerkers in tweeën en stel een schema op waarbij elke groep de dagen rouleert dat ze naar kantoor pendelen (zorg ervoor dat elke afdeling gelijkmatig wordt verdeeld om te voorkomen dat grote clusters van medewerkers fysiek dicht bij elkaar werken). Dit geeft elke medewerker de mogelijkheid om wekelijks thuis en op kantoor te werken, terwijl tegelijkertijd het totale aantal in-office medewerkers op een bepaald moment wordt beperkt. Uiteraard kunnen beide groepen effectief blijven samenwerken met behulp van communicatiemiddelen als chat-apps en videoconferencing.
3. Ga voor een gefaseerde aanpak
Het is niet realistisch om uw hele personeelsbestand op de eerste dag naar kantoor te laten terugkeren. Overweeg een gefaseerde aanpak te implementeren waarbij een klein percentage van de werknemers na verloop van tijd terugkeert naar kantoor. U kunt bijvoorbeeld beginnen met 25% van uw in-office medewerkers die tijdens de eerste fase naar kantoor terugkeren. Als alles goed gaat, verhoog dan naar 50% van de werknemers die een paar weken later weer op kantoor komen, enzovoort. Een gefaseerde aanpak vermindert de last die al wordt opgelegd aan het sanitairpersoneel dat overuren maakt om het veeleisende schoonmaakschema bij te houden en vermindert het risico dat een besmettelijke medewerker terugkeert naar kantoor en de ziekte doorgeeft aan al het personeel.
4. Herstructureer uw kantoren
Richtlijnen voor sociale afstand zullen niet snel verdwijnen, dus kantoren moeten de bureaus op de juiste manier uit elkaar plaatsen en passende barrières creëren tussen de werkstations van werknemers. Om faciliteiten en HR-professionals te helpen bij het maken van deze aanpassingen, heeft een bedrijf in Nederland een werkmodel gemaakt met de naam "6 voet kantoor”ontworpen om werknemers te helpen veilig in dezelfde gedeelde kantoorruimte te werken met sociale afstand. Bovendien moeten bedrijven mogelijk beleid opstellen om het aantal mensen per vergadering en het aantal onaangekondigde bezoeken van buitenstaanders te beperken.
5. Creëer een sanitaire werkplek
Alle tafels, bureaus, stoelen en gemeenschappelijke ruimtes moeten dagelijks grondig worden schoongemaakt en gedesinfecteerd. Volgens Jay Varkey, universitair hoofddocent geneeskunde aan de Emory University School of Medicine, "Er zou een handdesinfectiestation moeten zijn bij de in- en uitgang van elke lift." Bedrijven zouden ook moeten overwegen om handdesinfectiestations op te zetten in gebieden met veel verkeer en bij oppervlakken die veel worden aangeraakt, zoals de lobby, pauzeruimtes en vergaderruimtes. Houd de deuren indien mogelijk open om het aanraken van handgrepen te verminderen. De CDC raadt ook aan om indien mogelijk ramen te openen, zeer efficiënte luchtfilters te installeren en airconditioners aan te passen om de luchtcirculatie en -stroom te vergroten.
6. Moedig goede hygiëne en zelfisolatie aan
Moedig alle werknemers aan om de hele dag door regelmatig en grondig hun handen te wassen en hun ogen, neus en mond niet aan te raken. Bovendien moet het personeel worden voorgelicht over de tekenen en symptomen van COVID-19 en thuisblijven als ze zich ziek voelen om verspreiding van ziektekiemen op kantoor te voorkomen. Overweeg een flexibel ziekteverzuimbeleid in te voeren voor werknemers die positief testen op het coronavirus.
7. Zorg voor een noodplan
Met de aanhoudende onzekerheid rond COVID-19 moet u flexibel en voorbereid blijven. Zorg voor een noodplan voor het geval er een uitbraak van het virus binnen uw kantoor is. U moet snel en agressief handelen om de verspreiding ervan te stoppen. Werknemers moeten hun laptop meenemen en dagelijks naar huis werken voor het geval ze op korte termijn op afstand moeten gaan werken.
8. Krijg feedback van medewerkers
In deze moeilijke tijd is het belangrijk om de menselijke factor niet te vergeten. Uw medewerkers hebben weken of maanden thuis gewerkt zonder fysiek contact met hun collega's en er wordt nu van u verwacht dat ze terugkeren naar kantoor, maar wel op afstand van elkaar blijven. Al deze veranderingen zullen waarschijnlijk een uitdaging zijn voor uw personeel. Om ervoor te zorgen dat u de goede kant op gaat, vraagt u uw medewerkers om feedback om te zien wat werkt en welke gebieden kunnen worden verbeterd.
9. Controleer uw communicatiemiddelen
Aangezien sommige werknemers thuis blijven werken terwijl anderen terugkeren naar kantoor, is het essentieel om over de juiste tools te beschikken voor naadloze communicatie en productiviteit. Beoordeel de behoeften van uw team en zorg ervoor dat tools voor instant messaging en videoconferenties zijn ingesteld en klaar voor gebruik om vertragingen te voorkomen wanneer het werk begint. Geef prioriteit aan face-to-face interacties om ervoor te zorgen dat externe medewerkers zich net zo verbonden en geïnformeerd voelen als hun collega's op kantoor. De levensechte videokwaliteit van Lifesize geeft het gevoel alsof uw hele team samenkomt in dezelfde ruimte en laat u op een dieper niveau verbinding maken door uw externe teamleden te kunnen zien en horen. Gedistribueerde teams zullen niet effectief zijn als ze elkaar niet regelmatig face-to-face ontmoeten.
10. Blijf inspanningen leveren voor teambuilding
Werknemers kunnen zich tijdens deze overgangsfase overweldigd of losgekoppeld voelen. Je kunt het teammoreel hoog houden door teambuildingactiviteiten te introduceren bedrijfscultuur bevorderen. Voor teams met leden op afstand, wilt u misschien virtuele teambuildingactiviteiten plannen, zoals virtuele happy hours, ijsbreker activiteiten, online games, wijnproeverijen, enzovoort. Om deze teambuilding-evenementen nog leuker en boeiender te maken, kunt u gebruiken virtuele achtergronden en grappige filters tijdens een telefonische vergadering. Bovendien kunt u met Lifesize privékanalen maken in chattools zoals Slack en Microsoft Teams, zodat werknemers informele, niet-werkgerelateerde gesprekken kunnen voeren of contact kunnen leggen met externe leden van uw team in een virtuele pauzeruimte.
Wat we hebben geleerd over werken op afstand tijdens COVID-19
Werken tijdens de pandemie van het coronavirus was een uitdaging voor organisaties en werknemers wereldwijd, maar het was niet allemaal slecht. Veel medewerkers maakten voor het eerst kennis met thuiswerken en kregen een nieuw perspectief en inzicht in werken op afstand. Sommige werknemers ontdekten dat ze een betere balans tussen werk en privéleven hebben en zelfs productiever en betrokkener zijn als ze niet op kantoor zijn. Bedrijven moesten snel uitzoeken hoe ze een volledig extern personeelsbestand konden ondersteunen en implementeren communicatie strategieën en hulpmiddelen om hun werknemers verbonden en betrokken te houden. Hier zijn een paar dingen die we hebben geleerd over werken op afstand tijdens de pandemie.
1. Videosamenwerking gaat een lange weg
Het is niet verrassend dat de vraag naar videoconferenties enorm steeg toen werknemers over de hele wereld op afstand begonnen te werken. Met sociale afstand en thuisblijvende bevelen, videoconferenties hielpen werknemers verbonden te blijven met hun collega's en klanten terwijl ze een persoonlijk tintje aan het gesprek toevoegen. Teams konden elkaar veilig face-to-face ontmoeten zonder zich zorgen te hoeven maken over het verspreiden van COVID-19 naar elkaar.
Naast zakelijke bijeenkomsten werden videoconferenties de go-to-oplossing voor teambuildingactiviteiten. Traditionele happy hours, kantoorfeesten en sociale evenementen werden virtuele ervaringen door middel van videoconferenties, die het beste alternatief vormden voor persoonlijke bijeenkomsten.
2. Werken op afstand bespaart geld voor werkgevers en werknemers
Werken op afstand kan voordelig zijn voor zowel werkgevers als werknemers. Medewerkers die volledig op afstand werken, besparen organisaties gemiddeld $ 22,000 per jaar per werknemer aangezien het bedrijf de werknemer niet hoeft te voorzien van kantoorvastgoed, elektriciteit, eten, drinken, enzovoort. Voor werknemers betekent thuiswerken dat ze een flexibel werkschema hebben zonder tijdverlies door woon-werkverkeer. ONDERZOEK laat zien dat een externe medewerker gemiddeld $ 7,000 per jaar bespaart dankzij de lagere kosten voor reizen, parkeren en eten.
3. Betere balans tussen werk en privéleven voor thuiswerkers
A 2019 onderzoek meldde dat 91% van de thuiswerkers ervoor koos om thuis te werken om een betere balans tussen werk en privé te hebben. Hoewel er een groot verschil is tussen "ervoor kiezen" om op afstand te werken en "gedwongen" worden om vanuit huis te werken vanwege een pandemie, hebben veel werknemers onlangs enkele van de positieve aspecten van werken op afstand ervaren, zoals meer tijd doorbrengen met hun gezin, een flexibel werkschema en verhoogde productiviteit. In een onderzoek door Tiny Pulse, een tool voor medewerkersbetrokkenheid, beweerde 91% van de thuiswerkers dat ze meer werk buiten kantoor gedaan krijgen.
4. Infrastructuur op afstand werkt
Hoewel hulpmiddelen en oplossingen Omdat werken op afstand al jaren bestaat, waren veel organisaties bij het begin van de pandemie niet bereid om volledig op afstand werkend personeel te ondersteunen. Deze plotselinge verschuiving in de manier waarop we werken, dwong bedrijven om hun technologie-stapel en bedenk een externe infrastructuur die hun werknemers met elkaar verbindt en hun bedrijf zonder onderbrekingen laat draaien. De moderne beroepsbevolking bestaat niet meer op één kantoorlocatie. Dynamische samenwerkingstools en cloudgebaseerde oplossingen hebben het voor gedistribueerde teams over de hele wereld mogelijk gemaakt om effectief en productief samen te werken, ongeacht hun locatie.
Conclusie
De gezondheid en veiligheid van uw personeel was de drijfveer om al uw werknemers thuis te laten werken tijdens de COVID-19-pandemie, dus de gezondheid en veiligheid van uw werknemers zou uw uiteindelijke doel moeten zijn wanneer u ze weer naar de werkplek brengt. Houd deze tips en overwegingen in gedachten bij het ontwikkelen van uw plan voor de terugkeer naar het kantoorleven. Het kan zijn dat het een tijdje of nooit weer normaal wordt, dus u wilt deze overgang zo gemakkelijk en comfortabel mogelijk maken voor uw werknemers.
