Teamsamenwerking is geëvolueerd naar een staat waarin teams die elkaar nooit face-to-face ontmoeten, meer synchroon en efficiënter kunnen werken dan ooit tevoren. Hele bedrijven hebben teams die volledig op afstand werken, en zelfs online scholen hebben docenten op afstand die virtueel contact maken met studenten.
Als het erop aankomt, heeft de aanwezigheid van betrouwbare technologie voor videoconferenties dit soort samenwerking echt mogelijk gemaakt. Zonder deze technologie zou realtime communicatie met collega's, klanten en klanten lang niet zo effectief en efficiënt zijn als nu het geval is.
Wat is teamsamenwerking?
Teamsamenwerking is een benadering van projectmanagement waarbij teamleden samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Meer samenwerking kan leiden tot het beter genereren van ideeën en het creëren van een meer innovatieve bedrijfscultuur van probleemoplossers.
Technologieën zoals videoconferenties stellen individuen van verschillende locaties in staat om samen te werken als een team - doelen, voortgang en uitdagingen te bespreken en samen aan een project te werken, waar ter wereld ze ook zijn.
Effectief samenwerken in een team speelt een grote rol bij het bereiken van doelen en het behouden van een gelukkige bedrijfscultuur en team kameraadschap. Een recent Forbes-artikel benadrukt dat samenwerkende teams zijn zelfs vijf keer productiever omdat ze zich meer gemotiveerd voelen om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
3 gemeenschappelijke samenwerkingsuitdagingen
Samenwerking is cruciaal voor een succesvolle werkplek, maar niet altijd gemakkelijk te bereiken. Zonder een sterk samenwerkend personeelsbestand worden mensen een onsamenhangende groep concurrerende individuen. Dit zorgt ervoor dat bedrijven een daling van de omzet ervaren produktiviteit, motivatie en uiteindelijk omzet. Hier zijn enkele veelvoorkomende samenwerkingsuitdagingen die zich kunnen voordoen bij het werken in een team.
1. Kenniskloof tussen of binnen teams
Het is gebruikelijk om binnen een groter team te groeperen in subteams om aan kleinere, specifieke taken te werken. Hoewel het opsplitsen van het werk een natuurlijke manier lijkt om dingen voor elkaar te krijgen, veroorzaakt het ook kennislacunes tussen subgroepen, waardoor mensen onbedoeld buiten de boot vallen. Het is belangrijk om de tijd te nemen om beslissingen die zijn genomen met de rest van het team te delen, zodat iedereen altijd op dezelfde pagina zit.
2. Gebrek aan duidelijke communicatie
Niemand heeft tijd voor een slechte vergadering. Of het nu gaat om de inhoud die wordt besproken of de technologie die wordt gebruikt om te bellen, een duidelijke manier om met uw team te communiceren is cruciaal als het gaat om het succes van uw team. Heb een duidelijk vergadering agenda, stuur het uit voordat uw vergadering begint en doe uw best om u eraan te houden — iedereen weet wat er aan de hand is, wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen. En zorg ervoor dat uw samenwerkingstools up-to-date zijn, eenvoudig te beheren en goed werken, zodat niemand een excuus heeft om niet aanwezig te zijn.
3. Gebrek aan transparantie
Werken in een team betekent dat iedereen open en eerlijk moet zijn met zijn gedachten, meningen en zorgen over een bepaalde taak. Het werk van een lid hangt waarschijnlijk af van dat van een ander teamlid en daarom is het absoluut noodzakelijk om volledig transparant te zijn over hun voortgang, belemmeringen en zorgen. Het is belangrijk voor een projectmanager om vertrouwen op te bouwen binnen het team, zodat iedereen vrijuit kan delen en discussiëren.
3 eigenschappen van effectieve teamsamenwerking
Dus hoe kan een team hun doelen bereiken en tegelijkertijd een positieve samenwerkingsomgeving creëren? Hoewel dit niet het gemakkelijkste is om te bereiken, is het zeker te doen. Hier zijn enkele manieren om te zorgen voor effectieve teamsamenwerking:
1. Afstemming van taken en doelen
We weten allemaal dat communicatie de sleutel is, maar regelmatige communicatie als team is zelfs nog belangrijker, vooral bij het bespreken van doelen en verwachtingen. Hoe vaker u uw taken en doelen aan uw team herhaalt, hoe duidelijker ze weten wat ze moeten doen om die taken en doelen te bereiken. Een stand-up van 10 minuten 's ochtends, elke dag op hetzelfde tijdstip, kan helpen om het idee te promoten dat elk teamlid, zowel individueel als collectief, samen aan een specifiek doel werkt.
2. Diversiteit tussen teamleden omarmen
Iedereen heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, werkstijlen en ideeën. En in een team moeten deze eigenschappen worden omarmd om een beter functionerend team te maken. Dat blijkt uit een onderzoek van OfficeTeam 66% van de werknemers was eerder geneigd hun baan op te zeggen als ze zich niet gewaardeerd voelden.
Teams zijn het meest effectief als ieders sterke en zwakke punten worden gedeeld en elkaar aanvullen. Door taken te delegeren op basis van sterke punten, voelen individuen zich sterker en hebben ze waarschijnlijk hogere productiviteitsniveaus en een gevoel van verbondenheid met het team.
3. Een sterk gemeenschapsgevoel creëren
Het creëren van een gemeenschapsgevoel op de werkplek is essentieel voor collaboratieve werkomgevingen. Wanneer individuen het gevoel hebben dat hun ideeën en meningen ertoe doen, voelen ze zich gewaardeerd en zullen ze zich eerder inzetten. In een recente studie, 54% van de werknemers gaf aan dat er een sterk gemeenschapsgevoel bestaat aangemoedigd om langer bij hun bedrijf te blijven.
Het vinden van de juiste voorwaarden voor effectieve teamsamenwerking kan lastig zijn. Het heeft geen zin om veel te vergaderen omwille van de samenwerking, niet elke taak hoeft samen als een team te worden uitgevoerd. Eén dagelijkse vergadering om de taken en doelen van het team voor die dag te bespreken, is meer dan genoeg en kan ook helpen dubbel werk te verminderen en afstemming te bevorderen.
4 manieren om samenwerking binnen uw team te bevorderen
Het samenstellen van een goed presterend team gaat niet alleen over het krijgen van de slimste mensen in de ruimte, het gaat over het vinden van een groep mensen die kunnen samenwerken en effectief kunnen samenwerken.
Elk teamlid moet goed zijn in communiceren, interactie en intuïtief reageren op beslissingen met elkaar om hun doelen te bereiken. Het komt echt neer op respect, transparantie en de juiste houding. Hier zijn vier manieren waarop u de samenwerking binnen een team kunt bevorderen:
Creëer duidelijke communicatiekanalen
Samenwerking staat of valt met heldere communicatie. Dit kan echter niet alleen top-down communicatie zijn, het moet een open communicatiekanaal zijn tussen alle teamleden zodat iedereen gelijk en met gezag kan spreken. Projectmanagers moeten duidelijke doelen stellen, ze vaak herhalen en regelmatige communicatie tussen het hele team aanmoedigen, of dat nu via e-mails, een chattoepassing of dagelijkse staande videogesprekken is.
Leiderschap aanstellen
Elk team heeft een leider nodig die voor het grotere geheel zorgt, ervoor zorgt dat doelen worden gehaald en taken op tijd worden voltooid. Het is ook belangrijk voor de projectmanager om zijn team te motiveren, ze te verenigen om gedeelde doelen te bereiken en de waarde van teamsamenwerking. Zonder sterke teamleiderkunnen individuen ongemotiveerd en gefrustreerd raken en een gebrek aan productiviteit hebben.
Maak gebruik van verantwoording
Door duidelijke communicatie te behouden, zit iedereen op één lijn. Het hele team weet dan wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn, wat er van hen wordt verwacht en de vastgestelde communicatiestandaard. Dit zorgt ervoor dat elk teamlid duidelijk weet wat ze moeten doen en verantwoordelijk kan zijn voor hun taken. Het creëren van deze structuur in een vroeg stadium van het teambuildingproces zorgt ervoor dat er later geen verwarring ontstaat.
Moedig wederzijds respect aan
We hebben al vastgesteld dat vertrouwen de sleutel is als het gaat om transparantie, maar wederzijds respect is net zo belangrijk voor goede communicatie. Elke baan is net zo belangrijk als de volgende, en niemand is ook belangrijker.
Projectmanagers moeten een omgeving faciliteren waarin iedereen wordt gerespecteerd, ongeacht hun positie in het bedrijf. Elk teamlid moet zich gewaardeerd voelen, zodat ze vrijuit kunnen spreken bij het bespreken van taken, compromissen kunnen sluiten wanneer dat nodig is, betrouwbaar zijn en uiteindelijk beter kunnen samenwerken.
4 beste tools voor teamsamenwerking voor 2020
Er is een breed scala aan samenwerkingstools beschikbaar die bedrijven kunnen gebruiken, elk met hun eigen set functies, variërend van gecodeerde videogesprekken tot bruikbaarheid van whiteboards.
Hoewel veel van deze tools op zichzelf geweldig zijn, hebben sommige de mogelijkheid om met andere te integreren. De gratis tool voor online videoconferenties, Lifesize, kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met instant messaging-oplossingen zoals Slack en Microsoft Teams om de algehele samenwerking te verbeteren. Hier zijn een paar hulpmiddelen om naar te zoeken samenwerking vergroten voor uw team.
1. Betrouwbare videoconferenties
Levensgroot is een cloudgebaseerde online vergadertool die een scala aan functies biedt, waaronder versleutelde videogesprekken en scherm delen voor teams. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie geen publieke kennis wordt. Door aanmelden voor uw gratis account, kunt u eenvoudig verbinding maken met maximaal 10 deelnemers tijdens een volledig versleuteld gesprek van hoge kwaliteit.
2. Interne berichtentool
Instant messaging-tools zijn zeer effectieve manieren om met interne teams te communiceren. Platformen zoals Slack en Microsoft Teams zijn zeer gebruiksvriendelijk en maken snelle communicatie tussen individuen of groepen mensen mogelijk. Lifesize kan met deze tools worden geïntegreerd een breder dienstenaanbod bieden, gericht op video-, audio- en instantchatbehoeften.
3. Projectbeheersoftware
Voor meer en transparantere samenwerking moeten goede projectmanagementtools worden gebruikt. Projectmanagementtools zoals Trello en Asana sta teamleden toe om verantwoordelijkheden aan zichzelf en anderen toe te wijzen, de voortgang van specifieke taken te volgen en deadlines te beheren. Deze samenwerkingstools zijn gratis en worden veel gebruikt door grote en kleine organisaties.
4. Hulpmiddelen voor het delen van bestanden
Voor het collectief creëren en ontwikkelen van documenten zijn op de cloud gebaseerde tools voor het delen van bestanden zeer effectief. Google Docs en Office 365 beide hebben verschillende functies die een betere samenwerking mogelijk maken. Ze stellen meerdere mensen in staat om tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken en hebben toegang tot alle benodigde documenten in één gebied.
Lifesize kan ook worden geïntegreerd met deze tools voor het delen van bestanden, zodat gebruikers tegelijkertijd aan documenten kunnen werken en een videogesprek kunnen voeren, allemaal volledig versleuteld voor de veiligheid.
Conclusie
Een soepel functionerende digitale werkplek is moeilijk te realiseren, maar zeer effectief als het correct wordt gedaan. Het vinden van de juiste samenwerkingstools en het stellen van verwachtingen vanaf het begin zorgt voor langdurige samenwerking voor uw team, zodat ze kunnen samenwerken zonder dat ze zich in dezelfde fysieke ruimte hoeven te bevinden.
