Niet elke vergadering vereist de volledige vergadertafel sit-down. Wanneer u snel iedereen op de hoogte moet brengen en op dezelfde lijn wilt krijgen, is de dagelijkse stand-up meeting de juiste keuze. Stand-ups zijn ontworpen voor maximale productiviteit — ze zijn snel, gefocust en samenwerkend. Maar om productief te blijven, moeten enkele regels worden gevolgd.

Dit artikel is een blauwdruk voor het opzetten van succesvolle stand-up meetings. Lees meer over de voordelen van stand-ups, wat u nodig heeft om aan de slag te gaan en hoe u uw vergadering organiseert.

Lees meer over de voordelen van stand-ups, wat u nodig heeft om aan de slag te gaan en hoe u uw vergadering organiseert.

Wat is een stand-up meeting?

Een stand-up meeting (of stand-up) is een korte, productieve dagelijkse bijeenkomst waarbij deelnemers staan, als geheugensteuntje om het kort en bondig te houden. Stand-up meetings stellen project- of productteams in staat om snel de basis te raken, de voortgang te rapporteren en de projectdoelen op elkaar af te stemmen.

4 Voordelen van stand-up meetings

Stand-up meetings zijn een geweldige manier voor teams om korte- en langetermijndoelen op elkaar af te stemmen, samen met persoonlijke taken en algemene teamprojecten. Beschouw een stand-up meeting als uw ochtendappèl en statusmeeting waar het hele team bijeenkomt en de gelegenheid heeft om bij te praten en te delen waar ze aan werken. Met minimale organisatie en voorbereiding kunnen teams samenkomen om prioriteiten te stellen en snel en effectief te communiceren.

1. Verkort feedbackloops

Tenzij u een lijst met te stellen vragen bijhoudt of haperingen die u tegenkomt tijdens het werken aan een project, gaat belangrijke informatie verloren in de shuffle wanneer u tussen wekelijkse vergaderingen wacht om het team bij elkaar te brengen. Dagelijkse stand-ups houden iedereen op één lijn, delen de laatste informatie en leren van andere teamleden. Krijg dagelijks in realtime en face-to-face antwoorden.

2. Identificeer problemen sneller

Kleine problemen kunnen vaak escaleren en onvoorziene gevolgen hebben als ze niet snel worden aangepakt. Met stand-up meetings kunt u dagelijks synchroniseren met uw teamgenoten, zodat u en uw collega's snel blokkades kunnen identificeren wanneer ze zich voordoen. Dit doet niet alleen team vergadering probleemoplossing mogelijk te maken, kunt u ook problemen in de kiem smoren voordat ze uitgroeien tot grotere problemen.

3. Stem doelen en taken af

Wanneer u op het werk in het ritme komt, is het gemakkelijk om te verdwalen in de details en te vergeten uw projecten vanuit een breder perspectief te bekijken. Elk teamlid heeft zijn eigen taken en doelen waarop ze gefocust zijn, waardoor je gemakkelijk uit het oog verliest hoe je bijdraagt ​​aan de teamdoelen. Stand-ups zijn een goede herinnering om teamdoelen op elkaar af te stemmen en de rol van elk teamlid in het team te herhalen.

4. Communiceer met teamgenoten

E-mails zijn gemakkelijk over te slaan of door te bladeren, en telefoongesprekken missen de persoonlijke interactie die we nodig hebben om gefocust, alert en on-topic te blijven. Dagelijkse stand-ups houden teamleden vol betrokken en samenwerkend met elkaar, waardoor collega's betere relaties kunnen opbouwen door face-to-face met elkaar te praten. Ze minimaliseren ook multitasking, aangezien de vergaderingen zelf slechts 10-15 minuten duren!

7 regels voor effectief stand-up vergaderen

Hoewel het concept van een korte, interactieve vergadering misschien te mooi lijkt om waar te zijn, is het hebben van productieve en onderwerpgerichte maar snelle vergaderingen met uw collega's eigenlijk best haalbaar. Hier zijn 7 regels die u zullen leiden naar een succesvolle cadans van stand-up meetings: 

1. Houd rekening met ieders tijd

Een stand-up meeting wordt een stand-up meeting genoemd, omdat niemand de tijd zou moeten nemen om zich op zijn gemak te voelen in de vergaderruimte. Deze vergaderingen mogen maximaal 15 minuten duren, dus houd de vergadering kort en bondig! Als je tijd nodig hebt om bepaalde onderwerpen uit te werken, stuur dan een e-mail of een ander aangewezen tijdstip om elkaar te ontmoeten en verder te bespreken.

2. Stel een doel vast

Een groot voordeel van stand-up meetings is dat ze teams dwingen prioriteiten te stellen. Door het doel van het team direct aan het begin van de vergadering (of zelfs daarvoor!) Teamleden komen de vergadering binnen met voorbereide vragen.

3. Blijf gefocust

Zodra u een vergadering agenda en doel, hou je eraan! Het kiezen van een facilitator of scrummaster kan helpen de vergadering georganiseerd te houden, op koers te blijven en structuur te behouden. Maar laat uw facilitator de vergadering niet overnemen - zorg ervoor dat iedereen nog steeds de kans heeft om te praten en alles te bespreken wat nodig is!

4. Pas het formaat zo nodig aan

Over vergaderstructuur gesproken, het is belangrijk om te begrijpen dat er geen standaardaanpak is voor stand-up meetings. Elk team heeft zijn eigen cultuur, behoeften, aantal teamleden, diversiteit aan perspectieven en meer.

Een gemakkelijke manier om uw vergadering te structureren, is door robin-stijl te gebruiken, zodat iedereen elke keer de kans krijgt om te spreken. U kunt zelfs selecteren welke onderwerpen u in elke vergadering wilt bespreken, bijvoorbeeld projectupdates, blokkades en uitdagingen, of u kunt zich altijd laten leiden door uw team. Doe wat voor jou en je team prettig voelt!

5. Betrek medewerkers op afstand

Het is gemakkelijk om je externe teamgenoten over het hoofd te zien voor stand-ups, omdat ze niet fysiek in het gebouw zijn. Gelukkig kun je met tools zoals videoconferenties iedereen vanaf elke locatie in de lus leggen.

Lifesize heeft voor talloze bedrijven stand-up meeting oplossingen ontworpen en een professionele audio- en audiolijn ontwikkeld apparatuur voor videoconferenties - inclusief de enige 4K video conferentiecamerasysteem op de markt. Teamleden kunnen overal direct verbinding maken met de Lifesize desktop- en mobiele app.

bannerafbeelding voor de blog die naar de apparatuurpagina leidt

6. Blijf consistent

Consistentie is de sleutel als het gaat om het houden van routinematige stand-up meetings - alleen al door consistent te zijn, kunt u de productiviteit verhogen, de manier waarop uw team met elkaar communiceert verbeteren en de vergadering nog korter maken. Om consistent te blijven:

  • Houd stand-ups elke dag op hetzelfde tijdstip
  • Gebruik voor alle stand-ups hetzelfde format
  • Houd u aan het tijdsbestek (meestal 10-15 minuten)

7. Vergeet niet op te volgen

Wanneer u een doel vaststelt in uw stand-up meetings, vergeet dan niet om op te volgen en ervoor te zorgen dat uw gesprekken en projecten vorderen. Follow-up na uw dagelijkse stand-ups is cruciaal omdat het zorgt voor transparantie in uw hele team. Verwachtingen moeten worden herhaald, volgende stappen moeten worden genomen en teamgenoten moeten verantwoordelijk worden gehouden.

Voorbeeld van een stand-up vergaderagenda

Je hebt niet veel nodig voor een stand-up meeting-agenda - omdat ze zo kort zijn, heb je alleen een handvol vragen nodig om de bal aan het rollen te krijgen en teamleden aan te sporen om statusupdates te geven. U kunt een reeks vragen hebben die elk teamlid kan beantwoorden of specifieke vragen voor bepaalde teamleden. Hier zijn een paar voorbeelden waarmee u uw stand-up meeting op gang kunt brengen:

  • Wat heb je gisteren bereikt?
  • Wat ga je doen vandaag?
  • Waar zit je vast?
  • Waar heb je hulp bij nodig?
  • Wat is een "overwinning" of belangrijkste bevinding van vandaag die je zou willen delen?

3 tools die je nodig hebt voor effectieve stand-up meetings

Voor een succesvolle stand-up meeting is het hebben van een agenda slechts de helft. Verbeter uw staande vergaderingen met extra tools waarmee externe medewerkers vanaf elke locatie kunnen worden doorgelust en uw vergaderingen soepel kunnen laten verlopen.

Betrouwbare app voor videoconferenties

Apps voor videoconferenties zoals de Levensgrote app bind uw audio- en videoapparatuur samen tot een intuïtieve en gemakkelijk toegankelijke interface. De Lifesize-app bevat interactieve tools voor samenwerking, draadloos scherm delen, pinch-to-zoom- en alleen-luistermogelijkheden en meer. Met de mobiele Lifesize-app kunnen uw teamleden zelfs al deze functies overal mee naartoe nemen waar een internetverbinding is, en is compatibel met een aantal apparaten van derden voor eenvoudige samenwerking.

Apparatuur met hoge resolutie

Om uw staande videoconferenties om te zetten in meeslepende en authentieke face-to-face interactie in het echte leven, hebt u een HD-compatibele camera nodig en screen display. Lifesize bouwt oplossingen voor vergaderruimten die zijn aangepast voor de collaboratieve en flexibele sfeer van stand-up meetings. 

De Levensgrote Icon 300 is speciaal ontworpen voor kleine huddle meetings. Met flexibele montageopties kunt u de camera overal in de kamer plaatsen, de installatie is plug-and-play en de camera heeft 4K-mogelijkheden voor ongeëvenaard realisme en helderheid in uw vergaderruimte. Gekoppeld aan een Levensgrote telefoon HD, voel het volledige effect van een geïntegreerde en ongeëvenaarde samenwerkingservaring.

Kalender-integraties

Agenda-integraties zorgen ervoor dat teamleden weten wanneer de vergadering is en gemakkelijk kunnen deelnemen. De externe agenda-integratie van Lifesize wordt gesynchroniseerd met de Google-agenda en Microsoft-producten, zodat u meldingen kunt ontvangen en kunt deelnemen aan de vergadering, rechtstreeks vanuit Google en de Microsoft Teams-app. U kunt zelfs Lifesize Icon-systemen boeken als hulpmiddel voor eenvoudige planning en reserveringen!

Hoe stand-up meetings teams op afstand helpen

Stand-up meetings zijn het meest waardevol voor teams op afstand, omdat het nog moeilijker is om teamleden op hetzelfde spoor te houden wanneer ze verspreid zijn over verschillende locaties. Hier zijn enkele externe teams die Lifesize heeft helpen samen te brengen.

MarketingOG

Levensgroot verbonden Organische groeimarketing 100% team op afstand verspreid over drie verschillende continenten voor dagelijkse scrummeetings. Omdat ze helemaal geen kantoorruimte hadden, werden hun stand-up meetings op afstand essentieel om hun team en doelen verenigd te houden.

WP Engine 

Als een bedrijf dat van hun cultuur een topprioriteit maakt, stond WP Engine voor de uitdaging om eenheid te brengen in teams verspreid over drie continenten. Door Lifesize in elk kantoor en op de laptop van elke werknemer te hebben, kunnen collega's direct met elkaar in contact komen en kunnen managers externe werknemers effectief beheren in één-op-één videogesprekken.

Lees Meer

IOS-kantoren

IOS Offices is een bedrijf dat werkplekken inkoopt en ontwerpt voor bedrijven in Mexico. Met de hulp van Lifesize zijn ze in staat om de meest collaboratieve en flexibele sfeer voor hun klanten op te bouwen. IOS-kantoren hebben Lifesize geïmplementeerd in meer dan 30 van hun kantoren en gebruiken de desktop- en mobiele applicaties van Lifesize om moeiteloos overal verbinding te maken.

Lees Meer

Kust Bend College  

Coastal Bend College gebruikt videoconferenties van hoge kwaliteit op hun vier universiteitscampussen om intern te communiceren tussen het personeel, om lessen te geven aan studenten op afstand en om ingeschreven studenten buiten het klaslokaal bijles te geven. De docenten en studenten zijn zelfs zulke voorstanders van Lifesize dat ze 'Lifesize-ing' als werkwoord hebben bedacht!

Lees Meer

Conclusie

Er is geen vervanging voor face-to-face vergaderingen, maar met een steeds meer gedistribueerd personeelsbestand is het niet altijd haalbaar. Videoconferenties maken deze authentieke, levensechte interacties mogelijk, ongeacht waar uw teamleden zich bevinden.

Stand-up meetings moeten snel en eenvoudig zijn, dus de beste oplossingen voor stand-up meetings maken deelname eenvoudig en intuïtief in gebruik. Lifesize combineert hoogwaardige technische apparatuur met een gestroomlijnde gebruikersinterface waarmee u gemakkelijk vergaderingen kunt bijwonen en kunt beginnen met samenwerken. Neem afscheid van die lange, vreselijke analoge vergaderingen en zeg hallo tegen slimmere, hogere kwaliteit en snellere synchronisaties.